งานพื้นฐานใน Excel

Excel เป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพอย่างยิ่งในการดึงความหมายที่ซ่อนอยู่ในข้อมูลจํานวนมากออกมา แต่ก็ใช้งานได้ดีมากสําหรับการคํานวณอย่างง่ายและติดตามข้อมูลเกือบทุกประเภท กุญแจสําคัญในการปลดล็อกศักยภาพทั้งหมดนั้นคือตารางของเซลล์ เซลล์อาจมีตัวเลข ข้อความ หรือสูตร คุณใส่ข้อมูลในเซลล์ของคุณ แล้วจัดกลุ่มข้อมูลเหล่านั้นเป็นแถวและคอลัมน์ การทําเช่นนี้จะช่วยให้คุณสามารถเพิ่มข้อมูล เรียงลําดับและกรองข้อมูลนั้น ใส่ข้อมูลลงในตาราง และสร้างแผนภูมิที่สวยงามได้ ลองมาดูขั้นตอนพื้นฐานที่จะช่วยให้คุณเริ่มต้นใช้งานได้

สร้างเวิร์กบุ๊กใหม่

เอกสาร Excel เรียกว่าเวิร์กบุ๊ก แต่ละเวิร์กบุ๊กมีแผ่นงาน ซึ่งโดยปกติจะเรียกว่าสเปรดชีต คุณสามารถเพิ่มเวิร์กชีตลงในเวิร์กบุ๊กได้มากเท่าที่คุณต้องการ หรือคุณสามารถสร้างเวิร์กบุ๊กใหม่เพื่อเก็บข้อมูลของคุณแยกต่างหากก็ได้

1. คลิก ไฟล์ แล้วคลิก ใหม่
2. ภายใต้ ใหม่ ให้คลิกที่ เวิร์กบุ๊กเปล่า
   

ใส่ข้อมูลของคุณ

1. คลิกตรงเซลล์ที่ว่าง
   ตัวอย่างเช่น เซลล์ A1 บนแผ่นงานใหม่ เซลล์ถูกอ้างอิงโดยตำแหน่งที่ตั้งของเซลล์ในแถวและคอลัมน์บนเวิร์กชีต ดังนั้นเซลล์ A1 จะอยู่ในแถวแรกของคอลัมน์ A
2. พิมพ์ข้อความหรือตัวเลขลงในเซลล์
3. กด Enter หรือ Tab เพื่อย้ายไปยังเซลล์ถัดไป

นำเส้นขอบเซลล์ไปใช้

1. เลือกเซลล์หรือช่วงของเซลล์ที่คุณต้องการเพิ่มเส้นขอบ
2. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม แบบอักษร ให้คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจาก เส้นขอบ แล้วคลิก ลักษณะเส้นขอบที่คุณต้องการ
   

สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู การนําเส้นขอบเซลล์บนเวิร์กชีตไปใช้หรือเอาเส้นขอบเซลล์บนเวิร์กชีตออก

ใช้การแรเงาเซลล์

1. เลือกเซลล์หรือช่วงของเซลล์ที่คุณต้องการแรเงา
2. บนแท็บหน้าแรก ในกลุ่มฟอนต์ ให้เลือกลูกศรที่อยู่ถัดจาก เติม จากนั้นภายใต้ สีธีม หรือ สี Standard ให้เลือกสีที่คุณต้องการ

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีนำการจัดรูปแบบไปใช้กับเวิร์กชีต ให้ดู จัดรูปแบบเวิร์กชีต

ใช้ ผลรวมอัตโนมัติ เพื่อรวมข้อมูล

เมื่อคุณได้ใส่ตัวเลขในเวิร์กชีตของคุณ คุณอาจต้องการบวกตัวเลขเหล่านั้น วิธีที่รวดเร็วในการทําคือใช้ ผลรวมอัตโนมัติ

1. เลือกเซลล์ที่อยู่ทางด้านขวาหรือด้านล่างของตัวเลขที่คุณต้องการรวม
2. คลิกแท็บ หน้าแรก แล้วคลิก ผลรวมอัตโนมัติ ในกลุ่ม การแก้ไข
   
   ผลรวมอัตโนมัติจะบวกตัวเลขต่างๆ และแสดงผลลัพธ์ในเซลล์ที่คุณเลือกไว้

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู ใช้ผลรวมอัตโนมัติเพื่อรวมตัวเลข

สร้างสูตรอย่างง่าย

การบวกตัวเลขเป็นเพียงหนึ่งในสิ่งที่คุณสามารถทําได้ แต่ Excel ยังสามารถทําการคํานวณทางคณิตศาสตร์อื่นๆ ได้ด้วย ลองใช้สูตรง่ายๆ บางสูตรเพื่อบวก ลบ คูณ หรือหารตัวเลขต่างๆ ของคุณ

1. เลือกเซลล์ แล้วพิมพ์เครื่องหมายเท่ากับ (=)
   ซึ่งจะบอกให้ Excel ทราบว่าเซลล์นี้จะมีสูตรอยู่
2. พิมพ์ตัวเลขและตัวดำเนินการการคำนวณรวมกัน เช่น เครื่องหมายบวก (+) สำหรับการบวก เครื่องหมายลบ (-) สำหรับการลบ เครื่องหมายดอกจัน (*) สำหรับการคูณ หรือเครื่องหมายทับ (/) สำหรับการหาร
   ตัวอย่างเช่น ใส่ =2+4, =4-2, =2*4 หรือ =4/2
3. กด Enter
   ซึ่งจะทำการคำนวณ
   นอกจากนี้ คุณยังสามารถกด Ctrl+Enter หากคุณต้องการให้เคอร์เซอร์อยู่บนเซลล์ที่ใช้งานอยู่

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู สร้างสูตรอย่างง่าย

นำรูปแบบตัวเลขไปใช้

เมื่อต้องการแยกความแตกต่างระหว่างชนิดตัวเลขที่แตกต่างกัน ให้เพิ่มรูปแบบ เช่น สกุลเงิน เปอร์เซ็นต์ หรือวันที่

1. เลือกเซลล์ที่คุณมีตัวเลขที่ต้องการจัดรูปแบบ
2. คลิกแท็บ หน้าแรก แล้วคลิกลูกศรในกล่อง ทั่วไป
   
3. เลือกรูปแบบตัวเลข
   
   ถ้าไม่มีรูปแบบตัวเลขที่ต้องการใช้ ให้คลิกที่ รูปแบบตัวเลขเพิ่มเติม สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูรูปแบบตัวเลขที่พร้อมใช้งาน

ใส่ข้อมูลของคุณลงในตาราง

วิธีง่ายๆ ในการเข้าถึงความสามารถของ Excel คือการวางข้อมูลของคุณลงในตาราง ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถกรอง หรือเรียงลําดับข้อมูลของคุณได้อย่างรวดเร็ว

1. เลือกข้อมูลของคุณโดยคลิกที่เซลล์แรก แล้วลากไปยังเซลล์สุดท้ายในข้อมูลของคุณ
   ถ้าจะใช้คีย์บอร์ด ให้กด SHIFT ค้างไว้ขณะที่คุณกดแป้นลูกศรเพื่อเลือกข้อมูลของคุณ
2. คลิกปุ่ม การวิเคราะห์อย่างรวดเร็ว ปุ่ม มุมล่างขวาของส่วนที่เลือก
   
3. คลิก ตาราง ย้ายเคอร์เซอร์ของคุณไปที่ปุ่ม ตาราง เพื่อแสดงตัวอย่างข้อมูลของคุณ แล้วคลิกปุ่ม ตาราง
   
4. คลิกลูกศร ลูกศรแบบ ในส่วนหัวคอลัมน์ของตาราง
5. เมื่อต้องการกรองข้อมูล ให้ยกเลิกการเลือกกล่อง เลือกทั้งหมด แล้วเลือกข้อมูลที่คุณต้องการแสดงในตารางของคุณ
   
6. ถ้าจะเรียงลำดับข้อมูล ให้คลิก เรียงลำดับจาก ก ถึง ฮ หรือ เรียงลำดับจาก ฮ ถึง ก
   
7. คลิก ตกลง

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู สร้างหรือลบตาราง Excel

แสดงผลรวมของตัวเลขของคุณโดยใช้การวิเคราะห์อย่างรวดเร็ว

เครื่องมือการวิเคราะห์อย่างรวดเร็ว (Excel 2016) จะทําให้คุณสามารถหาผลรวมตัวเลขของคุณได้อย่างรวดเร็ว ไม่ว่าคุณจะต้องการหาผลรวม ค่าเฉลี่ย หรือนับจํานวน Excel จะแสดงผลการคํานวณใต้หรือถัดจากตัวเลขของคุณ

1. เลือกเซลล์ที่มีตัวเลขที่คุณต้องการเพิ่มหรือนับจำนวน
2. คลิกปุ่ม การวิเคราะห์อย่างรวดเร็ว ปุ่ม มุมล่างขวาของส่วนที่เลือก
3. คลิก ผลรวม ย้ายเคอร์เซอร์ของคุณไปที่ปุ่มเพื่อดูผลการคำนวณของข้อมูลของคุณ จากนั้นคลิกที่ปุ่มเพื่อนำผลรวมไปใช้
   

ทำให้ข้อมูลของคุณมีความหมายมากขึ้นโดยใช้การวิเคราะห์อย่างรวดเร็ว

การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขหรือใช้เส้นแบบประกายไฟสามารถเน้นข้อมูลที่สําคัญที่สุดของคุณ หรือแสดงแนวโน้มของข้อมูลได้ ใช้เครื่องมือการวิเคราะห์อย่างรวดเร็ว (Excel 2016) สําหรับการแสดงตัวอย่างแบบสดเพื่อลองดูผลลัพธ์

1. เลือกข้อมูลที่คุณต้องการตรวจสอบให้ละเอียดขึ้น
2. คลิกปุ่ม การวิเคราะห์อย่างรวดเร็ว มุมล่างขวาของส่วนที่เลือก
3. สำรวจตัวเลือกบนแท็บ การจัดรูปแบบ และ เส้นแบบประกายไฟ เพื่อดูว่าข้อมูลของคุณจะแสดงผลอย่างไร
   
   ตัวอย่างเช่น เลือกระดับสีในแกลเลอรี การจัดรูปแบบ เพื่อแยกแตกต่างระหว่างอุณหภูมิสูง กลางและต่ำ
   
4. คลิกตัวเลือกที่คุณชอบ

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการวิเคราะห์แนวโน้มในข้อมูลโดยใช้เส้นแบบประกายไฟ

แสดงข้อมูลของคุณในแผนภูมิโดยใช้การวิเคราะห์อย่างรวดเร็ว

เครื่องมือการวิเคราะห์อย่างรวดเร็ว (Excel 2016) จะแนะนําแผนภูมิที่เหมาะกับข้อมูลของคุณ และช่วยนําเสนอข้อมูลเป็นภาพด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง

1. เลือกเซลล์ที่มีข้อมูลที่คุณต้องการแสดงในแผนภูมิ

2. คลิกปุ่ม การวิเคราะห์อย่างรวดเร็ว มุมล่างขวาของส่วนที่เลือก

3. คลิกแท็บ แผนภูมิ ให้เลื่อนเมาส์ไปตามแผนภูมิที่แนะนำเพื่อดูว่าแผนภูมิใดเหมาะที่สุดสำหรับข้อมูลของคุณ แล้วคลิกแผนภูมิที่คุณต้องการ
   

   หมายเหตุ

   Excel จะแสดงแผนภูมิต่างๆ ในแกลเลอรีนี้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับสิ่งที่ได้แนะนำให้สำหรับข้อมูลของคุณ

เรียนรู้วิธีอื่นๆ ในการสร้างแผนภูมิ

เรียงลำดับข้อมูลของคุณ

เมื่อต้องการเรียงลำดับข้อมูลของคุณอย่างรวดเร็ว

1. เลือกช่วงข้อมูล เช่น A1:L5 (หลายแถวและหลายคอลัมน์) หรือ C1:C80 (คอลัมน์เดียว) ช่วงอาจมีชื่อเรื่องที่คุณสร้างขึ้นเพื่อระบุคอลัมน์หรือแถว
2. เลือกเซลล์ใดเซลล์หนึ่งในคอลัมน์ที่คุณต้องการเรียงลำดับ
3. คลิก เพื่อทําการเรียงลําดับจากน้อยไปหามาก (จาก ก ถึง ฮ หรือจํานวนน้อยที่สุดไปยังจํานวนมากที่สุด)
4. คลิก เพื่อทําการเรียงลําดับจากมากไปหาน้อย (จาก ฮ ถึง ก หรือจากจํานวนมากที่สุดไปยังจํานวนน้อยที่สุด)

เมื่อต้องการเรียงลำดับตามเกณฑ์ที่เจาะจง

1. เลือกเซลล์ใดเซลล์หนึ่งในช่วงที่คุณต้องการเรียงลำดับ
2. บนแท็บ ข้อมูล ในกลุ่ม เรียงลำดับและกรอง ให้เลือก เรียงลำดับ
3. กล่องโต้ตอบ เรียงลำดับ จะปรากฏขึ้น
4. ในรายการ เรียงลำดับตาม ให้เลือกคอลัมน์แรกที่คุณต้องการเรียงลำดับ
5. ในรายการ เรียงลำดับ ให้เลือก ค่า, สีของเซลล์, สีฟอนต์ หรือ ไอคอนของเซลล์ อย่างใดอย่างหนึ่ง
6. ในรายการ ลำดับ ให้เลือกลำดับที่คุณต้องการนำไปใช้กับการเรียงลำดับ ไม่ว่าจะเป็นการเรียงลำดับตามตัวอักษรหรือตัวเลขจากน้อยไปหามากหรือจากมากไปหาน้อย (สำหรับข้อความคือ จาก ก ถึง ฮ หรือจาก ฮ ถึง ก สำหรับตัวเลข คือ จากน้อยกว่าไปมากกว่า หรือจากมากกว่าไปน้อยกว่า)
   สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีเรียงลําดับข้อมูล ให้ดูที่ เรียงลําดับข้อมูลในช่วงหรือตาราง

กรองข้อมูลของคุณ

1. เลือกข้อมูลที่คุณต้องการกรอง
2. บนแท็บ ข้อมูล ในกลุ่ม เรียงลำดับและกรอง ให้คลิก ตัวกรอง
   
3. คลิกลูกศร หัวของคอลัมน์เพื่อแสดงรายการที่คุณสามารถเลือกตัวกรองได้
4. เมื่อต้องการเลือกตามค่า ในรายการ ให้ล้างกล่องกาเครื่องหมาย (เลือกทั้งหมด) ซึ่งจะเป็นการเอาเครื่องหมายถูกออกจากกล่องกาเครื่องหมายทั้งหมด จากนั้น เลือกเฉพาะค่าที่คุณต้องการดู แล้วคลิก ตกลง เพื่อดูผลลัพธ์

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีกรองข้อมูล ให้ดู กรองข้อมูลในช่วงหรือตาราง

บันทึกงานของคุณ

1. คลิกปุ่ม บันทึก บน แถบเครื่องมือด่วน หรือกดแป้น Ctrl+S
   
   ถ้าคุณได้บันทึกงานของคุณไว้ก่อนหน้าแล้ว ก็ถือว่าเสร็จเรียบร้อย

2. ถ้านี่เป็นครั้งแรกที่คุณได้บันทึกไฟล์นี้ ให้ทำดังนี้

   1. ภายใต้ บันทึกเป็น เลือกตำแหน่งที่ตั้งที่คุณต้องการบันทึกเวิร์กบุ๊ก แล้วเรียกดูไปยังโฟลเดอร์
   2. ในกล่อง ชื่อไฟล์ ให้ป้อนชื่อเวิร์กบุ๊กของคุณ
   3. คลิก บันทึก

พิมพ์งานของคุณ

1. คลิก ไฟล์ แล้วคลิก พิมพ์ หรือกด Ctrl+P
2. ดูตัวอย่างก่อนพิมพ์โดยคลิกลูกศร หน้าถัดไป และ หน้าก่อน
   
   หน้าต่างแสดงตัวอย่างจะแสดงตัวอย่างหน้าในรูปแบบขาวดำหรือสี ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าเครื่องพิมพ์ของคุณ
   ถ้าคุณไม่พอใจตัวอย่างการพิมพ์ที่ได้เห็น คุณสามารถเปลี่ยนระยะขอบกระดาษ หรือเพิ่มตัวแบ่งหน้าได้
3. คลิก พิมพ์

เปิดใช้งาน และใช้ Add-in

1. บนแท็บ ไฟล์ เลือก ตัวเลือก แล้วเลือกประเภท Add-In
2. ที่ใกล้ๆ ด้านล่างของกล่องโต้ตอบ ตัวเลือกของ Excel ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือก Excel Add-in ไว้แล้วในกล่อง จัดการ จากนั้นให้คลิก ไป
3. ในกล่องโต้ตอบ Add-In ให้เลือกกล่อง add-in ที่คุณต้องการใช้ จากนั้นคลิก ตกลง
   ถ้า Excel แสดงข้อความที่ระบุว่าเรียกใช้ add-in นี้ไม่ได้และพร้อมท์ให้คุณติดตั้ง add-in ให้ คลิก ใช่ เพื่อติดตั้ง add-in

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีใช้ Add-in ให้ดูเพิ่มหรือนำ Add-in ออก

ค้นหาและนำเทมเพลตไปใช้

Excel ทําให้คุณสามารถนําเทมเพลตที่มีอยู่แล้วภายในหรือเทมเพลตที่คุณกําหนดเองไปใช้ได้ ตลอดจนค้นหาได้จากเทมเพลตที่หลากหลายบน Office.com Office.com มีเทมเพลต Excel ยอดนิยมซึ่งมีให้เลือกมากมาย รวมถึงงบประมาณ

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการค้นหาและนำเทมเพลตไปใช้ ให้ดู ดาวน์โหลดเทมเพลตที่สร้างไว้ล่วงหน้าฟรี