O modelo de site de equipe do SharePoint Accounts Payable é um site de equipe alimentado pelo processamento de documentos para o Microsoft 365 e vem com várias páginas de exemplo prepovoadas e pré-formatadas para dar à sua equipe de pagamento contas um bom ponto de partida e servir como sua home page interna. O modelo também vem com um tutorial predefinido e alguns modelos e fluxos estabelecidos projetados para ajudar sua equipe a começar o processamento de documentos para o Microsoft 365.
Observação
Você deve ter licenciamento por usuário ou pago conforme o uso para o processamento de documentos para exibir e aplicar este modelo de site.
Use o modelo de site contas a pagar para que os funcionários possam gerenciar, processar e acompanhar pedidos de compra, extrair informações importantes de faturas usando um modelo de fatura predefinido e, em seguida, usar as bibliotecas de documentos pré-configuradas fornecidas para armazenar tudo. Use o processamento de documentos para organizar e classificar arquivos e usar o site para compartilhar informações importantes, como atualizações para contratos ou novas políticas.
Neste artigo, compartilhamos os elementos que estão no modelo de site da equipe Contas A pagar e discutimos como você pode personalizar o site para torná-lo seu.
Recursos do site
- Site personalizável que vem pré-preenchido com imagens, web parts e conteúdo destinados a inspirar editores de sites ao fazer personalizações para atender à necessidade de sua equipe.
- Extraia informações importantes de documentos usando modelos de IA predefinidos ou personalizados usando Microsoft Syntex. Inclui um tutorial para fornecer algumas ideias sobre como usar o site.
- Insira e acompanhe pedidos de compra, faturas e fornecedores existentes e indique seus status usando as listas fornecidas ou use a Lista da Microsoft para criar suas próprias.
Observação
- Algumas funcionalidades são introduzidas gradualmente às organizações que optaram pelo programa de lançamento direcionado. Isso significa que você ainda pode não ver esse recurso ou pode parecer diferente do descrito nos artigos de ajuda.
- Quando você aplica um modelo a um site existente, seu conteúdo não será mesclado automaticamente com o novo modelo. Em vez disso, o conteúdo existente será armazenado como uma página duplicada no conteúdo do site.
Etapa 1: Adicionar o modelo de site da equipe Contas a pagar
Primeiro, siga as instruções sobre como adicionar um modelo de site a um site novo ou existente do SharePoint.
Observação
Você deve ter permissões de criação de site para adicionar esse modelo ao seu site.
Etapa 2: examinar o conteúdo do site pré-preenchido
Explore o conteúdo do site pré-preenchido, as Web Parts e as páginas e decida quais personalizações de site serão necessárias para se alinhar com a marca, a voz e o objetivo geral dos negócios da sua organização.
Páginas de site pré-preenchidas:
- Home page – Fornece e aterrissagem para visitantes, onde eles podem examinar o status de pedidos de compra e faturas, ver os próximos prazos e acessar recursos úteis e informações sobre políticas e procedimentos.
- Ordens de compra – acompanhe as ordens de compra enviadas, suas status e as informações do fornecedor que acompanham.
- Faturas – acompanhe as faturas enviadas, as status, o valor e as informações do fornecedor que acompanham.
- Fornecedores – acompanhe os fornecedores aprovados ou a aprovação pendente junto com suas informações de contato.
- Modelos – armazene uma biblioteca de modelos para extrair metadados e classificar informações de documentos usando Microsoft Syntex. Vem com um modelo pré-formatado no processamento de faturas e no processamento de recibos.
- Letras – Use esta biblioteca pré-criada para armazenar e catalogar documentos importantes.
- Lixeira – Fornece acesso ao conteúdo da equipe descartado recentemente.
Etapa 3: Personalizar seu site
Depois de adicionar o modelo de site da equipe Contas a pagar, é hora de personalizá-lo e torná-lo seu.
Observação
Para editar um site do SharePoint, você deve ser um proprietário do site ou membro do site.
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Personalize a aparência, a navegação do site, as web parts e o conteúdo do site para atender às necessidades dos seus visualizadores e da organização. Ao fazer personalizações, verifique se o site está no modo de edição selecionando Editar no canto superior direito do site. Conforme você trabalha, Salve como um rascunho ou republice as alterações para tornar as edições visíveis para os espectadores.
1. Use as Web Parts de Texto e Imagem para fornecer conteúdo envolvente
- Comece selecionando a Web Part de texto e selecione Editar Web Part
. - Edite seu texto diretamente na Web Part.
- Selecione a Web Part de imagem e escolha Editar Web Part .
- Selecione Alterar e selecione uma fonte de imagem.
- Depois de escolher sua imagem, selecione Inserir.
Saiba mais sobre como editar as Web Parts de Texto e Imagem .
2. Use a Web Part do Gráfico Rápido para adicionar gráficos simples e básicos à sua página.
- Comece selecionando a Web Part do Gráfico Rápido e selecione Editar Web Part .
- Selecione um tipo de gráfico nas opções que melhor se adequam aos seus dados.
- Na seção Dados , insira seus dados manualmente ou obtenha dados de uma lista ou biblioteca existente do SharePoint.
- Continue formatando seu gráfico definindo os pontos de dados, layout e valores.
Saiba mais sobre como editar a Web Part do Gráfico Rápido.
3. Use a Web Part da Biblioteca de Documentos para fornecer acesso rápido a modelos e documentos de contrato
- Para alterar a exibição ou a fonte da pasta para a Web Part da biblioteca de documentos, selecione a Captura de tela Editar web part** .
- Para editar pastas de biblioteca de documentos, rótulos, conteúdo, navegue até a biblioteca no conteúdo do site, faça suas edições e, em seguida, você verá a atualização de conteúdo na Web Part.
Saiba mais sobre como editar a Web Part da Biblioteca de Documentos.
4. Use a Web Part de Links Rápidos para fornecer acesso rápido aos recursos.
- Selecione a Web Part de Links Rápidos e escolha Editar Web Part .
- Edite o link, o título, o ícone e a descrição, se necessário.
- Para adicionar um link, selecione + Adicionar links.
Confira diferentes tipos de layouts e opções de edição para a Web Part de Links Rápidos.
5. Use a Web Part hero para realçar políticas importantes, atualizações e outros recursos úteis
- Comece selecionando a Web Part do Herói e selecione Editar Web Part .
- Em seguida, selecione as opções Camada e Bloco que melhor atendem às necessidades da organização.
Confira layouts diferentes e saiba mais sobre como editar a Web Part do Hero.
6. Use a Web Part eventos para exibir eventos futuros.
- Selecione a Web Part eventos e escolha Editar Web Part .
- Para adicionar ou editar eventos na Web Part de eventos, navegue até a Web Part do evento e selecione + Adicionar evento.
Saiba mais sobre como usar e editar a Web Part de Eventos.
7. Use a Web Part de tempo de contagem regressiva para exibir uma contagem regressiva para um evento.
- Selecione a Web Part contagem regressiva e escolha Editar Web Part .
- Insira a data e a hora do evento e escolha suas opções.
- Adicione uma chamada ao link de ação e uma imagem em segundo plano a ser exibida com o temporizador.
Saiba mais sobre como adicionar um temporizador de contagem regressiva visitando a Web Part do temporizador de contagem regressiva.
8. Use a Web Part do Relógio Mundial para mostrar fusos horários de todo o mundo.
- Depois de inserir o modo de edição, Adicione um local.
- Selecione a Web Part do Relógio Mundial e escolha Editar Web Part .
- Escolha o formato de data e hora e mostre o dia da semana.
Saiba mais sobre como utilizar a peça Web Relógio Mundial.
Personalizar as seguintes páginas no site
- Encomendas de compra – controle as encomendas de compra submetidas entre os seus clientes e a sua organização. Edite a biblioteca de documentos ao atualizar os nomes das pastas e ao carregar recursos.
- Faturas - Utilize um modelo de fatura fornecido ou armazene modelos personalizados que sejam facilmente acessíveis pela equipa de contas a pagar. Edite a biblioteca de documentos ao atualizar os nomes das pastas e ao carregar recursos.
- Fornecedores – utilize a lista pré-criada para controlar os fornecedores existentes e os respetivos status. Personalize esta lista ao editar o modelo de lista.
- Modelos – utilize modelos de exemplo pré-configurados para extrair e classificar informações de documentos. Vem com dois modelos pré-criados. Saiba mais sobre como utilizar o processamento de documentos para o Microsoft 365.
- Cartas – armazene documentos importantes utilizados para comunicar com fornecedores e dentro da sua organização. Edite a biblioteca de documentos ao atualizar os nomes das pastas e ao carregar recursos.
Personalizar o aspeto e a navegação do site
Antes de partilhar o seu site com outras pessoas, coloque os retoques finais no seu site ao garantir que os utilizadores conseguem encontrar o site, navegar facilmente por ligações e páginas e aceder rapidamente aos conteúdos no site.
- Edite bibliotecas de documentos ao atualizar os nomes das pastas e ao carregar recursos.
- Editar e personalizar a navegação do site.
- Altere o aspeto do seu site ao personalizar o tema, o logótipo, os esquemas de cabeçalho e o aspeto do seu site.
- Adicione ou remova páginas a este site ou à navegação do site para acomodar conteúdos existentes.
- Opte por associar este site a um site central na sua organização ou adicionar este site a uma navegação de site hub existente , se necessário.
Passo 4: Partilhar o seu site com outras pessoas
Sites de equipa ligados do Grupo do Microsoft 365
Para sites de equipa que fazem parte de um Grupo do Microsoft 365, existem duas formas de partilhar um site:
- Adicionar membros ao grupo: isso dará aos usuários acesso ao site, juntamente com recursos adicionais do grupo, como calendários e conversas.
- Partilhar apenas o site: também pode partilhar o site sem os adicionar ao seu Grupo do Microsoft 365. Isso dará aos usuários acesso ao site, mas não a outros recursos do grupo, como calendários e conversas.
Compartilhar o site e recursos adicionais de grupo
- Selecione Definições e, em seguida, Permissões do Site.
2. Selecione Adicionar membros e, em seguida , Adicionar membros ao grupo.
3. Selecione Adicionar membros.
4. Introduza os nomes de todos os utilizadores que pretende adicionar ao grupo e, em seguida, selecione as respetivas permissões (Membro, Proprietário).
5. Selecione Guardar.
Saiba mais sobre gerenciamento de configurações de site de equipe, informações de site e permissões.
Compartilhar o site
- Selecione Definições e, em seguida, Permissões do Site.
2. Selecione Adicionar membros e , em seguida, Partilhar site apenas.
3. Introduza os nomes de todos os utilizadores aos quais pretende conceder acesso ao conteúdo do site e selecione o respetivo nível de controlo (Leitura, Edição, Controlo Total).
4. Introduza uma mensagem opcional para enviar com a notificação por e-mail que será enviada quando o site for partilhado ou desmarque a caixa de verificação Enviar e-mail se não quiser enviar um e-mail.
5. Selecione Adicionar.
Passo 5: Manter o seu site
Depois de criar e iniciar o seu site, a próxima fase importante é manter o conteúdo do site. Certifique-se de que tem um plano para manter o conteúdo e as peças Web atualizados.
Melhores práticas de manutenção do site:
- Planear a manutenção do site – estabeleça uma agenda para rever o conteúdo do site com a frequência necessária para garantir que os conteúdos ainda são precisos e relevantes.
- Publicar notícias regularmente - Distribua os anúncios, informações e status mais recentes pela organização. Saiba como adicionar uma mensagem de Notícias num site de equipa ou site de comunicação e mostrar a outras pessoas que irão publicar anúncios sobre como podem utilizar as notícias do SharePoint.
- Verificar ligações e peças Web – mantenha as ligações e as peças Web atualizadas para garantir que está a tirar partido do valor total do seu site.
- Utilizar a análise para melhorar a interação – veja a utilização do site com o relatório de dados de utilização incorporado para obter informações sobre conteúdos populares, visitas a sites e muito mais.
- Rever periodicamente as definições do site – depois de criar um site no SharePoint, pode efetuar alterações às definições, informações do site e permissões do site.
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