Sitenizin yönetim modeliyle ilgili fikirlere ve en iyi yöntemlere genel bir bakış olarak bu makaleyi kullanın. Bir site sahibiyseniz, sitenizin ilkelerine, süreçlerine, rollerine ve sorumluluklarına yönelik bir yönetim modeli oluşturun. Böyle bir model, insanların sitenizi nasıl kullandığını denetlemenize yardımcı olur. Örneğin, birden çok kişinin bir dosyayı aynı anda düzenlemesini engellemek için dosyaların kullanıma alınmasını zorunlu kılabilirsiniz.
Not
Birçok paylaşım ve izin kuralı SharePoint yöneticiniz tarafından belirlenir. Site sahibi olarak neleri denetleyebileceğinizi öğrenmek için bu makaleyi temel kılavuz olarak kullanın. Kuruluşunuzun yönetim stratejisinde değişiklikler yapmak için SharePoint yöneticinizle ortak çalışın.
Siteyi desteklemeye yönelik roller ve sorumluluklar
Sitenizi planlarken ve kurarken rolleri ve sorumlulukları tanımlamak, personel üyeleri ekibe girip çıktıkça sitenizi temizleme veya yeniden düzenleme ihtiyacını azaltacaktır. Site yönetimi kullanıcıları eğitmek, site kullanımını izlemek, içeriği denetlemek ve siteyi yöneten ekip üyelerine beklentileri iletmek için plan yapmayı düşünmelidir.
Aşağıdakilere öncelik verebilir ve onları tanımlamayı düşünebilirsiniz:
- Site sahipleri için site eğitimi: Yeni site sahipleri için temel gezinti, arama ve belge yönetimi eğitimi sağlayın.
- Site desteği: Ekibinizde, sorunları gidermesi ve SharePoint yöneticisi ile birlikte çalışması için görevlendirilmiş bir site uzmanı atayın.
- Site oluşturma ve kullanım yönergeleri: Genelde kuruluşlar, site oluşturma ile ilgili şirket ilkelerini ana hatlarıyla belirler. Uygun yönergeler için güncel bir bağlantı sağlayın, yardıma ihtiyaç duydukları durumlar için site sahipleri ve içerik yazarlarına iletişim bilgilerini sağlayın.
- İçerik yayınlama ve denetim: Siteyi güncel tutmak için siteyi ve sayfa içeriğini gereken sıklıkta denetlemeyi planlayın. Denetleme programı oluşturun, büyük listeler ve kitaplıklar için içerik sahipleri atayın.
Varsayılan SharePoint grupları
| Başlık | Varsayılan izin düzeyi | Kullanım amacı |
|---|---|---|
| Sahip | Tam denetim | Site izinlerini, ayarları ve görünümü yönetebilmesi gereken kişiler. |
| Üye | Düzenleme ve katkıda bulunma | Site içeriğini düzenleyebilmesi gereken kişiler. İzin düzeyi, siteyi oluştururken kullanılan site şablonuna bağlıdır. |
| Ziyaretçi | Salt okunur | Site içeriğini görebilmesi, ancak düzenleyememesi gereken kişiler. |
Modern site yönetimi
Modern SharePoint'te, site yönetimi önceki sürümlere göre daha önemlidir çünkü site oluşturma konusunda daha fazla denetim ve seçenek vardır. Kuruluşunuzun yönetimi, kuruluşunuzun içerik üzerinde ne kadar denetime ihtiyaç duyduğuna bağlıdır. Bu, site oluşturma ve site sahibinin yönetimiyle ilgili ayrıntıları belirler. SharePoint yöneticiniz güvenlik gereklilikleri, yönetim düzenlemeleri, kurumsal marka, erişilebilirlik ve eğitim yönergeleriyle ilgili ilkeleri anlamanıza yardımcı olabilir. Site yönetim planınızı oluşturmadan önce, kuruluşunuzun site oluşturma ve kullanım ilkeleri hakkında daha fazla bilgi edinmek için SharePoint yöneticinizle birlikte çalışın.
Modern SharePoint sitesi gezinti yapısı
En etkili SharePoint siteleri, kullanıcıların ihtiyaçları olan şeyi çabucak bulmalarına yardımcı olur. Kullanıcılar böylece buldukları bilgileri kararlar almak, neler olup bittiğini öğrenmek, ihtiyaçları olan araçlara erişmek ya da bir sorunu çözmeye yardımcı olmak adına meslektaşlarıyla ortak çalışmak için kullanabilir. SharePoint'te site gezintisini planlama hakkında daha fazla bilgi edinin.
Bilgi mimarinizin bir parçası, bilgilerin sınıflandırılmasını içerebilir. Yayınladığınız bilgiler şirket açısından çok değerliyse, özel güvenlik önlemleri gerektiriyorsa veya mevzuata uygunluk kuralları kapsamındaysa, dikkatlice yönetilmesi gereken içerik türlerini tanımlamak üzere bir sınıflandırma düzeni oluşturmayı düşünebilirsiniz. Bilgileri belirli listelerde ve kitaplıklarda düzene koyduktan sonra, yönetim özelliklerini kullanarak içeriğin görüntülenme şeklini yönetebilirsiniz.
Modern SharePoint mimarisi, kuruluşunuzun değişen gereksinimlerine göre esnek ve uyarlanabilir şekilde tasarlanmıştır. Modern siteler, merkez siteleriyle ilişkilendirilebilir. İlişkilendirilen siteler, merkez sitesiyle gezintiyi ve markalamayı paylaşır. Merkez sitesi sahibi etkinleştirirse ve site sahipleri onaylarsa, ilişkili siteler de merkez izinlerini paylaşabilir.
Sitenizin gezinti yapısını belirlerken aşağıdakileri dikkate alın:
- Sitede ne tür içerik olacak? Bu içerik sayfalara, listelere ve kitaplıklara nasıl dönüştürülecek?
- Bilgiler sitede nasıl sunulacak?
- Site kullanıcıları sitede nasıl gezinecek?
- Bilgiler belli hedef kitlelere nasıl yönlendirilecek?
- Arama nasıl yapılandırılacak ve en iyi duruma getirilecek?
Modern sitelerde izinleri yönetme
Kuruluşunuzun iş açısından kritik bilgilerinin bütünlüğü, güvenilirliği ve gizliliği sitenizi ne kadar güvenli hale getirdiğinize, özellikle de kimlerin sitenize erişimine izni vermeyi seçtiğinize bağlıdır. Modern sitelerde izinleri yönetme işlemine hem kullanıcılar hem de kullanıcı grupları dahildir. Modern iletişim ve ekip sitelerinde izinler, her siteye farklı seçenekler sağlayan site şablonlarından gelir.
İletişim siteleri Microsoft 365 gruplarıyla ilişkilendirilmez ve üç varsayılan role sahiptir: Site sahipleri, Site üyeleri ve Site ziyaretçileri.
Aşağıda, bir izin stratejisi geliştirirken göz önünde bulundurulması gereken bazı ipuçları vardır:
- En Düşük Ayrıcalık İlkesine Uyun: Atanan görevlerini gerçekleştirebilmeleri için kişilere en düşük izin düzeylerini verin.
- Standart varsayılan grupları kullanma: Kişileri standart, varsayılan gruplara (Üyeler, Ziyaretçiler, Sahipler gibi) ekleyerek onlara erişim verin.
- İçeriğinizi güvenlik düzeyine göre bölümlere ayırmayı düşünebilirsiniz: Hassas belgeleri büyük bir kitaplıkta dağıtıp özel izinlerle korumak yerine, onlar için özel bir site veya kitaplık oluşturun.
Başlığa göre modern site izinleri
| Başlık | İzin düzeyi | Şunları değiştirme izni var: |
|---|---|---|
| Site sahibi | Tam denetim |
Site üyesinin yapabileceği her şeyin yanında, sahipler ayrıca şunları da yapabilir: Site temasını değiştirme Gezinti düzenini değiştirme Site logosunu değiştirme Site sahipleri ekleme veya kaldırma Site üyesi ayarlarını düzenleme Site ziyaretçileri ekleme veya kaldırma Site ayarlarını düzenleme Alt siteyi silme Microsoft 365 grubu ekleme Siteyi bir merkez sitesi ile ilişkilendirme |
| Site üyesi | Düzenleme ve katkıda bulunma | Listeleri ekleme, düzenleme ve silme Belge kitaplıklarını ekleme, düzenleme ve silme Site üyeleri ekleme veya kaldırma Belge ekleme, düzenleme ve kaldırma Sayfa ekleme, düzenleme ve silme Haberler gönderisi ekleme, düzenleme ve silme Sayfa bölümleri ekleme, düzenleme ve silme Web bölümleri ekleme, düzenleme ve silme Site gezintisi ekleme, düzenleme ve silme Sayfa şablonları oluşturma veya silme Site kullanımı ölçümlerini görüntüleme |
| Site ziyaretçisi | Salt okunur | İçeriği görüntüleme |
Site sahipleri için daha fazla kaynak:
Depolama sınırları
Bir yönetici, grubunuzun kullanabileceği disk depolama alanı miktarı için bir sınır ayarlamış olabilir. Bir sınır belirlenmiş olup olmadığını bulmanız ve belirlenmişse bu sınırı siteleriniz, sayfalarınız ve kitaplıklarınız arasında nasıl paylaştıracağınıza karar vermeniz gerekir.
SharePoint Server varsayılan olarak, bir belge kitaplığına yüklenebilecek tek bir belgenin boyutu için 50 MB sınırını uygular. Yine varsayılan olarak, depolama alanı belirlenen kotanın %90'ına ulaştığında Ekip sitesi sahipleri uyarı alırlar.
Sınırlarınızı öğrendikten sonra, sürüm ya da denetim izleme gibi özellikleri kullanarak sitenizin bu sınırlar dahilinde kalmasını sağlayabilirsiniz.
Arama
İçerik, siteler, listeler, kitaplıklar, Web bölümleri ve liste sütunları dahil olmak üzere birçok yerde görünür. Varsayılan olarak, birisi sitenizi aradığında, sitedeki tüm içerik ve sayfalar arama sonuçlarında görünür.
Site sahibi olarak, sitenizdeki içeriğin arama sonuçlarında görünüp görünmeyeceğini belirleyebilirsiniz. Site içeriğinin arama sonuçlarında görünmesini engellediğinizde, tüm alt sitelerindeki içeriğin arama sonuçlarında görünmesi de engellenir.
Varsayılan olarak, erişimi izinlerle kısıtlanmış içerik, onu okumak için gerekli izinleri olmayan kullanıcılar için arama sonuçlarında görünmez. Bu ayarı, arama sonuçlarında kısıtlanmış içerik görünecek şekilde değiştirebilirsiniz; ancak kullanıcılar gerekli izinleri bulunmayan içeriği açamayacaktır.
Veri koruması
Yedekleme ve kurtarma özellikleri, verilerinizin yanlışlıkla kaybolmasını önler. Yedekleme sıklığı ve kurtarma hızı ve düzeyi, yönetici tarafından belirlenir. Sitenizdeki içeriği kurtarmak için geri dönüşüm kutusundaki öğeleri kurtarma hakkında daha fazla bilgi edinin.