|
프로젝트에 사람을 배정할 때 다음 두 가지 사항에 유의하세요.
이 일련의 프로젝트 관리 교육 가이드에서 더 많은 항목을 확인하려면 프로젝트 관리 로드맵을 참조하세요. |
|---|
시작하기 전 프로젝트 관리 팁 . . .
프로젝트 관리가 처음인 경우 프로젝트 관리를 처음 접하는 사용자라면 단순히 작업을 추가하는 것보다 더 많은 걱정이 있다는 것을 알 수 있습니다. 예를 들어 작업 인원을 몇 명이나 사람들의 휴일 및 휴가를 어떻게 계산해야 하는지, 전화 번호, 전자 메일 주소, 급여 정보 등의 개인 정보를 어디에 입력해야 하는지 알 수 있습니다.
여기에서 시작을 위한 팁을 알려 드립니다.
작업에 할당할 수 있는 리소스 유형 알아보기 프로젝트 작업에 대해 필요한 정보를 수집한 후 필요한 리소스 유형을 식별합니다.
- People Resources 이러한 리소스는 우리가 일반적으로 작업 작업으로 생각하는 리소스입니다. 프로젝트 관리자는 때때로 이러한 작업 자원을 자재 및 장비와 반대로 부릅니다.
- Enterprise 리소스 이러한 리소스는 organization 전체에서 관리되고 공유되는 작업 리소스입니다. Enterprise 리소스는 Project Professional과 함께 사용됩니다.
- 재료 자원 이러한 리소스에는 작업에 대한 작업을 완료하는 데 사용되는 컴퓨터나 기계가 포함됩니다.
- 일반 리소스 이러한 리소스는 목수나 개발자와 같은 특정 개인이 아닌 작업에 대한 인력 요구 사항을 지정합니다.
리소스 수가 기간을 변경하는 방식을 고려합니다. 작업에 여러 리소스를 배치하면 작업 기간이 단축될 것으로 예상할 수 있습니다. 그러나 대부분의 경우 작업에 사용자를 추가하면 반대 효과가 발생할 수 있습니다. 추가 비용, 추가 커뮤니케이션 및 기타 비효율성을 추가할 수 있습니다. 예를 들어, 프로젝트의 건축가 수를 두 배로 늘리면 새로운 유료 교량 설계가 더 빠르게 진행되지 않을 것입니다. Project에서는 작업을 추가한 후 작업 기간이 어떻게 달라지는지를 제어할 수 있습니다.
사용자의 능력이 작업 기간에 미치는 영향을 고려합니다. 사용자의 경험은 작업 기간에 직접적인 영향을 줄 수 있습니다. 5년 경력이 있는 사람이 2년 경력의 사람보다 더 짧은 시간에 작업을 완료할 것으로 예상할 수 있습니다.
숙련된 프로젝트 관리자라면 프로젝트가 커질수록 생각해야 할 사항도 늘어납니다. 이제 다른 부서의 리소스 사용, 공급업체 고용, 100명의 작업 추적, 경영진을 위한 보고서 생성 및 아직 생각조차 하지 못한 수많은 복잡성에 대해 걱정하고 있습니다. 다행히 Microsoft Project에는 필요한 전문 도구가 있습니다.
전문 지식을 키우는 데 필요한 팁을 알려 드립니다.
예상 기간 검토 및 구체화 현재 프로젝트 및 유사한 프로젝트에 대해 수집한 정보를 사용하여 예상 기간을 구체화할 수 있습니다. 자원 요구 사항(그리고 궁극적으로 프로젝트 비용)에 대한 예측의 정확도는 작업 기간 추정의 정확도에 따라 크게 달라집니다.
리소스 진행률 추적 프로젝트 담당자가 정기적으로 작업 상태 업데이트를 보내도록 합니다. Microsoft Project의 보기 및 보고서를 사용하면 모든 사람이 무엇을 하고 있는지 추적하지 못할 수 있습니다.
리소스 초과 할당 문제 식별 Project를 사용하면 사용자가 동시에 너무 많은 작업을 수행하는 경우를 식별하는 데 도움이 될 수 있습니다.
기준을 주시하세요. 초기 계획은 프로젝트의 스냅샷을 제공하므로 현재 진행 상황을 처음에 계획한 것과 비교할 수 있습니다.
평준화를 통해 작업 분배 너무 많은 작업을 동시에 처리하는 경우 Project에서 보다 현실적인 워크로드에 맞게 과제를 조정할 수 있습니다. 자원 배정을 평준화하는 것은 부하를 균등하게 하는 한 가지 방법입니다.
추가 분석을 위해 프로젝트 데이터를 Excel로 내보내기 프로젝트 정보에 대한 추가 분석이 필요할 때 Excel을 유용하게 사용할 수 있습니다. 예를 들어 고급 진척 상황 보고서를 얻기 위해 Excel로 작업 및 자원 정보를 내보낸 후 스파크라인을 사용해 정보를 표시하여 완료된 작업량 대비 비용이 어떻게 소비되고 있는지 알 수 있습니다.
새로운 기술을 갖춘 직원 교육 대규모 조직은 직원에게 새로운 기술을 교육하고 다양한 환경에서 작업할 수 있도록 교육하는 데 시간과 비용을 투자합니다. 현재 직원을 교육하면 새로운 인력을 고용하는 것에 비해 비용 효율적으로 높은 성과를 얻을 수 있습니다.
1단계: 프로젝트에 인력 추가
| 프로젝트에 인력 추가 | 인력과 기타 자원을 추가해야 작업을 진행할 사람을 배정할 수 있습니다. 기타 자원에는 시멘트나 페인트 등의 재료 자원이나 항공 운임과 식사 등의 비용 자원이 포함될 수 있습니다. |
|---|---|
| 프로젝트 달력의 작업일 변경 | 프로젝트에 사람을 추가한 후에는 작업 시간을 고려하여 작업 일정을 수정합니다. 프로젝트에서는 대부분의 사람들이 월요일부터 금요일까지 오전 8시부터 오후 5시까지 표준 주간 근무한다고 가정합니다. 하지만 그 작업 일정을 고수할 필요는 없습니다. |
| 공휴일 및 휴가일 추가 | 누구에게나 휴일이 필요합니다. 누구나 아플 수도 있습니다. 그리고 누구나 휴일을 즐기고 싶어합니다. 일정에 휴일을 추가함으로써 이 예기치 않은 시간을 고려하는 방법을 알아봅니다. |
| 자원 그룹을 사용한 인력 공유 | 자원 그룹에서 프로젝트에 인력을 추가할 수 있습니다. 자원 그룹을 사용하면 하나의 Project 파일에 인력에 대한 모든 정보를 보관할 수 있고, 이는 마스터 프로젝트 일부로 사용됩니다. |
| 중요한 정보의 열 숨기기 | 급여 및 전화 번호와 같은 중요한 정보를 프로젝트에 추가하되 정보 손실 없이 보기에서 이 정보를 숨길 수 있습니다. |
2단계: 작업에 사람 및 기타 자원 배정
| 작업을 진행할 사람 배정 | 일정에 작업을 추가한 후에는 작업을 진행할 사람을 배정할 수 있습니다. |
|---|---|
| 자원 작업량 및 사용 가능 시간 보기 | 프로젝트나 프로젝트 전체에서 초과 할당 또는 과소 할당된 자원을 찾고 지정한 배정으로 인해 충돌이 발생했는지 여부를 확인할 수 있습니다. |
| Gantt 차트 막대 옆에 작업 이름 표시 | 작업 이름이 Gantt 막대 옆에 표시되면 보다 쉽게 이해할 수 있습니다. 이 방식은 보고서와 모임에서 유용합니다. |
| 사람 및 자료의 비용 입력 | 프로젝트에 인력을 추가할 때 해당 비용을 추가합니다. 그런 다음 작업을 진행할 사람을 배정하면 Microsoft Project에서 프로젝트의 비용을 자동으로 계산합니다. |
| 상태 업데이트 확인 | 사용자가 Project Web App에 작업 상태를 입력한 경우 Project에서 일정에 대한 변경 내용을 볼 수 있습니다. |
| 프로젝트에서 작업자 제거 | People은 프로젝트를 떠나거나, 회사를 떠나거나, 아마도 이름의 철자를 잘못 잘못했기 때문에 애초에 실제로 존재하지 않았습니다. 이러한 모든 이유로 프로젝트에서 사용자를 제거해야 할 수 있습니다. |
3단계: 사람 및 기타 자원 관리
| 리소스 보기에 적합한 보기 선택 | 작업에 사람을 배정한 후에 작업이 시작되면 Project의 다양한 보기를 사용하여 진행 상황을 모니터링하고 일정을 변경할 수 있습니다. |
|---|---|
| 작업 기간 변경 | 작업량 문제를 해결하기 위해 작업 기간을 줄이는 방법이 있습니다. |
| 작업량에 대한 작업자의 부담을 덜기 위해 작업 배분 | 프로젝트에서 작업자에게 동시에 너무 많은 작업이 배정되는 경우 Project에서 보다 균등하게 분배할 수 있습니다. |
| 작업 종류의 작업량 고정 설정 변경 | 작업에서 인력을 추가 또는 제거하면 작업의 기간이 길어지거나 짧아집니다. 이것을 작업량 고정 일정이라고 합니다. 기간을 변경하지 않으려면 작업의 작업량 고정 설정을 변경할 수 있습니다. |
| 일정의 진행 상황 추적 | 프로젝트의 작업 추적은 프로젝트를 정해진 시간에 완료하는 데 있어 굉장히 중요합니다. 또한 프로젝트에서 저지른 실수와 성공 사례에서 교훈을 얻을 수도 있습니다. |
| 초기 계획 저장 | 상사가 원래 계획과 비교하여 프로젝트가 어떻게 진행되고 있는지 물으면 마지막으로 말하고 싶은 말은 "모르겠습니다"입니다. 프로젝트를 시작하기 전에 원래 일정을 그대로 유지하는 초기 계획을 설정해 두면 이러한 사태를 방지할 수 있습니다. |
| 작업자의 진행 상황에 대한 프로젝트 보고서 보기 | 프로젝트 진행 상황에 대한 그래픽 보고서를 만들고 사용자 지정합니다. 이 보고서를 Project에서 보거나 PowerPoint, Word 또는 Excel 등의 다른 응용 프로그램으로 내보낼 수 있습니다. |
프로젝트 관리 로드맵으로 돌아가기