Palavras mal escritas, espaços à direita obstinados, prefixos indesejados, maiúsculas impróprias e caracteres não imprimíveis causam uma má primeira impressão. E essa nem sequer é uma lista completa de formas como os seus dados podem ficar sujos. Arregace as mangas. Chegou a altura de fazer uma grande limpeza das suas folhas de cálculo com o Microsoft Excel.
Noções básicas sobre a limpeza dos seus dados
Nem sempre tem controlo sobre o formato e tipo de dados que importa de uma origem de dados externa, como uma base de dados, ficheiro de texto ou uma página Web. Antes de poder analisar os dados, muitas vezes precisa de limpá-los. Felizmente, o Excel contém várias funcionalidades que o ajudam a obter dados no formato preciso que pretende. Por vezes, a tarefa é simples e existe uma funcionalidade específica que faz o trabalho por si. Por exemplo, pode utilizar facilmente o Verificador Ortográfico para limpar palavras mal escritas em colunas que contêm comentários ou descrições. Em alternativa, se pretender remover linhas duplicadas, pode fazê-lo rapidamente através da caixa de diálogo Remover Duplicados .
Noutras ocasiões, poderá ter de manipular uma ou mais colunas com uma fórmula para converter os valores importados em valores novos. Por exemplo, se quiser remover os espaços à direita, pode criar uma nova coluna para limpar os dados utilizando uma fórmula, preenchendo a nova coluna, convertendo as fórmulas dessa nova coluna em valores e, em seguida, removendo a coluna original.
Os passos básicos para limpar os dados são os seguintes:
Importar os dados de uma origem de dados externa.
Crie uma cópia de segurança dos dados originais num livro separado.
Certifique-se de que os dados estão num formato tabular de linhas e colunas com: dados semelhantes em cada coluna, todas as colunas e linhas visíveis e sem linhas em branco no intervalo. Para obter os melhores resultados, utilize uma tabela do Excel.
Execute tarefas que não exijam manipulação de colunas primeiro, como verificar a ortografia ou usar a caixa de diálogo Localizar e Substituir .
Em seguida, realize tarefas que exijam manipulação de colunas. Os passos gerais para manipular uma coluna são:
- Insira uma nova coluna (B) junto à coluna original (A) que precisa de ser limpa.
- Adicione uma fórmula que irá transformar os dados na parte superior da nova coluna (B).
- Preencha a fórmula na nova coluna (B). Numa tabela do Excel, é criada automaticamente uma coluna calculada com os valores preenchidos.
- Selecione a nova coluna (B), copie-a e, em seguida, cole-a como valores na nova coluna (B).
- Remova a coluna original (A), que converte a nova coluna de B em A.
Para limpar periodicamente a mesma origem de dados, pondere gravar uma macro ou escrever código para automatizar todo o processo. Há também uma série de suplementos externos escritos por fornecedores de terceiros, listados na seção Provedores de terceiros , que você pode considerar usar se não tiver tempo ou recursos para automatizar o processo por conta própria.
| Mais informações | Descrição |
|---|---|
| Preencher dados automaticamente em células de folhas de cálculo | Mostra como utilizar o comando Preenchimento . |
|
Criar e formatar tabelas Redimensionar uma tabela ao adicionar ou remover linhas e colunas Utilizar colunas calculadas numa tabela do Excel |
Mostre como criar uma tabela do Excel e adicionar ou eliminar colunas ou colunas calculadas. |
| Criar uma macro | Mostra várias formas de automatizar tarefas repetitivas ao utilizar uma macro. |
Verificação ortográfica
Pode utilizar um verificador ortográfico para localizar não só palavras com erros ortográficos, mas também para localizar valores que não são utilizados de forma consistente, como nomes de produtos ou empresas, adicionando esses valores a um dicionário personalizado.
| Mais informações | Descrição |
|---|---|
| Verificar a ortografia e gramática | Mostra como corrigir palavras incorretas numa folha de cálculo. |
| Utilizar dicionários personalizados para adicionar palavras ao verificador ortográfico | Explica como utilizar dicionários personalizados. |
Remover linhas duplicadas
As linhas duplicadas são um problema comum ao importar dados. É aconselhável filtrar por valores exclusivos primeiro para confirmar que os resultados são os pretendidos antes de remover valores duplicados.
| Mais informações | Descrição |
|---|---|
| Filtrar por valores exclusivos ou remover valores duplicados | Mostra dois procedimentos intimamente relacionados: como filtrar linhas exclusivas e como remover linhas duplicadas. |
Localizar e substituir texto
É aconselhável remover uma cadeia à esquerda comum, como uma etiqueta seguida de dois pontos e espaço, ou um sufixo, como uma expressão entre parênteses no final da cadeia que seja obsoleta ou desnecessária. Pode fazê-lo localizando ocorrências desse texto e, em seguida, substituindo-o por nenhum texto ou outro texto.
| Mais informações | Descrição |
|---|---|
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Verificar se uma célula contém texto (não sensível às maiúsculas e minúsculas) Verificar se uma célula contém texto (sensível às maiúsculas e minúsculas) |
Mostra como utilizar o comando Localizar e várias funções para localizar texto. |
| Remover carateres do texto | Mostra como utilizar o comando Substituir e várias funções para remover texto. |
| Localizar ou substituir texto e números numa folha de cálculo | Mostrar como utilizar as caixas de diálogo Localizar e Substituir . |
|
LOCALIZAR, LOCALIZARB PROCURAR, PROCURARB SUBSTITUIR, SUBSTITUIRB SUBST ESQUERDA, ESQUERDAB DIREITA, DIREITAB NÚM.CARAT, NÚM.CARATB SEG.TEXTO, SEG.TEXTOB |
Estas são as funções que pode utilizar para efetuar várias tarefas de manipulação de cadeias, tais como localizar e substituir uma subcadeia dentro de uma cadeia, extrair partes de uma cadeia ou determinar o comprimento de uma cadeia. |
Alterar as maiúsculas/minúsculas do texto
Por vezes, o texto é misto, especialmente quando se trata de texto. Ao utilizar uma ou mais das três funções Maiúsculas/minúsculas, pode converter texto em letras minúsculas, como endereços de e-mail, letras maiúsculas, como códigos de produto, ou inicial maiúscula, como nomes ou títulos de livros.
| Mais informações | Descrição |
|---|---|
| Alterar as maiúsculas/minúsculas do texto | Mostra como utilizar as três funções Maiúsculas/minúsculas. |
| LOWER | Converte todas as letras maiúsculas de uma cadeia de texto em letras minúsculas. |
| INICIAL.MAIÚSCULA | Coloca a primeira letra do texto em maiúscula e todas as outras letras do texto depois de qualquer caráter diferente de uma letra. Converte todas as outras letras para minúsculas. |
| UPPER | Converte texto em letras maiúsculas. |
Remover espaços e carateres não imprimíveis do texto
Por vezes, os valores de texto contêm carateres de espaço incorporados, à esquerda ou à direita ou múltiplos (valores 32 e 160 do conjunto de carateres Unicode) ou carateres não imprimíveis (valores do conjunto de carateres Unicode de 0 a 31, 127, 129, 141, 143, 144 e 157). Estes carateres podem, por vezes, causar resultados inesperados ao ordenar, filtrar ou pesquisar. Por exemplo, na origem de dados externa, os utilizadores podem cometer erros tipográficos ao adicionar inadvertidamente carateres de espaço extra ou os dados de texto importados de origens externas podem conter carateres não imprimíveis incorporados no texto. Uma vez que estes carateres não são facilmente notados, os resultados inesperados podem ser difíceis de compreender. Para remover estes carateres indesejados, pode utilizar uma combinação das funções COMPACTAR, LIMPAR e SUBSTITUIR.
| Mais informações | Descrição |
|---|---|
| CÓDIGO | Devolve o código numérico do primeiro caráter de uma cadeia de texto. |
| LIMPARB | Remove os primeiros 32 carateres não imprimíveis no código ASCII de 7 bits (valores de 0 a 31) do texto. |
| TRIM | Remove o caráter de espaço ASCII de 7 bits (valor 32) do texto. |
| SUBST | Pode utilizar a função SUBSTITUIR para substituir os carateres Unicode de valor mais elevado (valores 127, 129, 141, 143, 144, 157 e 160) pelos carateres ASCII de 7 bits para os quais as funções COMPACTAR e LIMPARB foram concebidas. |
Fixação de números e sinais numéricos
Existem dois problemas principais com os números que podem exigir que limpe os dados: o número foi importado inadvertidamente como texto e o sinal negativo tem de ser alterado para o padrão da sua organização.
| Mais informações | Descrição |
|---|---|
| Converter números guardados como texto em números | Mostra como converter números formatados e armazenados em células como texto, o que pode causar problemas em cálculos ou produzir sequências de ordenação confusas, para formato de numeração. |
| MOEDA | Converte um número em formato de texto e aplica um símbolo de moeda. |
| TEXTO | Converte um valor em texto num formato de número específico. |
| CORRIGIDO | Arredonda um número para o número especificado de decimais, formata o número em formato decimal utilizando um ponto e vírgulas e devolve o resultado como texto. |
| VALOR | Converte uma cadeia de texto que representa um número num número. |
Fixação de datas e horas
Uma vez que existem muitos formatos de data diferentes e que estes formatos podem ser confundidos com códigos de peças numerados ou outras cadeias que contêm hífenes ou marcas de barra, as datas e horas necessitam frequentemente de ser convertidas e reformatadas.
| Mais informações | Descrição |
|---|---|
| Alterar o sistema de datas, o formato ou a interpretação do ano com dois dígitos | Descreve como funciona o sistema de datas no Office Excel. |
| Converter horas | Mostra como converter entre diferentes unidades de tempo. |
| Converter datas armazenadas como texto para datas | Mostra como converter datas formatadas e armazenadas em células como texto, o que pode causar problemas em cálculos ou produzir sequências de ordenação confusas, para formato de data. |
| DATA | Devolve o número de série sequencial que representa uma data específica. Se o formato das células correspondia a Geral antes da introdução da fórmula, o resultado é formatado como uma data. |
| DATA.VALOR | Converte uma data representada por texto num número de série. |
| TIME | Devolve o número decimal para uma determinada hora. Se o formato das células correspondia a Geral antes da introdução da fórmula, o resultado é formatado como uma data. |
| VALOR.TEMPO | Devolve o número decimal da hora representado por uma cadeia de texto. O número decimal é um valor que se situa entre 0 (zero) e 0,999999999, que representa as horas de 0:00:00 (12:00:00 AM) a 23:59:59 (11:59:59 PM). |
Unir e dividir colunas
Uma tarefa comum após importar dados de uma origem de dados externa é intercalar duas ou mais colunas numa só ou dividir uma coluna em duas ou mais colunas. Por exemplo, pode querer dividir uma coluna que contém um nome completo num nome próprio e num apelido. Em alternativa, poderá querer dividir uma coluna que contenha um campo de endereço em colunas separadas de rua, cidade, região e código postal. O inverso também pode ser verdadeiro. Pode querer intercalar uma coluna Nome Próprio e Apelido numa coluna Nome Completo ou combinar colunas de endereço separadas numa só coluna. Outros valores comuns que podem exigir mesclagem em uma coluna ou divisão em várias colunas incluem códigos de produto, caminhos de arquivo e endereços IP (Internet Protocol).
| Mais informações | Descrição |
|---|---|
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Combinar nomes e apelidos Combinar texto e números Combinar texto com uma data ou hora Combinar duas ou mais colunas ao utilizar uma função |
Mostrar exemplos típicos de combinação de valores de duas ou mais colunas. |
| Dividir texto em colunas diferentes com o Assistente de Conversão de Texto para Colunas | Mostra como utilizar este assistente para dividir colunas com base em vários delimitadores comuns. |
| Dividir o texto em colunas diferentes com funções | Mostra como utilizar as funções ESQUERDA, SEG.TEXTO, DIREITA, PROCURAR e NÚM.CARAT para dividir uma coluna de nome em duas ou mais colunas. |
| Combinar ou dividir o conteúdo de células | Mostra como utilizar a função CONCATENAR, o operador & (e comercial) e o Assistente de Conversão de Texto em Colunas. |
| Unir células ou dividir células unidas | Mostra como utilizar os comandos Unir Células, Unir Através e Unir e Centrar . |
| CONCATENAR | Agrupa duas ou mais cadeias de texto numa só cadeia de texto. |
Transformar e reorganizar colunas e linhas
A maioria das funcionalidades de análise e formatação no Office Excel presumem que os dados existem numa tabela bidimensional única e plana. Por vezes, poderá querer fazer com que as linhas se tornem colunas e as colunas em linhas. Noutros casos, os dados nem sequer estão estruturados num formato tabular e precisa de uma forma de transformar os dados de um formato não-tabular num formato tabular.
| Mais informações | Descrição |
|---|---|
| TRANSPOR | Devolve um intervalo de células vertical como um intervalo horizontal ou vice-versa. |
Reconciliar dados de tabelas através da associação ou correspondência
Ocasionalmente, os administradores de bases de dados utilizam o Office Excel para localizar e corrigir erros correspondentes quando duas ou mais tabelas estão associadas. Isto pode envolver reconciliar duas tabelas de folhas de cálculo diferentes, por exemplo, para ver todos os registos em ambas as tabelas ou comparar tabelas e localizar linhas que não correspondem.
| Mais informações | Descrição |
|---|---|
| Procurar valores numa lista de dados | Mostra formas comuns de procurar dados utilizando as funções de pesquisa. |
| PROC | Devolve um valor de um intervalo de uma linha ou de uma coluna ou de uma matriz. A função PROC tem duas formas sintaxes: a forma de vetor e a forma de matriz. |
| PROCH | Procura um valor específico na linha superior de uma tabela ou matriz de valores e devolve um valor na mesma coluna de uma linha especificada na tabela ou matriz. |
| PROCV | Procura um valor na primeira coluna de uma matriz de tabela e devolve um valor na mesma linha de outra coluna na matriz de tabela. |
| ÍNDICE | Devolve um valor ou a referência a um valor de uma tabela ou intervalo. Existem duas formas da função ÍNDICE: a forma de matriz e a forma de referência. |
| MATCH | Devolve a posição relativa de um item numa matriz que corresponde a um valor especificado numa ordem especificada. Utilize CORRESP em vez de uma das funções PROC quando necessitar da posição de um item num intervalo em vez do item propriamente dito. |
| DESLOCAMENTO | Devolve uma referência a um intervalo que é um número especificado de linhas e colunas de uma célula ou de um intervalo de células. A referência que é devolvida pode ser uma única célula ou um intervalo de células. É possível especificar o número de linhas e o número de colunas a ser devolvido. |
Fornecedores terceiros
Segue-se uma lista parcial de fornecedores terceiros que têm produtos que são utilizados para limpar dados de diversas formas.
Nota
A Microsoft não fornece suporte para produtos de terceiros.