Keď posielate listy do poštového zoznamu, môžete si správu prispôsobiť. Pre niektorých príjemcov môžete napríklad na základe hodnôt v určitých poliach zdroja údajov zahrnúť slová "Po termíne splatnosti". Prispôsobenie je založené na pravidlách, ktoré sa spúšťajú pri vykonaní zlúčenia.
V príklade "Po termíne splatnosti" by sa použila chyba If... Potom... V opačnom prípade pravidlo, ktoré určuje zahrnutie textu "Po termíne splatnosti" pre príjemcov, ktorých hodnota poľa Termín dokončenia je v minulosti.
Pravidlá sa nastavujú po výbere príjemcov hromadnej korešpondencie a po vložení zlučovacích polí do dokumentu.
Prejdite na pravidloKorešpondencia> a vyberte pravidlo na základe nižšie uvedených popisov.
Dotaz
Napríklad odosielate tú istú pozvánku na štvrťročnú schôdzu. Váš zdroj údajov neukladá dátumy schôdzí a dátum schôdze sa v pozvánke zobrazuje viackrát.
Umiestnením záložiek do dokumentu a pridaním poľa Dotaz môžete spustiť rovnakú hromadnú korešpondenciu pre každú schôdzu. Stačí zadať iba dátum schôdze, a to iba raz.
- V dokumente hromadnej korešpondencie stlačte kombináciu klávesov CTRL + F9 a potom zadajte názov a vytvorte záložku. Tento postup zopakujte a použite rovnaký názov na každom mieste v dokumente, kde sa má odpoveď na pole Dotaz zobraziť.
- Umiestnite kurzor niekde v dokumente pred prvú záložku, ktorú ste práve vytvorili.
- Prejdite na témuOpýtaťsa pravidiel>korešpondencie>.
- Vyberte záložku, ktorú ste práve vytvorili (alebo zadajte jej názov) a do poľa výzvy zadajte výzvu, napríklad Dátum udalosti?.
- Vyberte tlačidlo OK a potom znova tlačidlo OK .
- Na konci procesu vyberte položku Dokončiť & Zlúčiť, vyberte položku Upraviť jednotlivé dokumenty. Zobrazí sa výzva na odpoveď pre každého príjemcu. Odpoveď sa vloží do záložiek, ktoré ste zadali, v dokumentoch, ktoré sú výsledkom zlúčenia.
Ďalšie informácie: Kódy polí: pole Ask
Vyplniť
Napríklad odosielate tú istú pozvánku na štvrťročnú schôdzu. Váš zdroj údajov neukladá dátumy schôdzí a dátum schôdze sa v pozvánke zobrazuje len raz.
Umiestnením poľa Vyplniť do dokumentu môžete spustiť rovnakú hromadnú korešpondenciu pre každú schôdzu. Stačí zadať iba dátum schôdze.
- Umiestnite kurzor na miesto, kde sa má umiestniť text ako výplň.
- Na karte Korešpondencia prejdite napoložku Vypĺňaniepravidiel>.
- Do poľa výzvy zadajte výzvu, napríklad Dátum udalosti?.
- Vyberte tlačidlo OK a potom znova tlačidlo OK .
- Na konci procesu po stlačení položky Dokončiť & Zlúčiť vyberte položku Upraviť jednotlivé dokumenty. Zobrazí sa výzva na odpoveď pre každého príjemcu. Táto odpoveď sa vloží do poľa Vyplniť v dokumentoch, ktoré sú výsledkom zlúčenia.
Ďalšie informácie: Kódy polí: pole Fill-In
Ak... Potom... V opačnom prípade
Posielate napríklad korešpondenciu zoznamu účastníkov konferencie, ktorí cestujú v krajine aj do zahraničia. Pole Krajina alebo oblasť v zdroji údajov môže byť pre domácich účastníkov prázdne. Môžete použiť príkaz Ak... Potom... V opačnom prípade... Pravidlo na prispôsobenie správy všetkým príjemcom. Príjemcom, ktorí majú pole Krajina alebo oblasť prázdne, sa môže zobraziť text "Po príchode vás privítajú pri bráne", zatiaľ čo všetci ostatní príjemcovia môžu vidieť text "Privítame vás pri colnici".
- Umiestnite kurzor na miesto, kde chcete umiestniť podmienený text.
- Prejdite naPravidlá>korešpondencie>, ak... Potom... V opačnom prípade.
- V zozname Názov poľa vyberte zo zdroja údajov pole, ktoré bude určovať podmienený text.
- V zozname Porovnanie vyberte spôsob porovnania hodnoty údajov.
- Do poľa Porovnať s zadajte hodnotu porovnania (ak ste ako porovnanie vybrali možnosť Prázdna alebo Nie je prázdna , túto možnosť preskočte).
- Do textového poľa Vložiť tento text zadajte text, ktorý sa použije v dokumente pri splnení kritérií porovnania.
- Do poľa Inak vložiť tento text zadajte text, ktorý sa použije v dokumente v prípade, že nie sú splnené kritériá porovnania.
- Vyberte tlačidlo OK.
Ďalšie informácie: Kódy polí: pole IF
Zlúčiť záznamy č.
Chcete, aby korešpondencia napríklad ukázala každému príjemcovi jeho pozíciu v zozname poradovníkov. Zoznam príjemcov môžete zoradiť podľa registrácií v chronologickom poradí a potom pomocou pravidla Zlúčiť záznam # zobraziť očíslovanú pozíciu príjemcu v zozname.
Číslo záznamu zohľadňuje každé zoradenie a filtrovanie, ktoré ste použili na zdroj údajov pred zlúčením.
Tip
Pravidlo zlúčenia kópie # vedľa poľa Dátum vytlačenia slúži na vytvorenie jedinečných čísel faktúr.
- Umiestnite kurzor na miesto, kde sa má zobraziť číslo záznamu.
- Go to Mailings>Rules>Merge Record #.
Ďalšie informácie: Kódy polí: pole MergeRec
Zlúčiť postupnosť č.
Chcete, aby korešpondencia napríklad zobrazovala každému príjemcovi celkový počet ľudí, ktorí sa zaregistrovali na udalosť. Pravidlo Postupnosť zlúčenia # poskytuje počet záznamov v dokumente hromadnej korešpondencie.
- Umiestnite kurzor na miesto, kde sa má zobraziť číslo záznamu.
- Prejdite na položkuPostupnosť zlučovaniapravidiel>pre korešpondenciu> #.
Ďalšie informácie: Kódy polí: pole MergeSeq
Ďalší záznam
Používate napríklad hromadnú korešpondenciu na tlač zoznamu kontaktov na jeden hárok papiera. Pomocou pravidla Ďalší záznam prikážete Wordu prejsť na ďalší záznam bez začatia novej strany.
Poznámka
Hárok menoviek s adresami sa vo Worde zobrazí ako tabuľka. Na umiestnenie ďalšej adresy do menovky použije Word pravidlo Ďalší záznam v každej bunke tabuľky.
- Umiestnite kurzor na miesto, kde sa majú zobraziť údaje z nasledujúceho záznamu.
- Prechod naPravidlá>korešpondencie>Ďalší záznam.
- Vloženie zlučovacieho poľa pre požadované údaje
Zoznam názvov spoločností môže vyzerať napríklad takto:
«Company_Name»
«Ďalší záznam»«Company_Name»
«Ďalší záznam»«Company_Name»
Ďalšie informácie: Kódy polí: pole Next
Ďalší záznam ak
Môžete napríklad chcieť, aby bol na jednom hárku papiera uvedený zoznam účastníkov konferencie cestujúcich do krajiny a na inom hárku papiera zoznam účastníkov cestujúcich do zahraničia. Pole Krajina alebo oblasť v zdroji údajov môže byť pre domácich cestujúcich prázdne. Môžete použiť pravidlo Ďalší záznam IF, ktoré zabráni Wordu začať novú stranu dovtedy, kým sa nedostane k príjemcom, ktorí nemajú pole Krajina alebo oblasť prázdne. Na dosiahnutie tohto cieľa je potrebné najprv zoradiť zdroj údajov podľa krajiny alebo oblasti.
- Umiestnite kurzor na miesto, kde sa majú zobraziť údaje z nasledujúceho záznamu.
- Go toMailings RulesNext Record if (Prejsť na pravidlá >korešpondencie>, ďalší záznam) ak.
- V zozname Názov poľa vyberte názov zlučovacieho poľa, napríklad Mesto.
- V zozname Porovnanie vyberte spôsob porovnania hodnoty údajov. Na vyčlenenie príjemcov v konkrétnom meste vyberte napríklad operátor Rovná sa.
- Do poľa Porovnať s zadajte hodnotu, ktorú chcete použiť. Ak chcete napríklad vyčleniť príjemcov v Tokiu, zadajte názov Tokio (ak ste ako porovnanie vybrali možnosť prázdne je prázdne alebo nie , túto možnosť preskočte).
Ďalšie informácie: Kódy polí: pole NextIf
Nastaviť záložku
Môžete napríklad pripraviť pozvánky na konferenciu, na ktorej hlavný rečník ešte nie je finalizovaný. V celom dokumente môžete ponechať zástupné objekty pre meno rečníka a pridať pravidlo pre nastavenie záložiek, pomocou ktorého sa meno rečníka zadá raz a zobrazí sa vo všetkých zástupných objektoch.
Zástupné objekty sú polia Ref. Pravidlo pre nastavenie záložiek vloží pole, ktoré sa v dokumente nezobrazí (ak nestlačíte kombináciu klávesov Alt + F9, čím zobrazíte kódy polí).
- Umiestnite kurzor na ľubovoľné miesto v dokumente.
- Prejdite na položkuPravidlá>korešpondencie>,položku Nastaviť záložku, zadajte meno a potom vyberte položku OK.
- Umiestnite kurzor na ľubovoľné miesto, kde sa má text záložky zobraziť.
- Prejdite napoleVložiť>rýchle časti> a vyberte možnosť Odkaz.
- Vyberte názov záložky, ktorý ste práve vytvorili, a vyberte položku OK.
- Vložte pole Ref na všetkých miestach, kde sa má text záložky zobraziť.
- Pred spustením spracovania hromadnej korešpondencie kliknite pravým tlačidlom myši na pole množiny, vyberte položku Upraviť pole a zadajte do textového poľa požadovaný text.
- Vyberte tlačidlo OK.
Ďalšie informácie: Kódy polí: Pole Set
Preskočiť záznam ak
Môžete napríklad stať vlastníkom obchodu s oblečením a zistiť, že máte nadmerné zásoby konkrétneho trička, ale nie v najobľúbenejšej veľkosti. Keď ste pripravení odoslať výpredajový leták, musíte vylúčiť zákazníkov, ktorí nosia určitú veľkosť. Pomocou pravidla Preskočiť záznam Ak môžete porovnať obsah údajov o veľkosti zákazníkov s veľkosťou, ktorú chcete vylúčiť.
- Prejsť naPravidlá>korešpondencie>Preskočiť záznam ak.
- V zozname Názov poľa vyberte názov zlučovacieho poľa, napríklad Veľkosť.
- V zozname Porovnanie vyberte spôsob porovnania hodnoty údajov. Ak chcete napríklad vybrať zákazníkov, ktorí nosia konkrétnu veľkosť, vyberte položku Rovná sa.
- Do poľa Porovnať s zadajte hodnotu, ktorú chcete použiť. Ak chcete napríklad vybrať zákazníkov, ktorí nosia extra malú veľkosť, vyberte možnosť XS (ak ste v porovnaní vybrali možnosť prázdna je prázdna alebo nie prázdna , túto možnosť preskočte).
Ďalšie informácie: Kódy polí: pole SkipIf