Criar documentos do Office acessíveis

Utilização de cores

Nunca se baseie apenas na cor para transmitir informações, uma vez que nem todo o seu público poderá conseguir vê-las corretamente. Se for importante saber a cor exata de algo, mencione a cor, por exemplo, na etiqueta da imagem.

Evite a utilização do azul-claro. À medida que os olhos envelhecem e perdem a sensibilidade, esta é a primeira cor que provoca problemas.

Utilizar som

Se utilizar som num documento, certifique-se de que as informações estão acessíveis mesmo para quem não consiga ouvir.

Para tornar os ficheiros de áudio e vídeo acessíveis, pode adicionar legendas de áudio ao seu documento. Os seus documentos tornar-se-ão, desta forma, adequados para um público mais alargado, incluindo pessoas portadoras de deficiências auditivas e utilizadores que falam idiomas diferentes daquele que é usado no seu clip de multimédia.

Textos alternativos em falta nos elementos visuais

Se estiver a utilizar um leitor de ecrã, o texto alternativo (Alt) descreve um elemento visual para os utilizadores que não o consigam ver. Aplique sempre texto alternativo eficiente a todas as formas, imagens, gráficos, tabelas e gráficos SmartArt, para tornar o seu documento mais acessível. Para mais informações sobre a utilização adequada de texto alternativo, consulte o artigo Texto Alternativo.

Estilo de escrita complexo

Se o seu público não conseguir compreender o que escreve, o seu documento falhará automaticamente a finalidade para a qual foi criado.

Utilize frases curtas e construções gramaticais simples. Se os seus conteúdos se prestarem a listas com marcas, utilize-as. Uma lista com marcas é uma forma simples de impor o uso de frases curtas.

Quando tiver várias opções, selecione sempre a palavra mais simples disponível, ao invés de tentar impressionar o público com o seu vocabulário.

Tabelas em documentos

Evite utilizar tabelas nos seus documentos, se possível, uma vez que seguir a ordem correta dos conteúdos da tabela pode ser difícil para um leitor de ecrã. Se tiver de utilizar uma tabela, estruture-a cuidadosamente para ser o mais simples possível. Utilize sempre um cabeçalho para apresentar a tabela.

Se estiver a criar uma tabela com HTML para uma página Web, utilize as tags adequadas para permitir que o leitor de ecrã ou o ecrã de Braille forneçam as informações de cabeçalho da tabela e os respetivos dados de forma contextual. Utilize as tags <TH> para os cabeçalhos e as tags <TD> para as células de dados. Não se esqueça também de incluir um resumo da tabela na etiqueta <table> para explicar o objetivo da tabela.

Esquemas de documentos baseados em tabelas

Os esquemas baseados em tabelas são populares especialmente em newsletters criadas através do Word e do Outlook. Ao criar uma tabela com limites invisíveis e ao colocar os diferentes artigos de newsletter em células individuais, pode criar facilmente um documento com um ótimo aspeto. No entanto, os seus leitores com problemas de acessibilidade não irão certamente ficar satisfeitos. Nunca utilize tabelas como uma ferramenta de esquema.

Ao navegar num documento com um esquema de tabela, os leitores de ecrã e os ecrãs de Braille leem as tabelas linha a linha em todas as colunas. Se a sua newsletter tiver sido concebida para ser lida de cima para baixo, coluna a coluna, o leitor irá ficar confuso.

Procure estruturar o seu documento sem usar tabelas. Para obter ideias e uma coleção de modelos acessíveis que pode utilizar com diferentes aplicações do Office, consulte Tornar os seus modelos mais acessíveis e Obter modelos acessíveis do Office. Se tiver efetivamente de utilizar um esquema de tabela, certifique-se de que o mesmo foi concebido para ser lido linha a linha através das várias colunas, e tente minimizar o número de vezes que a tecla de tabulação é premida ou de gestos de percorrer no ecrã para chegar ao fim da tabela.

Navegação e ordem do foco no documento

Os utilizadores de leitores de ecrã dependem da tecla de tabulação ou de gestos de percorrer no ecrã para navegar no seu documento. Cada vez que a tecla de tabulação é premida ou que é efetuado um gesto de percorrer no ecrã, o foco do documento é deslocado para a parte seguinte, permitindo que o leitor de ecrã leia o conteúdo dessa mesma parte.

Para implementar uma navegação acessível, certifique-se de que as diversas partes do conteúdo do documento estão ordenadas de forma lógica. Tal é particularmente importante se os conteúdos do documento forem compostos por elementos de texto e de imagem colocados lado a lado ou sobrepostos entre si, tal como acontece num diapositivo do PowerPoint. Se as partes não estiverem organizadas de forma lógica, o leitor de ecrã irá lê-las na ordem errada, criando dificuldades ao utilizador para compreender os conteúdos. Para testar a navegação, ative o leitor de ecrã e navegue no documento ao premir a tecla de tabulação ou ao percorrer para a esquerda ou para a direita no ecrã. Certifique-se de que o foco se desloca no documento conforme esperado.