Spajanje dokumentov z Excelovo preglednico

Tukaj je nekaj namigov za pripravo Excelove preglednice za spajanje dokumentov. Prepričajte se, da:

• Imena stolpcev v preglednici se ujemajo z imeni polj, ki jih želite vstaviti v spajanje dokumentov. Če želite bralce na primer naslavljati z imenom v dokumentu, boste potrebovali ločene stolpce za ime in priimek.
• Vsi podatki, ki jih želite spojiti, so na prvem listu preglednice.
• Vnosi podatkov z odstotki, valutami in poštnimi številkami so pravilno oblikovani v preglednici, tako da lahko Word pravilno prebere njihove vrednosti.
• Excelova preglednica, ki jo boste uporabili pri spajanju dokumentov, je shranjena v lokalnem računalniku.
• Spremembe ali dodatki preglednice so dokončane, preden je povezana z dokumentom spajanja dokumentov v Wordu.

Povezovanje in urejanje poštnega seznama

Povežite se z virom podatkov. Če želite več informacij, glejte Viri podatkov, ki jih lahko uporabite za spajanje dokumentov.

Urejanje poštnega seznama

1. Izberite Uredi seznam prejemnikov.
   

2. V razdelku Prejemniki spajanja dokumentov počistite potrditveno polje poleg imena osebe, za katero ne želite, da prejema vašo pošto.
   

   Opomba

   Če želite olajšati iskanje imen in naslovov, lahko razvrstite ali filtrirate seznam. Če želite več informacij, glejte Razvrščanje podatkov za spajanje dokumentov ali Filtriranje podatkov za spajanje dokumentov.

Vstavljanje spojnega polja

Vstavite lahko tudi enega ali več polj za spajanje dokumentov, ki pridobivajo podatke iz preglednice v dokumentu.

Vstavljanje spojnih polj v ovojnico, nalepko, e-poštno sporočilo ali pismo

1. Pojdite naNaslovni blokza pošiljanje>.
   
   Če želite več informacij, glejte Vstavljanje naslovnega bloka
2. Če želite dodati pozdravno vrstico, izberite Pozdravna vrstica.
   
   Če želite več informacij, glejte Vstavljanje pozdravne vrstice.
3. Če želite dodati druga spojna polja, na primer številke računov, glejte Vstavljanje polj spajanja dokumentov.
4. Izberite OK (V redu).
5. IzberiteShranidatoteko>.

Če želite izvedeti več o možnostih za nastavitev e-poštnega sporočila, glejte Spajanje e-pošte v Wordu.

Predogled in dokončanje spajanja dokumentov

Ko vstavite želena polja za spajanje, si v predogledu oglejte rezultate, da preverite, ali ste zadovoljni z vsebino. Nato ste pripravljeni, da dokončate spajanje.

1. Pojdite narezultate predogledapošiljanja>.
   
2. Izberite gumb Naslednji ali gumb Prejšnji , da se premikate po zapisih v viru podatkov in si ogledate, kako so prikazani v dokumentu.
3. Pojdite na Dokončanje & spajanje>,tiskanje dokumentov ali pošiljanje e-poštnih sporočil.
   

Shranjevanje dokumenta, ki nastane po spajanju dokumentov

Če shranite dokument, ki nastane po spajanju dokumentov, ta ohrani povezavo z virom podatkov. Dokument, ki nastane po spajanju dokumentov, lahko znova uporabite za naslednjo množično pošiljanje pošte.

• Odprite dokument za spajanje dokumentov in izberite »Da«, ko vas Word pozove, ali želite obdržati povezavo.

Glejte tudi

• Ustvarjanje in pošiljanje množične pošte, nalepk in ovojnic s spajanjem dokumentov
• Več izobraževalnih tečajev za Word najdete v storitvi LinkedIn Learning

Tukaj je nekaj nasvetov, kako pripravite Excelovo preglednico za spajanje dokumentov. Prepričajte se, da:

• Imena stolpcev v preglednici se ujemajo z imeni polj, ki jih želite vstaviti v spajanje dokumentov. Če želite na primer bralce nasloviti z njihovim imenom v dokumentu, boste potrebovali ločene stolpce za imena in priimke.
• Vsi podatki, ki jih želite spojiti, so na prvem listu preglednice.
• Vnosi podatkov z odstotki, valute in poštne številke so pravilno oblikovane v preglednici, zato da lahko Word pravilno prebere njihove vrednosti.
• Excelova preglednica, ki jo želite uporabiti v spajanju dokumentov, je shranjena v lokalnem računalniku.
• Spremembe ali dodatki preglednice so dokončani, preden vzpostavite povezavo z dokumentom za spajanje dokumentov v Wordu.

Če želite več informacij, glejte Priprava Excelovega vira podatkov za spajanje dokumentov v Wordu.

Vzpostavljanje povezave in urejanje poštnega seznama

Ustvarite povezavo do svojega vira podatkov. Če želite več informacij, glejte Viri podatkov, ki jih lahko uporabite za spajanje dokumentov.

1. Izberite Uredi seznam prejemnikov.
   Če želite več informacij, glejte »Spajanje dokumentov: urejanje prejemnikov«.
   Če želite več informacij o razvrščanju in filtriranju, glejte razvrščanje podatkov za spajanje dokumentov ali filtriranje podatkov za spajanje dokumentov.
2. Izberite V redu.

Vstavljanje polja za spajanje

Vstavite lahko tudi enega ali več polj za spajanje dokumentov, ki pridobivajo podatke iz preglednice v dokumentu.

1. Pojdite na »Vstavljanje spojnega polja«za pošiljanje>.
2. Dodajte želeno polje.
3. Po potrebi ponovite 1. in 2. korak.
4. Izberite »Shranidatoteko«>.

Če želite izvedeti več o možnostih nastavljanja e-poštnega sporočila, si oglejte »Spajanje e-pošte v Wordu.

Predogled in dokončanje spajanja dokumentov

Ko vstavite želena polja za spajanje, si v predogledu oglejte rezultate, da preverite, ali ste zadovoljni z vsebino. Nato ste pripravljeni, da dokončate spajanje.

1. Pojdite narezultate predogledapošiljanja>.
2. Izberite »Naprej« ali »Prejšnji« , če se želite premikati po zapisih v viru podatkov in si ogledati, kako so videti v dokumentu.
3. Pojdite na Dokončanje & spajanje>, tiskanje dokumentov ali spajanje v e-pošto.

Shranjevanje dokumenta, ki nastane po spajanju dokumentov

Če shranite dokument, ki nastane po spajanju dokumentov, ta ohrani povezavo z virom podatkov. Dokument, ki nastane po spajanju dokumentov, lahko znova uporabite za naslednjo množično pošiljanje pošte.

• Odprite dokument za spajanje dokumentov in izberite »Da«, ko vas Word pozove, ali želite obdržati povezavo.

Glejte tudi

• Ustvarjanje in pošiljanje množične pošte, nalepk in ovojnic s spajanjem dokumentov
• Več izobraževalnih tečajev za Word najdete v storitvi LinkedIn Learning