Cel użytkownika: zaplanowanie projektu

Warto rozpocząć planowanie przed otwarciem programu Microsoft Project. Aby zarejestrować wczesne pomysły dotyczące celów projektu, skorzystaj z aplikacji, takiej jak program Word, Excel, OneNote lub Outlook. Po zaakceptowaniu Twoich pomysłów przez wszystkich zainteresowanych możesz rozpocząć planowanie harmonogramu przy użyciu programu Project. Wróć do Przewodnika po projektach, aby zapoznać się z innymi artykułami do nauki zarządzania projektami.

Przed rozpoczęciem pracy: porady dotyczące zarządzania projektami . . .

• Upewnij się, że masz projekt Upewnij się, że Twój pomysł jest rzeczywiście projektem. Projekt ma następujące trzy cechy:

  • Jest tymczasowy i unikatowy Zaprojektowanie fabryki samochodów jest projektem, ponieważ jest to działanie jednorazowe. Produkcja samochodów w fabryce jest serią powtarzających się czynności i z tego powodu nie jest projektem.
  • Ma jasno zdefiniowane rezultaty Elementy dostarczane nadają projektowi kierunek i cel. Udziałowcy nie będą przekonani, że warto zainwestować w projekt, jeśli elementy dostarczane nie zostaną jasno określone.
  • Ma początek i koniec Bez określenia daty zakończenia projektu udziałowcy i inwestorzy nie będą cieszyć się wynikami i korzyściami, które stały się możliwe dzięki ich inwestycjom.
    Poniżej przedstawiono kilka przykładów ułatwiających określenie, czy masz do czynienia z projektem.

Działania niebędące projektami	Jasno określone projekty
Produkowanie samochodów	Projekt unowocześnienia fabryki w celu zwiększenia efektywności Projekt zlokalizowania fabryki bliżej obiektów produkcyjnych
Zmniejszenie ryzyka związanego z konkurencją	Projekt zmiany oprogramowania zabezpieczającego Projekt rekrutacji ekspertów ds. ryzyka z pokrewnej branży

• Identyfikowanie ograniczeń projektu Ograniczenia to czynniki ograniczające możliwości menedżera projektów w zakresie projektowania i zarządzania projektem. Większość projektów ma trzy ograniczenia:

  • Ograniczony zakres czasu Daty zakończenia dla głównych elementów dostarczanych przeważnie ustalają całkowity czas trwania projektu.
  • Ograniczone zasoby ludzkie i inne Menedżerowie projektu zazwyczaj dysponują ograniczoną liczbą osób, które mogą pracować nad projektem, lub mają ograniczony budżet.
  • Wąski zakres Projekt jest zazwyczaj ograniczony wydajnością pracy zespołu. Jeśli projekt ma zbyt wiele elementów dostarczanych lub funkcji, ilość czasu w harmonogramie może nie wystarczyć, aby zrealizować wszystkie.

Zmiana dotycząca jednego ograniczenia ma zazwyczaj wpływ na pozostałe dwa ograniczenia oraz ogólną jakość. Na przykład skrócenie czasu trwania projektu zmusza menedżera projektu do podjęcia decyzji dotyczących liczby pracowników wymaganych do ukończenia elementów dostarczanych projektu. Jeśli liczba pracowników jest zbyt mała, skrócenie projektu może być przyczyną kompromisów, takich jak zmniejszenie zakresu projektu.

• Wczesne identyfikowanie udziałowców Nic tak nie szkodzi projektowi, jak błędne zidentyfikowanie krytycznych udziałowców i sposobu komunikacji z nimi. Jeśli nie zidentyfikujesz krytycznego udziałowca po rozpoczęciu projektu, może dojść do jego wstrzymania lub przekroczenia budżetu, gdy zostaną zaproponowane nowe cele projektu i metody.

Krok 1. Rejestrowanie wczesnych pomysłów

Rejestrator wczesnych myśli w programie OneNote	Zapisuj notatki w programie OneNote, gdy myślisz o projekcie i celach, które mają zostać osiągnięte. Twoje notatki mogą zawierać wiadomości e-mail, łącza do witryn sieci Web, klipów wideo lub wczesnych specyfikacji.
Importowanie danych z programu Excel do programu Project	Tworzenie projektów czasami zaczyna się od prostych list w programie Excel. Gdy jednak listy się rozrosną, zaimportuj je do programu Project, gdzie możesz bardziej efektywnie organizować i planować zadania.
Używanie platformy Microsoft 365 na dowolnym komputerze do rejestrowania notatek dotyczących projektu w dowolnym miejscu	Pracuj nad wczesnymi specyfikacjami projektu przy użyciu platformy Microsoft 365. O ile pracujesz na komputerze z połączeniem internetowym, możesz pracować nad dokumentami, korzystając z pełnych wersji programów Word, Excel, PowerPoint lub OneNote — na żądanie i w dowolnym miejscu.
Korzystanie z aplikacji Office Online w przeglądarce internetowej	Pracuj z pakietem Office dla sieci Web bez platformy Microsoft 365. Jeśli masz konto Microsoft, możesz używać wersji programów Word, Excel, PowerPoint lub OneNote dla sieci Web, aby rejestrować wczesne pomysły dotyczące projektu.

Początek strony

Krok 2. Pozostawanie w kontakcie z udziałowcami

Raportowanie postępów na wczesnym etapie	Niezależnie od etapu planowania dobrze przedstawiony raport pomaga udziałowcom zaakceptować elementy dostarczane projektu.
Dołączanie do spotkania online	Jeśli udziałowcy nie mogą być obecni, połącz się z nimi przy użyciu spotkań online. Udostępniaj slajdy programu PowerPoint, arkusze programu Excel lub notatki z programu OneNote i omów wczesne plany dotyczące projektu. Użytkownicy People mogą uczestniczyć w spotkaniach online w aplikacji Microsoft Teams, będąc w biurze lub w trakcie podróży lub na urządzeniu przenośnym.
Chat z członkiem zespołu projektu	Gdy podczas pracy nad harmonogramem projektu pojawią się pytania, porozmawiaj z nimi online za pomocą usługi Teams.

Początek strony

Krok 3. Rozpoczynanie projektu

Kopiowanie i wklejanie z programów Word, Outlook i PowerPoint do programu Project	Skopiuj listę zadań w programie Word, Outlook lub PowerPoint i wklej ją do programu Project, aby szybko zacząć tworzenie harmonogramu. Program Project zachowa strukturę i formatowanie konspektu.
Tworzenie nowego projektu na podstawie innego projektu lub szablonu	Utwórz nowy projekt na podstawie szablonu wypełnionego wstępnie zadaniami z podobnych projektów. Wiele z tych projektów zostało utworzonych przez ekspertów z branży w celu ułatwienia szybkiego rozpoczynania pracy.
Importowanie danych z programu Excel do programu Project	Przenieś listę zadań zaczętą w programie Excel do programu Project. Program Project zachowa strukturę i formatowanie konspektu.
Importowanie listy zadań programu SharePoint jako wczesnego projektu	Tworzenie projektów czasami zaczyna się od list zadań w programie SharePoint w celu udostępniania ich innym osobom bez programu Project. Gdy lista zadań osiągnie określony rozmiar, przenieś ją do programu Project i kontynuuj pracę za jego pomocą.
Cel dotyczący zarządzania projektem: utworzenie nowego harmonogramu projektu	Po utworzeniu projektu w programie Project możesz zacząć dodawać zadania, organizować je i łączyć ze sobą, dodawać osoby i tak dalej.

Wróć do Przewodnika po projektach