Predstavitev knjižnic

Knjižnica je del spletnega mesta, kjer lahko prenesete datoteke, jih ustvarite, posodobite in sodelujete pri ustvarjanju datotek s člani skupine. V vsaki knjižnici so prikazani seznam datotek in ključne informacije o datotekah, na primer kdo je zadnji spremenil datoteko. Večina mest vključuje knjižnico, ko ustvarite spletno mesto. Na mestu skupine je na primer knjižnica dokumentov, kjer lahko organizirate in daste dokumente v skupno rabo. 

Ker potrebujete več knjižnic, lahko izbirate med več programi knjižnice, ki so pripravljeni za uporabo, in jih dodate na spletno mesto. Knjižnice lahko prilagodite na več načinov. Nadzirate lahko na primer način za ogled, upravljanje in ustvarjanje dokumentov. ali sledite različicam datotek, vključno s tem, koliko jih ima in katera vrsta različice. Ustvarite lahko celo poglede po meri, obrazce in poteke dela za upravljanje projektov in poslovnih procesov.

Povezave z navodili

Če želite le ustvariti knjižnice ali delati z njimi in potrebujete navodila, lahko izvedete ta pogosta in uporabna opravila.

• Ustvarjanje, dodajanje, ogled in preimenovanje knjižnic dokumentov
• Videoposnetek: Nastavitev shrambe in skupne rabe dokumentov v okolju Microsoft 365
• Odpiranje SharePointovih datotek v Raziskovalcu
• Ustvarjanje mape v knjižnici dokumentov
• Brisanje datoteke, mape ali povezave iz SharePointove knjižnice dokumentov
• Prenašanje, ustvarjanje ali brisanje datotek v knjižnici
• Ustvarjanje stolpca na seznamu ali v knjižnici
• Ustvarjanje, spreminjanje ali brisanje pogleda seznama ali knjižnice
• Omogočanje in konfiguracija shranjevanja različic za seznam ali knjižnico
• Nastavitev predloge datoteke za knjižnico dokumentov ali obrazcev
• Sinhronizacija datotek s storitvijo OneDrive v sistemu Windows
• Uporaba potekov dela s knjižnico
• Nastavljanje dovoljenj in dodatnih nastavitev za knjižnico Razumevanje ravni dovoljenj v SharePointu
• Delo s fotografijami v knjižnici slik
• Nastavitev knjižnice sredstev za shranjevanje slikovnih, video- in zvočnih datotek
• Upravljanje seznamov in knjižnic z več elementi
• Upravljanje velikih knjižnic dokumentov in zapisov z metapodatki (glejte uvod v upravljane metapodatke)

Kako običajna skupina uporablja knjižnico?

Ekipa za trženje v podjetju Contoso ustvari spletno mesto skupine, kjer nameravajo upravljati projekte in dokumente. Izberejo lastnika mesta za upravljanje mesta. Ko je lastnik mesta dodan v skupino lastnikov mesta, pridobi raven dovoljenja »Poln nadzor«. Spletno mesto daje v skupno rabo in vsem podeljuje dovoljenje za sodelovanje v njem. Skupina se odloči, da bo knjižnico dokumentov uporabila za upravljanje sporočil za javnost, proračunskih datotek, pogodb, predlogov in drugih dokumentov skupine.

Lastnik mesta prenese pomembne dokumente, da lahko skupina začne uporabljati knjižnico kot osrednje mesto. Nato vklopi shranjevanje različic, tako da ima skupina zgodovino razvoja datotek in lahko po potrebi obnovi prejšnjo različico. Lastnik mesta v knjižnico doda tudi standardne predloge za tržna poročila, prodajne pogodbe, načrte kampanj in delovne liste proračuna. Vsaka predloga vsebuje logotip podjetja in obliko, s katero so se vsi strinjali. Ko člani ustvarijo novo datoteko iz knjižnice dokumentov, lahko enostavno izberejo, katero predlogo želijo uporabiti.

Ko člani skupine dodajajo datoteke in sodelujejo pri urejanju dokumentov, organizirajo knjižnico tako, da dodajo stolpce in ustvarijo poglede, ki jim pomagajo pri hitrejšem iskanju dokumentov. Lastnik mesta na primer doda stolpec »Ime projekta«, da lahko člani filtrirajo ali razvrščajo po tem stolpcu. Drugi člani skupine dodajajo javne poglede, ki jih združujejo po proračunskem četrtletju, in filtrirajo pogodbe, ki potečejo v šestih mesecih. Vsak član ustvari tudi osebne poglede, s katerimi lahko hitro najde informacije in dokonča delo.

Po obsežni razpravi na sestanku osebja se skupina odloči, da bo nastavila opozorila na ravni knjižnice in enkrat tedensko poročala o posodobitvah. Vsak član se lahko po potrebi odloči, kako bo za določene datoteke nastavil dodatna opozorila ali vire RSS.

Ekipa se tudi zavezuje k pomembni »najboljši praksi« v tem novem svetu sodelovanja. Ko želijo člani dati dokument v skupno rabo, se uprejo skušnjavi, da bi ga priložili e-poštnemu sporočilu in namesto tega po e-pošti poslali povezavo do dokumenta. Povezavo lahko preprosto pošljete prek e-pošte v knjižnici in usmerite ljudi na najnovejšo različico na spletnem mestu skupine.

Ključna odgovornost te skupine je predlaganje trženjskih akcij za povečanje prodaje in prihodka. Ko člani skupine razvijajo nov načrt akcije, soustvarjajo dokumente in sledijo podrazličicam datotek. S soavtorstvom lahko več oseb hkrati ureja dokument, pri tem pa jim ni treba skrbeti za usklajevanje sprememb. Če naredijo napako v eni od različic dokumenta, lahko obnovijo prejšnjo različico. Ko dokončajo načrt akcije, lahko ustvarijo glavno različico in jo nato pošljejo v odobritev pravnemu oddelku in vodji. Ko je datoteka odobrena, si jo lahko ogledajo drugi zaposleni v podjetju.

Lastnik spletnega mesta razišče spletno dokumentacijo in izobraževanje ter se nauči nastaviti potek dela, ga povezati s knjižnico in avtomatizirati postopek zbiranja povratnih informacij, zbiranja podpisov in objavljanja končnega dokumenta.

Po treh mesecih uporabe sta knjižnica dokumentov in spletno mesto postali ključnega pomena za marketinško ekipo ter pomagata izboljšati storilnost in prepoznavnost v celotnem podjetju. Ne morejo si predstavljati dela brez nje in raziskujejo druge načine uporabe SharePointovih tehnologij za boljše sodelovanje.

Načini dela s knjižnicami

Oglejte si nekaj načinov dela s knjižnicami in jih naredite uporabnejše za svojo skupino (razvrščeno ohlapno od osnovnih do bolj zahtevnih):

Uporaba in ustvarjanje pogledov Pogled lahko uporabite za ogled datotek v knjižnici, ki so najpomembnejše za vas ali najbolje ustrezajo namenu. Vsebina knjižnice se ne spremeni, vendar vsak pogled organizira ali filtrira datoteke tako, da jih je lažje najti in smiselno brskati. Če želite več informacij o pogledih, glejte Ustvarjanje, spreminjanje ali brisanje pogleda seznama ali knjižnice.

Sledenje različicam Če želite obdržati starejše različice datotek, lahko s knjižnicami lažje sledite, shranjujete in obnavljate datoteke. Izberete lahko, da želite slediti vsem različicam na enak način. Lahko pa nekatere različice označite kot glavne, na primer dodate novo poglavje v priročnik, in nekatere različice kot manjše, na primer popravljanje črkovalne napake. Če želite upravljati prostor za shranjevanje, lahko po želji izberete številko posamezne vrste različice, ki jo želite shraniti.

Če želite več informacij o shranjevanju različic, glejte Omogočanje in konfiguracija shranjevanja različic za seznam ali knjižnico.

Soavtorstvo ali rezervacija datotek Ko urejate Microsoft Wordov ali PowerPointov dokument iz knjižnice, ne da bi ga rezervirali, ga lahko hkrati urejajo tudi druge osebe (to je soavtorstvo). Ko rezervirate datoteko, zagotovite, da lahko datoteko ureja le ena oseba, dokler ni sproščena. Zahtevate lahko, da so dokumenti rezervirani v knjižnicah, ki vsebujejo dokumente z občutljivo vsebino, ali ko želite natančno spremljati razvoj dokumentov. Vendar ne pozabite, da z zahtevo za rezervacijo onemogočite sodelovanje pri soavtorstvu v dokumentih. Če uporabite rezervacijo, bodo osebe pozvane, da pustijo pripombo o tem, kaj so spremenili v dokumentu, vendar pa bo rezervacija tudi upočasnila postopek urejanja in pregledovanja. Če želite več informacij, glejte Sodelovanje v dokumentih in soavtorstvo ali Rezervacija, sprostitev ali zavračanje sprememb datotek v knjižnici.

Urejanje datotek v namiznih programih Če dokumente shranite na SharePointovo mesto, lahko ustvarjate, urejate in sodelujete z drugimi pri urejanju dokumentov neposredno v združljivih namiznih programih, kot sta Microsoft Word ali PowerPoint, ne da bi sploh obiskali spletno mesto. PowerPointovo predstavitev lahko na primer urejate istočasno, ko jo urejajo druge osebe (to imenujemo tudi soavtorstvo). Sprostitev in rezervacijo lahko upravljate tudi neposredno v PowerPointu. Poleg tega lahko uporabite OneDrive za službo ali šolo ali Outlook, da prenesete vsebino knjižnice brez povezave, delate z njo na oddaljenem mestu in nato nemoteno sinhronizirate spremembe, ko se spet povežete.

Ostanite obveščeni o spremembah Če želite prejeti obvestilo, ko se dokumenti v knjižnici spremenijo, nastavite opozorila, naročite se na vire RSS ali spremljajte dokumente. Glavna razlika med opozorili, RSS-jem in spremljanjem je kraj, kjer prejmete obvestila. Tako opozorila kot tudi viri RSS vas obveščajo o posodobitvah, hkrati pa lahko prilagodite, koliko informacij prejmete. Nastavite lahko opozorila ali RSS, da izveste, kdaj se kaj spremeni v knjižnici. Če vam je pomembno le določen dokument, nastavite opozorilo ali sledite dokumentu. Opozorila lahko prejemate kot e-poštna ali besedilna sporočila. Obvestila RSS prispejo v usklajenem viru, ki ga lahko preberete v Outlooku ali drugem bralniku virov. Če sledite dokumentu, prejmete obvestilo v vir novic (če organizacija uporablja Newsfeed). Če želite več informacij o obvestilih, glejte Ustvarjanje opozorila ali naročanje na vir RSS.

Zahtevanje odobritve dokumenta Zahtevate lahko, da so dokumenti odobreni, preden si jih lahko vsi ogledajo. Dokumenti ostanejo v stanju čakanja, dokler jih ne odobri ali zavrne nekdo z ustreznim dovoljenjem. Nadzirate lahko tudi, katere skupine uporabnikov si lahko ogledujejo dokument, preden je odobren. Ta funkcija je lahko uporabna, če knjižnica vsebuje pomembne smernice ali postopke, ki morajo biti dokončani, preden jih lahko vidijo tudi drugi.

Nastavljanje dovoljenj S SharePointovimi skupinami in ravnmi dovoljenj lahko učinkovito upravljate dostop do vsebine. Dovoljenja za knjižnice, mape v knjižnicah in dokumente so privzeto podedovana od mesta. Če dodelite enolična dovoljenja za določeno knjižnico ali dokument, lahko zaščitite občutljivo vsebino, na primer pogodbe ali informacije o proračunu, ne da bi pri tem omejili dostop do drugih delov mesta. Če želite več informacij o dovoljenjih, glejte »Razumevanje ravni dovoljenj v SharePointu«.

Ustvarjanje potekov dela Knjižnica dokumentov ali vrsta vsebine lahko uporablja poteke dela, ki jih je organizacija določila za poslovne procese, na primer za upravljanje odobritve dokumenta ali pregleda. Skupina lahko v svojih dokumentih uporabi poslovne procese, imenovane poteki dela, ki določajo dejanja, ki jih je treba izvesti v zaporedju, na primer odobritev dokumentov. SharePointov potek dela je avtomatiziran način premikanja dokumentov ali elementov skozi zaporedje dejanj ali opravil. za knjižnice so privzeto na voljo trije poteki dela: odobritev, ki dokument preusmeri skupini oseb v odobritev; Zbiranje povratnih informacij – ta funkcija usmeri dokument k skupini oseb, ki pošljejo povratne informacije, in vrne dokument osebi, ki je začel potek dela kot zbiranje; in Zbiranje podpisov, ki dokument usmeri skupini oseb, da zberejo svoje digitalne podpise.

Če želite več informacij o potekih dela, glejte »O potekih dela, ki so vključeni v SharePoint.

Določanje vrst vsebin Če skupina dela z več vrstami datotek, kot so delovni listi, predstavitve in dokumenti, lahko razširite funkcionalnost knjižnice tako, da omogočite in določite več vrst vsebine. Vrste vsebine zagotavljajo prilagodljivost in enotnost v več knjižnicah. Vsaka vrsta vsebine lahko določa predlogo in celo postopke poteka dela. Predloge služijo kot izhodiščna točka za oblikovanje in standardno besedilo ter za lastnosti, ki veljajo za dokumente te vrste, na primer ime oddelka ali številka pogodbe.

Spremljanje nadzora Če imate skupino občutljivih datotek in bi bilo dobro vedeti, kako so bili dokumenti uporabljeni, lahko določite pravilnik, s katerim lahko omogočite spremljanje nadzora dogodkov, kot so spremembe datotek, kopije ali brisanje.

Nastavljanje pravilnikov Nastavitve pravilnika omogočajo potek dokumenta, samodejno brisanje ali redni pregled (prek poteka dela) dokumentov, ki so dosegli določeno starost. S tem ko se knjižnice razvijajo, lahko s temi nastavitvami razporeditve prihranite čas in trud, kot da bi poskušali ročno počistiti prostor na trdem disku, ki je poln, ali se izogniti doseganju omejitev količinske omejitve.

Uporaba mesta »Dokumentno središče« Mesto »Dokumento središče« lahko uporabite takrat, ko ustvarjate, upravljate in shranjujete veliko število dokumentov. Dokumentno središče je zasnovano tako, da služi kot osrednje skladišče za upravljanje velikega števila dokumentov. Funkcije, kot so krmarjenje po drevesnem pogledu in metapodatkih, vrste vsebin in spletni gradniki, omogočajo organiziranje in pridobivanje dokumentov. »Uredniki vsebine« lahko hitro konfigurirajo krmarjenje, temelječe na metapodatkih, ki se dobro izvaja v večini knjižnic, pri tem pa ne ustvarijo indeksov kot takšne. Skrbniki vsebine pa lahko ustvarijo indekse in z njimi izboljšajo učinkovitost delovanja v večjem številu filtrov in pogledov. Mesto »Dokumentno središče« lahko uporabite kot okolje za izdelavo spletnih strani (kjer uporabniki rezervirajo datoteke in jih sproščajo ter za njih ustvarjajo strukture map) ali kot arhiv vsebine (kjer si uporabniki dokumente le ogledujejo ali jih prenašajo).

Razvrstitev knjižnic na spletnem mestu

Način razvrščanja datotek v knjižnici je odvisen od potreb vaše skupine ter želenega načina shranjevanja in iskanja informacij. Z malo načrtovanja lahko nastavite strukturo, ki ustreza vaši skupini. V knjižnicah so na voljo številne funkcije, ki omogočajo delo z več datotekami v eni knjižnici. Vendar pa lahko več knjižnic bolje ustreza vaši skupini.

Shranjevanje dokumentov v eno knjižnico

Morda želite, da ena knjižnica služi različnim potrebam. Ista skupina lahko na primer dela pri več projektih ali pa več skupin dela v istem projektu. Eno samo knjižnico uporabite v teh primerih:

• Vaša skupina si mora ogledati povzetek informacij o istem naboru datotek ali različne poglede. Vodja je na primer zahteval ogled datotek, ki so združene po oddelkih ali rokih.
• Osebe želijo poiskati datoteke na istem mestu na spletnem mestu.
• Za datoteke želite uporabiti iste nastavitve, na primer sledenje različicam datotek ali zahtevo za odobritev.
• Skupine, ki delajo s knjižnico, imajo podobne lastnosti, na primer enake ravni dovoljenja.
• Analizirati želite informacije o datotekah v preglednici ali prejemati usklajene posodobitve o datotekah.

Za učinkovito delo z dokumenti v eni knjižnici lahko organizirate datoteke v knjižnici tako, da dodate stolpce, določite poglede ali ustvarite mape.

Shranjevanje dokumentov v več knjižnic

Več knjižnic lahko ustvarite, kadar se kompleti datotek, ki jih želite shraniti in upravljati, ali skupine oseb, ki delajo z datotekami, bistveno razlikujejo. Več knjižnic uporabite v teh primerih:

• Vrste datotek, ki jih želite shraniti in upravljati, se med seboj razlikujejo, od uporabnikov pa ne pričakujete, da si bodo pogosto ogledovali povzetke datotek ali iskali vse datoteke hkrati.
• Skupine oseb, ki uporabljajo datoteke, se med seboj razlikujejo in imajo različne ravni dovoljenj.
• Uporabiti želite različne nastavitve, na primer shranjevanje različic ali odobritev, za različne nabore datotek.
• Datotek ni treba analizirati hkrati ali prejeti usklajenih posodobitev datotek.
• Nastaviti želite različne nabore možnosti za ustvarjanje novih datotek ali pa želite, da so možnosti v meniju »Novo« v knjižnici prikazane v drugačnem vrstnem redu.

V nadaljevanju je navedenih nekaj načinov za učinkovito delo z več knjižnicami.

Nastavitev predlog in stolpcev mesta Če želi organizacija določiti nekaj enotnih nastavitev v vseh svojih knjižnicah, lahko nastavi predloge in stolpce mesta. Nastavitve lahko uporabite za več knjižnic, da vam nastavitev ni treba ustvarjati vsakič znova.

Pošiljanje datotek na drugo mesto Če želite, da je datoteka na voljo v več knjižnicah, jo shranite v eno knjižnico in nato pošljite kopijo v druge knjižnice. Izberete lahko, da se vam ob spreminjanju izvirnika prikaže opomnik, da posodobite kopije dokumenta.

Ustvarjanje predlog knjižnice Če želite določiti nekatere enotne nastavitve za knjižnice ali znova uporabiti značilnosti v vseh knjižnicah, shranite knjižnico kot predlogo. Predloge knjižnic so na voljo kot možnost na strani »Dodaj program« na spletnem mestu.

Organiziranje datotek v knjižnici

Datoteke v knjižnici lahko organizirate na več načinov. Dodate lahko stolpce, določite poglede in ustvarite mape. Vsak pristop ima svoje prednosti, prav tako jih lahko kombinirate tako, da ustreza edinstvenim potrebam vaše knjižnice in skupine.

Dodajanje stolpcev

Knjižnice privzeto sledijo imenu datoteke in informacijam o stanju datoteke, kot so informacije o tem, ali je datoteka rezervirana. Vendar pa lahko določite dodatne stolpce, da skupini omogočite lažjo razvrstitev datotek in sledenje datotekam, kot so ime akcije, številka projekta ali druge informacije, ki so pomembne za skupino. Za vrsto stolpca, ki ga ustvarite, je na voljo več možnosti, skupaj z eno vrstico besedila, spustnim seznamom možnosti, številom, ki je izračunano iz drugih stolpcev, ali celo imenom in sliko osebe na spletnem mestu.

Stolpci imajo glave stolpcev, ki uporabnikom olajšajo razvrščanje in filtriranje dokumentov. Ko prikažete datoteke v knjižnici, lahko začasno razvrstite ali filtrirate datoteke tako, da pokažete na ime stolpca, in nato kliknete puščico dol ob imenu. To je uporabno, če si želite datoteke občasno ogledati na določen način, vendar morate pri naslednjem ogledu knjižnice korake ponoviti.

Če želite več informacij o dodajanju stolpcev, glejte Ustvarjanje, spreminjanje ali brisanje stolpca na seznamu ali v knjižnici.

Določanje pogledov

Ali si bodo uporabniki pogosto želeli ogledati: vse dokumente, povezane z določenim projektom, vse dokumente, ki pripadajo določenemu oddelku, ali združiti dokumente glede na mesec roka oddaje? Če pričakujete, da si boste datoteke pogosto ogledali na določen način, lahko določite pogled. Ta pogled lahko uporabite vedno, ko boste delali s knjižnico. Ko ustvarite pogled, je dodan na spustni seznam »Trenutni pogledi«, ki ga najdete na traku knjižnice.

Pogled knjižnice je izbor stolpcev na strani, ki prikaže elemente v knjižnici in pogosto določa določen vrstni red razvrščanja, filtriranje, združevanje in postavitev po meri. Knjižnice lahko vsebujejo osebne in javne poglede. Vsi, ki so na spletnem mestu (ki imajo raven dovoljenja za prispevanje), lahko ustvarijo osebni pogled, če si želijo ogledati datoteke na določen način ali če želijo filtrirati le datoteke, ki si jih želijo ogledati. Če imate dovoljenje za načrtovanje knjižnice, lahko ustvarite javni pogled, ki ga lahko uporabijo vsi za ogled knjižnice. Poleg tega lahko kateri koli javni pogled nastavite za privzeti pogled, da je vsem uporabnikom samodejno prikazan ta pogled knjižnice.

Če si člani skupine ogledujejo knjižnice v prenosni napravi, lahko ustvarite celo poglede za prenosne naprave, za katere veljajo omejitve, kot je število elementov, prikazani v pogledu, ki so optimalne za pasovno širino in omejitve naprav.

Če želite več informacij o pogledih, glejte Ustvarjanje, spreminjanje ali brisanje pogleda seznama ali knjižnice.

Ustvarjanje in uporaba map

Mape so vsebniki, ki se lahko uporabljajo za združevanje in upravljanje vsebine v knjižnici ali na seznamu. Če so mape omogočene za knjižnico, jih lahko dodate večini knjižnic. Če je v knjižnici veliko elementov, mape izboljšajo tudi učinkovitost dostopa. Ko ustvarite mapo, v zakulisju ustvarite notranje kazalo. Ta notranji indeks je ustvarjen tudi za korensko mapo ali zgornjo raven knjižnice ali seznama. Ko dostopate do elementov v mapi, s tem notranjim indeksom dostopate tudi do podatkov.

Če je v knjižnici veliko elementov, ki jih je mogoče na določen način združiti, lahko vsebino knjižnice organizirate z mapami. Dobri primeri skupin so projekti, skupine, oddelki, kategorije izdelkov, starostni razponi, abecedne navedbe in abecedne podskupine (A-C, D-F in tako dalje). Mape omogočajo uporabnikom, da pregledajo in upravljajo veliko datotek na podoben način.

V knjižnici z omogočenimi mapami so mape privzeto prikazane v privzetem pogledu knjižnice brez filtrov. To je uporabno, ker lahko uporabniki pri vstavljanju novih dokumentov izberejo ustrezno mapo. Če prikažete vse mape, s tem zmanjšate nevarnost, da bodo uporabniki elemente nepravilno dodali zunaj map v knjižnici. Z ukazom »Odpri v Raziskovalcu «, ki je na voljo na traku knjižnice, lahko preprosto prerazporedite dokumente v različne mape knjižnice.

Čeprav mape knjižnice niso prikazane v krmarjenju po mestu, lahko lastnik mesta ali uporabnik z dovoljenjem za oblikovanje mesta omogoči drevesni pogled, ki prikaže razdelek z vsebino mesta v krmarjenju po mestu in vam omogoča razširitev, strnitev in preprosto krmarjenje po mapah knjižnic.

Če želite več informacij o mapah, glejte Ustvarjanje mape v knjižnici dokumentov ali Brisanje mape v knjižnici.

Skupna uporaba stolpcev, pogledov in map

Vsi trije pristopi lahko delujejo skupaj. Isti stolpci, ki jih uporabljate za sledenje dokumentom v privzetem pogledu knjižnice, lahko uporabite za ustvarjanje pogleda z več pogoji filtriranja. People lahko dinamično razvrstijo in filtrirajo pogled tako, da kliknejo glave stolpcev, da takoj poiščejo vsebino. Če je bila v knjižnici določena struktura mape, lahko »izravnate« pogled knjižnice tako, da nastavite možnost Pokaži vse elemente brez map v razdelku Mape , ko ustvarite ali spremenite pogled. Vsak pristop se lahko dopolnjuje, da dobite pravo vsebino ob pravem času in na pravi način za vas.

Vrste knjižnic

Nekatere knjižnice so ustvarjene za vas, ko ustvarite novo mesto, na primer knjižnica dokumentov na spletnem mestu skupine. Te knjižnice lahko prilagodite za svoje namene ali ustvarite lastne dodatne knjižnice. Vsaka vrsta knjižnice ima določen namen, nekatere pa imajo drugačen nabor vedenja in funkcij.

Knjižnica sredstev Če želite dati v skupno rabo in upravljati digitalne predstavnostne elemente, kot so slikovne, zvočne in videodatoteke, uporabite knjižnico sredstev. Knjižnica sredstev uporabnikom olajša odkrivanje in vnovično uporabo digitalnih predstavnostnih datotek, ki so jih drugi že ustvarili, kot so logotipi in slike podjetja. Knjižnica sredstev zagotavlja tudi vrste vsebine z lastnostmi in pogledi za upravljanje in brskanje po predstavnostnih sredstvih, kot so sličice in ključne besede metapodatkov. Morda boste na primer želeli upravljati in shranjevati slike z blagovno znamko in fragmente vsebine iz aplikacij za vnovično uporabo, da bodo na voljo v celotnem podjetju in dosledno uporabljene.

Knjižnica nadzornih plošč Vsebuje strani spletnih gradnikov, strani spletnih gradnikov s seznami stanja in nadzorne plošče, ki so bile uvedene v PerformancePoint.

Knjižnica podatkovnih povezav Če želite poenostaviti vzdrževanje in upravljanje podatkovnih povezav, uporabite knjižnico podatkovnih povezav. Knjižnica podatkovnih povezav je osrednje mesto za shranjevanje datotek Officeove podatkovne povezave (ODC). Vsaka od teh datotek (.odc) vsebuje informacije o tem, kako poiskati, prijaviti se, poizvedovati in dostopati do zunanjega vira podatkov. Centralizacija datotek ODC v knjižnici podatkovnih povezav omogoča tudi skupno rabo, upravljanje in iskanje datotek podatkovnih povezav na SharePointovem mestu ter zagotavlja, da poslovni podatki in poročila, zlasti preglednice, ohranjajo dosleden nabor vrednosti in rezultate formul kot »eno različico resnice«.

Knjižnica dokumentov Za številne vrste datotek, vključno z dokumenti in preglednicami, uporabite knjižnico dokumentov. V knjižnico dokumentov lahko shranite tudi druge vrste datotek, vendar so nekatere iz varnostnih razlogov blokirane. Ko delate s programi, ki niso blokirani, lahko te datoteke ustvarite iz knjižnice. Vaša skupina za trženje ima lahko na primer lastno knjižnico dokumentov za načrtovanje gradiva, sporočil za novice in publikacij.

Knjižnica obrazcev Če želite upravljati skupino poslovnih obrazcev, ki temeljijo na XML-ju, uporabite knjižnico obrazcev. Vaša organizacija želi za poročila o stroških na primer uporabiti knjižnico obrazcev. Za nastavitev knjižnice obrazcev potrebujete urejevalnik XML ali program za oblikovanje obrazcev XML, kot je Microsoft InfoPath. Obrazec, ki ga uporabniki izpolnijo, je le .xml datoteka, ki vsebuje podatke (in samo podatke), ki so bili vneseni v obrazec, na primer datum stroškov in znesek. Vse ostalo, kar sestavlja poročilo o stroških, zagotavlja predloga obrazca. Ko osebe izpolnijo obrazce, lahko združite podatke obrazca ali jih izvozite za analizo.

Knjižnica slik Če želite dati zbirko digitalnih slik ali grafik v skupno rabo, uporabite knjižnico slik. Slike lahko shranite tudi v druge vrste SharePointovih knjižnic, vendar imajo knjižnice slik več prednosti. V knjižnici slik si lahko na primer ogledate slike v diaprojekciji, prenesete slike v računalnik in jih uredite z združljivimi grafičnimi programi, kot je Microsoftov Slikar. Razmislite o ustvarjanju knjižnice slik, če želite shraniti slike skupinskih dogodkov ali predstavitev izdelkov. Ustvarite lahko tudi povezave do slik v knjižnici od drugod na spletnem mestu, na primer iz wikijev in spletnih dnevnikov.

Knjižnica zapisov Če želite ohraniti osrednje skladišče za shranjevanje in upravljanje zapisov organizacije ali pomembnih poslovnih dokumentov, uporabite knjižnico zapisov. Vaša organizacija bo na primer morda morala upoštevati predpise o skladnosti, ki zahtevajo organiziran postopek za upravljanje ustreznih dokumentov. Mesto središča z zapisi lahko vsebuje več knjižnic zapisov za shranjevanje različnih vrst zapisov. Za vsako knjižnico lahko nastavite pravilnike, ki določajo, katere zapise je treba shraniti, kako usmerjati in upravljati dokumente ter kako dolgo je treba te zapise hraniti.

Knjižnica poročil Če želite poenostaviti ustvarjanje, upravljanje in dostavo spletnih strani, dokumentov in ključnih kazalnikov uspešnosti (KPI) meritev in ciljev, uporabite knjižnico poročil. Knjižnica poročil je osrednje mesto, kjer lahko ustvarite in shranite poročila, kot so Excelovi delovni zvezki in strani nadzorne plošče. Ko objavite Excelov delovni zvezek v knjižnici poročil, je omogočen z enim klikom, da ga odprete v pogledu brskalnika, kar je priročen način za ogled delovnega zvezka, ne da bi ga dodali na stran spletnih gradnikov.

Knjižnica procesnih diagramov (metrične in ameriške enote) Če želite shraniti in dati v skupno rabo procesne dokumente diagramov, kot so dokumenti, ustvarjeni z Microsoft Visiom, uporabite knjižnico diagramov procesov. Knjižnici metričnih in ameriških enot sta prilagojeni njunim meritvam.

Knjižnica strani wiki Če želite ustvariti zbirko povezanih strani wiki, uporabite knjižnico strani wiki. Wiki omogoča več osebam, da zbirajo informacije v obliki, ki jo je enostavno ustvariti in spremeniti. V knjižnico lahko dodate tudi strani wiki, ki vsebujejo slike, tabele, hiperpovezave in notranje povezave. Če na primer vaša skupina ustvari mesto wiki za projekt, lahko na tem mestu hrani predloge in namige v nizu medsebojno povezanih strani.