Automatski ponovo rezervišite sobu pomoću funkcije Copilot

Odnosi se na: Outlook na vebu, novi Outlook za Windows i Calendar u usluzi Microsoft Teams

Pre nego što počnete

Potrebno vam je:

• Licenca na Microsoft 365 Copilot.
• Sastanak kreiran ili ažuriran u programu Outlook na vebu, novom programu Outlook za Windows ili Kalendar u usluzi Microsoft Teams.
• Sobu koju ste dodali u sastanak.

Klasični Outlook za Windows trenutno nije podržan. Podrška se razvija.

Ponovna rezervacija se odnosi samo na sobe koje je dodao organizator. Ako drugi učesnik doda sobu, Copilot je neće automatski ponovo rezervisati.

Omogući Copilot ponovo rezervišite odbijene sobe za sastanke

Ako se soba odbije, Copilot će pokušati da je ponovo rezerviše automatski kada je soba dodata iz podržanog klijenta ili putem Copilot planiranja. Ponovo rezerviši odbijene sobe je podrazumevano omogućeno.

Dodavanje sobe u podržanom klijentu

Kad dodate sobu, potvrdite izbor u polju za potvrdu "Ponovo rezerviši odbijene sobe" u obrascu događaja, Places finderu ili predlozi za sastanke u programu Outlook:

1. Kreirajte sastanak ili otvorite sastanak koji organizujete.
2. Dodaj sobu.
3. Potvrdite da opcija ponovne rezervacije odbačenih soba ostaje uključena.
4. Pošaljite poziv za sastanak ili ispravku.

Zamolite Copilot da zakaže sastanak i doda sobu

Možete da zatražite od pomoćnika Copilot da zakaže sastanak i doda sobu u jednom koraku. Na primer:

• "Zakaži sastanak sa Barbarom i dodajte sobu."
• "Zakažite 30-minutni sastanak sa Aleksom sutra popodne i dodajte sobu."
• "Planiraj sastanak sa menadžerom kako bi smo razgovarali o izveštaju o prodaji za Q1 i dodali sobu."

Copilot potvrđuje izabranu sobu i ukazuje na to da je opcija "Ponovo rezerviši odbačene sobe " uključena.

Šta se dešava kada pošaljete poziv

Ako soba prihvata

Nije potrebna nikakva radnja. Sastanak prikazuje sobu onako kako je potvrđena.

Ako se soba odbije

Copilot traži sobu za zamenu u pozadini. U zavisnosti od dostupnosti soba, ova pretraga može da potraje od nekoliko minuta do nekoliko časova. Ako Copilot ne pronađe dostupnu sobu, pokušava ponovo svakog dana pre nego što sastanak počne.

1. Traži dostupnu sobu sličnu onoj koja je odbijena.
2. Premešta se između soba kandidata tokom traženja zamene.
3. Novosti sastanak tek kada zamenska soba prihvati.

Učesnici neće biti obavešteni o sobama za kandidate.

Događaj možete urediti u bilo kom trenutku, uključujući i ličnu promenu sobe. Copilot ne blokira niti sprečava ručne promene.

Dok Copilot pretražuje

Ako Copilot ne može da pronađe odgovarajuću sobu prilikom prve pretrage, organizator sastanka prima jednu e-poruku od zahtevane sobe sa temom " Copilot traži sobu". U e-poruci se objašnjava da tražena soba nije dostupna, da slična soba trenutno nije dostupna u zgradi i da će Copilot nastaviti pretragu.

E-poruka se šalje jednom, a ne dnevno. Organizator sastanka može da sačeka da Copilot nastavi ili da izabere stavku "Uredi događaj " da bi promenio sobu ili druge detalje sastanka.

Kada Copilot pronađe zamenu

Kada zamenska soba prihvati, lokacija sastanka se ažurira i učesnici primaju ispravku sastanka koja ih obaveštava da je lokacija promenjena. Tema sastanka ostaje nepromenjena. E-poruka sa potvrdom identifikuje originalnu sobu i sobu koju je Copilot rezervisao:

Otvorite događaj da biste potvrdili ažuriranu lokaciju. I dalje možete ručno da promenite sobu ako zamena ne odgovara vašim potrebama.

Ako Copilot ne može da pronađe dostupnu sobu

Ako Copilot dođe do kraja ponovne rezervacije bez pronalaženja dostupne sobe, možete da dobijete obaveštenje da Copilot nije mogao da pronađe dostupnu sobu . U njemu se objašnjava da tražena soba nije dostupna i da nijedna slobodna soba nije pronađena u zgradi:

Izaberite stavku "Uredi događaj" ili otvorite sastanak iz kalendara i sami ažurirajte sobu ili druge detalje sastanka.

Kako Copilot bira sobu

Copilot traži sobu sličnu onoj koja je odbila sastanak. On uzima u obzir:

1. Kontekst lokacije: Originalni sprat, zgrada i lista soba u sobi.
2. Dostupnost: Da li je soba kandidata slobodna za sastanak.
3. Istorija rezervacija: Sobe koje su povezane sa vašim prethodnim rezervacijama.
4. Kapacitet: Veličina soba kandidata. Kapacitet se uzima u obzir, a ne obavezan filter.

Tačan ponderisanje i rezervni redosled nisu navedeni u ovom članku.

Postavke plana posla i radne lokacije mogu da utiču na redosled preporuka na osnovu vaše istorije rezervacija, što može da utiče na sobu koju Copilot na kraju izabere.

Periodični sastanci

Ponovno rezervisanje Copilot sobe funkcioniše i sa periodičnim sastancima.

Kada soba prihvati samo neke sastanke u seriji

U zavisnosti od postavki neusaglašenosti sobe za periodične zahteve, soba može da prihvata sastanke koji nisu usaglašeni sa postojećim rezervacijama i da odbije sastanke na kojima je prihvataju. Odgovor sobe navodi neusaglašeni sastanak:

U tom slučaju, Copilot pomaže da ponovo rezervišete odbijene sastanke u seriji. Sastanci koje prihvati originalna soba ostaju nepromenjeni.

Kada soba odbije ceo periodični zahtev

Copilot prvo pokušava da ponovo rezerviše periodični sastanak ili seriju. Ako ne može uspešno ponovo da rezerviše celu grupu, daje prioritet najbližim sastancima kako bi predstojeći sastanci i dalje mogli da imaju sobu.

Isključi ponovnu rezervisanje Copilot sobe

Možete da isključite ponovnu rezervisanje Copilot sobe pre nego što sastanak počne:

1. Otvorite sastanak.
2. Uredite događaj.
3. Pronađite ponovo rezervišite odbijene sobe u obrascu događaja, Places finderu ili predlozi za sastanke.
4. Isključite postavku.
5. Pošalji ispravku.

Isključivanje ove postavke zaustavlja buduće automatsko ponovno rezervisanje. To ne uklanja sobu koju je Copilot već rezervisao. Da biste uklonili ili zamenili prihvaćenu sobu, uredite lokaciju sastanka i pošaljite ispravku. Preklopnik možete da pronađete u obrascu događaja ili dok birate sobu pomoću opcija "Dodaj sobu" ili "Predlozi za sastanke":

Obaveštenja

Situacija	Kada se	Šta organizator sastanka dobije	Šta učesnici primaju
Copilot je ponovo rezervisao sobu za vas	Kada Copilot uspešno ponovo rezerviše odbijenu sobu	E-poruka sa potvrdom koja identifikuje originalne i zamenske sobe	Ispravka sastanka koja ih obaveštava da je lokacija promenjena; Tema sastanka se ne menja
Copilot traži sobu	Kada se u prvom pokušaju ponovne rezervacije odbijene sobe ne pronađe odgovarajuća zamena	Jedna e-poruka od zahtevane sobe	Nema obaveštenja
Funkcija Copilot nije mogla da pronađe dostupnu sobu	Kada je sastanak u roku od 24 sata od početka, a Copilot nije pronašao slobodnu sobu	Obaveštenje sa opcijom za uređivanje događaja	Nema obaveštenja

Najčešća pitanja

Mogu li da odaberem sobu za zamenu?

Ne. Copilot automatski bira sobu. Ako želite određenu sobu, otvorite događaj i koristite Places Finder ili Room Finder da biste sami promenili sobu.

Zašto Copilot nije ponovo rezervisao odbijenu sobu?

Proverite ko je dodao sobu u sastanak. Ponovna rezervacija se odnosi samo na sobe koje je dodao organizator. Ako je učesnik dodao sobu, otvorite događaj i sami dodajte ili promenite sobu.

Zašto sam primio/la otkazivanje u vezi sa originalnom sobom?

U poštanskom sandučetu, zamena odbijene sobe može da izgleda kao otkazivanje originalne sobe za sastanak. Ova radnja oslobađa samo originalnu rezervaciju sobe. To ne otkazuje sastanak u kalendaru niti poziv za učesnike.

Da li će učesnici znati da je soba promenjena?

Da. Kada zamenska soba prihvati, učesnici primaju ispravku sastanka koja ih obaveštava da je lokacija promenjena. Tema sastanka se ne menja. On nije obavešten dok Copilot pretražuje sobe kandidata.

Mogu li da unosim promene dok Copilot pretražuje?

Da. Otvorite događaj i promenite sobu ili druge detalje sastanka u bilo kom trenutku. Copilot ne blokira ručne promene.

Pomoć

Ako ponovno rezervisanje sobe u usluzi Copilot ne funkcioniše na očekivani način:

1. Potvrdite da ste sami dodali sobu.
2. Proverite da li je opcija "Ponovo rezerviši odbačene sobe" i dalje omogućena.
3. Proverite najnoviji odgovor sobe i detalje sastanka.
4. Otvorite događaj i sami ga ažurirajte ako treba odmah da izvršite promenu.
5. Obratite se IT službi za pomoć ili Microsoft 365 administratoru ako Copilot više puta bira neočekivanu lokaciju ili ne može da pronađe sobe koje bi trebalo da budu dostupne.

Administrator može da koristi opciju "Konfigurisanje ponovne rezervacije Copilot sobe za Exchange Online da bi proverio:

• Potpune i dosledne informacije o Places, uključujući sprat, zgradu i listu soba.
• Poštansko sanduče sobe ili resursa i njegova vidljivost u predlozima za sastanke i Places finder.
• Pravila i obrada rezervacija soba.
• Konfiguracija radnog mesta, radne lokacije i platforme radnog plana.