|
Ko osebam dodajate opravila, imejte v mislih dve stvari:
Več člankov v tej seriji vodnikov z navodili za upravljanje projektov najdete v poglavju Zemljevid upravljanja projekta. |
|---|
Namigi za projektno vodenje pred začetkom dela . . .
Če še nikoli niste upravljali projektov Razmisliti morate, koliko ljudi boste dodelili opravilu, kako se boste spopadali s pomanjkanjem dopustov med dopusti ter kako in kam boste dajali osebne podatke, kot so na primer telefonske številke, e-poštne naslove in podatke o plačah.
Nekaj namigov za začetek.
Izvedite, katere vrste virov lahko dodelite opravilom Ko zberete potrebne informacije o projektnih opravilih, določite vrste virov, ki jih boste potrebovali.
- People resources To so viri, za katere običajno mislimo, da delajo na opravilih. Projektni vodje včasih imenujejo te delovne vire, ne pa materiali in oprema.
- Viri podjetja Ti viri so delovni viri, ki se upravljajo in dajejo v skupno rabo v celotni organizaciji. Vire podjetja uporablja Project Professional.
- Materialni viri Med te vire spadajo računalniki ali stroji, ki se uporabljajo za dokončanje dela v opravilih.
- Splošni viri Ti viri določajo zahteve glede osebja za opravila in ne določenih posameznikov, kot so mizarji ali razvijalci.
Razmislite, kako število virov spreminja trajanja Ko dodate več virov v opravilo, pričakujete, da se bo trajanje opravila skrajšalo. V številnih primerih pa ima lahko dodajanje oseb opravilu nasproten učinek. To lahko povzroči dodatne stroške, dodatno komunikacijo in druge pomanjkljivosti. Na primer, načrtovanje novega cestninskega mostu verjetno ne bo hitrejše, če podvojite število arhitektov v projektu. S Projectom lahko nadzorujete, kaj se zgodi s trajanjem opravil, ko jih dodate med opravila.
Razmislite, kako sposobnosti osebe vplivajo na trajanje opravila Izkušnje osebe lahko neposredno vplivajo na trajanje opravila. Morda pričakujete, da bo oseba s petimi leti izkušenj opravilo dokončala v krajšem času kot oseba z dvema.
Če ste izkušen projektni vodja Ko projekti postajajo večji, je treba razmisliti o več stvareh. Zdaj vas skrbi uporaba virov v drugih oddelkih, najemanje dobaviteljev, sledenje delu na stotine ljudi, ustvarjanje poročil za vodstvene in številne druge zapletenosti, na katere še niste niti pomislili. Na srečo so v Microsoft Projectu na voljo strokovna orodja, ki jih boste potrebovali.
Nekaj namigov, s katerimi boste obogatili izkušnje.
Pregled in natančnejša opredelitev ocen trajanja Uporabite informacije, ki jih zbirate o trenutnem projektu in podobnih projektih, da natančneje opredelite ocene trajanja. Točnost ocen za zahteve glede virov (in na koncu stroškov projekta) je večinoma odvisna od točnosti ocen trajanja opravila.
Sledenje napredka dela virov Zagotovite, da vam osebe, ki sodelujejo v projektu, redno pošiljajo posodobitve stanja opravil. S pogledi in poročili v Microsoft Projectu boste na tekočem z vsakim posameznikom.
Prepoznavanje težav s čezmerno dodelitvijo virov S Projectom lahko ugotovite, kdaj osebe hkrati delajo na prevelikem številu opravil.
Bodite pozorni na osnovni načrt Osnovni načrti vam dajo posnetek projekta, tako da lahko primerjate trenutni napredek z začetnimi pričakovanji.
Porazdelitev dela z izravnavanjem Ko osebe hkrati delajo na prevelikem številu opravil, lahko Project prilagodi dodelitve bolj realističnim delovnim obremenitvam. Izravnavanje dodelitev virov je eden od načinov izenačitve obremenitve.
Izvoz podatkov projekta v Excel za nadaljnjo analizo Excel vam lahko pomaga, ko potrebujete dodatno analizo informacij o Projectu. Informacije o opravilih in virih lahko na primer izvozite v Excel za napredna poročila o prisluženi vrednosti, nato pa prikažete informacije s grafikoni sparkline, da vidite, kako so poraba stroškov glede na količino dokončanega dela.
Usposabljanje zaposlenih z novimi znanji in veščinami Velike organizacije vlagajo čas in denar v usposabljanje svojih zaposlenih za nova znanja in delo v različnih okoljih. Usposabljanje trenutnih zaposlenih je lahko stroškovno učinkovit način za izboljšanje učinkovitosti kot privabljanje novih ljudi.
1. korak: dodajanje oseb v projekt
| Dodajanje oseb v projekt | Preden lahko osebe dodelite opravilom, morate dodati tako osebe kot tudi druge vire. Med drugimi viri so lahko materialni viri, kot sta cement ali barva, ali viri stroška, kot sta letalska vozovnica in hrana. |
|---|---|
| Spreminjanje delovnih dni v koledarju projekta | Ko dodate osebe v projekt, spremenite njihov koledar dela tako, da upoštevate delovni čas. V projektu je predvideno, da dela večina ljudi standardno število ur, torej od ponedeljka do petka, od 8 h do 17 h, vendar se vam ni treba držati tega načrta. |
| Dodajanje praznikov in dopustov | Vsi potrebujemo dopust. Vsi zbolimo. In vsi imamo radi praznike. Ta nerazporejeni čas prikažite tako, da ga dodate v načrt. |
| Dajanje oseb v skupno rabo s skupino virov | Osebe lahko dodate v projekt iz skupine virov. S skupino virov imate lahko v eni Projectovi datoteki, ki jo je mogoče uporabiti za nadrejene projekte, vse informacije o osebah. |
| Skrivanje stolpca z občutljivimi podatki | Občutljive informacije, kot so plače in telefonske številke, lahko dodate v projekt, vendar jih skrijete s pogledov, pri tem pa ne izgubite informacij. |
2. korak: dodeljevanje oseb in drugih virov opravilom
| Dodelitev oseb za izvedbo opravil | Ko dodate opravila v razpored, jih lahko začnete dodeljevati osebam. |
|---|---|
| Prikaz obremenitve virov in razpoložljivosti | Najdete lahko čezmerno ali premalo dodeljene vire v projektu ali v več projektih in preverite, ali so zaradi dodeljenih nalog prišlo do spora. |
| Prikaz imen opravil ob trakovih gantograma | Gantograme boste razumeli bolje, če se ob njih pojavijo imena opravil. To pride prav pri poročilih in srečanjih. |
| Vnos stroškov za osebe in material | Ko dodate osebe v projekt, dodate stroške za njih. Ko nato opravila dodelite osebam, Microsoft Project samodejno izračuna strošek projekta. |
| Preverjanje posodobitev stanja | Če so osebe vnesle stanje svojega dela v Project Web App, si lahko spremembe ogledate v razporedu v Projectu. |
| Odstranjevanje osebe iz projekta | Osebe zapustijo projekte, odidejo iz podjetja ali pa zaradi napake pri zapisu imena niso nikoli obstajali. Zaradi teh vzrokov boste morali iz projekta odstraniti osebe. |
3. korak: upravljanje oseb in drugih virov
| Izberite pravi pogled za ogled virov | Ko osebe dodelite opravilom in se je delo začelo, lahko s številnimi pogledi v Projectu nadzorujete napredek in vnašate spremembe v razpored. |
|---|---|
| Spreminjanje trajanja opravila | Težave z dodelitvijo dela lahko odpravite tako, da skrajšate trajanje opravil. |
| Porazdelitev dela za razbremenitev oseb | Ko imajo osebe v projektu hkrati preveč dodeljenih nalog, lahko Project dodeljeno delo porazdeli bolj enakomerno. |
| Spreminjanje nastavitve glede na potrebno opravljeno delo za vrste opravil | Ko iz projekta odstranjujete osebe ali jih vanj dodajate, Project podaljša ali skrajša trajanje opravila. To se imenuje časovno razporejeno načrtovanje. Če ne želite, da se trajanje spremeni, lahko spremenite časovno razporejeno nastavitev opravila. |
| Spremljanje napredka načrta | S sledenjem dela v projektu ne zagotavljate le pravočasnega dokončanja projekta. S tem se lahko tudi učite na napakah in uspehih v projektu. |
| Shranjevanje osnovnega načrta | Ko vas nadrejeni vpraša, kako napreduje projekt glede na izvirni načrt, je najslabši možni odgovor »Ne vem«. Temu se izognete tako, da nastavite osnovni načrt kot posnetek izvirnega načrta, preden zaženete projekt. |
| Ogled poročila o projektu z napredkom oseb | Ustvarite in prilagodite grafična poročila napredka projekta. Oglejte si poročila v Projectu ali pa jih izvozite v druge programe, kot so PowerPoint, Word ali Excel. |
Nazaj na Zemljevid projektnega vodenja