Ghidul administratorului pentru Grupuri Microsoft 365 în Outlook

Grupuri Microsoft 365 din Outlook oferă o soluție puternică pentru comunicarea și colaborarea cu persoane atât din interiorul, cât și din afara unei firme. Creați un grup pentru a partaja un inbox, un calendar, un OneDrive, un site SharePoint, un blocnotes OneNote și altele. De asemenea, puteți invita persoane din afara firmei, astfel încât să poată colabora utilizând aceleași resurse.

Atunci când creați un grup Microsoft 365, Outlook creează automat un inbox Outlook partajat, un calendar partajat și o bibliotecă de documente pentru colaborarea la fișiere. De asemenea, puteți să creați o echipă Microsoft și să integrați activități cu Planner în Teams. Nu trebuie să vă faceți griji în legătură cu atribuirea manuală a permisiunilor pentru toate acele resurse, deoarece adăugarea membrilor la grup le oferă automat permisiunile de care au nevoie pentru instrumentele pe care le furnizează grupul dvs.

Grupuri Microsoft 365 le oferă membrilor:

  • Inbox partajat - Unde au loc conversațiile pe care le aveți în mod obișnuit în listele de distribuire. În acest inbox partajat se poate căuta complet, așa că se creează o arhivă vie a mesajelor grupului. Persoanele nou-venite în grup pot căuta sau defila înapoi prin istoric pentru a fi rapid la curent cu ceea ce a fost publicat anterior în grup. Consultați: Trimiterea unui e-mail către un grup în Outlook.
  • Bibliotecă de fișiere partajate - Grupul are o bibliotecă de fișiere SharePoint în care utilizatorii pot stoca, partaja și colabora la documente, registre de lucru, prezentări, imagini sau orice alt tip de fișier la care trebuie să lucreze. Consultați: Partajarea de fișiere cu un grup în Outlook.
  • Calendar partajat - Grupul dvs. obține un calendar partajat pentru a publica evenimente legate de grup. Fiecare membru care s-a abonat la grup este invitat automat la evenimente postate în calendar, astfel încât acele evenimente să poată apărea și în calendarele sale personale, dacă doresc. Consultați: Utilizarea unui calendar de grup în Outlook pentru a planifica și a edita evenimente.
  • Blocnotes OneNote partajat - Grupul are automat un blocnotes OneNote partajat, unde membrii grupului pot colecta și colabora la informații. Multe grupuri utilizează blocnotesul pentru a crea un wiki viu cu întrebări frecvente și alte resurse.
  • Accesul invitaților - înainte puteați adăuga persoane de contact externe la grupurile de distribuire, dar acestea nu primeau decât e-mailul. Cu grupurile, puteți să le oferiți invitaților acces la e-mail, conversații, fișiere și chiar la blocnotesul OneNote partajat. Consultați: Utilizarea grupurilor în Outlook ca invitat.
  • Conținutul se poate descoperi : grupurile din Outlook sunt publice în mod implicit, ceea ce înseamnă că este ușor ca alte persoane din organizația dvs. să descopere și să se alăture materialelor din grup sau să le revizuiască. În cazul în care conținutul grupului este mai sensibil, puteți trece grupul la privat, ceea ce ascunde conținutul de persoanele care nu sunt membri și necesită ca proprietarul grupului să aprobe toate solicitările de asociere.
  • Crearea cu autoservire - IT-ul nu trebuie să se blocheze în solicitările utilizatorilor de a crea grupuri. Utilizatorii își pot crea propriile grupuri, după cum este necesar. Dacă doriți să controlați ce utilizatori din organizația dvs. pot crea grupuri, consultați: Gestionați cine poate crea Grupuri Microsoft 365.

Administrarea grupurilor dvs.

Microsoft 365 oferă o serie de instrumente și capacități utile pentru gestionarea și administrarea mai ușoară a grupurilor dvs.

Sfat

Marcați Grupuri Microsoft 365 - activități comune pentru acces ușor la informații de administrator despre crearea grupurilor, delegare, gestionarea e-mailului, fluxul de corespondență, restaurare și scripturi utile.

Gestionarea directoarelor

Păstrarea directorului sub control este o preocupare a fiecărui administrator. Iată câteva dintre instrumentele pe care Microsoft 365 le oferă pentru a vă ajuta să simplificați acest lucru:

  • Politici de numire - Politicile de denumire vă permit să definiți ce sunt și ce nu sunt nume acceptabile pentru grupurile dvs. Acest lucru împiedică utilizatorii să dea nume vulgari sau interzise grupurilor. În plus, puteți impune prefixe sau sufixe standard de firmă la numele de grupuri.
    Apartenență dinamică - apartenența dinamică vă permite să setați apartenența la grup după regulă, care adaugă (sau elimină) membrii grupului pe baza metadatelor (cum ar fi departamentul sau rolul) din Active Directory. Consultați Utilizarea atributelor pentru a crea reguli complexe pentru mai multe informații despre crearea unei apartenențe dinamice.
  • Apartenență ascunsă - dacă aveți vreun motiv să doriți ca apartenența grupului să fie confidențială, de exemplu, dacă membrii sunt elevi, puteți să ascundeți apartenența de părți externe.
  • Permisiuni de creare - pot exista unele persoane în organizație care nu doriți să poată crea grupuri noi. Există mai multe tehnici pentru gestionarea permisiunilor de creare în director. Consultați Gestionarea creării grupurilor Microsoft 365.
  • Jurnalele de auditare - puteți avea mai multă încredere dacă le permiteți utilizatorilor să creeze grupuri și să gestioneze apartenența la grup, deoarece jurnalele de auditare ale Grupuri Microsoft 365 vă permit să urmăriți cine a creat sau a șters un anumit grup sau cine a făcut modificări la apartenența la grup. Consultați: Căutați în jurnalul de auditare din Centrul de securitate & conformitate Microsoft 365.

Gestionarea livrărilor

Gestionarea livrărilor vă oferă câteva metode de a gestiona modul în care mesajele ar trebui să fie trimise sau primite de către grup. În plus, există instrumente pentru monitorizarea fluxului acestor mesaje. Vedeți Grupuri Microsoft 365 - activități comune pentru mai multe informații.

  • Trimitere ca sau Trimitere în numele - Aceste setări permit utilizatorilor specificați să trimită mesaje de e-mail ca și cum ar proveni de la grup sau ar fi în numele acestuia.
  • Restricții expeditori - Aceste setări vă permit să controlați cine are permisiunea de a trimite mesaje grupului. Grupul poate fi configurat să permită e-mailuri de la părți externe, dar se recomandă să restricționați acest lucru doar la anumite părți externe.
  • Suport pentru utilizatorii externi - invitând invitați în grupul dvs., puteți alege să îi includeți în conversațiile de e-mail din grup. Consultați Adăugarea invitaților la grupuri în Outlook pentru a afla cum să adăugați invitați.
  • Reguli de transport - Regulile de transport funcționează pentru grupuri la fel ca pentru serverul dvs. Exchange. Regulile pot căuta mesajele care îndeplinesc anumite condiții și pot lua măsuri în legătură cu aceste mesaje.
  • Sfaturi corespondență - Sfaturi corespondență sunt mesaje informative afișate utilizatorilor în timp ce compun un mesaj. Acestea pot contribui la reducerea rapoartelor NDR, avertizând un utilizator dacă este posibil ca mesajele sale să ajungă la părți externe sau să depășească cotele de mesaje.
  • Mai multe adrese proxy - Un grup poate avea aliasuri la fel ca o cutie poștală de utilizator. Adresele proxy suplimentare pot fi utile pentru acceptarea mesajelor trimise către aceste alte aliasuri sau pentru a facilita contactarea unui grup care are un nume lung sau greu de ortografiat. Pentru mai multe informații, consultați Alegeți domeniul care să fie utilizat la crearea grupurilor Microsoft 365
  • Dimensiune maximă trimitere/primire - Aceste cote pot ajuta la reducerea problemelor cu grupul care primește (sau trimite) mesaje extrem de mari, pentru a gestiona mai bine cerințele de stocare și lățime de bandă.

Politici privind conținutul

Microsoft 365 vă oferă, de asemenea, câteva instrumente pentru a gestiona tipul de conținut care este distribuit în grupul dvs. Vedeți Grupuri Microsoft 365 - activități comune pentru mai multe informații.

  • Instrucțiuni de utilizare: veți putea defini instrucțiuni de utilizare pentru Grupuri Microsoft 365, pentru a vă educa utilizatorii cu privire la cele mai bune practici care ajută la menținerea eficienței grupurilor lor și cu privire la politicile interne de conținut.
  • Clasificarea datelor - veți putea crea un sistem de clasificare a datelor particularizabil pentru Grupuri Microsoft 365, care permite separarea grupurilor după tipul de politică (de exemplu, "neclasificat", "confidențial corporativ" sau "strict secret"). Astfel, grupurile dvs. pot prezenta politicile altor tipuri de conținut din organizația dvs. Politica extensibilă permite organizației dvs. să configureze un punct final care este apelat ori de câte ori se creează sau se modifică un grup, apoi puteți implementa propriile politici pentru crearea sau modificarea grupului.

Cerințe pentru cont

Orice abonament Microsoft 365 care are Exchange Online și SharePoint Online va accepta grupuri. Printre acestea se numără planurile Business Essentials și Business Premium și planurile Enterprise E1, E3 și E5.

Dacă aveți un plan exclusiv Exchange, puteți obține în continuare caracteristicile Inbox partajat și Calendar partajat ale grupurilor în Outlook, dar nu veți obține biblioteca de documente, Planner sau orice alte capacități.

Gestionarea modificării la Grupuri Microsoft 365

Utilizatorii se simt uneori inconfortabil în legătură cu modificările, prin urmare este important să comunicați cu membrii existenți ai listelor de distribuire, pentru a le spune la ce să se aștepte. Iată câteva dintre informațiile pe care ar trebui să le includeți în acest mesaj, împreună cu câteva răspunsuri care vă pot fi utile:

Ce sunt grupurile în Outlook?

Grupurile Microsoft 365 din Outlook sunt o soluție unică de colaborare pentru echipele/grupurile care doresc un loc unde să partajeze discuții, fișiere, calendare și note într-un mod unificat și ușor de găsit. Probabil cea mai bună caracteristică este că inboxul pentru grup păstrează un istoric al discuțiilor, facilitând căutarea în discuțiile anterioare.

Găsiți mai multe informații în Experiența Grupuri din Outlook.

De ce facem această modificare?

People a solicitat frecvent posibilitatea de a căuta mesajele postate în lista noastră de distribuție pentru a găsi informații care au fost discutate în trecut. Upgrade-ul listei de distribuire la un grup înseamnă că utilizatorii nu trebuie să adreseze sau să răspundă la aceleași întrebări de fiecare dată.

De asemenea, noul grup va include un calendar pentru evenimentele noastre de grup, o bibliotecă de fișiere partajate și un blocnotes OneNote, unde putem să colaborăm și să colectăm informații pentru referințe ulterioare.

Trebuie să fac ceva pentru a mă asocia la acest grup dacă am fost deja membru al listei de distribuire?

Nu, dacă ați fost deja membru al listei de distribuire, veți fi automat un membru al noului grup.

Cum accesez noul grup în Outlook? Dar Outlook pe web?

Pentru a accesa noul grup în Outlook, mergeți la categoria Grupuri din partea de jos a panoului de navigare din stânga. Dacă utilizați adesea acest grup, luați în considerare fixarea sa ca preferință, făcând clic dreapta pe el și alegând Afișare ca preferință.

În plus, există clienți mobili gratuiți pentru Grupuri Microsoft 365 disponibili pe fiecare platformă mobilă (iOS, Android etc.), astfel încât să puteți accesa cu ușurință grupul din deplasare.

Nu pot încă să trimit doar e-mailuri?

Da, desigur. Același alias de e-mail pe care l-ați utilizat pentru lista de distribuire va funcționa în continuare bine pentru grupul din Outlook.

De asemenea...

Nu uitați să îi spuneți când are loc această modificare și pe cine ar trebui să contacteze dacă au întrebări suplimentare.

Migrarea listelor de distribuire (listelor de persoane de contact)

Microsoft nu oferă un instrument pentru a converti o cutie poștală partajată la un grup Microsoft 365 sau invers. Cu toate acestea, puteți face upgrade listelor de distribuire la grupuri Microsoft 365. Este o modalitate excelentă de a oferi listelor de distribuire ale organizației toate caracteristicile și funcționalitățile grupurilor Microsoft 365. Vedeți Grupuri Microsoft 365 - activități comune pentru mai multe informații.

Ce liste de distribuire nu pot face upgrade la grupuri Microsoft 365?

Puteți face upgrade doar listelor de distribuire simple, neimbricate gestionate în cloud la grupurile Microsoft 365. Consultați Nu se pot face upgrade listelor de distribuire la grupuri Microsoft 365.

După ce ați migrat lista de persoane de contact

După ce ați făcut upgrade grupului de distribuire la un grup Microsoft 365, există câteva activități de urmărire pe care poate fi recomandat să le efectuați pentru a vă asigura că decurge fără probleme.

  • Urmărirea utilizatorilor - Consultați-i imediat după ce se termină upgrade-ul, apoi din nou câteva zile mai târziu. Demonstrând că sunteți ascultător și receptiv la orice întrebări ar putea avea, îi va face fericiți și confortabili cu schimbarea.
  • Monitorizați rapoartele de angajament - Portalul de Administrator Microsoft 365 are câteva rapoarte bune care vă pot arăta câți utilizatori utilizează grupul, cât de des și ce caracteristici utilizează. Aceste rapoarte vă pot ajuta să proiectați activitățile de urmărire și instruirea utilizatorilor, precum și să evidențiați locul în care utilizatorii obțin cele mai bune rezultate de la noul grup. Consultați: Rapoartele de activitate din Centrul de administrare Microsoft 365.
  • Împărtășiți-vă experiența - Anunțați celelalte echipe din firmă că ați făcut upgrade grupului de distribuire și ce pași ați făcut pentru ca acesta să aibă succes! Partajarea acestor informații poate ajuta celelalte echipe să vă urmeze exemplul și să aibă un upgrade propriu de succes.

Învățați de la comunitatea tehnică Grupuri Microsoft 365

Aveți întrebări despre Grupuri Microsoft 365? Vizitați comunitatea tehnică Grupuri Microsoft 365.

Creați grupuri din aplicații diferite

Sfat

În mod implicit, toți utilizatorii pot crea grupuri Microsoft 365. Aflați mai multe la Gestionați cine poate crea Grupuri Microsoft 365.

Puteți crea Grupuri Microsoft 365 dintr-o varietate de instrumente, inclusiv Outlook, Outlook pe web, Outlook Mobile, SharePoint, Planner, Teams și altele. Instrumentul de la care alegeți să începeți depinde de tipul de grup cu care lucrați. De exemplu, la Microsoft avem tendința de a începe de la Outlook, atunci când creăm un Grup organizat în jurul e-mailului și calendarului. Dacă Grupul este pentru comunicarea la nivel de companie, tindem să începem cu Viva Engage. Pentru colaborarea pe chat, am începe grupul nostru din Microsoft Teams.

Nici grupurile publice, nici cele private nu pot fi văzute sau accesate de persoane din afara organizației decât dacă acele persoane au fost invitate în mod special ca invitați. Consultați Adăugarea invitaților la grupuri în Outlook pentru mai multe informații.

Cele mai bune practici pentru Grupuri Microsoft 365

Gestionați proprietarii, membrii și invitații

Proprietarii de grup sunt moderatorii grupului. Aceștia pot să adauge sau să elimine membri și să aibă permisiuni unice, cum ar fi capacitatea de a șterge conversații din inboxul partajat sau de a modifica setări diferite despre grup. Proprietarii grupului pot să redenumească grupul, să actualizeze descrierea sau imaginea și multe altele. Dacă sunteți familiarizat cu rolurile SharePoint, atunci un proprietar de grup este un administrator de colecție de site-uri.

Sfat

Este o practică recomandată să aveți cel puțin doi proprietari pentru un grup, dacă este posibil. Astfel, dacă un proprietar nu este disponibil, celălalt poate aduce modificări grupului.

Membrii grupului sunt utilizatorii normali din organizația dvs. care utilizează grupul pentru a colabora. Ei pot accesa totul din grup, dar nu pot modifica setările de grup. În lumea SharePoint, aceștia sunt membri ai site-ului. Pentru informații despre adăugarea sau eliminarea membrilor grupului, consultați Adăugarea, editarea și eliminarea membrilor grupurilor în Outlook.

Oaspeții sunt membri ai grupului, dar se află în afara organizației. În mod implicit, utilizatorii pot invita persoane să se alăture grupului dvs. și dvs. puteți controla această setare. Pentru mai multe informații, consultați Adăugarea invitaților la grupuri în Outlook.

Utilizați Microsoft Teams pentru un spațiu de lucru persistent, bazat pe chat

O modalitate excelentă de a păstra legătura cu grupul dvs. este Microsoft Teams. Microsoft Teams este bucla internă pentru echipa dvs. – un spațiu de lucru persistent, bazat pe chat, în care puteți avea conversații informale, în timp real, în jurul subiectelor foarte focalizate sau sub anumite subgrupe din cadrul grupului. Deși integrarea Teams nu este automată, puteți crea cu ușurință un grup Teams bazat pe Grupul dvs. Microsoft 365.

După ce un grup și-a îndeplinit scopul, puteți să-l ștergeți pentru a elibera resurse de sistem și pentru ca grupul să nu mai fie afișat sau trecut în liste. Consultați Editarea sau ștergerea unui grup în Outlook pentru mai multe informații. Dacă nu doriți să vă amintiți să ștergeți grupurile învechite, administratorul poate seta politici de expirare, care vor face ca grupurile vechi să expire și să fie eliminate automat după o perioadă de timp specificată. Consultați și: Politica de expirare a grupului Microsoft 365.

Asigurarea accesului, denumirea și protecția informațiilor

Există trei modele principale de asigurare a accesuluiGrupuri Microsoft 365: deschise, conduse de departamentul IT sau controlate. Fiecare are propriile avantaje.

Model Avantaje
Deschidere (implicit) Utilizatorii își pot crea propriile grupuri după cum este necesar, fără să fie necesar să aștepte sau să deranjeze departamentul de IT.
ghidat de departamentul IT Utilizatorii solicită un grup de la departamentul IT. Departamentul IT îi poate îndruma în a-și alege cele mai bune instrumente de colaborare pentru nevoile lor.
Controlat Crearea de grupuri restricționată la anumite persoane, echipe sau servicii (consultați: Controlați cine poate crea Grupuri Microsoft 365)

Dacă doriți să controlați modul în care sunt denumite Grupuri Microsoft 365, puteți utiliza politica de numire pentru a forța numele grupurilor să adere la anumite standarde, inclusiv prefixate sau sufixe, precum și blocarea numelor controversate. Consultați Politica de numire a Grupurilor Microsoft 365 pentru mai multe informații.

Fiecare grup are cel puțin un proprietar care poate să adauge sau să elimine membri și să facă o administrare de bază a grupului și conținutul său. Dacă proprietarul sau proprietarii unui grup părăsește organizația din orice motiv, administratorul poate atribui un nou proprietar grupului. 

În plus, dacă aveți permisiuni de administrator Exchange Online, vă puteți administra grupurile din Centrul de Administrator Microsoft 365 (consultați Gestionarea apartenenței la grup în Centrul de administrare Microsoft 365) sau din PowerShell (consultați Gestionare Grupuri Microsoft 365 cu PowerShell.

Poate apărea momentul în care doriți să ștergeți un grup din entitatea dvs. găzduită. Pentru informații despre cum să ștergeți un grup, consultați: Ștergerea unui grup în Outlook. Dacă un grup este șters din greșeală, administratorii pot restaura acel grup timp de până la 30 de zile. Consultați: Restaurarea unui grup Microsoft 365 șters.

Dacă preferați un mod mai automatizat de a gestiona ciclul de viață al Grupuri Microsoft 365, puteți utiliza politicile de expirare pentru a expira grupuri la un anumit interval de timp. Proprietarii grupului vor primi un mesaj de e-mail cu 30, 15 și cu 1 zi înainte de expirarea grupului, care le permite să reînnoiască cu ușurință grupul, dacă este necesar. Consultați: Politica de expirare a grupului Microsoft 365.

Limite de grup Microsoft 365

Găsiți limitele de grup în Prezentare generală a Grupurilor Microsoft 365 pentru administratori.

Dacă intenționați să utilizați caracteristica "Writeback de grup" din instrumentul Azure Active Directory Connect, lungimea maximă este de 448 de caractere asociate atributului "Descriere".

Pentru mai multe informații despre stocarea SharePoint Online, consultați Limite pentru SharePoint Online.

Gestionarea Grupurilor Microsoft 365 este mai eficientă atunci când aveți informații utile despre utilizarea grupurilor. Centrul de Administrator Microsoft 365 are un instrument de raportare care vă poate permite să vedeți informații precum utilizarea spațiului de stocare, câte grupuri active aveți și chiar modul în care utilizatorii dvs. utilizează grupurile. Consultați: Rapoarte Microsoft 365 în centrul de administrare pentru mai multe informații.

Grupuri Microsoft 365 vă oferă o serie de instrumente pentru conformitate, protecția informațiilor și descoperirea informațiilor electronice.

Consultați și