Care este diferența dintre un grup Microsoft 365 și o listă de persoane de contact din Outlook?

Se aplică la

Outlook pentru Microsoft 365 Outlook 2024 Outlook 2021 Outlook.com Outlook nou pentru Windows Outlook pentru Android Outlook pentru iOS Aplicația Outlook pentru Web

O listă de persoane de contact sau o listă de distribuire este o colecție de adrese de e-mail utilizate pentru a trimite mesaje sau invitații la întâlnire mai multor persoane simultan. Aflați cum să creați, să editați sau să ștergeți o listă de persoane de contact în Outlook.

Un grup Microsoft 365 în Outlook îndeplinește aceste nevoi simple și furnizează o serie de resurse partajate cărora membrii grupului li se atribuie automat atunci când se creează grupul.

Atunci când configurați un grup Microsoft 365 în Outlook, puteți să alegeți un set de persoane cu care doriți să colaborați și să configurați cu ușurință o colecție de resurse pe care să le partajeze acele persoane. Nu trebuie să vă faceți griji în legătură cu atribuirea manuală a permisiunilor pentru toate acele resurse, deoarece adăugarea membrilor la grup le oferă automat permisiunile de care au nevoie pentru instrumentele pe care le furnizează grupul dvs.

Iată câteva dintre caracteristicile care fac din grupuri o soluție mai puternică decât listele de distribuire de e-mail:

Inbox partajat - Unde au loc conversațiile pe care le aveți în mod obișnuit în listele de distribuire. În acest inbox partajat se poate căuta complet, așa că se creează o arhivă vie a mesajelor grupului. Persoanele nou-venite în grup pot căuta sau defila înapoi prin istoric pentru a fi rapid la curent cu ceea ce a fost publicat anterior în grup. Consultați: Purtați o conversație de grup în Outlook.

Sfat

Dacă utilizatorii doresc în continuare ca mesajele de grup să apară în inboxul lor personal, așa cum au făcut în cazul listei de distribuire, tot ce trebuie să facă este să se aboneze la grup, făcând clic pe butonul Apartenență de pe panglica din Outlook.
Bibliotecă de fișiere partajate - Grupul are o bibliotecă de fișiere SharePoint în care utilizatorii pot stoca, partaja și colabora la documente, registre de lucru, prezentări, imagini sau orice alt tip de fișier la care trebuie să lucreze. Consultați: Partajarea de fișiere cu un grup în Outlook.
Calendar partajat - Grupul dvs. obține un calendar partajat pentru a publica evenimente legate de grup. Fiecare membru care s-a abonat la grup este invitat automat la evenimente postate în calendar, astfel încât acele evenimente să poată apărea și în calendarele sale personale, dacă doresc. Consultați: Utilizarea unui calendar de grup în Outlook pentru a planifica și a edita evenimente.
Blocnotes OneNote partajat - Grupul are automat un blocnotes OneNote partajat, unde membrii grupului pot colecta și colabora la informații. Multe grupuri utilizează blocnotesul pentru a crea un wiki viu cu întrebări frecvente și alte resurse. Consultați: OneNote: Introducere.
Accesul invitaților - înainte puteați adăuga persoane de contact externe la grupurile de distribuire, dar acestea nu primeau decât e-mailul. Cu grupurile, puteți să le oferiți invitaților acces la e-mail, conversații, fișiere și chiar la blocnotesul OneNote partajat. Consultați: Adăugarea invitaților la grupuri în Outlook.
Conținutul se poate descoperi : grupurile din Outlook sunt publice în mod implicit, ceea ce înseamnă că este ușor ca alte persoane din organizația dvs. să descopere și să se alăture materialelor din grup sau să le revizuiască. În cazul în care conținutul grupului este mai sensibil, puteți trece grupul la privat, ceea ce ascunde conținutul de persoanele care nu sunt membri și necesită ca proprietarul grupului să aprobe toate solicitările de asociere.
Crearea cu autoservire - IT-ul nu trebuie să se blocheze în solicitările utilizatorilor de a crea grupuri. Utilizatorii își pot crea propriile grupuri, după cum este necesar. Dacă doriți să controlați ce utilizatori din organizația dvs. pot crea grupuri, consultați: Gestionați cine poate crea Grupuri Microsoft 365.

Administrarea grupurilor dvs.

Microsoft 365 oferă o serie de instrumente și capacități utile pentru gestionarea și administrarea mai ușoară a grupurilor dvs. Aflați mai multe în Ghidul administratorului pentru Grupuri Microsoft 365 în Outlook.