Bazy danych programu Access ułatwiają przechowywanie i śledzenie prawie dowolnego rodzaju informacji, takich jak zapasy, kontakty czy procesy biznesowe. Przejdźmy do ścieżek, które możesz wykonać, aby utworzyć bazę danych programu Access dla komputerów stacjonarnych, dodać do niej dane, a następnie poznać kolejne kroki dostosowywania i używania nowej bazy danych.
W tym artykule
- Wybieranie szablonu
- Tworzenie bazy danych od podstaw
- Dodawanie tabeli
- Kopiowanie i wklejanie danych
- Importowanie lub łączenie danych
- Organizowanie danych przy użyciu analizatora tabel
- Następne kroki
Wybieranie szablonu
Szablony programu Access zawierają wbudowane, gotowe do użycia tabele, zapytania, formularze i raporty. Wybór szablonów to pierwsza rzecz, którą zauważysz po uruchomieniu programu Access, i możesz wyszukać w trybie online więcej szablonów.
- W programie Access kliknij pozycję Plik>nowy.
- Wybierz szablon bazy danych dla komputerów stacjonarnych i w polu Nazwa pliku wpisz nazwę bazy danych. (Jeśli nie widzisz szablonu, który mógłby ci się przydać, użyj pola Wyszukaj szablony online ).
- Możesz użyć lokalizacji domyślnej wyświetlonej w programie Access poniżej pola Nazwa pliku lub kliknąć ikonę folderu w celu wybrania odpowiedniej lokalizacji.
- Kliknij pozycję Utwórz.
W zależności od szablonu może być konieczne wykonanie dowolnej z poniższych czynności:
Jeśli w programie Access zostanie wyświetlone okno dialogowe Logowanie z pustą listą użytkowników:
- Kliknij pozycję Nowy użytkownik.
- Wypełnij formularz Szczegóły użytkownika.
- Kliknij przycisk Zapisz i zamknij.
- Zaznacz wprowadzoną właśnie nazwę użytkownika i kliknij przycisk Zaloguj.
Jeśli na pasku komunikatów w programie Access zostanie wyświetlony komunikat Ostrzeżenie o zabezpieczeniach, a źródło szablonu jest zaufane, kliknij pozycję Włącz zawartość. Jeśli baza danych wymaga logowania, zaloguj się ponownie.
Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Tworzenie bazy danych programu Access dla komputerów stacjonarnych na podstawie szablonu.
Tworzenie bazy danych od podstaw
Jeśli żaden z szablonów nie odpowiada Twoim potrzebom, możesz rozpocząć pracę od pustej bazy danych dla komputerów stacjonarnych.
- W programie Access kliknij pozycję Nowa>pusta baza danych dla komputerów stacjonarnych.
- Wpisz nazwę bazy danych w polu Nazwa pliku.
- Możesz użyć lokalizacji domyślnej wyświetlonej w programie Access poniżej pola Nazwa pliku lub kliknąć ikonę folderu w celu wybrania odpowiedniej lokalizacji.
- Kliknij pozycję Utwórz.
Dodawanie tabeli
Informacje zawarte w bazie danych są przechowywane w wielu powiązanych tabelach. Aby utworzyć tabelę:
Po otwarciu bazy danych po raz pierwszy w widoku arkusza danych zostanie wyświetlona pusta tabela, w której można dodawać dane. Aby dodać kolejną tabelę, kliknij pozycję Utwórz>tabelę. Możesz rozpocząć wprowadzanie danych w pustym polu (komórce) lub wkleić dane z innego źródła, takiego jak skoroszyt programu Excel.
Aby zmienić nazwę kolumny (pola), kliknij dwukrotnie nagłówek kolumny, a następnie wpisz nową nazwę.
Porada
Opisowe nazwy pozwalają określić zawartość każdego pola bez jej wyświetlania.
Kliknij pozycjęZapiszplik>.
- Aby dodać więcej pól, wpisz tekst w kolumnie Kliknij, aby dodać.
- Aby przenieść kolumnę, zaznacz ją, klikając nagłówek kolumny, a następnie przeciągnij w odpowiednie miejsce. Możesz też zaznaczyć kilka przyległych kolumn i przeciągnąć je wszystkie razem w nowe miejsce.
Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Wprowadzenie do tabel.
Kopiowanie i wklejanie danych
Do tabeli programu Access możesz wkleić dane skopiowane z innego programu, takiego jak Excel lub Word. Ta funkcja działa najlepiej w przypadku danych podzielonych na kolumny. Jeśli dane do wklejenia znajdują się w programie do przetwarzania tekstu, takim jak Word, podziel je na kolumny za pomocą znaczników lub przekonwertuj na tabelę przed skopiowaniem.
Jeśli dane wymagają edytowania, na przykład rozdzielenia imion i nazwisk zapisanych łącznie, w pierwszej kolejności wykonaj w programie źródłowym te wszystkie czynności edycyjne.
Otwórz źródło i skopiuj dane (klawisze CTRL+C).
W widoku arkusza danych otwórz tabelę programu Access, w której chcesz dodać dane, i wklej te dane (klawisze CTRL+V).
Kliknij dwukrotnie nagłówek każdej kolumny i wpisz opisową nazwę.
Kliknij pozycjęZapiszplik> i nadaj nowej tabeli nazwę.
Uwaga
Program Access ustawia typy danych poszczególnych pól na podstawie danych wklejonych w pierwszym wierszu każdej kolumny — upewnij się, że dane w kolejnych wierszach odpowiadają pierwszemu.
Importowanie lub łączenie danych
Możesz zaimportować dane z innych źródeł lub połączyć dane z programu Access bez przenoszenia informacji z miejsca, w którym są przechowywane. Jeśli masz wielu użytkowników aktualizujących dane i chcesz zagwarantować, że będzie wyświetlana najnowsza wersja tych danych, lub jeśli chcesz zaoszczędzić przestrzeń dyskową, dobrym wyborem jest opcja połączenia. Wybór między opcją połączenia danych a opcją ich zaimportowania jest możliwy w przypadku większości formatów. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Importowanie lub łączenie danych w innej bazie danych programu Access .
Proces wygląda nieco inaczej w przypadku różnych źródeł danych, ale zacznij od wykonania następujących instrukcji:
Na karcie Dane zewnętrzne w grupie Importowanie & Link kliknij pozycję Nowe źródło danych , a następnie wybierz format danych, z których chcesz zaimportować dane lub do których chcesz utworzyć link, z wymienionych opcji podmenu.
Uwaga
Jeśli nadal nie możesz znaleźć odpowiedniego formatu, może być konieczne wyeksportowanie danych najpierw do formatu pliku obsługiwanej przez program Access (takiego jak rozdzielany plik tekstowy).
Postępuj zgodnie z instrukcjami wyświetlanymi w oknie dialogowym Pobieranie danych zewnętrznych.
W przypadku łączenia danych niektóre formaty są dostępne tylko do odczytu. Oto lista źródeł zewnętrznych, z których możesz importować lub łączyć dane:
| Importowanie | Łączenie | |
|---|---|---|
| Excel | Tak | Tak (tylko do odczytu) |
| Access | Tak | Tak |
| Bazy danych ODBC, na przykład programu SQL Server | Tak | Tak |
| Pliki tekstowe lub pliki z wartościami oddzielonymi przecinkami (CSV) | Tak | Tak (tylko dodawanie nowych rekordów) |
| Lista programu SharePoint | Tak | Tak |
| Plik XML | Tak | |
| Usługi danych | Tak (tylko do odczytu) |
|
| Dokument HTML | Tak | Tak |
| Folder programu Outlook | Tak | Tak |
Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Importowanie lub łączenie danych w innej bazie danych programu Access.
Organizowanie danych przy użyciu analizatora tabel
Korzystając z Kreatora analizatora tabel, możesz szybko zidentyfikować nadmiarowe dane. Ten kreator udostępnia ponadto możliwość prostego zorganizowania danych w oddzielnych tabelach. Program Access zachowuje pierwotną tabelę jako kopię zapasową.
- Otwórz bazę danych programu Access zawierającą tabelę, którą chcesz przeanalizować.
- Kliknij pozycję Narzędzia> bazy danychAnalyze Table.
Pierwsze dwie strony kreatora zawierają krótki samouczek z przykładami. Jeśli widzisz pole wyboru Czy pokazać strony wprowadzenia?, zaznacz je, a następnie kliknij dwa razy przycisk Wstecz w celu wyświetlenia wprowadzenia. Jeśli nie chcesz ponownie oglądać stron wprowadzenia, usuń zaznaczenie pola wyboru Czy pokazać strony wprowadzenia?
Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Normalizowanie danych za pomocą analizatora tabel.
Następne kroki
Dalsze etapy projektowania zależą od tego, jakie efekty chcesz uzyskać, ale prawdopodobnie będą obejmować tworzenie zapytań, formularzy, raportów i makr. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz następujące artykuły: