Mer information om Microsoft 365-grupper

Senast uppdaterad 29 oktober 2020

Microsoft 365 Groups är en tjänst som fungerar med de Microsoft 365-verktyg du redan använder, så att du kan samarbeta med gruppmedlemmarna när du skriver dokument, skapar kalkylblad, arbetar med projektplaner, schemalägger möten och skickar e-post.

Den här artikeln är en introduktion till vad grupper är och ger dig några användbara länkar till nästa steg.

Mer information om de senaste nyheterna och videoklippen om Microsoft 365 Groups finns i Office-bloggarna

Tips: 

Vad är Microsoft 365 Groups?

Med grupper i Microsoft 365 kan du välja en grupp personer som du vill samarbeta med och enkelt skapa en samling med resurser som personerna kan dela. Resurser, till exempel en delad Outlook-inkorg, delad kalender eller ett dokumentbibliotek för att samarbeta med filer.

Du behöver inte tilldela behörigheter för alla dessa resurser manuellt eftersom medlemmar i gruppen automatiskt får de behörigheter som de behöver för verktygen som gruppen har tillgång till. Grupper är ett nytt och förbättrat sätt att arbeta i grupper, där vi tidigare använde distributionslistor eller delade postlådor.

Tips: Mer information om hur du uppgraderar dina traditionella distributionslistor till Microsoft 365 Groups finns i den här artikeln.

Vilka resurser som tillhandahålls beror lite på vilken typ av grupp du skapar.

Vilken typ av grupp ska du skapa?

När du funderar över alternativen är det viktigt att komma ihåg att det är sällan som en lösning passar alla. Olika team kan föredra att arbeta på olika sätt och Microsoft 365 innehåller verktyg som möjliggör samarbete, oavsett vilken form medarbetarna föredrar.

Om ditt team föredrar att samarbeta via e-post och behöver en delad kalender: skapa en Microsoft 365-grupp i Outlook.

Om teamet vill samarbeta i en beständig chattmiljö eller använda inbäddade appar: skapa en Microsoft-grupp.

Om du vill skapa ett stort, öppet, diskussionsforum för företaget, t. ex. för meddelande på ledarnivå och diskussioner: skapa en grupp i Yammer.

Du kan skapa Microsoft 365 Groups via en rad olika verktyg, som Outlook, Outlook på webben, Outlook Mobile, SharePoint, Planner, Teams med flera. Vilka verktyg du väljer att utgå från beror lite på vilken typ av grupp du arbetar med. Till exempel brukar vi på Microsoft utgå från Outlook när vi skapar en grupp ordnad efter e-post och kalender. Om gruppen är till för hela företagets kommunikation brukar vi utgå från Yammer. För chattbaserat samarbete skulle vi utgå från Microsoft Teams.

När du skapar en grupp måste du bestämma om du vill att det ska vara en privat grupp eller en offentlig grupp. Innehållet i en offentlig grupp kan ses av alla i organisationen och vem som helst i organisationen kan gå med i gruppen. Innehållet i en privat grupp kan bara ses av medlemmar i gruppen och personer som vill ansluta till en privat grupp måste godkännas av gruppägaren.

Obs!: Grupper som skapats i Outlook på webben är för närvarande privata som standard.

Varken offentliga grupper eller privata grupper kan visas eller kommas åt av personer utanför organisationen om inte dessa personer uttryckligen har bjudits in som gäster.

Mer information om hur du ändrar en grupp från offentlig till privat (eller tvärtom) finns i Göra Microsoft 365-grupper offentliga eller privata.

Ägare, medlemmar och gäster

Gruppägare är moderatorer i gruppen. De kan lägga till eller ta bort medlemmar och har unika behörigheter, som möjligheten att ta bort konversationer från den delade Inkorgen eller ändra olika inställningar för gruppen. Gruppägare kan byta namn på gruppen, uppdatera beskrivningen eller bilden med mera. Om du är bekant med SharePoint-roller är gruppägare en webbplatssamlings administratör.

Tips: Du bör ha minst två ägare för en grupp om du kan. På så sätt kan den andra ägaren göra ändringar i gruppen även om inte den ena ägaren inte kan.

Gruppmedlemmar är de vanliga användarna i organisationen som använder gruppen för att samarbeta. De kan komma åt allt i gruppen men kan inte ändra gruppinställningar. De SharePoint-miljön motsvaras de av webbplatsmedlemmar. Mer information om att lägga till eller ta bort gruppmedlemmar finns i Lägga till och ta bort gruppmedlemmar i Outlook.

Gäster är som gruppmedlemmar, men de finns utanför organisationen. Som standard kan användarna bjuda in gäster till gruppen. Du kan styra den inställningen. Mer information finns i Gäståtkomst i Microsoft 365-grupper.

Välj den typ av grupper som du vill använda:

Om du föredrar delad inkorg för samarbete är gruppfunktionerna i Outlook lämpliga för dig. Genom att skapa en grupp i Outlook får du:

  • Delad inkorg – för e-postkonversationer mellan medlemmarna. Den här inkorgen har en e-postadress och kan ställas in för att ta emot meddelanden från personer utanför gruppen och även utanför organisationen, ungefär som en traditionell distributionslista

  • Delad kalender – för att schemalägga evenemang som hör till gruppen

  • SharePoint-dokumentbibliotek – en central plats där gruppen kan lagra och dela filer

  • Delad OneNote-anteckningsbok – samla idéer, forskning och information

  • SharePoint-gruppwebbplats – en central lagringsplats för information, länkar och innehåll som rör gruppen

  • Planerare– för att tilldela och hantera projektuppgifter bland gruppmedlemmarna

Du behöver inte skapa någon av dessa resurser manuellt. När du skapar gruppen skapas de automatiskt och gruppmedlemmarna tilldelas nödvändiga behörigheter så att de kan börja använda dem direkt.

Du kan komma åt dessa resurser via den välkända Microsoft Outlook skrivbordsklienten(2016 eller senare), Outlook på webben, Outlook 2016 för Mac (endast delad inkorg) och Outlook Mobile. Du hittar dina Microsoft 365 Groups i navigeringsfönstret till vänster i Outlook för skrivbordet eller på webben.

Du hittar dina grupper i navigeringsfönstret till vänster i Outlook eller Outlook på webben

Med det nya hovringskortet för Microsoft 365 Groups kan du snabbt komma åt resurser som delas i gruppen. Hovra bara över namnet på en grupp i Outlook på webben eller i SharePoint.

Bild på det nya hovringskortet för Office 365 Grupper

Den senaste av våra samarbetsfunktioner är Microsoft Teams. Microsoft Teams är en intern kanal för ditt team – en chattbaserad arbetsyta där du kan ha informella konversationer i realtid om specifika ämnen eller i specifika undergrupper inom gruppen. 

Med Yammer integreras företagets sociala nätverk med samarbetsfunktionerna. Det underlättar när du vill få nya kontakter och upptäcka nya saker i organisationen. Det hjälper dig att kommunicera och diskutera idéer företagsövergripande eller runt vanliga intresseområden.

Genom att skapa en Microsoft 365-ansluten grupp i Yammer får du:

  • Yammer-grupp – en gemensam plats för konversationer och för att dela information

  • SharePoint-dokumentbibliotek – en central plats för gruppen för att lagra och dela filer

  • Delad OneNote-anteckningsbok – samla idéer, forskning och information

  • SharePoint-gruppwebbplats – en central lagringsplats för information, länkar och innehåll som rör gruppen

  • Planerare – för att tilldela och hantera projektuppgifter bland gruppmedlemmarna

Du kommer åt dessa verktyg via Yammer i webbläsaren eller med Yammer-appen på en iOS-, Android- eller Windows Phone-enhet.

När en grupp inte längre kan användas för sitt avsedda syfte kan du ta bort gruppen och frigöra systemresurser så att gruppen inte längre listas eller visas. Läs: Ta bort en grupp. Om du inte vill komma ihåg att ta bort gamla grupper kan administratören ange principer för förfallotid som gör att gamla grupper går ut och tas bort automatiskt efter en angiven tidsperiod. Mer information: Förfalloprincip för Microsoft 365-grupper.

Obs!: Innehållet på den här fliken är avsett för administratörer.

Det finns tre huvudmodeller av etableringMicrosoft 365 Groups: Öppen, IT-ledd och kontrollerad. Var och en har sin egen fördelar.

Modell

Fördelar

Öppen (standard)

Användarna kan skapa egna grupper efter behov utan att behöva vänta på eller störa IT-avdelningen

IT-ledd

Användare begär en grupp av IT-avdelningen. IT-avdelningen kan vägleda dem i att välja de bästa samarbetsverktygen för deras behov

Kontrollerad

Gruppskapandet begränsas till vissa personer, grupper eller tjänster (se: Kontrollera vilka som kan skapa Microsoft 365-grupper)

Om du vill kontrollera hur Microsoft 365 Groups namnges kan du använda en namngivningsprincip för att tvinga gruppnamnen att följa vissa standarder som prefix eller suffix samt blockera stötande namn. Mer information finns i Namngivningsprinciper för Microsoft 365 grupper.

Varje grupp har minst en ägare som kan lägga till eller ta bort medlemmar och göra grundläggande administrationsuppgifter för gruppen och dess innehåll. Normalt gör ägaren det i Outlook. Se Lägga till och ta bort gruppmedlemmar i Outlook. Om ägaren (eller ägarna) av en grupp lämnar organisationen av någon anledning kan administratören tilldela en ny ägare till gruppen. Se Tilldela en ny ägare till en överbliven grupp.

Om du dessutom har behörigheter som Exchange Online-administratör kan du administrera grupperna via Microsoft 365 administrationscentret för (se Hantera gruppmedlemskap i administrationscentret för Microsoft 365)) eller via PowerShell (gå till Använda PowerShell för att hantera Microsoft 365-grupper).

Så småningom kan du vilja ta bort en grupp från klientorganisationen. Mer information om hur du tar bort en grupp finns i: Ta bort en grupp Om en grupp tas bort av misstag kan administratörer återställa gruppen i upp till 30 dagar. Om en grupp tas bort av misstag kan administratörer återställa gruppen i upp till 30 dagar. Se: Återställa en borttagen Microsoft 365-grupp.

Om du föredrar ett mer automatiserat sätt att hantera livscykeln för Microsoft 365 Groups kan du använda förfalloprinciper så att grupper upphör att gälla efter ett visst tidsintervall. Gruppens ägare får ett e-postmeddelande 30 dagar, 15 dagar och 1 dag innan gruppen upphör, så att de enkelt kan förnya gruppen om den fortfarande behövs. Mer information: Förfalloprincip för Microsoft 365-grupper.

Gruppbegränsningar

Maximalt...

Värde

Ägare per grupp

100

Antal grupper en ägare kan skapa

250

Grupper en administratör kan skapa

Upp till standardklientgränsen på 500 000

Antal medlemmar

Fler än 1 000, men endast 1 000 kommer åt gruppkonversationer samtidigt.

Användarna kan märka fördröjningar när de ska använda kalendern och konversationer i mycket stora grupper i Outlook

Antal grupper en användare kan vara medlem i

1 000

Fillagring

1 TB + 10 GB per prenumerant + ytterligare lagringsutrymme som köps till. Du kan köpa en obegränsad mängd ytterligare lagringsutrymme.

Postlådestorlek för grupp

50 GB

Det maximala antalet grupper en Microsoft 365-organisation kan ha som standard är för närvarande 500 000.

Om du planerar att använda funktionen “Tillbakaskrivning av grupp” via verktyget Azure Active Directory Connect är det maximala antalet tecken för attributet “Beskrivning” 448 tecken.

Mer information om SharePoint Online-lagring finns i SharePoint Online-begränsningar och SharePoint Online-programvarubegränsningar.

Hantering av Microsoft 365 Groups är effektivare med interaktiv information om gruppanvändning. Administrationscentret för Microsoft 365 har ett rapport-verktyg där du kan se sådant som lagringsanvändning, hur många aktiva grupper du har samt även hur användarna använder grupperna. Mer information: Microsoft 365-rapporter i administrationscentret för mer information.

Med Microsoft 365 Groups får du även ett antal verktyg för efterlevnad, informationsskydd och eDiscovery.

Se även

Behöver du mer hjälp?

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×