Adres mektup birleştirme için kuralları ayarlama

Posta listenize mektup gönderirken, iletiyi özelleştirebilirsiniz. Örneğin, veri kaynağının belirli alanlarındaki değerleri temel alarak bazı alıcılar için "Süresi geçti" sözcüklerini kullanabilirsiniz. Özelleştirmede, birleştirme işlemini gerçekleştirdiğinizde çalışan kurallar temel alınır.

"Vadesi geçmiş" örneğinde Eğer... Sonra... Değilse kuralı, Vade Tarihi alanının değeri geçmişte olan alıcılar için "Vadesi geçmiş" metninin ekleneceğini belirtir.

Kuralları ayarlama işlemi, adres mektup birleştirme için alıcılar seçildikten ve belgeye birleştirme alanları eklendikten sonra yapılır.

Posta Kuralı'na> gidin ve aşağıdaki açıklamalara göre bir kural seçin.

Sor

Örneğin, üç ayda bir toplantı için aynı daveti gönderiyorsunuz. Veri kaynağınız toplantı tarihlerini depolamaz ve toplantı tarihi davette birden fazla kez görünür.

Belgenize yer işaretleri yerleştirerek ve bir de Ask alanı ekleyerek her toplantıda aynı birleştirmeyi çalıştırabilirsiniz. Tek yapmanız gereken toplantı tarihidir ve bunu bir kez yazmanız yeterli olur.

1. Birleştirme belgesinde, Ctrl+F9 tuşlarına basın ve yer işareti oluşturmak için bir ad yazın. Belgede Ask alanına yanıtın görünmesini istediğiniz her yerde aynı adı kullanarak bunu tekrarlayın.
2. İmleci belge içinde yeni oluşturduğunuz ilk yer işaretinden önce bir yere getirin.
3. Posta Kuralları'na>> gidinSor.
4. Yeni oluşturduğunuz yer işaretini seçin (veya adını yazın) ve İstem kutusuna "Etkinlik tarihi?" gibi bir istem girin.
5. Tamam'ı ve sonra yeniden Tamam'ı seçin.
6. İşlemin sonunda Birleştir'i & Birleştir'i seçtiğinizde Tek Tek Belgeleri Düzenle'yi seçin. Her alıcı için bir yanıt vermeniz istenir. Bu yanıt, belirttiğiniz yer işaretlerine ve birleştirme sonucunda elde edilen belgelere eklenecek.

Daha fazla bilgi: Alan kodları: Ask alanı

Fill-in

Örneğin, üç ayda bir yapılan toplantılar için aynı daveti gönderiyorsunuz. Veri kaynağınız toplantı tarihlerini depolamaz ve toplantı tarihi davette yalnızca bir kez görünür.

Belgeye bir Fill-in alanı yerleştirerek, her toplantıda aynı birleştirmeyi çalıştırabilirsiniz. Yazmanız gereken tek şey toplantı tarihidir.

1. İmlecinizi, doldurulan metnin gitmesini istediğiniz yere getirin.
2. Posta Gönderileri sekmesinde, Kuralları>Doldurma'ya gidin.
3. İstem kutusuna "Etkinlik tarihi?" gibi bir istem girin.
4. Tamam'ı ve sonra yeniden Tamam'ı seçin.
5. İşlemin sonunda, Bitir & Birleştir'e bastığınızda, Tek Tek Belgeleri Düzenle'yi seçin. Her alıcı için bir yanıt vermeniz istenir. Bu yanıt, birleştirme sonucunda elde edilen belgelerde, Fill-in alanına eklenir.

Daha fazla bilgi: Alan kodları: Fill-In alanı

Eğer... Sonra... Değilse

Örneğin, hem yurt içi hem de yurt dışına seyahat eden konferans katılımcıları listesine yazışmalar gönderiyorsunuz. Veri kaynağınızdaki Ülke/Bölge alanı, yurtiçi katılımcılar için boş olabilir. Eğer... Sonra... Yoksa... İletiyi tüm alıcılar için kişiselleştirme kuralı. Ülke/Bölge alanı boş olan alıcılar "Varışta kapıda karşılanacaksınız" iletisini görürken, diğer tüm alıcılar "Gümrük binasının yanındaki bankoda karşılanacaksınız" ifadesini görebilir.

1. İmlecinizi, koşullu metnin yerleştirilmesini istediğiniz yere getirin.
2. Şu durumlarda posta>kurallarına> gidin: Sonra... Başka.
3. Alan adı listesinde, veri kaynağınızdan koşullu metni belirleyecek olan alanı seçin.
4. Karşılaştırma listesinde, veri değerini karşılaştırmanın bir yolunu seçin.
5. Karşılaştırılacak kutusuna karşılaştırma değerini girin (karşılaştırma olarak boş veya boş değil'i seçtiyseniz bunu atlayın).
6. Bu metni ekle kutusuna, karşılaştırma ölçütleri karşılandığında belgede yer alacak metni girin.
7. Aksi takdirde eklenecek metin kutusuna, karşılaştırma ölçütlerine uyulmadığında belgede yer alacak metni girin.
8. Tamam’ı seçin.

Daha fazla bilgi: Alan kodları: EĞER alanı

Merge Record #

Örneğin, yazışmalarda her alıcıya bekleme listesindeki konumunu göstermek istiyorsunuz. Alıcı listesini kayıtlara göre kronolojik sıraya göre sıralayabilir ve ardından alıcının listedeki numaralandırılmış konumunu görüntülemek için Merge record # kuralını kullanabilirsiniz.

Kayıt numarası, birleştirme öncesinde veri kaynağına uyguladığınız sıralamayı veya filtrelemeyi yansıtır.

1. İmlecinizi, kayıt numarasının görünmesini istediğiniz yere getirin.
2. Posta Kuralları>>Birleştirme Kaydı'na gidin #.

Daha fazla bilgi: Alan kodları: MergeRec alanı

Merge Sequence #

Örneğin, yazışmalarda her alıcıya olaya kaydolan toplam kişi sayısını göstermek isteyebilirsiniz. Merge Sequence # kuralı, birleştirilmiş belgedeki kayıtların sayısını verir.

1. İmlecinizi, kayıt numarasının görünmesini istediğiniz yere getirin.
2. Posta Kuralları>>Birleştirme Sırası #'na gidin.

Daha fazla bilgi: Alan kodları: MergeSeq alanı

Next Record

Örneğin, kişi listenizi tek bir kağıda yazdırmak için adres mektup birleştirmeyi kullanıyorsunuz. Yeni bir sayfaya başlamadan Word bir sonraki kayda devam edeceğini söylemek için Sonraki Kayıt kuralını kullanın.

1. İmlecinizi sonraki kayda ait verilerin görünmesini istediğiniz yere getirin.
2. Posta Kuralları>>Next Record'a gidin.
3. Daha sonra eklemek istediğiniz veriler için bir birleştirme alanı ekleme
   Şirket adlarının listesi şöyle görünebilir:
   «Company_Name»
   «Sonraki Kayıt»«Company_Name»
   «Sonraki Kayıt»«Company_Name»

Daha fazla bilgi: Alan kodları: Next alanı

Next Record If

Örneğin, bir kağıt yaprağında yurt içi seyahat konferansı katılımcılarının listesini ve başka bir kağıt yaprağında uluslararası seyahat katılımcılarının listelenmesini istediğinizi varsayalım. Veri kaynağınızdaki Ülke/Bölge alanı, yurt içi seyahat edenler için boş olabilir. Ülke/Bölge alanı boş olmayan alıcılara ulaşana kadar Word yeni bir sayfa başlatmasını engellemek için Sonraki Kayıt Eğer kuralı kullanabilirsiniz. Bunu elde etmek için önce veri kaynağınızı Ülkeye/Bölgeye göre sıralarsınız.

1. İmlecinizi sonraki kayda ait verilerin görünmesini istediğiniz yere getirin.
2. Posta Kuralları'na>> gidinsonraki kayıt eğer.
3. Alan adı listesinde, Şehir gibi birleştirme alanı adını seçin.
4. Karşılaştırma listesinde, veri değerini karşılaştırmanın bir yolunu seçin. Örneğin, belirli bir şehirdeki tek tek alıcılar için Eşittir'i seçin.
5. Karşılaştırılacak kutusuna kullanmak istediğiniz değeri girin. Örneğin, Bursa'daki alıcıları seçmek için Bursa yazın (karşılaştırma olarak boş veya boş değil seçeneğini belirlediyseniz bunu atlayın).

Daha fazla bilgi: Alan kodları: NextIf alanı

Set Bookmark

Örneğin, açılış konuşmacısının henüz kesinleşmediği bir konferansa davet hazırlıyor olabilirsiniz. Belgenizin tamamında konuşmacının adı için yer tutucular bırakabilir ve konuşmacının adını bir kez girdiğiniz ve bu adın tüm yer tutucularda göründüğü bir Yer İşareti Ayarla kuralı ekleyebilirsiniz.

Yer tutucular Başv alanlarıdır; Yer İşareti Ayarla kuralı, belgede görüntülenmeyen bir alan ekler (alan kodlarını göstermek için Alt+F9 tuşlarına basmadığınız sürece).

1. İmlecinizi belge içinde herhangi bir yere getirin.
2. PostaKuralları>Küme Yerİşareti'ne> gidin, bir ad yazın ve Tamam'ı seçin.
3. İmlecinizi, yer işareti metninin görünmesini istediğiniz konuma getirin.
4. Hızlı Parçalar>AlanıEkle'ye> gidin ve Ref'i seçin.
5. Az önce oluşturduğunuz yer işareti adını seçin ve Tamam'ı seçin.
6. Yer işareti metninin görünmesini istediğiniz her yere Ref alanını ekleyin.
7. Birleştirmeyi çalıştırmadan önce Küme alanına sağ tıklayın, Alanı Düzenle'yi seçin ve Metin kutusuna istediğiniz metni girin.
8. Tamam’ı seçin.

Daha fazla bilgi: Alan kodları: Set alanı 

Skip Record If

Örneğin, bir giyim mağazanız olduğunu ve belirli bir tişörtten stok fazlanız olduğunu ancak en popüler bedenin stokta kalmadığını varsayalım. Satış ilanları göndermeye hazır olduğunuzda, belirli bir bedeni satın alan müşterileri hariç tutacaksınız. Müşterilerin Boyut verilerinin içeriğini hariç tutmak istediğiniz boyutla karşılaştırmak için Skip Record If kuralını kullanın.

1. Posta Kuralları>>Skip Record If'e gidin.
2. Alan adı listesinde, Boyut gibi birleştirme alanı adını seçin.
3. Karşılaştırma listesinde, veri değerini karşılaştırmanın bir yolunu seçin. Örneğin, belirli bir bedeni satın alan müşterileri seçmek için Eşittir'i seçin.
4. Karşılaştırılacak kutusuna kullanmak istediğiniz değeri girin. Örneğin, çok küçük beden giyen müşterileri seçmek için XS'yi seçin (karşılaştırma olarak boş veya boş değil seçeneğini belirlediyseniz bunu atlayın).

Daha fazla bilgi: Alan kodları: SkipIf alanı