Adăugarea evenimentului absent de la birou la calendarul Outlook al altor persoane

Crearea unui "eveniment absent de la birou" în calendarul dvs. în noul Outlook

1. În Calendar, pe fila Pornire, selectați Eveniment nou. 
2. Adăugați un titlu pentru eveniment, apoi selectați datele de început și de sfârșit.
3. Pentru a bloca o zi întreagă (sau mai multe zile), glisați comutatorul Toată ziua activat. 
4. În grupul Opțiuni , selectați Ocupat, apoi alegeți Absent de la birou din lista verticală.
5. Selectați Salvați.

Trimiterea acestui "eveniment Absent de la birou" altor persoane

Dacă ați urmat pașii din secțiunea anterioară, evenimentul pe care l-ați creat afișează faptul că ați marcat ca Absent de la birou. Acest lucru înseamnă că dacă cineva încearcă să programeze o întâlnire cu dvs., va vedea că nu sunteți disponibil. 

O greșeală uzuală atunci când trimiteți evenimentul Absent de la birou altor persoane este să deschideți evenimentul original și să modificați Liber/ocupat pentru a vă afișa ca Liber în loc de Absent de la birou. Totuși, acest lucru înseamnă că acum vă veți afișa ca disponibil oricărei persoane care încearcă să programeze o întâlnire cu dvs. Pentru a evita acest lucru, trebuie să creați o rezervare dublată în calendar cu Liber/ocupat setat la Liber, modificați evenimentul după cum este necesar, apoi trimiteți-l altor persoane în noul Outlook.

1. În Calendar în noul Outlook, faceți clic dreapta pe evenimentul absent de la birou creat anterior și selectați Dublare eveniment.
2. Adăugați un titlu nou pentru eveniment. De exemplu, poate doriți să vă includeți numele în titlu, astfel încât oricine se uită la acest articol în propriul calendar să știe imediat despre ce este vorba.
3. În grupul Participanți , selectați Opțiuni răspuns și debifați Solicitare răspunsuri din lista verticală.
4. În grupul Opțiuni , selectați Liber/ocupat, iar din lista verticală selectați Gratuit.
5. În Invitare participanți, adăugați destinatarii stabiliți.
6. Tastați informațiile pe care doriți să le partajați cu destinatarii.
7. Dacă avertizați utilizatorii cu privire la o serie de ore recurente în care veți fi plecat de la birou, în lista verticală Nu se repetă , selectați modelul de recurență, apoi selectați Salvare.
8. Selectați Trimitere.

Atunci când trimiteți această solicitare de întâlnire cu Liber/ocupat setat la Liber, evenimentul apare în partea de sus a fiecărei zile din calendarul destinatarului în noul Outlook - un memento vizual care nu blochează timpul său de lucru.

Gestionați-vă disponibilitatea în calendar în noul Outlook

În mod implicit, atunci când adăugați un element în calendar sau acceptați o invitație de la o altă persoană, elementul este marcat ca Ocupat în calendar:

• Acest lucru afectează timpul liber/ocupat pe care ceilalți îl văd în calendar atunci când încearcă să programeze o întâlnire cu dvs.
• Dacă utilizați Teams, acest lucru vă va afecta și indicatorul de stare și veți afișa ocupat atunci când aveți întâlniri sau rezervări programate.

Când vă uitați la calendar, marginea din stânga a fiecărui element are un cod de culoare pentru a indica starea acestuia: o margine albă indică starea liberă, iar o culoare mai închisă indică faptul că este ocupat.

Puteți ajusta orice element din calendar pentru a se afișa ca Ocupat, Liber, Absent de la birou etc.:

1. În calendar, faceți clic dreapta pe elementul pe care doriți să-l modificați.
2. În meniul care apare, indicați spre Afișare ca, apoi selectați opțiunea dorită.

Doriți să vă ajustați starea în Teams? Consultați Cum să vă modificați starea în Microsoft Teams.

Programarea perioadelor de concediu cu o solicitare de întâlnire în Outlook clasic este un proces în doi pași. Trebuie să vă blocați concediul în propriul calendar și, de asemenea, să vă anunțați colegii că veți lipsi, adăugând vacanța dvs. în calendarele lor.

Pasul 1: Adăugați vacanța la calendarele colegilor

Atunci când marcați perioada ca "absent de la birou" în calendarul dvs. în Outlook clasic, colegii dvs. o văd atunci când încearcă să programeze o întâlnire cu dvs. Dar n-ar fi grozav dacă i-ați putea alerta pe toți simultan în avans cu privire la timpul petrecut fără să le afectați starea liber/ocupat sau să le aglomerați calendarele? Puteți face acest lucru setându-vă informațiile astfel încât să apară în calendarele lor ca un eveniment de o zi întreagă, dar, spre deosebire de un eveniment normal de o zi întreagă, care este setat de obicei la "ocupat", acest eveniment de o zi întreagă este afișat ca timp liber. Disponibilitatea liber/ocupat a colegilor dvs. nu este afectată.

1. În Calendar, pe fila Pornire, selectați Întâlnire nouă în Outlook clasic.

   Sfat

   De asemenea, puteți utiliza comanda rapidă de la tastatură pentru a crea o nouă solicitare de întâlnire, apăsând CTRL+SHIFT+Q.

2. Tastați o descriere în caseta Titlu și, dacă doriți, introduceți o locație în caseta Locație .

3. În listele Oră de început și Oră de sfârșit , selectați ora de început și ora de sfârșit pentru timpul petrecut absent de la birou. Pentru vacanțe, aceasta implică, de obicei, zile întregi. Dacă acesta este cazul, bifați caseta de selectare Eveniment zi întreagă .

   Notă

   În mod implicit, Outlook utilizează setarea curentă de fus orar de pe computer pentru planificare. Dacă doriți să vă planificați plecarea de la birou pe baza unui alt fus orar, bifați caseta de selectare Fusuri orare și selectați fusul orar corespunzător.

4. În grupul Participanți , pentru Opțiuni de răspuns, debifați Solicitare răspunsuri din butonul vertical.

5. În grupul Opțiuni , pentru Afișare ca, selectați Liber în lista verticală. Dacă ați specificat deja că acesta este un eveniment de o zi întreagă, Afișare ca este setat automat la Liber.

   Important

   • Asigurați-vă că setarea Afișare ca este setată la Liber. Acest lucru permite destinatarilor solicitării de întâlnire să accepte solicitarea de întâlnire și să adauge perioada de concediu în calendarul lor, dar nu blochează niciun moment din calendar. Calendarul destinatarului va afișa în continuare disponibilitatea gratuită pentru programare în perioada vacanței.
   • Atunci când alegeți un eveniment de o zi întreagă, ora de începere a evenimentului este la miezul nopții. Pentru a evita ca colegii să primească avertizări la ore ciudate, setați setarea Memento la Fără.

6. Tastați informațiile pe care doriți să le partajați cu destinatarii.

7. Adăugați destinatarii preferați în linia Obligatoriu sau Opțional .

8. Dacă avertizați utilizatorii cu privire la o serie de ore recurente în care veți fi plecat de la birou, în grupul Opțiuni , selectați Recurență, selectați modelul de recurență, apoi selectați OK.

9. Selectați Trimitere.

Atunci când trimiteți această solicitare de întâlnire cu Afișare ca setat la Liber, evenimentul apare în partea de sus a fiecărei zile în calendarele Outlook ale colegilor dvs., un memento vizual care nu blochează orele de lucru.

Pasul 2: Blocarea perioadelor de concediu în calendar

Dacă ați urmat pașii din secțiunea anterioară, solicitarea de întâlnire pe care ați trimis-o a fost marcată ca timp liber pentru a împiedica blocarea timpului în calendarele altor persoane. Cu toate acestea, timpul este marcat ca liber și în propriul calendar. Acum trebuie să creați o rezervare suplimentară pentru dvs. în Outlook clasic, astfel încât ceilalți să poată vedea că nu sunteți disponibil în timpul specificat.

O greșeală comună este să deschideți elementul de solicitare de întâlnire din calendar și să modificați setarea Afișare ca din liber în Absent de la birou după ce ați trimis solicitarea inițială. Cu toate acestea, atunci când faceți acest lucru, se trimite o actualizare tuturor persoanelor cărora le-ați trimis solicitarea de întâlnire, modificând starea Liber în Absent de la birou și anulând pașii pe care i-ați făcut pentru a evita acest lucru. Trebuie să creați o rezervare dublată în calendar cu setarea Afișare ca setată la Absent de la birou.

Atunci când utilizatorii utilizează calendarul Outlook clasic pentru a planifica întâlniri și alte evenimente, vă pot vedea disponibilitatea, cu excepția cazului în care ați modificat permisiunile pentru calendar pentru a împiedica acest lucru. De obicei, rezervările, întâlnirile și evenimentele au setarea Afișare caOcupat. De asemenea, puteți crea elemente cu setarea Afișare caAbsent de la birou. Elementele setate la Absent de la birou sunt considerate similare cu elementele setate la Ocupat . Nimeni nu ar trebui să se aștepte să fiți disponibil în acel moment. Vizual, cele două tipuri diferă: elementele setate la Absent de la birou apar cu o culoare violet, elementele setate la Ocupat sunt identificate printr-o temă de culoare albastră. Această diferență de aspect vă ajută să subliniați de ce nu sunteți disponibil. De exemplu, este posibil să reușiți să mutați un element Ocupat în conflict, dar probabil nu puteți sau nu doriți să modificați un element Absent de la birou , cum ar fi vacanța.

1. În Calendar, pe fila Pornire, selectați Rezervare nouă în Outlook clasic.
2. În caseta Titlu , tastați un nume pentru timpul petrecut împreună.
3. În Oră de început și Oră de sfârșit, selectați datele când începe și când se termină timpul dvs. plecat.
4. Bifați caseta de selectare Eveniment zi întreagă .
5. Modificați setarea Afișare ca la Absent de la birou.
6. Selectați Salvare & Închidere.