สร้างเอกสาร Office ที่สามารถเข้าถึงได้

การใช้สี

ไม่จำเป็นต้องใช้สีเพียงอย่างเดียวในการสื่อข้อมูล ในกรณีที่ผู้ชมไม่สามารถมองเห็นได้อย่างถูกต้อง ตัวอย่างเช่น หากต้องทราบสีที่แน่นอน ให้ระบุสีในป้ายชื่อรูป

หลีกเลี่ยงการใช้สีน้ำเงินซีด เนื่องจากเป็นสีแรกที่ทำให้เกิดปัญหาสายตาเสื่อมสภาพและสูญเสียความไว

การใช้เสียง

ถ้าคุณใช้เสียงในเอกสาร ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลสามารถเข้าถึงได้ แม้ว่าคุณจะไม่ได้ยินก็ตาม

เมื่อต้องการทำให้ไฟล์วิดีโอและเสียงสามารถเข้าถึงได้ คุณสามารถเพิ่มคำบรรยายทดแทนการได้ยินหรือคำบรรยายลงในเอกสารของคุณได้ ซึ่งจะทำให้เอกสารของคุณเหมาะสมกับผู้ชมจำนวนมาก รวมถึงผู้ที่มีความบกพร่องด้านการได้ยิน และผู้ที่พูดภาษาอื่นที่ไม่ใช่ภาษาในคลิปสื่อของคุณ

ไม่มีข้อความแสดงแทนในภาพ

ถ้าคุณกำลังใช้โปรแกรมอ่านหน้าจอ ข้อความแสดงแทน (Alt) จะอธิบายองค์ประกอบภาพสำหรับผู้ที่ไม่สามารถมองเห็นได้ นำข้อความแสดงแทนที่มีประสิทธิภาพไปใช้กับรูปร่าง รูปภาพ แผนภูมิ ตาราง และกราฟิก SmartArt ทั้งหมดเสมอเพื่อทำให้เอกสารของคุณสามารถเข้าถึงได้มากขึ้น สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ข้อความแสดงแทนอย่างเหมาะสม ให้ดู ข้อความแสดงแทน

สไตล์การเขียนที่ซับซ้อน

ถ้าผู้ชมของคุณไม่สามารถเข้าใจคุณได้ แสดงว่าเอกสารของคุณล้มเหลวในการทำตามวัตถุประสงค์

ใช้ประโยคสั้นๆ และไวยากรณ์ง่ายๆ ถ้าเนื้อหาเป็นรายการสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย ให้นำเสนอตามวิธีดังกล่าว รายการสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยคือวิธีที่ง่ายที่สุดในการใช้ประโยคสั้นๆ

เมื่อต้องเผชิญกับทางเลือก ให้เลือกใช้คำที่ง่ายที่สุดเสมอ แทนที่จะสร้างความประทับใจให้กับผู้ชมด้วยคำศัพท์ของคุณ

ตารางภายในเอกสาร

หากเป็นไปได้ ให้หลีกเลี่ยงการใช้ตารางในเอกสารของคุณ เนื่องจากการติดตามเนื้อหาในตารางผ่านโปรแกรมอ่านหน้าจออาจเป็นเรื่องยากลำบาก ถ้าคุณจำเป็นต้องใช้ตาราง ให้ออกแบบอย่างระมัดระวังเพื่อให้เรียบง่ายที่สุด ใช้ส่วนหัวในการแนะนำตารางเสมอ

ถ้าคุณกำลังสร้างตารางด้วย HTML สำหรับเว็บเพจ ให้ใช้การแท็กที่เหมาะสมเพื่อให้โปรแกรมอ่านหน้าจอและการแสดงผลอักษรเบรลล์สามารถให้ข้อมูลส่วนหัวตารางและข้อมูลในบริบทได้ ใช้แท็ก <TH> สำหรับส่วนหัวและแท็ก <TD> สำหรับเซลล์ข้อมูล และอย่าลืมใส่สรุปตารางในแท็ก <table> เพื่ออธิบายวัตถุประสงค์ของตาราง

เค้าโครงเอกสารแบบตาราง

เค้าโครงแบบตารางเป็นที่นิยมโดยเฉพาะในจดหมายข่าวที่สร้างขึ้นด้วย Word และ Outlook คุณสามารถสร้างเอกสารที่ดูน่าประทับใจได้อย่างง่ายดายด้วยการสร้างตารางที่มีเส้นขอบที่มองไม่เห็นและการใส่บทความจดหมายข่าวต่างๆ ไว้ภายในแต่ละเซลล์ อย่างไรก็ตาม ผู้อ่านที่มีปัญหาการเข้าถึงจะไม่รู้สึกขอบคุณ ไม่ใช้ตารางเป็นเครื่องมือเค้าโครง

เมื่อนำทางเอกสารที่มีเค้าโครงตาราง โปรแกรมอ่านหน้าจอและการแสดงผลอักษรเบรลล์จะอ่านตารางทีละแถวในคอลัมน์: ถ้าจดหมายข่าวของคุณออกแบบมาให้อ่านจากบนลงล่างทีละคอลัมน์ ผู้อ่านของคุณจะรู้สึกสับสน

มุ่งจัดเค้าโครงเอกสารของคุณโดยไม่ต้องใช้ตาราง สำหรับไอเดียและคอลเลกชันเทมเพลตที่สามารถเข้าถึงได้ซึ่งคุณสามารถใช้กับแอปพลิเคชัน Office ต่างๆ ให้ดู ทำให้เทมเพลตของคุณสามารถเข้าถึงได้ง่ายขึ้น และ รับเทมเพลตที่สามารถเข้าถึงได้สำหรับ Office ถ้าคุณต้องใช้เค้าโครงตาราง ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าออกแบบมาให้อ่านทีละแถวในคอลัมน์ และพยายามลดจำนวนการกดแป้น Tab หรือการปัดที่จำเป็นให้เหลือน้อยที่สุดเพื่อให้อ่านจบ

การนำทางและลำดับโฟกัส

ผู้ใช้โปรแกรมอ่านหน้าจอต้องใช้แป้น Tab หรือการปัดเพื่อนำทางในเอกสารของคุณ กดแป้น Tab หรือปัดย้ายโฟกัสในเอกสารไปยังส่วนถัดไป และอนุญาตให้โปรแกรมอ่านหน้าจออ่านออกเสียงเนื้อหาในส่วนดังกล่าว

เมื่อต้องการใช้การนำทางที่เข้าถึงได้ ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าส่วนดังกล่าวในเนื้อหาเอกสารได้รับการจัดลำดับตามหลักตรรกะ นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งหากเนื้อหาของเอกสารประกอบด้วยข้อความและชิ้นส่วนรูปแยกจากกันที่วางติดกันหรือวางทับกัน เช่นเดียวกับบนสไลด์ PowerPoint ถ้าส่วนดังกล่าวไม่ได้รับการจัดระเบียบตามหลักตรรกะ โปรแกรมอ่านหน้าจอจะอ่านผิดลำดับ ทำให้ผู้ใช้เข้าใจเนื้อหาได้ยากขึ้น เมื่อต้องการทดสอบการนำทาง ให้เปิดใช้งานโปรแกรมอ่านหน้าจอและเลื่อนผ่านเอกสารโดยการกดแป้น Tab หรือปัดไปทางซ้ายหรือขวาบนหน้าจอ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าโฟกัสเคลื่อนผ่านเอกสารตามที่คาดหวังไว้