Používanie služby Microsoft Viva Insights v Outlooku

Prehľady v doplnku Viva Insights pre Outlook vám pomôžu pracovať efektívnejšie. V tomto článku sa dozviete, ako môžete využiť jednotlivé prehľady.

Príprava na schôdze

Schôdze sú nevyhnutné pre zdravú spoluprácu. Lepšie postupy pri schôdzach môžu zlepšiť produktivitu, zdieľanie informácií, inovácie, rozhodovanie a prepojenia medzi členmi tímu.

V prehľade Príprava na schôdze sa zobrazuje zoznam nadchádzajúcich schôdzí, ktoré organizujete alebo na ktoré ste boli pozvaní na nasledujúcich sedem kalendárnych dní (vrátane aktuálneho dňa). Tento prehľad vám pomôže rozhodnúť sa, či sú jednotlivé schôdze pripravené. Ak chcete zobraziť prehľad pre každú z vašich nadchádzajúcich schôdzí, vyberte položku Pripraviť sa na schôdze . Výberom tejto položky vyberiete filtrovanie podľa všetkých, organizovaných alebo pozvaných schôdzí.

Tu sú informácie, ktoré môžete urobiť s týmto prehľadom:

• Zobrazenie účastníkov: Zistite percento pozvaných, ktorí prijali účasť na schôdzi, a počet pozvaných. Výberom šípky nadol zobrazíte ďalšie informácie o týchto účastníkoch.
• Konflikty zobrazení: Získajte zoznam všetkých ostatných schôdzí, ktoré sú v konflikte s touto schôdzou.
• Odpovedať (ak ste pozvaný): Odpovedzte áno alebo nie na pozvánku. Ak ste už odpovedali, vaša odpoveď sa zobrazuje tu. Ak je schôdza naplánovaná mimo zvyčajného času schôdze (keď schôdze organizujete a zúčastňujete sa schôdzí počas pracovného dňa aj mimo neho), zvýrazní sa a môžete na ňu dať odpovedať podľa potreby.
• Zobrazenie príloh: Zobrazte počet príloh súvisiacich s danou schôdzou, ich názvy a umiestnenie ukladacieho priestoru (online alebo lokálne). Ak je príloha uložená online, môžete o nej zobraziť ďalšie podrobnosti alebo ju otvoriť.
• Zobrazenie súvisiacich dokumentov: Zobrazte si dokumenty, ktoré vám môžu pomôcť pripraviť sa na schôdzu.
• Zistite, či má schôdza online prepojenie (ak ste organizátorom): Ak má schôdza online prepojenie, všimnite si tu položku Áno. Ak nie, všimnete si chybu Nie.
• Čas na prípravu knihy: Pred schôdzou si rezervujte 15 minút alebo 30 minút času na prípravu. Rezervovaný čas sa zobrazuje v kalendári s odkazom na schôdzu ako "Čas prípravy na [názov schôdze]". Môžete tiež zrušiť čas prípravy schôdze alebo ho odstrániť priamo z kalendára.

Sledovanie miery otvorenia e-mailov a dokumentov

Vzťahuje sa na: osoby zaregistrované v príslušnom pláneslužieb

So sledovaním miery otvorenia e-mailov a dokumentov vám Viva Insights poskytne tieto informácie:

• koľko ľudí otvorilo váš e-mail,
• Priemerný čas, ktorý ľudia strávia čítaním vášho e-mailu.
• Koľkí príjemcovia e-mailu otvorili dokument zdieľaný v e-maile ako prepojenie alebo prílohu.

Prečítajte si informácie o odoslaných e-mailoch:

1. Ak tabla Viva Insights ešte nie je otvorená, otvorte ju výberom ikony Viva Insights na páse s nástrojmi Domov v Outlooku. Ak sa zobrazí správa Vitajte, vyberte položku Začíname.

2. Vyberte jednu z týchto možností:

   1. Kontextová miera otvorenia e-mailov – zobrazuje štatistiku prečítania odoslaných e-mailov, ktoré máte aktuálne otvorené v Outlooku. Poskytuje tiež mieru otvorenia pre prepojené alebo priložené dokumenty, ktoré sú uložené vo OneDrive for Business alebo v SharePointe.

      Poznámka

      V zriedkavých prípadoch môže byť miera otvorenia dokumentu vyššia ako miera otvorenia e-mailov. Môže sa to stať, keď príjemcovia otvoria dokument z iných zdrojov než z e-mailu, v ktorom bol zdieľaný.

   2. Sledujte mieru otvorenia e-mailov – zobrazuje štatistiku prečítania všetkých odoslaných e-mailov.

Obe tieto možnosti zobrazujú predmet e-mailu a súhrn miery otvorenia, miery otvorenia (niekedy vyjadrenej ako percentá) a počtu preposlaných správ.

Rezervujte si čas na sústredenie

Rezervujte si čas na sústredenie a môžete šetriť čas na sústredenú prácu a tiež minimalizovať upozornenia (a tým aj rozptyľovanie) chatmi a hovormi cez Teams počas sústredenej práce.

1. Na table doplnku Viva Insights vyberte položku Zarezervovať čas a sústrediť sa. Tento prehľad sa zobrazí, ak máte v kalendári počas pracovných hodín k dispozícii čas, ktorý nie je blokovaný schôdzami ani plánovanými činnosťami.

2. Vyberte:

   • Ikona plus (+) vedľa bloku na čítanie, ktorý chcete pridať do kalendára.
   • Ikona ceruzky na zmenu toho, čo sa v kalendári zobrazuje blok na prácu. Povedzme, že sa chcete dve hodiny sústrediť na výšku predaja. Označenie Čas sústredenia zmeníte na označenie Výška predaja a potom vyberiete ikonu so znamienkom plus (+). Táto akcia rezervuje dvojhodinovú plánovanú činnosť v kalendári s názvom Predajná ponuka.
   • Rezervujte všetko a naplánujte si všetky dostupné časy na sústredenú prácu naraz a nastaví sa vám chránený čas počas celého týždňa. Použite prehľad Nastavenie obedňajších hodín na nastavenie predvolieb obedňajšej hodiny. Viva Insights bude pri plánovaní času na sústredenú prácu rešpektovať vaše preferencie.

Dobehnúť zameškané dokumenty

Funkcia Dohnať dokumenty zobrazuje zoznam zdieľaných dokumentov vo OneDrive a SharePointe v e-maile, ktoré ste ešte neotvorili. Tento zoznam obsahuje dokumenty za posledných 14 dní.

1. Na table doplnkov Viva Insights vyberte položku Dohnať dokumenty.

2. Vyberte:

   • Otvorenie e-mailu alebo otvorenie schôdze na otvorenie e-mailu alebo schôdze, kde sa zdieľali neprečítané dokumenty.
   • Rezervujte si čas a naplánujte si v kalendári čas na kontrolu neprečítaných dokumentov.

Pridanie dôležitých ľudí

Na základe vašich vzorov spolupráce môže funkcia Pridať dôležitých ľudí navrhnúť, aby ste niektoré kontakty označili ako dôležité. Po označení týchto kontaktov ako dôležitých vám Viva Insights pripomenie, aby ste za ne dokončili úlohy a otvorili od nich neprečítané e-maily.

1. Na table doplnkov Viva Insights vyberte položku Pridať dôležitých ľudí.
2. Vyberte položku Označiť ako dôležité pre každý kontakt, ktorý chcete uprednostniť.

Nastavenie obedňajšieho času

Pomocou možnosti Nastavenie obedňajších hodín môžete zabezpečiť čas obeda a prispôsobiť si Viva Insights tak, aby zohľadňovali preferované obedňajšie hodiny.

Obedňajšie hodiny môžete nastaviť dvoma spôsobmi – v nastaveniach alebo pomocou karty Nastavenie obedňajších hodín:

Nastavenie obedňajších hodín v Nastaveniach

1. Na table doplnku Viva Insights vyberte položku Nastavenia (ikona ozubeného kolieska).
2. V časti Nastaviť obedňajšie hodiny vyberte možnosť úpravy (ceruzka).
3. Zmeňte hodnoty v poliach Začiatok obeda a Koniec obeda.
4. Vyberte položku Aktualizovať.

Nastavenie obedňajších hodín prostredníctvom karty Nastaviť obedňajší čas

1. Na table doplnku Viva Insights vyberte položku Nastaviť obedňajšie hodiny.
2. Všimnite si predvolené obedňajšie hodiny. Vyberte položku Potvrdiť , ak chcete zachovať, čo sa tu nachádza, alebo položku Zmeniť , ak ich chcete upraviť.
3. Ak chcete mať obed vo svojom kalendári naplánovaný každý deň, na ochranu tohto času vyberte položku Pridať opakovanú udalosť kalendára.
4. Ak ste vykonali zmeny, vyberte položku Aktualizovať.

Plánovanie času mimo pracoviska

Použite prehľad Plánovanie času mimo pracoviska na zníženie stresu pri plánovaní nadchádzajúceho času mimo práce. Tento nástroj kontrolného zoznamu vám pomôže:

• Vyriešte všetky svoje schôdze na jednom mieste pomocou vlastnej správy o naplánovanom voľne.
• Compose automatické nastavenia a informujte tím o plánovanom voľne.
• Pred odchodom si naplánujte čas na sústredenú prácu, aby ste sa mohli sústrediť a po návrate dobehnúť zameškané.

Plánujte si plán so všetkými týmito možnosťami naraz alebo jednotlivo, keď sa priblížite k dátumu. Kedykoľvek sa sem tiež môžete vrátiť a pred odchodom zmeniť podrobnosti. Viva Insights bude sledovať váš pokrok a aktualizovať vykonané akcie.

1. Na table doplnku Viva Insights prejdite na kartu Plánovanie času mimo pracoviska .

2. Zobrazí sa kontrolný zoznam, ktorý obsahuje nasledujúce možnosti plánovania:

   1. Výber dátumov – Nastavenie plánovanej činnosti Mimo pracoviska v kalendári na vybraté dátumy:

      1. Vyberte dátum začiatku a ukončenia pre čas, kedy budete mimo pracoviska.
      2. Vyberte položku Naplánovať.

   2. Nastavenie automatických odpovedí – Compose a uloženie odpovede mimo pracoviska vo vybratých dátumoch:

      1. V časti Compose alebo upraviť správu ponechajte predvolenú odpoveď alebo upravte odpoveď Mimo pracoviska.

         Poznámka

         Ak ste správu vytvorili pre predchádzajúce obdobie mimo pracoviska, v poli Compose alebo Edit Message si všimnete najnovšiu správu, ktorú ste použili ako predvolenú.

      2. Ak chcete odoslať rovnakú správu ľuďom v rámci aj mimo organizácie, vyberte položku Odoslať mimo mojej organizácie .

         Tip

         Ak chcete ľuďom mimo organizácie odoslať inú automatickú odpoveď, môžete to urobiť pomocou Outlooku: Nastavenia> Pošta Automatické> odpovede.

      3. Vyberte položku Uložiť.

   3. Informujte spolupracovníkov – informujte ľudí, s ktorými ste spolupracovali za posledné štyri týždne, o blížiacom sa čase mimo pracoviska.  

      1. Ak chcete spolupracovníkov informovať e-mailom, vyberte položky Otvoriť koncept nového e-mailu, vykonať zmeny a Odoslať.
      2. Ak chcete spolupracovníkov informovať prostredníctvom pozvánky na schôdzu, vyberte položky Otvoriť novú pozvánku na schôdzu, vykonať zmeny a Odoslať.

   4. Riešenie schôdzí – odmietnutie alebo zrušenie schôdzí, ktoré ste organizovali alebo prijali počas vašej neprítomnosti.

      1. Odmietnutie a zrušenie schôdzí pomocou tejto správy – upravte správu, ktorú Viva Insights odošle, a odmietnite alebo zrušte pozvánky na schôdzu.
      2. Vyberte schôdze na odmietnutie a zrušenie – vyberte, ktoré schôdze chcete odmietnuť alebo zrušiť, alebo použite možnosť Vybrať všetky na odmietnutie alebo zrušenie všetkých schôdzí uvedených v zozname. Po dokončení vyberte položku Potvrdiť. Môžete tiež vybrať položku Otvoriť vedľa schôdze a zobraziť si o nej ďalšie podrobnosti.

   5. Rezervujte si čas na sústredenie – naplánujte si čas na sústredenie sa na dokončenie práce pred odchodom a potom na dobehnutie zameškaného po návrate.

      1. Rozbaľte položku Skontrolovať otvorené pozície.
      2. Vyberte znamienko plus (+) vedľa dostupných časových úsekov na sústredenú prácu, ktoré si chcete rezervovať.
      3. Ak ich chcete pridať do kalendára, vyberte položku Hotovo .

Dobehnite zameškané so svojím tímom

Ako manažér môžete pomocou prehľadu Dobiehať svoj tím na:

• Plniť úlohy, ktoré ste prisľúbili vykonať alebo ktoré vás členovia tímu požiadali vykonať.
• Skontrolujte dôležité e-maily a dokumenty od členov tímu, ktoré ste ešte nečítali.

Táto funkcia je k dispozícii len pre používateľov služby Viva Insights, ktorí majú priamych podriadených uvedených v službe Azure Active Directory. Ak ste manažér, ale táto funkcia sa vám nezobrazuje, obráťte sa na správcu Microsoft 365.

Na table doplnku Viva Insights vyberte položku Dohnať váš tím a zobrazte členov tímu, ktorých potrebujete znova pripojiť, a akcie, ktoré na to môžete vykonať.

Zistite viac

Informácie o doplnku Viva Insights pre Outlook

Vložené návrhy v Outlooku