ใช้เทมเพลตไซต์ SharePoint ฝ่ายให้ความช่วยเหลือด้าน IT

ก่อนอื่น ให้ทําตามคําแนะนําเกี่ยวกับวิธีการเพิ่มเทมเพลตไซต์ลงในไซต์ SharePoint ใหม่หรือไซต์ที่มีอยู่

สํารวจเนื้อหาของไซต์ Web Part และหน้าที่มีข้อมูลไว้ล่วงหน้า และตัดสินใจว่าการกําหนดค่าไซต์ใดที่จําเป็นเพื่อให้สอดคล้องกับแบรนด์ เสียง และวัตถุประสงค์ทางธุรกิจโดยรวมขององค์กรของคุณ 

เนื้อหาเทมเพลตของไซต์ รายการ และโพสต์ข่าวสารที่มีการใส่ข้อมูลไว้ล่วงหน้า:

• โฮมเพจ - สถานที่เริ่มต้นสําหรับผู้เยี่ยมชมในการส่งและดูสถานะของคําขอการสนับสนุน ตรวจสอบการแจ้งเตือนการหยุดทํางาน และเข้าถึงการฝึกอบรมและแหล่งข้อมูลอื่นๆ

• ตั๋ว - ติดตามความคืบหน้าเกี่ยวกับตั๋วการสนับสนุนที่ส่ง กําหนดเทมเพลตรายการนี้เองโดยการแก้ไขเขตข้อมูลข้อความรายการ

• อุปกรณ์ - ติดตามอุปกรณ์และสินทรัพย์ที่ได้รับมอบหมาย กําหนดเทมเพลตรายการนี้เองโดยการแก้ไขเขตข้อมูลข้อความรายการ

• คําถามที่ถามบ่อย - ให้รายการคําตอบสําหรับคําถามที่ถามบ่อยซึ่งเกี่ยวข้องกับหัวข้อต่างๆ เช่น รหัสผ่าน การรักษาความปลอดภัย เครือข่าย และการจัดการอุปกรณ์ให้กับผู้เยี่ยมชม

• เอกสาร - เข้าถึงเอกสารที่แชร์ได้อย่างง่ายดาย

• ถังรีไซเคิล - ให้การเข้าถึงเนื้อหาที่ถูกลบล่าสุด

เมื่อคุณเพิ่มเทมเพลตไซต์เจ้าหน้าที่ให้ความช่วยเหลือด้าน IT แล้ว ก็ถึงเวลากําหนดและทําให้เป็นของคุณเอง 

ให้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์กับผู้เยี่ยมชม - ใช้ Web Part ข้อความ เพื่อให้คําแนะนําแก่ผู้เยี่ยมชม แสดงข่าวสารและประกาศ - ใช้ Web Part Hero เพื่อเน้นการอัปเดตและข้อมูลสําคัญ ดึงความสนใจไปยังแหล่งข้อมูล - ใช้ Web Part การกระตุ้นให้ดําเนินการเพื่อเน้นทรัพยากรทั่วไป ให้การเข้าถึงแหล่งข้อมูลและการฝึกอบรม - ใช้ Web Part ลิงก์ด่วนเพื่อให้เข้าถึงทรัพยากรสนับสนุนด้านเทคนิคได้ง่าย แสดงเหตุการณ์ที่กําลังจะมาถึงและวันที่สําคัญ - ใช้ Web Part เหตุการณ์เพื่อสร้างรายการเหตุการณ์และวันที่ที่สําคัญ แนะนําลูกค้าให้กับทีมสนับสนุนของคุณ - ใช้ Web Part People เพื่อแสดงที่ติดต่อหลัก

กําหนด ลักษณะที่ปรากฏของไซต์ การนําทางไซต์ Web Part และเนื้อหาของคุณเองเพื่อให้เหมาะกับความต้องการของผู้ชมและองค์กร เมื่อทําการกําหนดเอง ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไซต์อยู่ในโหมดแก้ไขโดยการเลือก แก้ไข ที่ด้านบนขวาของไซต์ ขณะที่คุณทํางาน บันทึกเป็นแบบร่าง หรือ ประกาศการเปลี่ยนแปลงใหม่ เพื่อให้ผู้ชมมองเห็นการแก้ไขได้

1. ใช้ Web Part ข้อความเพื่อให้คําแนะนําแก่ผู้เยี่ยมชม

1. เริ่มต้นด้วยการเลือก Web Part ข้อความ แล้วเลือก แก้ไข Web Part

2. แก้ไขข้อความของคุณโดยตรงใน Web Part 

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ Web Part ข้อความ

2. ใช้ Web Part Hero เพื่อเน้นการอัปเดตและข้อมูลสําคัญ

1. เริ่มต้นด้วยการเลือก Web Part Hero แล้วเลือก แก้ไข Web Part

2. เลือกตัวเลือก เค้าโครง ที่เหมาะสมกับความต้องการขององค์กรมากที่สุด

ดูเค้าโครงและตัวเลือกชนิดต่างๆ สําหรับ Web Part Hero 

3. ใช้ Web Part การเรียกร้องให้ดําเนินการเพื่อเน้นทรัพยากรทั่วไป

1. เลือก Web Part Call to Action และเลือก แก้ไข web part

2. เพิ่มรูปพื้นหลังโดยการเลือก เปลี่ยน ในบานหน้าต่างการแก้ไข เลือกแหล่งรูป แล้วเลือก แทรก หลังจากเลือกรูปภาพ

3. อัปเดตลิงก์ ป้ายชื่อปุ่ม และ ปุ่ม ไปยังปลายทางการนําทาง

4. ปรับการจัดแนวของป้ายชื่อปุ่มและลิงก์

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ Web Part การกระตุ้นให้ดําเนินการ

4. ใช้ Web Part ลิงก์ด่วนเพื่อให้เข้าถึงแหล่งข้อมูลการสนับสนุนด้านเทคนิคได้อย่างง่ายดาย

1. นําทางไปยัง Web Part ลิงก์ด่วน เลือกลิงก์ จากนั้นเลือก แก้ไข Web Part

2. แก้ไขลิงก์ ชื่อเรื่อง ไอคอน และคําอธิบาย หากจําเป็น

3. เมื่อต้องการเพิ่มลิงก์ ให้เลือก + เพิ่มลิงก์

ดูชนิดต่างๆ ของเค้าโครงและตัวเลือกการแก้ไขสําหรับ Web Part ลิงก์ด่วน

5. ใช้ Web Part เหตุการณ์เพื่อสร้างรายการเหตุการณ์และวันที่ที่สําคัญ

1. เลือก Web Part เหตุการณ์ และเลือก แก้ไข web part

2. เลือก แหล่งที่มาช่วงวันที่ และ เค้าโครง สําหรับเหตุการณ์ที่จะแสดง

3. ป้อนจํานวนสูงสุดของรายการที่ควรแสดงรายการใน Web Part นี้ 

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ Web Part เหตุการณ์

6. ใช้ Web Part People เพื่อแสดงที่ติดต่อหลัก

1. เริ่มต้นด้วยการลบรูปของ Web Part People

2. จากนั้นเพิ่ม Web Part People เข้าที่ด้วยการเลือกเส้นที่มีเครื่องหมาย +:

   

3. เลือก แก้ไข Web Part

4. ปรับเค้าโครงและใส่ชื่อของบุคคลหรือกลุ่ม

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ Web Part People

กําหนดหน้าและรายการต่อไปนี้ภายในไซต์เอง

• ตั๋ว - ติดตามความคืบหน้าเกี่ยวกับตั๋วการสนับสนุนที่ส่ง กําหนดรายการนี้เองโดยการแก้ไขเทมเพลตรายการ 

• อุปกรณ์ - ติดตามอุปกรณ์และสินทรัพย์ที่ได้รับมอบหมาย กําหนดรายการนี้เองโดยการแก้ไขเทมเพลตรายการ 

• คําถามที่ถามบ่อย - กําหนดหน้านี้เองโดยการแก้ไข Web Part ข้อความและลิงก์ด่วน

กําหนดลักษณะที่ปรากฏและการนําทางของไซต์เอง

ก่อนที่คุณจะแชร์ไซต์ของคุณกับผู้อื่น ให้ใส่การตกแต่งไซต์ของคุณโดยทําให้แน่ใจว่าผู้ใช้สามารถค้นหาไซต์ นําทางผ่านลิงก์และหน้าได้อย่างง่ายดาย และเข้าถึงเนื้อหาบนไซต์ได้อย่างรวดเร็ว

• แก้ไขไลบรารีเอกสารด้วยการอัปเดตชื่อโฟลเดอร์และอัปโหลดทรัพยากร

• แก้ไขและ กําหนดการนําทางของไซต์เอง

• เปลี่ยนลักษณะของไซต์ของคุณโดยการกําหนดธีม โลโก้ เค้าโครงส่วนหัว และลักษณะของไซต์ของคุณเอง

• เพิ่มหรือเอาเพจ ออกจากไซต์นี้หรือ การนําทางของไซต์ เพื่อให้เข้ากับเนื้อหาที่มีอยู่

• เลือกเพื่อ เชื่อมโยงไซต์นี้เข้ากับไซต์ฮับ ภายในองค์กรของคุณ หรือ เพิ่มไซต์นี้ลงในการนําทางของไซต์ฮับที่มีอยู่ ถ้าจําเป็น

แชร์ไซต์ของคุณกับผู้อื่นหลังจากที่คุณได้กําหนดไซต์ของคุณตรวจทานความถูกต้องและเผยแพร่แบบร่างสุดท้ายแล้ว 

1. แชร์ไซต์ของคุณกับผู้อื่นหลังจากที่คุณได้กําหนดไซต์ของคุณเอง ตรวจทาน และเผยแพร่แบบร่างขั้นสุดท้ายแล้ว 

2. เลือก การตั้งค่า แล้วเลือก สิทธิ์ของไซต์

3. เลือก เชิญบุคคล เลือก เพิ่มสมาชิกลงในกลุ่ม แล้วเลือก เพิ่ม เพื่อมอบสิทธิ์การเข้าถึงเนื้อหาไซต์ทีมอย่างเต็มรูปแบบ ทรัพยากรที่แชร์ เช่น ปฏิทิน Outlook ของทีม และสิทธิ์การแก้ไขไปยังไซต์

4. จากนั้นเลือก เชิญบุคคล แล้วเลือก แชร์ไซต์เท่านั้น แล้วเลือก บันทึก เพื่อแชร์ไซต์แต่ไม่แชร์ทรัพยากรหรือสิทธิ์การแก้ไขไซต์

5. เลือก แชร์

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ การจัดการการตั้งค่าไซต์ทีม ข้อมูลไซต์ และสิทธิ์

 

หลังจากที่คุณสร้างและเปิดใช้ไซต์ของคุณ ขั้นตอนสําคัญถัดไปคือการรักษาเนื้อหาของไซต์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีแผนที่จะรักษาเนื้อหาและ Web Part ให้ทันสมัยอยู่เสมอ 

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสําหรับการบํารุงรักษาไซต์:

• แผนสําหรับการบํารุงรักษาไซต์ - สร้างกําหนดการเพื่อตรวจสอบเนื้อหาของไซต์บ่อยเท่าที่จําเป็นเพื่อให้แน่ใจว่าเนื้อหายังคงมีความถูกต้องและเกี่ยวข้อง

• โพสต์ข่าวสารอย่างสม่ําเสมอ - แจกจ่ายประกาศ ข้อมูล และสถานะล่าสุดทั่วทั้งองค์กร  เรียนรู้วิธีการเพิ่มโพสต์ข่าวสาร บนไซต์ทีมหรือไซต์การติดต่อสื่อสาร และแสดงให้ผู้อื่นเห็นการประกาศวิธีที่พวกเขาสามารถใช้ข่าวสาร SharePoint ได้

• ตรวจสอบลิงก์และ Web Part - อัปเดตลิงก์และ Web Part อยู่เสมอเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะใช้ประโยชน์จากมูลค่าทั้งหมดของไซต์ของคุณ

• ใช้การวิเคราะห์เพื่อปรับปรุงการมีส่วนร่วม - ดูการใช้งานไซต์โดยใช้รายงานข้อมูลการใช้งานที่มีอยู่แล้วภายในเพื่อรับข้อมูลเกี่ยวกับเนื้อหายอดนิยม การเยี่ยมชมไซต์ และอื่นๆ

• ตรวจสอบการตั้งค่าไซต์ของคุณเป็นระยะๆ - เมื่อคุณสร้างไซต์ใน SharePoint แล้ว คุณสามารถ ทําการเปลี่ยนแปลงการตั้งค่า ข้อมูลไซต์ และสิทธิ์ สําหรับไซต์ได้