Guia de privacidade para Insights Pessoais

Importante: Este artigo discute o email do Briefing. Fizemos uma pausa para enviar emails de briefing para fazer algumas melhorias. Você ainda pode acessar o aplicativo Viva Insights suplemento ou Viva Insights do Outlook no Teams e na Web para obter a funcionalidade de chave até que esse serviço seja retomado. Para obter mais informações sobre essa alteração, consulte Pausa de briefing.

Importante: Este artigo também discute o email digest. A partir do final de março de 2024, faremos uma pausa nos emails digest, que normalmente são enviados duas vezes por mês. Todo o conteúdo dos emails digest ainda estará disponível no aplicativo Viva Insights no Teams ou na Web. Você pode continuar a explorar e analisar seus insights de dados perfeitamente. Para saber mais sobre essa alteração, consulte a pausa de email digest.

Insights pessoais em Microsoft Viva Insights ajudá-lo a encontrar oportunidades para criar melhores hábitos e voltar ao controle do seu tempo. Este artigo descreve como Viva Insights usa dados pessoais para insights pessoais, onde armazena esses dados e as maneiras pelas quais ele foi projetado para manter esses dados seguros. Também descreve como Viva Insights está em conformidade com as regulamentações do GDPR.

Resumo dos pontos-chave

Insights pessoais em Viva Insights não foram projetados para habilitar avaliação, acompanhamento, tomada de decisão automatizada, criação de perfil ou monitoramento. Viva Insights fornece insights pessoais por meio do aplicativo Viva Insights no Microsoft Teams e na Web, o suplemento insights do Outlook, emails de digestão do Viva, emails de briefing e sugestões embutidas no Outlook. Insights pessoais em Viva Insights não tem nenhum mecanismo ou opção que permita que ninguém além de você acesse as informações personalizadas exibidas por essas superfícies, a menos que você o compartilhe de maneira proposital e independente. Dados de insights pessoais fornecidos por Viva Insights não podem ser usados para tomada de decisão automatizada ou para criação de perfil.
Insights pessoais em Viva Insights não dão aos funcionários acesso a novas informações identificáveis pessoalmente em outros colegas de trabalho. Viva Insights converte dados em insights pessoais fazendo cálculos sobre informações geradas apenas por meio do seu dia de trabalho. A maioria dos dados que você vê em insights pessoais de Viva Insights é simplesmente uma agregação de informações às quais você já tem acesso, mas que você não seria capaz de executar cálculos rapidamente sem algum suporte.
Insights pessoais em Viva Insights dados são processados e armazenados na caixa de correio Exchange Online do funcionário. Viva Insights processa dados dessas fontes para obter informações pessoais: Exchange Online dados de email e calendário, chat e sinais de chamada de Skype for Business e do Teams. Viva Insights armazena e processa esses dados dentro da caixa de correio Exchange Online de cada funcionário.
Os insights pessoais em Viva Insights dão suporte à conformidade com o GDPR (Regulamento Geral de Proteção de Dados). A Microsoft criou insights pessoais em Viva Insights para dar suporte às necessidades da sua organização para seguir os requisitos de GDPR.

Princípios-chave

Como um usuário Viva Insights, somente você pode ver seus próprios dados.
Seus dados são armazenados e computados em sua caixa de correio Exchange Online.
Você pode optar por entrar e optar por sair a qualquer momento.
Insights pessoais em Viva Insights mostra que não há informações pessoalmente identificáveis de colegas de trabalho além do que você já pode ver no Outlook e no Teams.

Onde ver insights pessoais

Insights pessoais em Viva Insights:

Tipos de dados

Viva Insights fornece insights pessoais com os seguintes tipos de dados.

Dados da caixa de correio – Email, calendário, chat e atividade de chamada que você gera usando o Microsoft 365, como o tempo que você passa em reuniões ou emails que você envia para uma pessoa ou grupo específico.
Dados incrementais – dados que de outra forma não estariam disponíveis para você, mas são apresentados em um formulário agregado projetado para proteger a privacidade individual.

Dados da caixa de correio

Os dados da caixa de correio representam informações às quais você já tem acesso simplesmente acessando seu trabalho, como enviar emails, organizar reuniões ou conversar com colegas de trabalho. Viva Insights processa e mostra as informações de maneiras que as tornam acionáveis.

Por exemplo, Viva Insights fornece exibições que permitem entender rapidamente quanto tempo você passa em reuniões e em email todos os dias, com quem você mais colabora, com quem você está perdendo contato e com quem você assumiu compromissos e solicitações.

Você pode tomar medidas sobre essas informações. Você pode decidir que passa muito tempo em reuniões, por exemplo, e adotar uma meta pessoal de executar reuniões mais eficientes.

Os insights pessoais são derivados de dados que já estão disponíveis para você nos seguintes locais:

Sua caixa de correio Exchange Online
Sua atividade em documentos do OneDrive e do SharePoint
Seu histórico de chats e chamadas do Teams e de Skype for Business

Viva Insights simplesmente aplica alguns cálculos e regras básicos para tornar esses dados mais acionáveis. Os dados da caixa de correio são armazenados diretamente em sua caixa de correio Exchange Online.

Por exemplo, se você quiser determinar quais colegas enviaram mais emails na última semana, você poderia tecnicamente fazê-lo sem Viva Insights contando manualmente emails de colegas de trabalho em sua caixa de entrada. Da mesma forma, você pode determinar o tempo médio de resposta de seus colegas de trabalho para os emails que você enviou usando as informações de carimbo de data/hora prontamente disponíveis em sua caixa de correio. Viva Insights salva o problema de ter que executar esses cálculos tediosos.

Dados incrementais

Em alguns casos, insights pessoais em Viva Insights fornece informações não identificadas sobre outras pessoas que não estariam disponíveis de outra forma, como para Email taxas de leitura.

Email taxas de leitura

Viva Insights rastreia a porcentagem de destinatários que abriram uma mensagem de email (no suplemento do Outlook) para email que você enviou para cinco ou mais pessoas.

Para preservar a privacidade, Viva Insights não acompanha as taxas de leitura das mensagens enviadas a menos de cinco pessoas. Viva Insights também não mostra taxas de leitura de "0%" ou "100%,", pois isso permitiria que as pessoas tirassem conclusões definitivas sobre ações individuais de colega de trabalho. Em vez disso, a taxa de leitura nesses casos é exibida como um intervalo que abrange um valor limite que depende do número de destinatários do email.

Essa métrica é calculada com base no sinalizador de "leitura" no Exchange Online. Para algumas pessoas, as mensagens são sinalizadas como "leitura" quando você abre uma mensagem no painel de visualização do Outlook. Para outras pessoas, talvez seja necessário clicar duas vezes para abrir a mensagem para marcá-la como "leitura".

Você pode controlar essa configuração em suas configurações do Outlook. Para mostrar esses sinais na caixa de correio do remetente, o sinalizador de "leitura" é copiado no ambiente do Microsoft 365 e entregue na caixa de correio do remetente.

Conformidade com GDPR

Como é o caso do pacote completo do Microsoft 365, Viva Insights ajuda a dar suporte à conformidade com os requisitos do GDPR. Por exemplo, Viva Insights dá suporte ao seguinte:

Proteja e proteja dados pessoais. Como todos os dados de insights pessoais em Viva Insights são armazenados em sua caixa de correio Exchange Online, Viva Insights atende a essa obrigação de segurança em virtude de Exchange Online também cumprir a obrigação.
Solicitações para exportar, excluir ou restringir o processamento de dados pessoais. A Microsoft dá suporte a solicitações de usuário, como solicitações de exportação ou exclusão de dados.

Para obter mais informações, consulte conformidade com GDPR.

Privacidade no aplicativo Viva Insights no Teams e na Web

Quando os dados são processados no aplicativo Microsoft Viva Insights, a Microsoft protege a privacidade dos funcionários e cumpre totalmente as regulamentações locais, como o GDPR (Regulamento Geral de Proteção de Dados). Viva Insights protege a privacidade das seguintes maneiras:

Pessoal e privado – o conteúdo em seus insights é pessoal, privado, disponível apenas para você. Ninguém mais em sua organização pode acessá-la.
Os dados de todos são mantidos privados – Viva Insights não inclui novas informações identificáveis pessoalmente sobre qualquer outra pessoa em sua organização. Os insights e as ações são baseados em informações geradas por você e sua organização apenas seguindo seu dia de trabalho regular. Seus insights são baseados em informações às quais você já tem acesso, mas não pode agregar rapidamente sem ajuda.
Segurança da caixa de correio – Viva Insights usa Exchange Online dados e processos de calendário e de email e armazena quaisquer insights ou ações dentro de sua caixa de correio Exchange Online, portanto, a segurança de dados é interna e imposta pelo Exchange.
Compatível com GDPR – a Microsoft cumpre o GDPR ao fornecer insights e ações no aplicativo.

Como funciona

Os insights pessoais e as ações no aplicativo Microsoft Viva Insights baseiam-se nos dados da caixa de correio Exchange Online, como dados de email e calendário. Os insights são derivados de dados que já estão disponíveis para você em sua caixa de correio Exchange Online. Por exemplo, se você quiser determinar que compromissos assumiu com outras pessoas, você poderia rever manualmente cada email em sua caixa de correio. O aplicativo Viva Insights simplesmente salva você desse processo tedioso.

Conformidade com o RGPD

A Microsoft ajuda os controladores de dados a cumprir as seguintes obrigações para o aplicativo Microsoft Viva Insights:

Proteger e proteger os dados pessoais dos usuários – o Insights requer uma licença de Exchange Online e todos os dados são armazenados na caixa de correio Exchange Online dos funcionários. As métricas computadas, como tarefas, são anexadas à caixa de correio. Assim, o aplicativo Viva Insights cumpre essa obrigação em virtude de Exchange Online também cumprir a obrigação:
- A Microsoft não minerará dados de clientes em Exchange Online para publicidade.
- A Microsoft não divulgará voluntariamente Exchange Online dados do cliente às agências de aplicação da lei.
- A Microsoft atenderá a todos os requisitos relacionados à criptografia de dados Exchange Online e implementará controles para reduzir os riscos de segurança e ajudar a garantir a continuidade dos negócios, conforme descrito no ISO 27001 e 27018.
Notifique os usuários caso uma violação seja detectada – a Microsoft notificará os contatos de privacidade do cliente dentro de 72 horas após a Microsoft tomar conhecimento de uma violação pelos procedimentos operacionais padrão de resposta a incidentes do Microsoft 365.
Honrar as solicitações de usuário (DSRs) para exportar, excluir ou restringir o processamento de dados pessoais – a Microsoft dá suporte a solicitações de usuário, como solicitações de exportação ou exclusão de dados.