Skapa och dela en instrumentpanel med Excel och Microsoft Groups

En instrumentpanel är en visuell representation av nyckeltal som gör att du snabbt kan visa och analysera dina data på ett och samma ställe. Instrumentpaneler tillhandahåller inte bara konsoliderade datavyer, utan en självbetjäningsmöjlighet för Business Intelligence, där användarna kan filtrera data för att visa just det som är viktigt för dem. Tidigare krävde Excel-rapportering ofta att du skulle generera flera rapporter för olika personer eller avdelningar beroende på deras behov.

Exempel på en Excel-instrumentpanel med utsnitt och en tidslinje

Översikt

I det här avsnittet beskrivs hur du använder flera pivottabeller, pivotdiagram och pivottabellverktyg för att skapa en dynamisk instrumentpanel. Sedan ger vi användarna möjlighet att snabbt filtrera data som de vill med utsnitt och en tidslinje, vilket gör att dina pivottabeller och diagram automatiskt expanderas och krymper så att endast den information som användarna vill se visas. Du kan dessutom snabbt uppdatera instrumentpanelen när du lägger till eller uppdaterar data. Det är väldigt praktiskt eftersom det betyder att du bara behöver skapa instrumentpanelrapporten en gång.

I det här exemplet kommer vi att skapa fyra pivottabeller och diagram från en datakälla.

När instrumentpanelen har skapats visar vi hur du delar den med andra genom att skapa en Microsoft-grupp. Vi har även en interaktiv Excel-arbetsbok som du kan ladda ned för att följa alla stegen själv.

Ladda ned arbetsboken med självstudier för Instrumentpanel för Excel.

Hämta dina data

Du kan kopiera och klistra in data direkt i Excel eller skapa en fråga för en datakälla. För det här avsnittet använde vi frågan Försäljningsanalys från Northwind Traders-mallen för Microsoft Access. Om du vill använda det kan du öppna Access och gå till Arkiv > Nytt > Sök och i Sök anger du "Northwind" och skapar malldatabasen. När du har gjort det kan du komma åt alla frågor som ingår i mallen. Vi har redan lagt in dessa data i Excel-arbetsboken åt dig, så du behöver inte oroa dig om du inte har Access.
Kontrollera att dina data är strukturerade korrekt utan saknade rader eller kolumner. Varje rad ska motsvara en enskild post eller ett enskilt objekt. Mer information om hur du konfigurerar en fråga eller om dina data behöver ändras finns i Hämta & transformering i Excel.
Om de inte redan är det formaterar du dina data som en Excel-tabell. När du importerar från Access kommer data automatiskt att importeras till en tabell.

Skapa pivottabeller

Välj någon cell i dataområdet och gå till Infoga > Pivottabell > Nytt kalkylblad. Mer information finns i Skapa en pivottabell för att analysera kalkylbladsdata.
Lägg till de fält du vill i pivottabellen och formatera som du vill. Den här pivottabellen är grunden för andra, så du bör ägna lite tid åt att göra nödvändiga justeringar av format, rapportlayout och allmän formatering nu, så du behöver inte göra det flera gånger. Mer information finns i: Utforma en pivottabells layout och formatering.

I det här fallet skapade vi en sammanfattning av uppgifter på toppnivå för försäljning per produktkategori och sorterade efter fältet Försäljning i fallande ordning.

Mer information finns i Sortera data i en pivottabell eller ett pivotdiagram.
När du skapat den pivottabell du vill använda som mall så markerar du den och kopierar och klistrar sedan in den så många gånger du behöver i tomma områden på kalkylbladet. I vårt exempel kan pivottabellerna byta rader men inte kolumner så vi placerade dem på samma rad med en tom kolumn mellan varje. Om dina pivottabeller kan expandera kolumner kan du behöva placera dem under varandra.

Viktigt!: Pivottabeller kan inte överlappa varandra, så se till att designen ger tillräckligt med utrymme mellan dem så att de kan expanderas och kontrakteras när värden filtreras, läggs till eller tas bort.

I det här läget kanske du vill ge pivottabellerna meningsfulla namn så att du vet vad de gör. Annars ger Excel dem namnet Pivottabell1, Pivottabell2 och så vidare. Du kan markera var och en av dem och sedan gå till Analysera pivottabell > pivottabell och sedan ange ett nytt namn i rutan Pivottabellnamn . Det är ett viktigt steg för att förbereda för när du ansluter pivottabellerna till utsnitts- och tidslinjekontroller.

Skapa pivotdiagram

Klicka någonstans i den första pivottabellen och gå till Analysera för pivottabell > Verktyg > pivotdiagram och välj sedan en diagramtyp. Vi valde ett kombinationsdiagram med Försäljning som ett grupperat stapeldiagram och % totalt som ett linjediagram ritat på den sekundära axeln.
Markera diagrammet och ändra sedan storlek och format på flikarna Analysera pivotdiagram, Design och Format . Mer information finns i vår serie om formatering av diagram.
Upprepa för alla kvarvarande pivottabeller.
Nu är också ett bra tillfälle att byta namn på pivotdiagram. Gå till Analysera pivotdiagram > pivotdiagram och ange sedan ett nytt namn i rutan Diagramnamn .

Lägga till utsnitt och en tidslinje

Med utsnitt och tidslinjer kan du snabbt filtrera pivottabeller och pivotdiagram så att du bara kan se den information som är relevant för dig.

Uppdelad vy över utsnitt och en tidslinjekontroll i en instrumentpanel

Markera en pivottabell och gå till Analysera för pivottabell > Filtrera > Infoga utsnitt och kontrollera sedan varje objekt som du vill använda för ett utsnitt. För den här instrumentpanelen valde vi Kategori, Produktnamn, Anställd och Kundnamn. När du klickar på OK läggs utsnitten till i mitten av skärmen, staplade ovanpå varandra, så du måste ordna och ändra storlek på dem efter behov.
Utsnittsalternativ: Om du klickar på ett utsnitt kan du gå till fliken Utsnitt och välja olika alternativ, till exempel Format och hur många kolumner som visas. Du kan justera flera utsnitt genom att markera dem med Ctrl+vänsterklicka och sedan använda verktygen Justera på fliken Utsnittsverktyg .
Utsnitt Connections: Utsnitt ansluts bara till den pivottabell som du använde för att skapa dem, så du måste markera varje utsnitt och sedan gå till Utsnitt > utsnitt > rapport Connections och kontrollera vilka pivottabeller du vill ansluta till var och en. Utsnitt och tidslinjer kan styra pivottabeller på alla kalkylblad, även om kalkylbladet är dolt.
Lägga till en tidslinje: Markera en pivottabell och gå till Analysera för pivottabell > Filtrera > Infoga tidslinje och kontrollera sedan varje objekt som du vill använda. För den här instrumentpanelen valde vi Orderdatum.
Tidslinjealternativ: Klicka på tidslinjen och gå till fliken Tidslinje och välj alternativ som Format, Sidhuvud och Beskrivning. Välj alternativet Rapportanslutningar för att länka tidslinjen till de pivottabeller du vill.

Läs mer om kontrollerna Utsnitt och Tidslinje.

Nästa steg

Instrumentpanelen är nu funktionell, men du behöver antagligen fortfarande ordna den så att den blir som du vill ha den och göra de slutliga justeringarna. Du kanske till exempel vill lägga till en rapportrubrik eller en bakgrund. För vår instrumentpanel har vi lagt till figurer runt pivottabellerna och inaktiverat Rubriker och stödlinjer från fliken Visa .

Testa alla utsnitt och tidslinjer så att pivottabellerna och pivotdiagramen fungerar som du vill. Det kan uppstå situationer där vissa val orsakar problem om en pivottabell vill justera och överlappa en annan, vilket den inte kan göra och visar ett felmeddelande. Dessa problem ska korrigeras innan du distribuerar instrumentpanelen.

När du är klar med konfigurationen av instrumentpanelen kan du klicka på fliken Dela instrumentpanelen högst upp i det här avsnittet om du vill veta mer om hur du distribuerar den.