スタッフのシフトをスケジュールする

概念イメージ

Microsoft Teamsには、スタッフのスケジュール設定のニーズに合った Shifts アプリが含まれています。

Shifts を使用して、チームのスケジュールを作成、管理、更新します。必要に応じて、チームメンバーを追加し、シフトを割り当て、開いているシフトを追加してスケジュールのギャップを埋めます。

スケジュールを公開すると、チームメンバーは自分のシフトを簡単に追跡したり、チームのシフトを確認したり、休暇を要求したり、オープンシフト、スワップ、オファーシフトを要求したりできます。

私は何を学ぶでしょうか?

シフトでスケジュールを作成する方法
スケジュールにシフトを追加する方法
スケジュールを発行する方法

何が必要ですか?

Microsoft Teams
10 分

1. シフトでスケジュールを作成する

チームのスケジュールを作成して設定します。

スケジュールを作成するには、チーム所有者である必要があります。 Shifts では、Teams の各チームが作業するスケジュールを 1 つ取得し、所有者であるチームのスケジュールを作成および管理できます。

Teams デスクトップまたは Web の左側で、[ Shifts ] を選択して開きます。 [Shifts]\(シフト\) が表示されない場合は、[ 他のアプリを表示する] 、アプリの一覧で Shifts を見つけます。
チームのスケジュールを作成します。
1. Shifts の左上隅で、[スケジュールの選択または作成] を選択し、[新しいスケジュール] を選択します。
2. スケジュール を作成 するチームの横にある [作成] を選択します。
3. チームの場所のタイムゾーンを設定し、最も近い都市を選択して、[ 確認] を選択します。
スケジュールグループをスケジュールに追加します。グループは、役割や部署などのチーム内の共通の特性に基づいて、スケジュール内のユーザーを整理します。
グループを追加するには:
1. [ グループの追加] を選択します。
2. [その他のオプション] >Rename グループの名前を変更し、グループに名前を付けて、[保存] を選択します。
  
  ヒント
  
  名前は Teams のチャットやチャネル投稿の @mentions で使用できるため、認識しやすい名前を必ず選択してください。
各グループにチームメンバーを追加します。
1. 目的のグループの横にある [ ユーザーの追加] を選択します。
2. ユーザーの名前またはメールアドレスを入力し、一覧でユーザーの名前を選択し、[ 追加] を選択します。
3. 必要に応じて、引き続きユーザーを追加します。完了したら、[閉じる] を選びます。
[ 設定] タブに移動します。ここからスケジュールオプションを定義し、チームが使用できるようにする Shifts 機能を選択します。

各設定の詳細については、「 Shifts でチームのスケジュールの設定を構成する」を参照してください。

簡単なサポートが必要な場合は? Shifts でスケジュールを作成する方法の詳細については、こちらをご覧ください。

2. スケジュールにシフトを追加する

グループとスケジュール設定を設定したので、スケジュールを入力する準備ができました。チームメンバーにシフトを割り当て、各グループで必要に応じて開いているシフトを追加します。

チームメンバーにシフトを割り当てる

シフトを割り当てるユーザーの行に移動します。
目的の日付の下で、[その他のオプション]するか>シフトを追加するか、空のシフトをダブルクリックします。
シフトの情報を入力し、[保存] を選択 します。

スケジュールにオープンシフトを追加する

オープンシフトは、誰にも割り当てられないシフトです。各スケジュールグループには [ 開いているシフト ] 行があり、ユーザーが要求するオープンシフトを追加できます。

開いているシフトを追加するグループの [シフトを開く] 行に移動します。
目的の日付の下で、[その他のオプション] ボタンを選択するか>開いているシフトを追加するか、空のシフトをダブルクリックします。
シフトの情報を入力し、[保存] を選択 します。

簡単なサポートが必要な場合は? シフトのスケジュールにシフトを追加する方法の詳細については、こちらをご覧ください。

3. スケジュールを発行する

スケジュールを共有 (公開) すると、チームが使用できるようになります。

新しいスケジュールを作成する場合も、既存のスケジュールを更新する場合でも、変更をチームメンバーに表示するには共有する必要があります。共有された後、チームメンバーは自分のシフトとチームのシフトをスケジュールで確認できます。

スケジュールの右上隅にある [ チームと共有] を選択します*。
[ チームと共有 ] ダイアログで、表示される期間が共有する期間であることを確認します。
影響を受けるチームメンバー (割り当てられたシフトの場合) に通知するかどうかを決定し、グループメンバー (オープンシフトの場合) をスケジュールします。
- チームメンバーに通知したり、グループメンバーをスケジュールしたりすると、それらのメンバーは Teams アクティビティフィードで通知を受け取ります。
- [通知しない] を選択した場合、誰も通知を受け取りません。
[共有] を選択します。