Utilizar o modelo de site de equipa A pagar de Contas com tecnologia Microsoft Syntex

Primeiro, siga as instruções sobre como adicionar um modelo de site a um site do SharePoint novo ou existente.

Explore conteúdos, peças Web e páginas de sites pré-preenchidos e decida que personalizações de site serão necessárias para se alinhar com a marca, voz e objetivo comercial geral da sua organização. 

Páginas de site pré-preenchidas:

• Home page – fornece e aterra para os visitantes, onde podem rever o estado das notas de encomenda e faturas, ver prazos futuros e aceder a recursos e informações úteis sobre políticas e procedimentos.

• Encomendas de compra – mantenha um registo das encomendas de compra submetidas, do respetivo estado e das informações do fornecedor que acompanham.

• Faturas – controle as faturas submetidas, o respetivo estado, montante e informações do fornecedor que acompanham.

• Fornecedores – mantenha um registo dos fornecedores aprovados ou com aprovação pendente, juntamente com as respetivas informações de contacto.  

• Modelos – armazene uma biblioteca de modelos para extrair metadados e classificar informações de documentos com Microsoft Syntex. Inclui um modelo pré-formatado sobre processamento de faturas e processamento de recibos. 

• Cartas – utilize esta biblioteca pré-criada para armazenar e catalogar documentos importantes.

• Reciclagem – fornece acesso a conteúdos de equipa recentemente eliminados.

Depois de adicionar o modelo de site de equipa Contas A pagar, está na altura de o personalizar e torná-lo seu. 

Utilize o tutorial fornecido no Microsoft Syntex  - Mostra como alimenta o site a pagar das suas contas para que possa aprender formas de utilizar e criar os seus próprios modelos de documentos. Utiliza as peças Web Texto e Imagem para fornecer conteúdos envolventes que podem ser editados ou removidos.  Apresentar dados de uma forma visualmente envolvente – utilize a peça Web Gráfico Rápido para introduzir ou importar dados existentes e apresentá-los para realçar informações importantes. Fornecer acesso fácil a documentos – utilize a peça Web Biblioteca de documentos para fornecer acesso rápido a modelos de contratos e documentos. Realçar ligações para recursos utilizados frequentemente – utilize a peça Web Ligações rápidas para fornecer acesso fácil aos recursos. Mostrar notícias e anúncios importantes - Utilize a peça Web Destaque para realçar políticas, atualizações e outros recursos úteis importantes. Realçar uma lista de datas futuras – utilize a peça Web Eventos para realçar prazos futuros, datas-chave e eventos.  Criar antecipação para eventos futuros – utilize a peça Web Temporizador de contagem decrescente para apresentar uma contagem decrescente para um evento. Mostrar a hora em localizações-chave – utilize a peça Web Relógio Mundial para mostrar fusos horários em todo o mundo onde estão localizados os seus parceiros.

Personalize o aspeto, a navegação do site, as peças Web e o conteúdo do site de acordo com as necessidades dos visualizadores e da organização. Ao efetuar personalizações, certifique-se de que o site está no modo de edição ao selecionar Editar no canto superior direito do site. À medida que trabalha, guarde como rascunho ou Volte a publicar alterações para tornar as edições visíveis para os visualizadores.

1. Utilize as peças Web Texto e Imagem para fornecer conteúdos apelativos 

1. Comece por selecionar a peça Web Texto e selecione Editar peça Web .

2. Edite o seu texto diretamente na peça Web. 

3. Selecione a peça Web Imagem e selecione Editar peça Web .

4. Selecione Alterar e selecione uma origem de imagem. 

5. Depois de escolher a sua imagem, selecione Inserir.  

Saiba mais sobre como editar as peças Web Textoe Imagem.

2. Utilize a peça Web Gráfico Rápido para adicionar gráficos simples e básicos à sua página.

1. Comece por selecionar a peça Web Gráfico Rápido e selecione Editar peça Web .

2. Selecione um tipo de gráfico nas opções mais adequadas aos seus dados.

3. Na secção Dados , introduza os seus dados manualmente ou obtenha dados de uma lista ou biblioteca do SharePoint existente.

4. Continue a formatar o gráfico ao definir os pontos de dados, o esquema e os valores.

Saiba mais sobre como editar a peça Web Gráfico Rápido.

3. Utilize a peça Web Biblioteca de Documentos para fornecer acesso rápido a modelos de contratos e documentos

1. Para alterar a vista ou a origem da pasta da peça Web Biblioteca de documentos, selecione a peça Web Editar .

2. Para editar pastas de bibliotecas de documentos, etiquetas, conteúdo, navegue para a biblioteca em Conteúdo do site, faça as suas edições e, em seguida, veja a atualização de conteúdo na peça Web.

Saiba mais sobre como editar a peça Web Biblioteca de Documentos.

4. Utilize a peça Web Ligações Rápidas para fornecer acesso rápido aos recursos.

1. Selecione a peça Web Ligações Rápidas e selecione Editar peça Web .

2. Edite a ligação, o título, o ícone e a descrição, se necessário.

3. Para adicionar uma ligação, selecione + Adicionar ligações.

Veja diferentes tipos de esquemas e opções de edição para a peça Web Ligações Rápidas.

5. Utilize a peça Web Destaque para realçar políticas, atualizações e outros recursos úteis importantes

1. Comece por selecionar a peça Web Destaque e selecione Editar peça Web .

2. Em seguida, selecione as opções Camada e Mosaico que melhor se adequam às necessidades da organização.

Veja esquemas diferentes e saiba mais sobre como editar a peça Web Hero.

6. Utilize a peça Web Eventos para apresentar eventos futuros.

1.  Selecione a peça Web Eventos e selecione Editar peça Web .

2. Para adicionar ou editar eventos na peça Web Evento, navegue para a peça Web Evento e selecione + Adicionar evento.

Saiba mais sobre como utilizar e editar a peça Web Eventos.

7. Utilize a peça Web Hora da contagem decrescente para apresentar uma contagem decrescente para um evento.

1. Selecione a peça Web Contagem decrescente e selecione Editar peça Web .

2. Introduza a data e hora do seu evento e escolha as suas opções.

3. Adicione uma ligação chamada à ação e uma imagem de fundo a apresentar com o temporizador.

Saiba mais sobre como adicionar um temporizador de contagem decrescente ao visitar a peça Web Temporizador de contagem decrescente.   

8. Utilize a peça Web Relógio Mundial para mostrar fusos horários de todo o mundo.

1. Depois de entrar no modo de edição, adicione uma localização.

2. Selecione a peça Web Relógio Mundial e selecione Editar peça Web .

3. Selecione o formato de data e hora e mostre o dia da semana.

Saiba mais sobre como utilizar a peça Web Relógio Mundial.

Personalizar as seguintes páginas no site 

• Encomendas de compra – controle as encomendas de compra submetidas entre os seus clientes e a sua organização.  Edite a biblioteca de documentos ao atualizar os nomes das pastas e ao carregar recursos.

• Faturas - Utilize um modelo de fatura fornecido ou armazene modelos personalizados que sejam facilmente acessíveis pela equipa de contas a pagar. Edite a biblioteca de documentos ao atualizar os nomes das pastas e ao carregar recursos.

• Fornecedores – utilize a lista pré-criada para controlar os fornecedores existentes e o respetivo estado. Personalize esta lista ao editar o modelo de lista. 

• Modelos – utilize modelos de exemplo pré-configurados para extrair e classificar informações de documentos. Vem com dois modelos pré-criados. Saiba mais sobre como utilizar Microsoft Syntex aqui. 

• Cartas – armazene documentos importantes utilizados para comunicar com fornecedores e dentro da sua organização. Edite a biblioteca de documentos ao atualizar os nomes das pastas e ao carregar recursos.

Personalizar o aspeto e a navegação do site

Antes de partilhar o seu site com outras pessoas, coloque os retoques finais no seu site ao garantir que os utilizadores conseguem encontrar o site, navegar facilmente por ligações e páginas e aceder rapidamente aos conteúdos no site.

• Edite bibliotecas de documentos ao atualizar os nomes das pastas e ao carregar recursos.

• Editar e personalizar a navegação do site.

• Altere o aspeto do seu site ao personalizar o tema, o logótipo, os esquemas de cabeçalho e o aspeto do seu site.

• Adicione ou remova páginas a este site ou à navegação do site para acomodar conteúdos existentes.

• Opte por associar este site a um site central na sua organização ou adicionar este site a uma navegação de site hub existente , se necessário.

Depois de criar e iniciar o seu site, a próxima fase importante é manter o conteúdo do site. Certifique-se de que tem um plano para manter o conteúdo e as peças Web atualizados. 

Melhores práticas de manutenção do site:

• Planear a manutenção do site – estabeleça uma agenda para rever o conteúdo do site com a frequência necessária para garantir que os conteúdos ainda são precisos e relevantes.

• Publicar notícias regularmente – distribua os anúncios, informações e estados mais recentes pela organização.  Saiba como adicionar uma mensagem de Notícias num site de equipa ou site de comunicação e mostrar a outras pessoas que irão publicar anúncios sobre como podem utilizar as notícias do SharePoint.

• Verificar ligações e peças Web – mantenha as ligações e as peças Web atualizadas para garantir que está a tirar partido do valor total do seu site.

• Utilizar a análise para melhorar a interação – veja a utilização do site com o relatório de dados de utilizaçãoincorporado para obter informações sobre conteúdos populares, visitas a sites e muito mais.

• Rever periodicamente as definições do site – depois de criar um site no SharePoint, pode efetuar alterações às definições, informações do site e permissões do site.