Doel van projectmanagement: problemen met de toewijzing van resources oplossen

Om de beste prestaties en resultaten uit resources te halen, moet u de werkbelasting van resources zo beheren dat overbezetting of onderbezetting wordt voorkomen. Als u resourcetoewijzingen wijzigt, controleert u het effect van de wijzigingen op de algehele planning om te zorgen dat de resultaten overeenkomen met de doelstellingen van uw project. Zie Het stappenplan van Project voor meer artikelen in deze reeks instructiegidsen voor projectmanagement.

Stap 1: Overbezetting van resources oplossen

Wanneer een resource in een bepaalde periode te veel werk toegewezen krijgt, is de meest effectieve manier om het werk opnieuw toe te wijzen of te plannen het onderzoeken van alle relevante details en te besluiten welke compromis moet worden gesloten.

Overlappings- of vertragingstijd toevoegen aan een taak	U kunt de overlappingstijd of vertragingstijd van een taak wijzigen wanneer aan de resource meer taken zijn toegewezen dan in een bepaalde periode kunnen worden voltooid. De eenvoudigste manier om die overbezetting te corrigeren, is door een van die taken uit te stellen, bij voorkeur een taak met een lagere prioriteit dan de overige taken. Als u uitstel opgeeft van minder dan of gelijk aan de hoeveelheid marge voor de taak, heeft dit geen invloed op de einddatum van het project.
De beschikbaarheid van resources voor het gehele project beheren	Vaak is de enige manier waarop een resource al het toegewezen werk gedurende een project kan voltooien, door het aantal dagen waarop de resource beschikbaar is te vergroten of door een aanvullende beschikbaarheid per eenheid op te geven. Het controleren van de beschikbaarheid is effectief voor het oplossen van een chronisch overbezetting gedurende een bepaalde periode.
Een resource met beschikbare tijd zoeken	Zoek een beschikbare resource door een lijst met ondernemingsresources te filteren op vaardigheden en beschikbaarheid.
De taakduur verkorten	De taakduur verkorten (als er geen werkelijke hoeveelheid werk is ingevoerd) om de hoeveelheid vereist werk terug te dringen van de resource aan wie de voltooiing van de taak is toegewezen. Als de werkelijke hoeveelheid werk is vastgelegd, moet u de resterende hoeveelheid werk voor de taak handmatig verminderen.
Een extra resource toewijzen	Het werk aan een taak verdelen tussen een resource die reeds aan de taak is toegewezen en een of meer andere resources.
Een resource verwijderen of vervangen	Een resourcetoewijzing verwijderen voor een overbezette resource of een resourcetoewijzing vervangen door een andere resource die de taak beter op tijd kan voltooien.

Stap 2: Overbezetting van resources oplossen door herverdeling

Taakprioriteiten instellen voor het effenen van resources	Project kan de werkbelasting van een overbezette resource automatisch effenen door taken te vertragen of te splitsen totdat de resource niet meer overbezet is.

Stap 3: onderbezetting van resources oplossen

Als u de voortgang van taken wilt bijhouden, moet u controleren of de resources gedurende het gehele project op consistente wijze werk toegewezen krijgen en niet onderbenut worden wanneer er werk moet worden gedaan.

De beschikbaarheid van resources voor het gehele project beheren	Als een resource niet zo vaak nodig is als gepland, kunt u de beschikbaarheid van de resource beperken en de projectkosten verlagen door het aantal werkdagen en -tijden voor de resource te verkorten, het aantal dagen waarop de resource beschikbaar is te verkorten en gedurende het project minder beschikbaarheid per eenheid op te geven.
De duur van een taak wijzigen	Als het bereik van een taak is vergroot, kunt u de taakduur verlengen (als er geen werkelijke hoeveelheid werk is ingevoerd) om de hoeveelheid werk te wijzigen die is vereist voor de resource die is toegewezen om de taak te voltooien. Als de werkelijke hoeveelheid werk is vastgelegd, moet u de resterende hoeveelheid werk voor de taak handmatig invoeren.
Een resourcetoewijzing verwijderen of verplaatsen	Vervang een resourcetoewijzing door een onderbezette resource om werk gelijkmatiger onder de teamleden te verdelen, of verwijder een resourcetoewijzing van een onderbezette resource, zodat de resource meer tijd beschikbaar heeft en aan grotere taken kan worden toegewezen.

Stap 4: de resultaten van resourceaanpassingen evalueren

Nadat u de planning hebt geëffend en eventuele overbezetting of onderbezetting hebt gecorrigeerd, moet u de planning controleren om er zeker van te zijn dat u nog steeds binnen het budget en de geplande einddatum blijft voor het project en eventuele gerelateerde projecten.

Werkbelasting van resources controleren	Bekijk de werkbelasting van resources om te controleren of u de onderbezetting en onderbezetting die u wilde oplossen, hebt opgelost en om te zien of er nu andere resources over- of onderbezet zijn.
De begin- of einddatum voor een project instellen	Stel de begin- of einddatum in als u een basislijn instelt voor uw project en u het tijdsverschil wilt bekijken tussen de basislijn en de momenteel geplande einddatum.
Het kritieke pad weergeven	Het kritieke pad weergeven om te controleren of het kritieke pad is veranderd als gevolg van het oplossen van over- of onderbezettingen. Mogelijk zijn er nu andere datums, andere taken en andere resources gekoppeld aan het kritieke pad.

Stap 5: Twee versies van een project vergelijken en de verschillen rapporteren

Twee versies van een project vergelijken	Als u een back-up van het plan hebt gemaakt, kunt u specifieke velden vergelijken om te controleren of u de juiste wijzigingen hebt aangebracht.

Terug naar het stappenplan van Project