"„Microsoft 365“ grupės" programoje "Outlook" administratoriaus vadovas

„Microsoft 365“ grupės programoje "Outlook" siūlo galingą sprendimą bendrauti ir bendradarbiauti su žmonėmis tiek įmonėje, tiek už jos ribų. Sukurkite grupę, kad galėtumėte bendrinti aplanką Gauta, kalendorių, "„OneDrive“", "SharePoint" svetainę, "OneNote" bloknotą ir kt. Taip pat galite pakviesti svečių iš už įmonės ribų, kad jie galėtų bendradarbiauti naudodami tuos pačius išteklius.

Kuriant "Microsoft 365" grupę, "Outlook" automatiškai sukuria bendrinamą "Outlook" aplanką Gauta, bendrinamą kalendorių ir dokumentų biblioteką, skirtą bendradarbiauti kuriant failus. Taip pat galite sukurti "„Microsoft“" komandą ir integruoti užduotis su "Planner" programoje "Teams". Nereikia rūpintis, kaip rankiniu būdu priskirti teises pasiekti visus šiuos išteklius, nes įtraukus narių į grupę jiems automatiškai suteikiamos reikiamos teisės naudoti grupės teikiamus įrankius.

„Microsoft 365“ grupės nariams teikia:

  • Bendrinamas aplankas Gauta – vietą, kurioje vyksta pokalbiai, kuriuos tradiciškai turite siuntimo sąrašuose. Šiame bendrinamame aplanke Gauta galima atlikti paiešką, todėl jis sukuria gyvą grupės pranešimų archyvą. Grupės naujokai gali ieškoti retrospektyvos arba slinkti atgal, kad greitai sužinotų, kas anksčiau buvo paskelbta grupėje. Žr.: El. laiško siuntimas grupei programoje "Outlook".
  • Bendrinamų failų biblioteka – jūsų grupė turi "SharePoint" failų biblioteką, kurioje vartotojai gali saugoti, bendrinti ir bendradarbiauti dirbdami su dokumentais, darbaknygėmis, pateiktimis, vaizdais ar kitais failais, su kuriais jie turi dirbti. Žr.: Failų bendrinimas su grupe programoje "Outlook".
  • Bendrinamas kalendorius – jūsų grupė gauna bendrinamą kalendorių, kad galėtų skelbti su grupe susijusius įvykius. Kiekvienas grupę užsiprenumeravęs narys automatiškai pakviečiamas į kalendoriuje paskelbtus įvykius, todėl, jei jis nori, tie įvykiai taip pat gali būti rodomi jo asmeniniuose kalendoriuose. Žr.: Grupės kalendoriaus naudojimas programoje "Outlook" įvykiams planuoti ir redaguoti.
  • Bendrinamas "OneNote" bloknotas – grupė automatiškai turi bendrinamą "OneNote" bloknotą, kuriame grupės nariai gali rinkti ir kartu naudoti informaciją. Daugelis grupių naudoja bloknotą, kad sukurtų tiesioginį "wiki" su dažnai užduodamais klausimais ir kitais ištekliais.
  • Svečių prieiga – anksčiau į paskirstymo grupes galėjote įtraukti išorinių kontaktų, tačiau jie gaudavo tik el. laiškus. Naudodami grupes galite pasiūlyti svečiams prieigą prie el. pašto, pokalbių, failų ir net bendrinamo "OneNote" bloknoto. Žr.: Grupės naudojimas programoje "Outlook" kaip svečiui.
  • Turinys yra aptinkamas – pagal numatytuosius parametrus "Outlook" grupės yra viešosios, o tai reiškia, kad kiti žmonės jūsų organizacijoje jas lengvai atranda, prie jos prisijungia arba gali ją peržiūrėti. Jei grupės turinys yra slaptesnis, galite perjungti grupę į privačią, tada turinys bus paslėptas nuo ne narių ir grupės savininkas turės patvirtinti visas prisijungimo užklausas.
  • Savitarnos kūrimas – IT specialistams nereikia įklimpti į vartotojų prašymus kurti grupes. Jei reikia, vartotojai gali patys kurti savo grupes. Jei norite valdyti, kurie organizacijos vartotojai gali kurti grupes, žr.: Valdykite, kas gali kurti „Microsoft 365“ grupės.

Grupių administravimas

"Microsoft 365" siūlo daug naudingų įrankių ir galimybių, kad būtų lengviau valdyti ir administruoti grupes.

Patarimas

Žymės „Microsoft 365“ grupės – įprastos užduotys, kad būtų lengva pasiekti administratoriaus informaciją apie grupės kūrimą, perdavimą, el. pašto valdymą, pašto srautą, atkūrimą ir naudingus scenarijus.

Katalogų valdymas

Katalogo kontrolė yra kiekvieno administratoriaus rūpestis. Štai keletas įrankių, kuriuos siūlo "Microsoft 365", kad būtų lengviau:

  • Pavadinimų strategija – pavadinimų strategija leidžia apibrėžti, kas yra priimtini grupių pavadinimai, o kas – ne. Tai neleidžia vartotojams suteikti nešvankių ar draudžiamų pavadinimų grupėms. Be to, grupių pavadinimams galite taikyti įmonės standartinius priešdėlius arba plėtinius.
    Dinaminė narystė – dinaminė narystė leidžia nustatyti grupės narystę pagal taisyklę, kuri prideda (arba pašalina) grupės narius pagal metaduomenis (pvz., skyrių arba vaidmenį) jūsų "Active Directory". Daugiau informacijos apie dinaminės narystės kūrimą žr. Atributų naudojimas išplėstinėms taisyklėms kurti .
  • Paslėpta narystė – jei turite priežasčių norėti, kad narystė grupėje būtų konfidenciali, pavyzdžiui, jei nariai yra studentai, galite paslėpti narystę nuo pašalinių šalių.
  • Kūrimo teisės – jūsų organizacijoje gali būti žmonių, kuriems nenorite turėti galimybės kurti naujų grupių. Katalogo kūrimo teises galima valdyti keliais būdais. Žr. "Microsoft 365" grupės kūrimo valdymas.
  • Audito žurnalai – galite labiau pasitikėti leisdami savo vartotojams kurti grupes ir valdyti grupės narystę, nes „Microsoft 365“ grupės audito žurnalai leidžia atsekti, kas sukūrė ar panaikino konkrečią grupę arba pakeitė grupės narystę. Žr.: Ieškokite audito žurnalo "Microsoft 365" saugos & atitikties centre.

Pristatymo valdymas

Pristatymo valdymas suteikia keletą būdų, kaip tvarkyti, kaip grupė turi siųsti arba gauti pranešimus. Be to, yra įrankių, skirtų stebėti šių pranešimų srautą. Daugiau informacijos žr. „Microsoft 365“ grupės – įprastos užduotys.

  • Siųsti kaip arba Siųsti kito asmens vardu – šie parametrai leidžia nurodytiems vartotojams siųsti el. laiškus taip, lyg jie būtų atvykę iš grupės arba būtų grupės vardu.
  • Siuntėjo apribojimai : šie parametrai leidžia valdyti, kas gali siųsti pranešimus grupei. Grupė gali būti sukonfigūruota taip, kad leistų el. laiškus iš išorės šalių, tačiau galite apriboti tai tik konkrečioms išorinėms šalims.
  • Išorinių vartotojų palaikymas – pakviesdami svečius į savo grupę galite pasirinkti, kad jie būtų įtraukti į grupės el. pašto pokalbius. Norėdami sužinoti, kaip įtraukti svečių, žr. Svečių įtraukimas į grupes programoje "Outlook".
  • Transportavimo taisyklės – transportavimo taisyklės grupėms veikia taip pat, kaip jūsų "Exchange" serveriui. Taisyklės gali ieškoti pranešimų, kurie atitinka tam tikras sąlygas, ir tada gali imtis veiksmų su tais pranešimais.
  • Pašto įspėjimai – tai informaciniai pranešimai, rodomi vartotojams, kai jie rašo pranešimą. Jos gali padėti sumažinti NDR įspėdamos vartotoją, jei jo pranešimas gali būti išsiųstas išorės šalims arba viršys pranešimų kvotas.
  • Keli tarpinio serverio adresai – grupė gali turėti pseudonimus, kaip ir vartotojo pašto dėžutė. Papildomi tarpinio serverio adresai gali būti patogūs priimant pranešimus, išsiųstus kitais pseudonimais, arba norint lengviau pasiekti grupę, kurios vardas ilgas arba sunkiai rašomas. Daugiau informacijos žr. Domeno, kuris būtų naudojamas kuriant "Microsoft 365" grupes, pasirinkimas
  • Maksimalus siuntimo / gavimo dydis – šios kvotos gali padėti sumažinti problemas, kai grupė gauna (arba siunčia) itin didelius pranešimus, kad būtų galima geriau valdyti saugyklos ir pralaidumo reikalavimus.

Turinio strategija

"Microsoft 365" taip pat suteikia jums keletą įrankių, skirtų valdyti grupėje bendrinamą turinį. Daugiau informacijos žr. „Microsoft 365“ grupės – įprastos užduotys.

  • Naudojimo gairės – galėsite apibrėžti "„Microsoft 365“ grupės" naudojimo gaires, kad supažindintumėte vartotojus su geriausiomis praktikomis, padedančiomis išlaikyti efektyvias grupes, ir supažindinti juos su vidinėmis turinio strategijomis.
  • Duomenų klasifikavimas – galėsite sukurti tinkinamą "„Microsoft 365“ grupės" duomenų klasifikavimo sistemą, kuri leis atskirti grupes pagal strategijos tipą (pvz., "neįslaptinta", "įmonės konfidencialu" arba "visiškai slapta"). Tokiu būdu jūsų grupės gali rodyti kito organizacijos turinio strategijas. Išplėstinė strategija leidžia jūsų organizacijai konfigūruoti pabaigos tašką, kuris iškviečiamas kaskart, kai sukuriama arba pakeičiama grupė, o tada galite įgyvendinti savo grupių kūrimo ar keitimo strategijas.

Paskyros reikalavimai

Bet kuri "Microsoft 365" prenumerata, turinti "Exchange Online" ir "SharePoint Online", palaikys grupes. Tai apima "Business Essentials" ir "Business Premium" planus bei "Enterprise E1", E3 ir E5 planus.

Jei turite tik "Exchange" planą, vis tiek galite gauti "Outlook" grupių bendrinamas aplanko Gauta ir bendrinamo Calendar funkcijas, tačiau negausite dokumentų bibliotekos, "Planner" ar kitų galimybių.

Keitimo į "„Microsoft 365“ grupės" valdymas

Kartais vartotojams pokyčiai nepatinka, todėl svarbu bendrauti su esamais siuntimo sąrašų nariais, kad jie žinotų, ko tikėtis. Toliau pateikiama dalis informacijos, kurią turėtumėte įtraukti į šį pranešimą, ir kai kurie atsakymai, kurie gali būti naudingi:

Kas yra grupės programoje "Outlook"?

"Microsoft 365" grupės programoje "Outlook" yra vienas bendradarbiavimo sprendimas komandoms / grupėms, kurios nori vietos bendrinti diskusijas, failus, kalendorius ir pastabas vieningu ir lengvai randamu būdu. Tikriausiai geriausia savybė yra ta, kad grupės aplanke Gauta saugoma diskusijų retrospektyva, todėl lengva ieškoti ankstesnių diskusijų.

Daugiau informacijos rasite " Outlook" grupės patirtis.

Kodėl mes padarėme šiuos pakeitimus?

People dažnai prašė galimybės ieškoti pranešimų paskelbtas mūsų siuntimo sąrašą, kad rastų informaciją, kuri buvo aptarta praeityje. Siuntimo sąrašo atnaujinimas į grupę reiškia, kad žmonėms nereikia nuolat užduoti ar atsakyti į tuos pačius klausimus.

Be to, naujoje grupėje bus mūsų grupės įvykių kalendorius, bendrinamų failų biblioteka ir "OneNote" bloknotas, kur galėsime bendradarbiauti ir rinkti informaciją, kurią galėsite naudoti ateityje.

Ar norint prisijungti prie šios grupės reikia ką nors daryti, jei jau buvau siuntimo sąrašo narys?

Ne, jei jau buvote siuntimo sąrašo narys, automatiškai tapsiate naujos grupės nariu.

Kaip pasiekti naują grupę programoje "Outlook"? O kaip internetinėje "Outlook"?

Norėdami pasiekti naują grupę programoje "Outlook", tiesiog eikite į kategoriją Grupės, esančią kairėje pusėje, naršymo srities apačioje. Jei dažnai naudojate šią grupę, galite ją prisegti kaip parankinę spustelėdami dešiniuoju pelės mygtuku ir pasirinkdami Rodyti kaip parankinę.

Be to, yra nemokamų "„Microsoft 365“ grupės" mobiliųjų klientų, pasiekiamų kiekvienoje mobiliojoje platformoje ("iOS", "Android" ir kt.), kad galėtumėte lengvai pasiekti grupę keliaudami.

Negaliu tiesiog siųsti el. laiškų?

Taip, žinoma. Tas pats el. pašto pseudonimas, kurį naudojote siuntimo sąraše, puikiai veiks grupėje programoje "Outlook".

Be to...

Nepamirškite pasakyti jiems, kada vyksta šis pokytis ir į ką jie turėtų kreiptis, jei kiltų daugiau klausimų.

Siuntimo sąrašų (kontaktų sąrašų) perkėlimas

"„Microsoft“" neteikia įrankio, skirto konvertuoti bendrinamą pašto dėžutę į "Microsoft 365" grupę ar atvirkščiai. Tačiau siuntimo sąrašus galite atnaujinti į "Microsoft 365" grupes. Tai puikus būdas suteikti organizacijos siuntimo sąrašams visas "Microsoft 365" grupių funkcijas ir funkcijas. Daugiau informacijos žr. „Microsoft 365“ grupės – įprastos užduotys.

Kurių siuntimo sąrašų negalima atnaujinti į "Microsoft 365" grupes?

Į "Microsoft 365" grupes galite atnaujinti tik debesies valdomus, paprastus, ne įdėtuosius siuntimo sąrašus. Žr. Negalima atnaujinti siuntimo sąrašų į "Microsoft 365" grupes.

Perkėlę savo kontaktų sąrašą

Atnaujinę savo platinimo grupę į "Microsoft 365" grupę, yra keletas tolesnių užduočių, kurias galite atlikti, kad viskas vyktų sklandžiai.

  • Stebėkite savo vartotojus – susisiekite su jais iš karto po versijos naujinimo, o po kelių dienų dar kartą. Parodydami, kad klausotės ir reaguojate į visus jiems kylančius klausimus, jie bus laimingi ir patenkinti pokyčiais.
  • Stebėkite įsitraukimo ataskaitas – "„Microsoft 365“ administravimo" portale yra gerų ataskaitų, kurios gali parodyti, kiek vartotojų naudoja grupę, kaip dažnai ir kokias funkcijas jie naudoja. Šios ataskaitos gali padėti planuoti tolesnius veiksmus ir vartotojų mokymą, taip pat pamatyti, kur vartotojai gauna didžiausią naudą iš naujos grupės. Žr.: Veiklos ataskaitos „Microsoft 365“ administravimo centras.
  • Pasidalinkite savo patirtimi – praneškite kitoms savo įmonės komandoms, kad atnaujinote siuntimo grupės versiją ir kokius veiksmus atlikote, kad ji būtų sėkminga! Dalijimasis šia informacija gali padėti kitoms komandoms pasekti jūsų pavyzdžiu ir sėkmingai atnaujinti savo versiją.

Mokykitės iš "„Microsoft 365“ grupės" technologijų bendruomenės

Turite klausimų apie "„Microsoft 365“ grupės"? Apsilankykite "„Microsoft 365“ grupės" technologijų bendruomenėje.

Grupių kūrimas iš skirtingų programų

Patarimas

Pagal numatytuosius parametrus visi vartotojai gali kurti "Microsoft 365" grupes. Sužinokite daugiau dalyje Valdykite, kas gali kurti „Microsoft 365“ grupės.

Galite kurti „Microsoft 365“ grupės naudodami įvairius įrankius, įskaitant "Outlook", internetinė "Outlook“", "Outlook Mobile", "SharePoint", "Planner", "Teams" ir kt. Kokį įrankį pasirinksite pradžiai, priklauso nuo to, kokios rūšies grupėje dirbate. Pavyzdžiui, "„Microsoft“", kurdami pagal el. paštą ir kalendorių sutvarkytą grupę, paprastai pradeda nuo "Outlook". Jei grupė skirta visos įmonės komunikacijai, mes paprastai pradedame nuo "Viva Engage". Jei bendravimas turėtų būti pagrįstas pokalbiais, sukuriame grupę "Microsoft Teams".

Ne organizacijos nariai negali matyti ar pasiekti nei viešųjų, nei privačiųjų grupių, nebent šie žmonės buvo pakviesti kaip svečiai. Daugiau informacijos žr. Svečių įtraukimas į grupes programoje "Outlook".

Geriausios "„Microsoft 365“ grupės" praktikos

Savininkų, narių ir svečių valdymas

Grupės savininkai yra grupės moderatoriai. Jie gali įtraukti arba pašalinti narius ir turi unikalių teisių, pavyzdžiui, galimybę panaikinti pokalbius iš bendrinamo aplanko Gauta arba keisti įvairius grupės parametrus. Grupės savininkai gali pervardyti grupę, atnaujinti aprašą arba paveikslėlį ir kt. Jei esate susipažinę su "SharePoint" vaidmenimis, grupės savininką galite prilyginti svetainių rinkinio administratoriui.

Patarimas

Jei įmanoma, geriausia turėti bent du grupės savininkus. Tokiu būdu, jei vienas savininkas nepasiekiamas, kitas galės atlikti grupės pakeitimus.

Grupės nariai yra paprasti vartotojai iš jūsų organizacijos, kurie naudoja grupę bendradarbiauti. Jie gali pasiekti visus grupės elementus, bet negali keisti grupės parametrų. „SharePoint“ pasaulyje jie būtų svetainės nariai. Informacijos apie grupės narių įtraukimą arba pašalinimą rasite Grupės narių įtraukimas, redagavimas ir šalinimas programoje "Outlook".

Svečiai taip pat yra grupės nariai, tačiau jie nepriklauso jūsų organizacijai. Pagal numatytuosius parametrus vartotojai gali pakviesti svečius prisijungti prie jūsų grupės, o jūs galite kontroliuoti šį parametrą. Daugiau informacijos rasite Svečių įtraukimas į "Outlook" grupes.

Naudokite "Microsoft Teams", kad galėtumėte sukurti nuolatinę, pokalbiais pagrįstą darbo sritį

" Microsoft Teams" puikus būdas palaikyti ryšį su grupe. „Microsoft Teams“ – tai vidinė jūsų komandos bendravimo priemonė: nuolatinė pokalbiais pagrįsta darbo sritis, kurioje galite neformaliai realiuoju laiku kalbėtis labai konkrečiomis temomis arba su konkrečiais grupės pogrupiais. Nors "Teams" integravimas nevyksta automatiškai, galite lengvai sukurti "Teams" grupę pagal savo "Microsoft 365" grupę.

Kai grupė tampa nebereikalinga, galite ją panaikinti, kad atlaisvintumėte sistemos išteklių ir pašalintumėte grupę iš rodomų sąrašų. Daugiau informacijos žr. Grupės redagavimas arba naikinimas programoje "Outlook". Jei nenorite, kad jums būtų primenama panaikinti pasenusias grupes, jūsų administratorius gali nustatyti galiojimo laiko strategijas, dėl kurių grupės po tam tikro laiko taps negaliojančios ir bus automatiškai panaikintos. Taip pat žr.: "Microsoft 365" grupės galiojimo strategija.

Parengimas, pavadinimų suteikimas ir informacijos apsauga

Yra trys pagrindiniai parengimo modeliai"„Microsoft 365“ grupės": atvirasis, vadovaujant IT arba valdomasis. Kiekvienas iš jų turi savų pranašumų.

Modelis Pranašumai
Atvirasis (numatytasis) Prireikus vartotojai gali patys kurti savo grupes,ir jiems nereikia laukti arba trukdyti IT specialisto
Vadovaujant IT Vartotojai paprašo IT specialisto sukurti grupę. IT specialistas gali padėti vartotojams išsirinkti geriausias bendradarbiavimo priemones pagal jų poreikius
Valdomasis Grupes gali kurti tik konkretūs žmonės, komandos ar tarnybos (žr.: Valdykite, kas gali kurti „Microsoft 365“ grupės)

Jei norite valdyti, kaip pavadinamos jūsų „Microsoft 365“ grupės, galite naudoti pavadinimų strategiją, kad grupių pavadinimai atitiktų tam tikrus standartus, įskaitant priešdėlius ar priesagas, taip pat blokuodami abejotinus pavadinimus. Norėdami gauti daugiau informacijos, žr. "„Microsoft 365“ grupės" pavadinimų strategiją.

Kiekviena grupė turi bent vieną savininką, kuris gali įtraukti ar pašalinti narius ir atlikti pagrindinius grupės ir jos turinio tvarkymo veiksmus. Jei grupės savininkas (arba savininkai) dėl kokios nors priežasties palieka organizaciją, administratorius grupei gali priskirti naują savininką. 

Be to, jei turite "Exchange Online" administratoriaus teises, grupes galite administruoti iš "„Microsoft 365“ administravimo" centro (žr. "„Microsoft 365“ administravimo centras" Grupės narystės valdymas) arba "PowerShell" (žr. „Microsoft 365“ grupės su "PowerShell".

Gali būti, kad norėsite panaikinti grupę iš savo nuomotojo. Jei reikia daugiau informacijos, kaip panaikinti grupę, žr. Grupės naikinimas programoje "Outlook". Netyčia panaikinus grupę, administratoriai gali atkurti ne vėliau kaip per 30 dienų. Žr.: Panaikintos "Microsoft 365" grupės atkūrimas.

Jei norite automatizuočiau valdyti savo „Microsoft 365“ grupės, galite naudoti galiojimo strategijas, kad grupės nustotų galioti tam tikru laiko intervalu. Likus 30 dienų, 15 dienų ir 1 dienai iki grupės galiojimo pabaigos, grupės savininkai gaus el. laišką, kuris leis jiems lengvai atnaujinti grupę, jeigu ši dar reikalinga. Žr.: "Microsoft 365" grupės galiojimo strategija.

"Microsoft 365" grupės apribojimai

Grupės apribojimus rasite „Microsoft 365“ grupės administratoriams apžvalgoje.

Jei planuojate naudoti "Azure Active Directory Connect" įrankio funkciją "Grupės atnaujinimas", didžiausias su aprašo atributu susijęs ilgis yra 448 simboliai.

Daugiau informacijos apie "SharePoint Online" saugyklą rasite "SharePoint Online" apribojimai.

"„Microsoft 365“ grupės" valdymas yra efektyvesnis, kai turite praktinės informacijos apie grupių naudojimą. „Microsoft 365“ administravimo centre yra ataskaitų teikimo įrankis, kuris gali padėti matyti informaciją, pvz., saugyklos naudojimą, kiek aktyvių grupių turite ir net kaip jūsų vartotojai naudoja grupes. Daugiau informacijos žr.: "Microsoft 365" ataskaitos administravimo centre .

„Microsoft 365“ grupės suteikia daugybę atitikties, informacijos apsaugos ir el. duomenų aptikimo įrankių.

Taip pat žr.