Skapa och dela en instrumentpanel med Excel och Microsoft Groups

Hämta dina data

1. Du kan kopiera och klistra in data direkt i Excel eller skapa en fråga för en datakälla. För det här avsnittet använde vi frågan Försäljningsanalys från Northwind Traders-mallen för Microsoft Access. Om du vill använda den öppnar du Access och går till Arkiv > Nytt > söker efter Northwind och skapar malldatabasen. När du gjort det kan du komma åt alla frågor som ingår i mallen. Dessa data finns redan i arbetsboken i Excel så det gör inget om du inte har Access.

2. Kontrollera att dina data är korrekta och inte saknar kolumner eller rader. Varje rad ska motsvara en enskild post eller ett enskilt objekt. Om du behöver hjälp med att konfigurera en fråga eller om dina data behöver manipuleras läser du i Hämta och omvandla i Excel.

   

3. Om de inte redan är det formaterar du dina data som en Excel-tabell. När du importerar från Access kommer data automatiskt att importeras till en tabell.

Skapa pivottabeller

1. Välj någon cell i dataområdet och gå till Infoga > Pivottabell > Nytt kalkylblad. Mer information finns i Skapa en pivottabell för att analysera kalkylbladsdata.

2. Lägg till de fält du vill i pivottabellen och formatera som du vill. Den här pivottabellen kommer att användas för att skapa andra så lägg ned lite tid på att göra alla de justeringar av format, rapportlayout och allmän formatering som du vill ha så slipper du att göra det flera gånger. Mer information finns i: Utforma en pivottabells layout och formatering.

   I det här fallet skapade vi en sammanfattning av uppgifter på toppnivå för försäljning per produktkategori och sorterade efter fältet Försäljning i fallande ordning.

   

   Mer information finns i Sortera data i en pivottabell eller ett pivotdiagram.

3. När du skapat den pivottabell du vill använda som mall så markerar du den och kopierar och klistrar sedan in den så många gånger du behöver i tomma områden på kalkylbladet. I vårt exempel kan pivottabellerna byta rader men inte kolumner så vi placerade dem på samma rad med en tom kolumn mellan varje. Om dina pivottabeller kan expandera kolumner kan du behöva placera dem under varandra.

   Viktigt!: Pivottabeller kan inte placeras överlappande så se till att designen ger tillräckligt med utrymme för att de ska kunna expandera och dra ihop sig när värden filtreras, läggs till eller tas bort.

   Nu kan det vara bra att ge pivottabellerna meningsfulla namn så du vet vad de innehåller. Excel kommer annars att ge namnen Pivottabell1, Pivottabell2 och så vidare. Du kan välja varje pivottabell och sedan gå till Verktyg för pivottabell > Analysera > ange ett nytt namn i rutan Pivotfältnamn. Det är ett viktigt steg för att förbereda för när du ansluter pivottabellerna till utsnitts- och tidslinjekontroller.

   

Skapa pivotdiagram

1. Klicka var som helst i den första pivottabellen och gå till Verktyg för pivottabell > Analysera > Pivotdiagram > välj en diagramtyp. Vi väljer ett kombinationsdiagram med Försäljning som ett grupperat stående stapeldiagram och % Totalt som ett linjediagram som ritas på den sekundära axeln.

   

2. Markera diagrammet och storleksförändra och formatera som önskat från Verktyg för pivotdiagram. Mer information finns i vår serie Formatering av diagram.

3. Upprepa för alla kvarvarande pivottabeller.

4. Nu bör du även passa på att ge pivotdiagramen nya namn. Gå till Verktyg för pivotdiagram > Analysera > ange ett nytt namn i rutan Diagramnamn.

Lägga till utsnitt och en tidslinje

Med utsnitt och tidslinjer kan du snabbt filtrera pivottabeller och pivotdiagram så att du bara ser den information du behöver.

1. Markera en pivottabell och gå till Verktyg för pivottabeller > Analysera > Filter > Infoga utsnitt och markera varje objekt du vill använda för ett utsnitt. För den här instrumentpanelen valde vi Kategori, Produktnamn, Anställd och Kundnamn. När du klickar på OK läggs utsnitten till i mitten av skärmen staplade på varandra så du måste ordna och storleksförändra dem efter behov.

   

2. Utsnittsinställningar – om du klickar på något utsnitt kan du gå till utnittsverktyg > Alternativ och ställa in olika alternativ som Utsnittsformat och hur många kolumner som ska visas. Du kan justera flera utsnitt genom att markera dem med Ctrl+Vänsterklick och sedan använda justeringsverktygen på fliken Utsnittsverktyg.

3. Utsnittsanslutningar – utsnitt är bara kopplade till den pivottabell du använde för att skapa dem så du behöver välja varje utsnitt och sedan gå till Utsnittsverktyg > Alternativ > Rapportanslutningar och välja vilka pivottabeller du vill ansluta till varje. Utsnitt och tidslinjer kan styra pivottabeller på alla kalkylblad, även om kalkylbladet är dolt.

   

4. Lägg till en tidslinje – markera en pivottabell och gå till Verktyg för pivottabeller > Analysera > Filter > Infoga tidslinje och markera varje objekt du vill använda. För den här instrumentpanelen valde vi Orderdatum.

5. Tidslinjealternativ – klicka på tidslinjen och gå till Verktyg för tidslinjer > Alternativ och välj alternativ som Format, Sidhuvud och Beskrivning. Välj alternativet Rapportanslutningar för att länka tidslinjen till de pivottabeller du vill.

Läs mer om kontrollerna Utsnitt och Tidslinje.

Nästa steg

Instrumentpanelen är nu funktionell men du vill antagligen ordna den så den ser ut som du vill och göra slutjusteringar. Du kanske vill lägga till en rapportrubrik eller en bakgrund. I vår instrumentpanel la vi till figurer runt pivottabellerna och inaktiverade Rubriker och Stödlinjer från fliken Visa.

Du måste prova alla utsnitt och tidslinjer så du vet att pivottabellerna och pivotdiagrammen fungerar som de ska. Du kan stöta på situationer där vissa val skapar problem om en pivottabell vill överlappa en annan , vilket den inte kan göra och därför visar ett felmeddelande. Dessa problem ska korrigeras innan du distribuerar instrumentpanelen.

När du är nöjd med instrumentpanelen kan du klicka på fliken ”Dela en instrumentpanel” längst upp i artikeln för att få veta mer om hur du kan distribuera den.