Criar um diagrama do Visualizador de Dados

Você gostaria de criar um fluxograma do Visio detalhado e requintado automaticamente a partir de uma pasta de trabalho do Excel? Você pode fazer isso usando os modelos de Visualizador de Dados. Cada modelo tem uma pasta de trabalho do Excel associada usada para converter os dados do processo em um fluxograma do Visio. Você também pode usar seu próprio modelo personalizado do Excel, mapear dados do Excel para formas em Criar Diagrama do assistente de Dados e criar automaticamente o diagrama. Você pode ainda adicionar colunas adicionais de dados no Excel que são convertidas em dados no formato do Visio.

O Visio também oferece suporte à sincronização bilateral entre o diagrama do Visio e a pasta de trabalho do Excel. Além de criar o fluxograma, editando dados no Excel e atualizando o diagrama do Visio, você também pode fazer alterações no Diagrama do Visio e atualizar os dados do Excel no diagrama. 

A capacidade de usar os modelos do Visualizador de Dados só está disponível com Visio Plano 2. Se você não tiver certeza de qual versão do Visio está usando, selecioneConta>de Arquivo>Sobre Visio. Consulte Visio Plano 2 para saber mais sobre a versão da assinatura do Visio.

Caso você não encontre os modelos do Visualizador de Dados ou tenha outras dúvidas sobre como começar, acesse a página Perguntas frequentes do Visualizador de Dados.

Neste artigo

• Criar um diagrama do Visualizador de Dados
• Como colunas do Excel interagem com componentes de fluxograma do Visio
• Usar outros estênceis para criar um diagrama de Visualizador de Dados
• Criar e vincular a diagramas de subprocessamento
• Aplicar Gráficos de Dados ao seu diagrama
• Gerenciar a pasta de trabalho do Excel vinculada ao diagrama
• Próximas etapas

Criar um diagrama do Visualizador de Dados

Antes de começar

Reúna suas ideias e elabore-as em formato de rascunho usando uma folha de papel ou a escrita à tinta. Esse rascunho inicial pode ajudá-lo a colocar seu trabalho em movimento e a facilitar as etapas seguintes.

Para criar um diagrama do Visualizador de Dados, você pode trabalhar simultaneamente no Excel e no Visio. Talvez você ache mais fácil trabalhar em duas janelas no seu dispositivo Windows ou em um ambiente com vários monitores. A comparação visual do seu trabalho entre o Excel e o Visio ajuda a confirmar que você está realmente fazendo o que pretende fazer.

Recomendado Assista a este vídeo do Microsoft Office para vê-lo em ação: Visualizador de Dados: Demonstração.

Estágio 1: escolher um modelo do Visualizador de Dados

1. Abra o Visio ou selecione Arquivo>Novo se você estiver editando um diagrama.

2. Selecione MODELOS.

   

3. Escolha Fluxograma.

   

4. Selecione Fluxograma Básico – Visualizador de Dados, Fluxograma Multifuncional – Visualizador de Dados ou Diagrama de Auditoria – Visualizador de Dados.

   

   Um modelo do Visualizador de dados tem um ícone do Excel no canto superior esquerdo.

Para obter mais informações sobre fluxogramas e suas formas, confira Criar um fluxograma básico e Criar um fluxograma multifuncional.

Estágio 2: criar uma pasta de trabalho do Excel

1. Na visualização do modelo, selecione Modelo de dados do Excel.
   
    
   Observação Se você quiser usar os mesmos modelos de amostra do Excel usados para referência neste artigo, baixe-os nos links a seguir:

   • Mapa básico do processo de fluxograma
   • Mapa do processo de fluxograma multifuncional

2. Selecione Salvar arquivos>, especifique um computador, um servidor de rede ou uma biblioteca de documentos do SharePoint, insira um nome de arquivo e selecione Salvar.

3. Para adicionar uma nova planilha, na parte inferior da pasta de trabalho, selecione Botão Nova planilha .

4. Crie uma tabela do Excel. Para obter mais informações sobre como usar tabelas do Excel, confira Visão geral de tabelas do Excel, Criar ou excluir uma tabela do Excel e Redimensionar uma tabela adicionando ou removendo linhas e colunas.

5. Adicione colunas e linhas à tabela, que são usadas para criar o diagrama do Visio. Existem requisitos específicos para os cabeçalhos e valores de colunas da tabela do Excel. Use a seção, Como colunas do Excel interagem com componentes de fluxograma do Visio como guia visual.

Estágio 3: adicionar mais dados de forma à tabela do Excel (opcional)

1. Examine a guia Mapa de Processos no modelo do Excel. As colunas na tabela do Excel são verdes e azuis. A cor fornece uma pista visual sobre a diferença entre as colunas.
   As colunas azuis são usadas para criar o fluxograma no diagrama do Visio. Todas as colunas também são adicionadas como dados de forma.
2. Para adicionar mais dados de forma, adicione uma ou mais colunas à sua tabela do Excel.
   As colunas verdes indicam outros dados de forma que você pode adicionar a cada forma. É possível acrescentar qualquer número de colunas adicionais. Por padrão, esses dados não ficam visíveis no diagrama, a menos que você adicione elementos gráficos de dados. Para ver os dados de forma no diagrama do Visio , selecione>Data Shape Data Window. Para obter mais informações sobre dados de forma e gráficos de dados, confira Adicionar dados a formas e Visão geral: gráficos de dados.

Estágio 4: criar um diagrama do Visio com o assistente

1. Retorne ao Visio. Na visualização do modelo, selecione sua unidade de medida e clique em Criar.

2. Na primeira página do assistente Criar Diagrama a partir de Dados, faça o seguinte:

   1. Em Qual diagrama você deseja criar a partir de dados, selecione um modelo: Fluxograma Básico, Gráfico de Fluxo Multifuncional (horizontal)ou Gráfico de Fluxo Funcional Cruzado (vertical).
   2. Em Selecionar a pasta de trabalho do Excel, selecione uma pasta de trabalho na lista das pastas de trabalho usadas mais recentemente ou selecione Procurar para localizar a pasta de trabalho que você criou no Estágio 2.
   3. Em Selecione uma tabela ou um intervalo personalizado na pasta de trabalho, selecione a tabela que contém seus dados de processos do Excel.
   4. Selecione Concluir. Essa ação aceita todos os valores padrão preenchidos pelo Visio para as outras páginas do assistente.

Como resultado, o diagrama é criado automaticamente dentro de um contêiner. Páginas adicionais do Visio são adicionadas dependendo do tamanho do fluxograma.

Estágio 5: salvar o diagrama do Visio

• Selecione Salvar arquivos>, localize um local, insira um nome de arquivo e selecione Salvar.

É uma boa ideia manter os arquivos do Excel e do Visio no mesmo local, porque eles trabalham lado a lado.

Estágio 6: sincronizar os dados e o diagrama

Depois de criar um diagrama com o Visualizador de Dados, você pode querer fazer alterações nele. O Visio oferece suporte à sincronização bidirecional entre os dados de origem e o diagrama.

Ponta Mantenha os dois arquivos sincronizados e atualizados depois de terminar de trabalhar com eles. Quando você alterar os dados do Excel, atualize o diagrama; quando alterar o conteúdo do diagrama, atualize os dados do Excel.

Para modificar os dados no Excel e atualizar o diagrama

1. Faça alterações nos dados da tabela do Excel. Você pode adicionar, atualizar ou excluir linhas.
2. Salve a pasta de trabalho do Excel.
3. No Visio, clique no contêiner do diagrama para habilitar a guia Design de Ferramentas de Dados na faixa de opções e, em seguida, selecione Atualizar o Diagrama.

Como resultado, as alterações feitas na pasta de trabalho do Excel serão exibidas no diagrama do Visio. Observe o seguinte:

• Se você tiver feito alguma alteração no diagrama que pode se perder após a atualização, o Visio exibe uma caixa de diálogo Atualizar Conflito de Diagrama.
• A ação de atualizar apenas fará alterações nas formas e conexões dentro do contêiner.
• Todas as alterações de formatação feitas nas formas ou nos conectores dentro do contêiner serão preservadas.
• Mantenha todas as formas e linhas conectoras do diagrama dentro do contêiner. Nenhum outro objeto na página, mas fora do contêiner, será afetado. Para saber mais sobre contêineres, confira Esclarecer a estrutura de diagramas usando contêineres e listas.

Para modificar o conteúdo no diagrama e atualizar os dados no Excel

1. Efetue alterações ao diagrama do Visio. Adicione, atualize ou exclua formas e conectores.
2. Se a pasta de trabalho do Excel estiver em um computador desktop ou servidor de arquivo de rede, ele deve ser salvo e fechado.
3. Clique no contêiner do diagrama para habilitar a guia Design de Ferramentas de Dados na faixa de opções e, em seguida, selecione Atualizar Fonte de Dados.

Como resultado, as alterações efetuadas no diagrama do Visio são atualizadas no livro do Excel. Em caso de perda de dados no Excel, o Visio exibirá a caixa de diálogo Atualizar Conflito de Fonte de Dados. Para evitar problemas, use as seguintes práticas recomendadas:

• Salve um backup dos dados do Excel antes de substituir as alterações.
• Na pasta de trabalho do Excel, use uma Tabela do Excel como fonte de dados, não um intervalo personalizado. Depois de selecionar Substituir na caixa de diálogo Atualizar Fonte de Dados, o Visio converte o intervalo personalizado em uma tabela do Excel.
• Não use fórmulas na fonte de dados do Excel. Depois de selecionar Substituir na caixa de diálogo Atualizar Fonte de Dados, o Visio converte a fórmula no resultado da fórmula.
• Criou o diagrama com a seguinte opção no assistente Criar Diagrama a Partir de Dados, onde as colunas de dados estão mapeadas para funções e fases: Mapear>Mais Opções>Reter a ordem dos valores de coluna dos seus dados para criar> afaixa Selecionar Função ou Pista de Natação ou Selecionar Fase ou Linha Cronológica. Neste caso, o Visio requer uma coluna adicional nos seus dados para representar a conexão entre formas. Depois de selecionar Substituir na caixa de diálogo Atualizar Fonte de Dados, a coluna adicional será inserida.
• Você criou um diagrama de fluxograma multifuncional com duas raias e fases com base na ordem dos valores dos dados no Excel. Criou o diagrama com a seguinte opção no assistente Criar Diagrama a Partir de Dados onde as colunas de dados estão ligadas a passos e atividades de processo: Mapeamento>Especifique como ligar os passos/atividades> do processoLigar sequencialmente. Neste caso, o Visio requer uma coluna adicional nos seus dados para representar a conexão entre formas. Se você alterar a ordem das raias ou fases no diagrama, a ordem será alterada na fonte de dados. Depois de selecionar Substituir na caixa de diálogo Atualizar Fonte de Dados, as raias e fases do diagrama não seguem mais a ordem dos dados na pasta de trabalho do Excel.

Estágio 7: personalizar a interação entre a tabela do Excel e o diagrama do Visio (opcional)

Há momentos em que você pode querer personalizar a criação dos seus diagramas do Visualizador de Dados. Por exemplo, talvez você queira usar formas diferentes para manter a conformidade com os padrões da sua organização ou mapear para nomes de colunas diferentes na tabela do Excel.

1. Quando seleciona Criar para introduzir o assistente Criar Diagrama a partir de Dados e depois de introduzir valores na primeira página (Ver Fase 4), selecione Seguinte ou Anterior para apresentar cada página no assistente.
2. Selecione Ajuda (?) para obter mais informações sobre como personalizar cada opção na página. Para obter mais informações, confira Usar o assistente Criar Diagrama a partir de Dados.

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Como colunas do Excel interagem com componentes de fluxograma do Visio

Use o seguinte passo a passo com imagens para entender como cada coluna do Excel é usada para criar o fluxograma do Visio.

Tenha em atenção que uma série de "separadores" ("ID", "Descrição", "ID Seguinte", etc.) são utilizadas abaixo para ilustrar as várias colunas de uma tabela do Excel. Clique no nome de um separador para ver a ilustração dessa coluna.

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Usar outros estênceis para criar um diagrama de Visualizador de Dados

Além de utilizar os modelos de Visualização de Dados, também pode utilizar stencils de outros modelos quando cria um diagrama de Visualização de Dados. Por exemplo, crie diagramas de processos para transações financeiras ou gestão de inventário. Há outros estênceis orientados a processos, incluindo os modelos BPMN Básico e Objetos de Fluxo de Trabalho. Você pode até mesmo adicionar formas personalizadas usando o estêncil Minhas Formas. Para saber mais, confira Criar, salvar e compartilhar estênceis personalizados.

1. Abra um diagrama do Visualizador de Dados (Fluxograma Básico ou Fluxograma Multifuncional) que você criou.
2. Selecione Criar para entrar no assistente Criar Diagrama a partir de Dados e depois de inserir valores na primeira página, selecione Avançar até exibir a página Mapeamento de Forma no assistente.
3. Adicione um ou mais estênceis usando a opção Mais Formas.
   
4. Selecione qualquer forma e mapeie-a para os valores de dados da coluna Tipo de Forma arrastando-os.
   

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Criar e ligar a diagramas de subprocessos

Atualmente, a funcionalidade Visualização de Dados não suporta a criação de subprocessos a partir de uma única tabela do Excel. No entanto, pode criar vários diagramas com tabelas diferentes num ficheiro do Visio e, em seguida, ligar formas como uma solução alternativa.

1. Na aplicação de ambiente de trabalho do Visio, selecione um modelo de Visualização de Dados e, em seguida, selecione a ligação do modelo de dados do Excel para abrir o Excel. Em seguida, selecione Criar para abrir o modelo Visualização de Dados do Visio.
2. Utilize o modelo de dados do Excel para criar tabelas para os seus processos e subprocessos. Coloque a tabela para cada subprocesso numa folha diferente e, em seguida, guarde o ficheiro do Excel.
   Por exemplo, Folha 1: Processo principal, Folha 2: SubProcesso1, Folha 3: Subprocesso2.
3. Regresse à aplicação de ambiente de trabalho do Visio e utilize o assistente para importar a tabela Processo Principal para a Página 1 da tela do Visio.
4. Por baixo da tela, selecione o ícone + para criar uma Página 2. No separador Dados, selecione Criar para iniciar novamente o assistente de importação. Opte por importar dados da folha seguinte no livro do Excel e conclua os passos no assistente.
5. Continue a criar novas páginas no Visio e a utilizar o assistente para cada uma das tabelas de dados de subprocesso que criou.
6. Por fim, selecione a página com o diagrama de processo principal e clique com o botão direito do rato numa forma para ligar a um subprocesso. Selecione Hiperligação e ligue-a a qualquer forma num dos diagramas de subprocesso.

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Aplicar Gráficos de Dados ao seu diagrama

É possível melhorar ainda mais seu diagrama adicionando gráficos de dados, que ajudam a visualizar dados de forma no diagrama. Na verdade, é possível transformar seu diagrama em um painel de processos em que os gráficos de dados mostram informações sobre KPIs (indicadores chave de desempenho) usando os ícones de gráficos de dados com base nos seus dados de forma.

1. Abra o diagrama do Visualizador de Dados.
   Selecione o contêiner ao qual você deseja aplicar os Gráficos de Dados.
2. > SelecioneCampos de Gráficos de Dados.
3. Selecione os campos de gráficos de dados que você deseja adicionar ao seu diagrama.
   
   Os gráficos de dados são aplicados ao diagrama inteiro. Para ocultar gráficos de dados para certas formas, mantenha os valores da coluna de dados em branco na pasta de trabalho do Excel para essas linhas.
4. Se desejar, será possível definir opções adicionais na guia Dados. Para saber mais, confira Visão geral: gráficos de dados.

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Gerir o livro do Excel ligado ao diagrama

Ocasionalmente, poderá ter de voltar a ligar ou atualizar o livro do Excel associado. Pode fazê-lo convenientemente a partir do Visio.

Voltar a ligar o livro do Excel ao diagrama do Visio

Se o livro do Excel ligado a um diagrama de Visualização de Dados for alterado ou movido para uma localização diferente, a ligação entre o diagrama do Visio e o livro do Excel será interrompida. Este problema também pode ocorrer se mudar o nome da Tabela do Excel.

1. Selecione o contentor para o diagrama de Visualização de Dados. Isto ativa o separador Estrutura das Ferramentas de Dados no friso.
2. Selecione Ferramentas de Dados Estrutura>Voltar a ligar Dados de Origem.
3. Navegue para o livro do Excel com o nome mudado ou movido.
4. Selecione uma tabela ou intervalo personalizado no livro.
5. Para corrigir a ligação quebrada, selecione Religar.

Quando tenta atualizar o diagrama ou atualizar os dados de origem e a ligação é interrompida, o Visio também lhe pede para voltar a ligar.

Importante Não altere os nomes das colunas na Tabela do Excel ligada ao diagrama. Caso contrário, a operação de religação falha.

Abrir o livro do Excel ligado ao diagrama

Pode alterar o conteúdo ligado no Excel diretamente a partir do Visio. Por exemplo, poderá querer adicionar muitos conteúdos e considerar mais fácil editar os dados numa folha de cálculo.

1. No Visio, selecione o contentor do diagrama Visualização de Dados. Isto ativa o separador Estrutura das Ferramentas de Dados no friso.
2. Selecione Ferramentas de Dados Estruturar>Dados open source.
3. Faça as suas alterações no Excel e, em seguida, guarde e feche o livro.
4. Para ver as alterações no diagrama, selecioneDiagrama de Atualização de Estrutura > das Ferramentas de Dados.

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Próximas etapas

Veja a seguir algumas tarefas que você pode querer fazer depois de criar um diagrama do Visualizador de Dados.

• Temas Um tema no Visio é um conjunto de cores e efeitos que pode aplicar a um desenho com um único clique. Temas são uma maneira rápida de dar uma aparência profissional aos seus desenhos. Para obter mais informações, confira Aplicar uma aparência profissional aos seus desenhos com temas.
• Esquema O Visio tem guias manuais e ferramentas automáticas para ajudar a garantir que as formas no seu diagrama estão bem alinhadas e espaçados. Isso ajuda a dar a maior clareza possível para o seu desenho, além de deixá-lo com uma aparência bem organizada. Para obter mais informações, consulte Alinhar e posicionar formas em um diagrama.
• Exportar Exportar um diagrama de Visualização de Dados e um livro do Excel associado para um pacote de modelo do Visio (.vtpx). Um pacote de modelos do Visio salva as configurações do diagrama, estênceis e dados para que outras pessoas as utilizem como um ponto de partida rápido para criar seu próprio diagrama de Visualizador de Dados. Outros usuários podem instalar e personalizar o pacote de modelos em seus computadores. Confira mais informações em Exportar e instalar um pacote de modelos de Visualizador de Dados.

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