S spajanjem dokumentov lahko ustvarite niz dokumentov, ki so prilagojeni posameznim prejemnikom. Tipsko pismo lahko na primer prilagodite tako, da nagovori vsakega prejemnika po imenu. Vir podatkov, npr. seznam, preglednica ali zbirka podatkov, je povezan z dokumentom. Označbe mest, imenovane spojna polja, povedo Wordu, kam v dokumentu je treba vključiti informacije iz vira podatkov.
Pri delu z glavnim dokumentom v Wordu vstavite spojna polja za prilagojeno vsebino, ki jo želite vključiti. Ko je spajanje dokumentov dokončano, je spojeni dokument ustvarjen v prilagojeni različici za posamezna imena virov podatkov.
Viri podatkov
Pri nastavitvi spajanja dokumentov najprej izberite vir podatkov, ki ga boste uporabili za prilagojene informacije. Excelove preglednice in seznami stikov v Outlooku so najpogostejši viri podatkov, vendar lahko uporabite poljubno zbirko podatkov, ki jo je mogoče povezati z Wordom. Če še nimate vira podatkov, ga lahko vnesete kar v Wordu kot del postopka spajanja dokumentov.
Če želite več informacij o virih podatkov, preberite Viri podatkov, ki jih lahko uporabite za spajanje dokumentov.
Excel ali Outlook
Če boste za vir podatkov uporabili Excel ali Outlook, preberite:
- Spajanje dokumentov z Excelovo preglednico
- Uporaba Outlookovih stikov kot vira podatkov za spajanje dokumentov
Vrste dokumentov
V Wordu so na voljo orodja za vključevanje podatkov v te vrste dokumentov. Sledite povezavam, če želite izvedeti več o posameznih vrstah:
-
Pisma , ki vključujejo osebni pozdrav. Vsako pismo je natisnjeno na ločen list papirja.
Ustvarjanje in tiskanje niza prilagojenih pisem -
E-pošta , kjer je naslov vsakega prejemnika edini naslov v vrstici Za. E-pošto lahko pošljete neposredno iz Worda.
Ustvarjanje in pošiljanje e-poštnih sporočil -
Ovojnice ali nalepke , kjer imena in naslovi prihajajo iz vira podatkov.
Ustvarjanje in tiskanje paketa ovojnic za pošiljanje
Ustvarjanje in tiskanje listov poštnih nalepk -
Imenik, v katerem so v viru podatkov navedene paketne informacije za posamezni element. Z njim lahko natisnete seznam stikov ali navedete skupine informacij, na primer študente v posameznem razredu. Ta vrsta dokumenta se imenuje tudi spajanje katalogov.
Ustvarjanje imenika z imeni, naslovi in drugimi informacijami