Використання Microsoft Viva Insights в Outlook

Наради мають життєво важливе значення для здорової співпраці. Кращі практики проведення нарад можуть підвищити продуктивність, обмін інформацією, інновації, прийняття рішень і зв'язки між учасниками команди.

Аналітика підготування до нарад показує список майбутніх нарад, які ви організували або на які вас запросили протягом наступних семи календарних днів (включно з поточним днем). Ця аналітика допоможе вирішити, чи готова кожна нарада до переходу. Натисніть кнопку Підготуватися до нарад, щоб переглянути інформацію про кожну з майбутніх нарад. Виберіть, щоб фільтрувати за всіма, організованими або запрошеними нарадами.

Ось що можна зробити з цією аналітикою:

• Перегляд учасників: Дізнайтеся про відсоток запрошених, які прийняли нараду, і кількість запрошених. Натисніть стрілку вниз, щоб переглянути додаткові відомості про цих учасників.

• Переглянути конфлікти: Отримайте список усіх інших нарад, які конфліктують із цією нарадою.

• Відповідь (якщо ви запрошені): відповісти на запрошення так або ні. Якщо ви вже відповіли, ваша відповідь з'явиться тут. Якщо нарада запланована в неробочий час наради (коли ви зазвичай організовуєте наради та відвідуєте їх під час робочого дня та поза нею), її буде виділено параметром відповідної відповіді.

• Перегляд вкладень: Перегляд кількості вкладень, пов'язаних із цією нарадою, а також їхніх назв і розташування сховища (онлайн або локально). Якщо вкладення зберігається в Інтернеті, перегляньте додаткові відомості про нього або відкрийте його.

• Перегляд пов'язаних документів: Перегляд документів, які можуть допомогти підготуватися до наради.

• Визначте, чи має нарада онлайнове посилання (якщо ви організатор): Якщо нарада має онлайнове посилання, тут ви помітите кнопку Так. Якщо це не так, ви помітите ні.

• Час підготовки книги: Забронюйте 15 хвилин або 30 хвилин підготовки до наради. Заброньований час відображається в календарі та посилається на нараду як "Підготовка до [назва наради]". Ви також можете скасувати час підготовки до наради або видалити його безпосередньо з календаря.

Застосовується до: користувачів, зареєстрованих у відповідному плані послуг

Завдяки функції Відстеження показників відкриття електронної пошти та документа Viva Insights повідомляє:

• Кількість користувачів, які відкрили вашу електронну пошту.

• Середній час, витрачений користувачами на читання електронної пошти.

• Кількість одержувачів електронної пошти відкрила документ, до який ви надали спільний доступ у повідомленні електронної пошти як посилання або як вкладення.

Отримуйте відомості про прочитання надісланих електронних листів:

1. Якщо область Viva Insights ще не відкрита, клацніть піктограму Viva Insights на головній стрічці Outlook, щоб відкрити її. Якщо з'явиться повідомлення "Ласкаво просимо!", натисніть кнопку Початок роботи.

2. Виберіть одну з описаних нижче причин.

   1. Коефіцієнт відкриття електронної пошти в контексті– відображає статистику прочитання надісланого повідомлення електронної пошти, відкритого в Outlook. Вона також надає тарифи відкриття для пов'язаних або вкладених документів, які зберігаються в OneDrive для бізнесу або SharePoint.

      Примітка.: У рідкісних випадках швидкість відкриття документа може перевищувати швидкість відкриття електронної пошти. Це може статися, якщо одержувачі відкривають документ через інші джерела, окрім електронного листа, до якого надано спільний доступ.

   2. Відстеження показників відкриття електронної пошти – відображає статистику прочитання для всіх надісланих повідомлень електронної пошти.

Обидва ці параметри відображають рядок теми електронної пошти та зведення ставки відкриття, відкритої ставки (іноді вираженої як відсоток) і кількості пересланих повідомлень.

Ви можете легко втратити відстежені запити, зроблені вашими колегами. Автоматично видобувши свої непогашені подальші дії за останні 14 днів спілкування електронною поштою, подальші дії з ваших запитів допоможуть вам повернути з редагування запити, які ви внесли до своїх колег, наприклад:

• "Чи можете ви надіслати мені останній звіт за цей рік?"

• "Усі, завершіть оцінку продуктивності до кінця тижня".

• "Скасувати мій RSVP на обід Каррін Патман запланований на початку наступного тижня".

1. В області надбудов Viva Insights виберіть до виконання запитів.

2. Виберіть одну з описаних нижче причин.

• Виконайте наступні дії, щоб відкрити нове повідомлення в наявному ланцюжку електронної пошти.

• Позначити як виконане, якщо завдання вже завершено.

• Три крапки (...) > Це не обов'язково , щоб видалити його зі списку подальших дій. Позначення як такого, що не є подальшим, допомагає Viva Insights визначити подальші дії в майбутньому.

Забронюйте час, щоб зосередитися, щоб захистити час для зосередженої роботи, а також мінімізувати сповіщення (і, таким чином, відволікатися) від чатів і викликів Teams під час вашого фокусування.

1. В області надбудови Viva Insights виберіть Елемент Час книги, щоб установити фокус. Ця аналітична інформація з'являється, якщо календар має доступний час у робочий час, який не заблоковано нарадами або зустрічами.

2. Виберіть:

   • Піктограма "плюс" (+) поруч із блоком фокусування, який потрібно додати до календаря.

   • Піктограма олівця, яка дає змогу змінити вигляд блока фокусування в календарі. Припустімо, що потрібно зосередитися на "Крок продажів" протягом двох годин. Ви б змінили мітку "Час фокусування" на "Крок продажів", а потім клацніть піктограму "плюс" (+). Ця дія бронює двогодинну зустріч у календарі під назвою "Крок продажів".

   • Забронюйте все , щоб запланувати весь доступний час у фокусі одночасно, налаштувавши захищений час протягом тижня. Скористайтеся аналітичною довідкою Set lunch hours (Установити обідню годину), щоб установити параметри в обідню годину. Viva Insights враховуватиме ваші вподобання під час планування часу фокусування.

Щоб отримати доступ до документів, ви побачите список спільних документів OneDrive і SharePoint електронною поштою, які ви ще не відкривали. Цей список містить документи за останні 14 днів.

1. В області надбудови Viva Insights виберіть пункт Добиратися в документах.

2. Виберіть:

   • Відкрийте електронний лист або відкрийте нараду , щоб відкрити електронний лист або нараду, до яких надано спільний доступ до непрочитаних документів.

   • Забронюйте час , щоб запланувати час у календарі для перегляду непрочитаних документів.

На основі шаблонів співпраці можна додати важливих людей, які можуть запропонувати позначити деякі контакти як важливі. Позначши ці контакти як важливі, Viva Insights нагадує вам про те, що ці контакти мають виконувати завдання та відкривати від них непрочитані повідомлення електронної пошти.

1. В області надбудов Viva Insights виберіть додати важливих людей.

2. Виберіть Позначити як важливий для кожного контакту, якому потрібно визначити пріоритет.

Скористайтеся параметром Установити обідню годину, щоб захистити свій обідній час і персоналізувати Viva Insights, щоб врахувати бажані години обіду.

Ви можете налаштувати свою обідню годину одним із двох способів: у настройках або за допомогою картки Установити обідню годину.

Установлення обідніх годин у настройках 

1. В області Viva Insights надбудови виберіть параметри (піктограма триба).

2. У розділі Установити обідню годину виберіть параметр редагування (олівець).

3. Змініть значення в полях "Початкова обідня година" та "Завершити обідню годину".

4. Натисніть кнопку Оновити.

Установлення обідніх годин за допомогою картки "Установити обідню годину"

1. В області надбудов Viva Insights виберіть установити обідню годину.

2. Ви помітите стандартні обідні години. Натисніть кнопку Підтвердити , щоб зберегти вміст тут, або Змінити , щоб відредагувати їх.

3. Якщо потрібно щодня блокувати обід у календарі, виберіть додати повторювану подію календаря, щоб захистити цей час.

4. Якщо ви внесли зміни, натисніть кнопку Оновити.

Скористайтеся функцією "Запланувати свій час очікування", щоб зменшити навантаження на планування на майбутній час далеко від роботи. Цей контрольний список допоможе вам:

• Виправте всі наради в одному місці за допомогою спеціального повідомлення про запланований відгул.

• Створіть свої автозвіти та повідомте команду про запланований відгул.

• Заплануйте час у фокусі, щоб переносити завдання, перш ніж переходити на роботу, коли ви повернетеся.

Плануйте свій розклад за допомогою цих варіантів одночасно або індивідуально, коли наблизитеся до дати. Ви також можете повернутися в будь-який час і змінити відомості, перш ніж перейти. Viva Insights відстежуватиме перебіг виконання та оновлюватиме дії, які виконуються.

1. В області надбудов Viva Insights перейдіть до картки Планування відсутності часу.

2. Виберіть елемент Допомогти плану , щоб отримати контрольний список із такими варіантами планування:

   1. Вибір дат. Настроювання зустрічі "Не на роботі" в календарі для вибраних дат:

      1. Виберіть дати початку та завершення, коли вас не буде на робочому місці.

      2. Натисніть кнопку Запланувати.

   2. Настроювання автовідповідей – створення та збереження повідомлення відповіді "Не на роботі" для вибраних дат:

      1. У розділі Створення або редагування повідомлення не змінюйте стандартну або відредагуйте свою відповідь "Не на роботі".

         Примітка.: Якщо ви складали повідомлення за попередній період поза офісом, ви помітите останнє повідомлення, яке ви використовували як стандартне в полі Створення або редагування повідомлення.

      2. Натисніть кнопку Надіслати за межами організації , щоб надіслати те саме повідомлення користувачам у вашій організації та за її межами.

         Порада.: Якщо потрібно надіслати повідомлення з автовідповідача користувачам за межами організації, це можна зробити в Outlook: Настройки> Пошта> Автовідповіді.

      3. Натисніть Зберегти.

   3. Сповістити співавторів – сповістити користувачів, з якими ви працювали протягом останніх чотирьох тижнів, про майбутній час.  

      1. Якщо ви хочете повідомити співавторів електронною поштою, виберіть Відкрити нову чернетку електронної пошти, внесіть зміни та надішліть.

      2. Щоб повідомити співавторів за запрошенням на нараду, виберіть відкрити нове запрошення на нараду, внесіть зміни та надішліть його.

   4. Вирішення нарад – відхилення або скасування організованих або прийнятих нарад, коли вас немає на місці.

      1. Відхилити та скасувати наради за допомогою цього повідомлення. Відредагуйте повідомлення, яке Viva Insights надсилатиме на відхилення або скасування запрошень на нараду.

      2. Виберіть наради, які потрібно відхилити та скасувати. Виберіть наради, які потрібно відхилити або скасувати, або натисніть кнопку Виділити все, щоб відхилити або скасувати всі наради зі списку. Після цього натисніть Підтвердити. Ви також можете натиснути кнопку Відкрити поруч із нарадою, щоб переглянути додаткові відомості про неї.

   5. Заплануйте час для фокусування. Заплануйте час, щоб зосередитися на перенесенні роботи, перш ніж перейти, а потім наздогнати після повернення.

      1. Розгорніть пункт Перевірити відкриті слоти.

      2. Клацніть знак "плюс" (+) поруч із доступними проміжками часу фокусування, які потрібно забронювати.

      3. Натисніть кнопку Готово, щоб додати їх до календаря.

Як керівник ви можете скористатися аналітичними даними своєї команди, щоб:

• Виконуйте дії над завданнями, які ви обіцяли виконати, або що учасники команди попросили вас виконати.

• Переглядайте важливі повідомлення електронної пошти та документи від учасників команди, які ви ще не читали.

Ця функція доступна лише для Viva Insights користувачів, які мають безпосередні звіти, перелічені в Azure Active Directory. Якщо ви керівник, але ця функція не відображається, зверніться до адміністратора Microsoft 365.

В області Viva Insights надбудов виберіть пункт Наздогнати команду, щоб переглянути учасників команди, яким потрібно повторно підключитися, і дії, які можна виконати для цього.