大規模なリストとライブラリを管理する

変更をデスクトップ コンピューターやノート PC で行い、スムーズかつ効率的に変更を同期して競合を解決し、データをオンライン状態に戻すことができます。 オフライン同期を使用して大規模なリストを操作して、データベース アクティビティをオフロードし、 SharePoint リソースの使用を最小限に抑えるのに役立ちます。

次のいくつかの Microsoft 365 製品を使用すると、リスト データをオフラインで使用して、オンライン状態に戻ったときに変更を同期できます。 これらにエクスポートするには、Microsoft 365 または Office デスクトップのどちらかにアプリがインストールされている必要があります。

Microsoft Access        AccessSharePointよりも多くのデータ行を処理でき、そのデータを操作するための強力なツールが多数あります。 Access でデータを操作し、SharePoint と同期すると、より大きなデータ セットを操作できます。

ほとんどのネイティブのリストにリンクして Access で読み取りと書き込みを行うことができ、SharePoint の事実上すべてのデータ型を Access で処理することができます。 リンクを使用すると、SharePoint リストでデータに接続できるので、双方向接続を作成して、SharePoint リストと Access データベースの両方の最新のデータを参照および編集できるようになります。 Access では、SharePoint リストがコピー (複製) されて Access のテーブルが作成されます。 Access のテーブルが作成されると、最大 2 GB (Access の制限値) のリストのデータを Access で処理できるようになります (ローカルに格納されない添付ファイルは除く)。 また、Access では、クライアント上にリストのデータがキャッシュされ、効率的なメモリ内のライトスルー キャッシュが使用されます。 これにより、変更されたリスト アイテムだけが転送されるため、クエリや更新の実行がはるかに高速になります。 競合する更新をスムーズに管理できるように、競合を解決するためのダイアログ ボックスも用意されています。

Access Services 機能がアクティブ化されると、操作できるデータが [リスト ビューのしきい値] (既定では最大 50,000 個のアイテム) より大幅に増加します。 Access では、リストまたはライブラリのデータを自動的に小規模なバッチで処理し、その後にデータを再構築する手法が使用されるため、[リスト ビューのしきい値] の値をはるかに超える大量のデータを処理することができ、SharePoint サイトの他のユーザーに悪影響を及ぼすこともありません。

Microsoft Excel      Excel テーブルと SharePoint リストの間に一方向データ接続を作成する Excelテーブルに SharePoint リストをエクスポートできます。

Excel では、ブロックせずに大きなリストを操作することもできます。 さらに、 SharePoint と Access の両方と Excel を同期して、各プラットフォームの利点を活用できます。

SharePoint のリストからデータを更新し、Excel のテーブルを更新した場合、Microsoft Excel は最新の SharePoint リスト データを使用し、Excel テーブルに対して行ったすべての変更を上書きし、Excel データを置き換えます。

データが Excel テーブルに含まれると、強力で柔軟なワークシート、ピボットテーブル レポート、プロフェッショナルなグラフとスパーク ライン、アイコンを使用した条件付き書式、データ バー、カラー スケール、高度な what-if 分析操作など、 Excelの多くのデータ分析機能を利用できます。

Access Services 機能がアクティブ化されると、操作できるデータが [リスト ビューのしきい値] (既定では最大 50,000 個のアイテム) より大幅に増加します。

Microsoft Outlook         Outlookから、連絡先、タスク、予定表、ディスカッションリストを読み書きしたり、ドキュメント ライブラリを同期したりできます。 たとえば、タスク リストをオフラインにしたり、新しいタスクを表示、更新、割り当てたり、オンラインに戻したり、 Outlookを残さずに同期したりすることで、標準タスク リストとプロジェクト タスク リストの両方を操作できます。 また、 Outlookで SharePoint 連絡先をより効率的に保存、共有、管理することもできます。

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Accessでは、リンク リストに基づいてテーブルを作成し、 SharePoint サイトに発行したクエリ、フォーム、レポート、マクロと共に、 Access Services に基づいて Web データベースを作成します。 これらの Web データベースがアップグレードされると、引き続きそれらを使用して変更し、テンプレートから新しいデータベースを作成できます (ただし、 Access 2013から作成することはできません)。

コードを使用せずに、 SharePoint で Access アプリを作成できます。 一般的に、SharePoint アプリは、配布や Marketplace での利用が容易であることに重点を置いたソリューションです。 ソリューションのパッケージ化、配布、実行、監視、使用中止を行うことができる便利な代替の手段としてアプリを考えてみてください。 詳細については、「 Access アプリの作成」を参照してください。

SharePoint リストにデータを格納する Access Web データベース アプリケーションとは異なり、 Access アプリは、 SharePoint製品とは別の SQL Server データベースを使用してデータを格納するため、 SharePoint リスト ビューのしきい値の対象になりません。 これにより、 Access ソリューションのスケーラビリティが大幅に向上し、数百万件のレコードを効率的に処理できるようになります。 SharePoint サーバー ユーザーの場合、 SQL Server データベースを組織のファイアウォールの内側に存在するように構成できます。 オンライン ユーザーの場合、データベースは、無料アカウントと無料ストレージを使用して有効になっている azure データベース SQL Server です。 Azure の詳細については、「 Microsoft Azure ホーム ページ」を参照してください。

最後に、 SharePoint リストと Access テーブルの間でデータを同期し、両方のデータ セットを最新の状態に保つことができます。 同期は双方向で実行されます。 リストに対し Access から実行された変更は SharePoint のリストにアップロードされ、SharePoint のリストに加えられた変更は、コンピューターの Access にダウンロードされます。 詳細については、「データを SharePoint にインポート、リンク、または移動する」を参照してください。

SharePoint のページには、ページ上部のサイト検索と特定のリストまたはライブラリ用の検索ボックスの 2 つの検索ボックスが通常あります。 リストまたはライブラリの [検索] ボックスを使用すると、次のように検索操作の範囲を少しずつ広げることができます。

• 既定で、最初の検索範囲は、現在のビューとすべてのサブフォルダーに含まれるすべてのアイテムに基づきます。 結果は列として表示されます。結果の列に対してはさらにフィルタリングや並べ替えを行えます。 その時点でリスト ビューのしきい値を超えている場合は、結果の一部が表示されません。

• 目的のアイテムが見つからない場合、現在のビューや [リスト ビューのしきい値] に関係なく、検索範囲を広げてリスト全体を含めることができます。

• 最後になりましたが、サイト全体を検索するように範囲を広げることもできます。 この場合、標準の [検索] サイト ページにすべての結果が表示されます。 [絞り込み] ウィンドウを使ってフィルターし、結果を絞り込むことができます。たとえば、ドキュメントの作成者やリスト アイテムの作成日などを使えます。 また、ブール構文と論理演算子を使って、より複雑なクエリを作成することもできます。

たくさんのドキュメントを作成、管理、保存する場合は、ドキュメント センター サイトを使うことができます。 ドキュメント センターはサイト テンプレートに基づいており、多数のドキュメントを管理する一元的なリポジトリとして機能するように設計されています。 メタデータやツリー ビューナビゲーション、コンテンツ タイプ、Web パーツなどの機能は、ユーザーにとって効率的かつ有意義な方法でドキュメントを整理および取得するのに役立ちます。 サイト テンプレートの使用の詳細については、「 SharePoint Server バージョンでサイト テンプレートを作成して使用する」を参照してください。

Content Stewards は、メタデータ主導のナビゲーションをすばやく構成でき、インデックスを明示的に作成しなくてもほとんどのライブラリで動作します。また、追加のインデックスを作成して幅広いフィルターとビューのパフォーマンスを強化するときにも役立ちます。 詳細については、「ドキュメント センター サイトとは」を参照してください。

ドキュメント センター サイトは、オーサリング環境またはコンテンツ アーカイブとして使用できます。

• オーサリング環境では、ユーザーはファイルのチェックインおよびチェックアウトを頻繁に行い、これらのファイル用のフォルダー構造を作成します。 バージョン管理が有効になり、ドキュメントごとに以前のバージョンを 10 以上保存できます。 ユーザーが頻繁にドキュメントのチェックインとチェックアウトを行う場合、ワークフローでドキュメントに対するアクションを自動化できます。

• 対照的に、コンテンツまたはナレッジ ベース アーカイブでは作成処理はほとんど発生しません。 ユーザーは、ドキュメントを表示またはアップロードするだけです。 一般に、コンテンツ アーカイブにはドキュメントの単一のバージョンが含まれ、サイトは数百万単位のファイルにまで拡張できます。 大きな組織の技術サポート センターのような一般的な例では、10,000 人ものユーザーが主に読み取り目的でコンテンツにアクセスします。 その中の 3,000 から 4,000 人程度のユーザーがサイトに新しいコンテンツをアップロードします。

[毎日の時間枠] は、管理者が、すべてのユーザーが制限なしで無制限の操作を実行するための専用の期間を指定する方法であり、通常はピーク時以外の時間帯にスケジュールされます。

リストまたはライブラリからアイテムを取得する第 1 の方法はビューを使用する方法ですが、時間帯に使用するのが適した SharePoint コマンドおよび操作も用意されています。

通常の時間にリスト データを取得しようとし、サイトのしきい値および制限を超過すると、これらのコマンドおよび操作は失敗します。 時間帯中に実行すれば、制限はなく、失敗を回避でき、また他のユーザーにも影響を与えません。

時間帯の設定では、開始時間と期間を設定する必要があります。 時間と期間を設定する場合、その期間中に誰かが実行時間の長いクエリや操作を実行すると、その処理は完了するまで継続され、その期間を超える場合もあります。

1. 管理者として、[サーバーの全体管理] にログインします。

2. [アプリケーション構成の管理]、[Web アプリケーションの管理] に進みます。

   

3. 設定するアプリケーションを選ぶか、時間帯の設定を変更します。

4. リボンの [全般設定] にある下向き矢印をクリックし、メニューにアクセスして [リソースの調整] をクリックします。

   

5. [毎日の時間枠] を変更し、使用する時間と期間を設定します。

   

6. 完了したら、[OK] を選択します。

開発者でない場合や、これらの操作を開発者に行ってもらうのが難しい場合、この種の操作を時間帯に延期します。 時間帯のスケジュールを確認するには、管理者にお問い合わせください。

リスト ビューのしきい値 (LVT) は、ユーザーに良好なパフォーマンスを提供し、クエリによってサーバーに意図しない負荷がかからないようにするために用意されています。 LVT は、サーバーバージョンの SharePoint の管理者が中央管理アプリでのみ変更できます。 パフォーマンスの低下を回避するために変更することはお勧めしません。 SharePoint では、管理者は LVT を変更して、大きなデータ セットが取得されたときにパフォーマンスの問題から他のテナントのユーザーを保護することはできません。 その代わりに、クエリの管理には、インデックス、フィルター、およびフォルダーを使用します。

LVT を大きくする必要のあるクエリがごくわずかしかない場合は、代わりにオフの時間に時間帯を使用することを検討してください。

LVT を変更する必要がある場合は、次の手順に従ってください。 UI が若干異なる場合がありますが、SharePoint 2016からの標準です。 サーバーの全体管理アプリは、SharePoint サイトとは別で、アクセスにはファーム管理者の権限が必要です。 LVT の変更は SharePoint の Server バージョンでのみ可能です。

1. 管理者として、[サーバーの全体管理] にログインします。

2. [アプリケーション構成の管理]、[Web アプリケーションの管理] に進みます。

   

3. リスト ビューのしきい値を変更するアプリケーションを選択します。

4. リボンの [全般設定] にある下向き矢印をクリックし、メニューにアクセスして [リソースの調整] をクリックします。

   

5. (リストの最初の) [リスト ビューのしきい値] の値を適切な値に変更します。

6. [OK] を選択します。

リソース調整ページには、管理者として理解する必要がある追加の設定があります。

• 監査者と管理者用の [リスト ビューのしきい値]    これは、既定で「上限」に設定されています。 監査者または管理者によって LVT を無効にするよう特別に要求される (プログラムを使用して) 実行されるクエリは、この制限の対象となります。 既定では、LVT の 5,000 ではなく、20,000 です。 この制限を上げると、LVT を上げることと同じ影響があります。 この値を変更する場合は、関連する変更が必要になる可能性があります。

• オブジェクト モデルの上書き:   通常、デプロイでカスタム コードを使用し、LVT をより高い制限にオーバーライドする必要がある場合は、オブジェクト モデルのオーバーライドを許可し、クエリを実行するアプリケーションに対する監査または管理者のアクセス許可を付与することをお勧めします。 この設定は既定ではオンになっていますが、不要な場合は無効にできます。 これを使用するよい例としては、たとえば、頻繁に数分間アクセスされる大きな結果セットをキャッシュするコードを実装した場合です。 コンテンツのキャッシュを計画していない場合、これらのクエリの実行を頻繁に計画している場合は、サーバーのパフォーマンスに悪影響を及ぼすため、LVT を回避するためにこの方法を使用しないことをお勧めします。 つまり、十分な注意が必要ということです。

• リスト ビュー参照のしきい値:    この機能は、クエリが実行できる結合の数を制限します。 この値は、クエリに含まれる "ルックアップ" フィールド、"ユーザーまたはグループ" フィールド、または "ワークフローの状態" フィールドの数と等しい値です。 たとえば、6 つのルックアップ列があるビューと、別の 3 つ一意のルックアップ列で 9 つのルックアップを使用するフィルターです。 リスト ビュー参照のしきい値が 8 に設定されていると、エラーが発生します。 これを 8 を超える数値に増やすことはお勧めできません。

  マイクロソフトで徹底的にテストしたところ、8 を超える結合では、急激なパフォーマンスの低下が見られました。 この時点で、サーバーのスループットが大幅に下がるだけでなく、クエリが SQL Server のリソースを不相応に大量に使用してしまい、同じデータベースを使用する他のユーザーに悪影響を与えます。 詳細については、「パフォーマンスと容量テストの結果と推奨事項」の「参照列とリスト ビュー」セクションを参照してください。

• 大規模なクエリの時間帯:    この機能では、ユーザーが上限に達しないで大規模なクエリを実行できる時間を毎日設定できます。 この時間を設定する場合、次のいくつかのことにを慎重に検討してください。

  • 最少数のユーザーにしか影響しないよう、これはピーク時間以外にするか、負荷が最も少ない時間にします。 ほとんどのユーザーの稼働日の途中で時間を選択した場合、大きなリストを使用していないユーザーでも悪影響を受ける可能性があります。

  • ユーザーが管理者に問い合わせるのではなく、自身でリストを修正するために使用する用途に使用できる、妥当な時間数にしてください。

  • この時間帯に開始された操作は、時間帯が終了しても中止されません。 時間が終わる直前にユーザーが大規模なリストを削除しようとした場合に必要な時間も考慮してください。

  • 別のタイム ゾーンも考慮してください。 これは、組織や顧客が地理的に大幅に分散しており、一元的にホストされている SharePoint サーバーを共有している場合に特に重要です。 午後 6:00 に設定すると、自分の場所で動作する場合がありますが、たとえば、オーストラリアのシドニーでは有益ではありません。

• リスト固有のアクセス許可のしきい値:    これは、リストごとに許可される固有のアクセス許可数です。 アクセス許可の継承を解除し、アクセス許可 (およびその中のすべての項目) を設定するフォルダーがある場合、一意のアクセス許可のしきい値の一覧に対して 1 とカウントされます。 LVT などの設定とは異なり、このしきい値はコンテンツを参照したり、これに対してその他の操作を実行することによって動作することはなく、権限の変更に対してのみ動作します。

  対応できる場合、数値を減らすことをお勧めします。 既定は 50,000 であり、これは多数の固有のアクセス許可です。 この数値になる前にリストでアクセス許可の問題が発生する可能性が高いので、先手を打って環境に適したものに調整することをお勧めします。

データベースの競合を最小限に抑えるために、SharePoint のバックエンド データベースである SQL Server では、正確な更新のために、他の行にアクセスする他のユーザーに悪影響を与えない、行レベルのロックを方針としてよく使用します。 ただし、クエリなどのデータベースの読み書き操作で 5,000 以上の行が一度にロックされる場合、データベース操作が完了するまでテーブル全体にロックする方が SQL Server にとってより効率的となります。

テーブル全体がロックされると、他のユーザーはテーブルにアクセスできなくなります。 これがあまりに頻繁に発生すると、ユーザーはシステム パフォーマンスが低下を訴えるようになります。 そのため、リソースを集中的に利用するデータベース操作の影響を最小限に抑え、全ユーザーのニーズのバランスを取るには、しきい値と上限が重要になります。

次の図は、リストまたはライブラリの多数のアイテムにアクセスしたときに、内部で行われる処理の重要な点をまとめたものです。

1. サイト コレクション内のリストデータまたはライブラリ データは、クエリ、インデックス、ロックを使用して全体的なパフォーマンス、共有、精度を維持する SQL Server データベース テーブルに格納されます。

2. 列のインデックスなどの操作を使ってフィルター処理されたビューによって、列や行の一部を特定し、その一部をコンピューターに返すデータベースのクエリが作成されます。

3. 同時使用ユーザーが多数でも、しきい値と制限によって操作を調整し、リソースのバランスを取ることができます。

4. 権限のある開発者は、SharePoint Server バージョンでオブジェクト モデルの上書きを使って、カスタム アプリケーションのしきい値と制限を一時的に上げることができます。

5. 管理者は、SharePoint Server バージョンで、すべてのユーザーがオフピーク時に無制限に操作できるように、専用の時間枠を指定できます。

6. インフォメーション ワーカーは、適切なビュー、スタイル、ページの制限を使って、ページのデータ表示速度を向上できます。

リストとライブラリには、次の表のように、特定の上限があります。

機能	最大数
リスト アイテムまたはライブラリ アイテムの数	3,000 万
個々のファイル アイテムまたはアイテムの添付のサイズ	10 GB (ギガバイト)

次の表では、注意が必要なリソースの制限に関する情報をまとめています。 これらの制限は、SharePoint Server バージョンの全体管理の [リソースの調整] で設定します。 サイトの特定の制限と要求については、管理者にお問い合わせください。

しきい値 または制限	既定 値	説明
リスト ビューのしきい値	5,000	クエリなどのデータベース操作で、同時に処理できるリスト アイテムまたはライブラリ アイテムの上限数を指定します。 この制限を超える操作はブロックされます。 代替プランを作成する時間を与えるために、リストが 3,000 項目を超えたときに、[リストの設定] ページで警告が表示される場合があります。 警告には、このトピックへのヘルプ リンクが表示されます。
固有のアクセス許可制限	50,000	リストまたはライブラリに許容する固有のアクセス許可の上限を指定します。 アイテムまたはフォルダーのアクセス許可の継承を解除するたびに、この制限に対して 1 つの一意のアクセス許可としてカウントされます。 この制限を超える可能性のある項目を追加しようとすると、その操作は禁止されます。
行サイズの制限	6	リスト アイテムまたはライブラリ アイテムに使うデータベース内にあるテーブルの行数の上限を指定します。 多数の列がある幅が広いリストを調整するには、各アイテムを複数の内部的なテーブルの行 (最大 6 行、添付を除いて合計 8,000 バイトまで) にラップします。 たとえば、多数の小さな列 (数百個のはい/いいえ) を含むリストがある場合、この制限を超える可能性があります。その場合、リストに Yes/No 列を追加することはできませんが、異なる型の列を追加することはできます。 管理者がこの制限を設定できるのは、ユーザー インターフェイス経由ではなく、オブジェクト モデルを使う場合のみです。
リスト ビュー参照のしきい値	12	参照、ユーザー/グループ、ワークフローの状態列などに基づく結合について、結合操作の上限を指定します。 クエリで 8 列を超える列が使用されている場合、操作はブロックされます。 ただし、オブジェクト モデルを使用して設定できる最大ビューを使用して、使用する列をプログラムで選択できます。
監査者用と管理者用の [リスト ビューのしきい値] のサイズ	20,000	適切なアクセス許可を持つ監査者または管理者が操作するときに、クエリなどのデータベース操作が同時に処理できるリスト アイテムまたはライブラリ アイテムの上限数を指定します。 この設定は、[オブジェクト モデルの上書きを許可する] と併用できます。
オブジェクト モデルの上書きを許可する	Y	[監査者と管理者に対するリスト ビューのしきい値] で指定されるより高い上限によるリスト ビューのしきい値の上書きを要求するデータベース操作 (クエリなど) を開発者が実行できるかどうかを指定します。 管理者はオブジェクト モデルのオーバーライドを有効にする必要があります。その後、適切なアクセス許可を持つ開発者は、プログラムによって、より高いリスト ビューしきい値を使用してそれを利用するようにクエリに要求する場合があります。
時間帯	なし	リソースのしきい値と制限を無視する時間枠を指定します。 管理者は、午後 6 時から午後 10 時、午前 1 時 30 分から午前 5 時 15 分など、"ピーク時以外" の時間帯を 15 分単位で、最大 24 時間構成できます。 この時間枠に開始されたデータベース操作またはクエリは、指定した時間枠内に完了しなくても、完了 (または失敗) まで続行されます。