Microsoft 365 Copilot thể giúp bạn đưa ra quyết định ngắn gọn nhanh hơn, nhưng không phải mọi phần trong bản tóm tắt đều nên được ủy nhiệm. Bản tóm tắt quyết định thường bao gồm nghiên cứu, phân tích, đánh giá và cam kết. Một số công việc đó là một sự phù hợp cho Copilot. Một vài trong số đó vẫn cần bạn lãnh đạo.
Kịch bản này cho thấy cách quyết định nên xử lý phần nào của một Copilot trong thời gian ngắn quyết định. Mục tiêu không phải là sử dụng Copilot ở mọi nơi, nhưng để sử dụng nó, nơi nó thêm giá trị mà không làm giảm trách nhiệm.
Kịch bản: Chia công việc tóm tắt quyết định thành các nhiệm vụ trước khi bạn ủy nhiệm
Bạn đang chuẩn bị một bản tóm tắt quyết định cho các lãnh đạo cấp cao về việc nên tiếp tục, thay đổi hoặc dừng thí điểm sau khi kết quả hỗn hợp. Một số nhóm đã thấy được lợi ích, nhưng việc áp dụng khác nhau, phản hồi bao gồm cả sự nhiệt tình và mối quan tâm, cũng như ảnh hưởng về chi phí hoặc nhân viên vẫn chưa rõ ràng.
Bạn có tài liệu nguồn bao gồm các bản tóm tắt thí điểm, ghi chú cuộc họp, chủ đề phản hồi, dữ liệu tiếp nhận và ước tính chi phí ban đầu. Quyết định ngắn gọn có thể ảnh hưởng đến việc đầu tư, mở rộng trong tương lai, các thay đổi đối với việc triển khai hoặc liệu nỗ lực có kết thúc hay không.
Trước khi sử dụng Copilot, hãy chia công việc thành các tác vụ nhỏ hơn. Công việc thường xuyên như tổ chức tài liệu nguồn, tóm tắt các mẫu phản hồi và soạn thảo đại cương thường dễ xem lại và đại diện hơn. Các nhiệm vụ định hình các đề xuất, diễn giải bằng chứng hoặc ảnh hưởng đến các quyết định đòi hỏi sự tham gia của con người nhiều hơn.
Công việc của bạn là quyết định nơi Copilot có thể soạn thảo, nơi nó có thể hỗ trợ suy nghĩ của bạn, và nơi bạn cần phải ở lại đầy đủ trong đầu mối. Copilot có thể giúp tổng hợp thông tin và cấu trúc dự thảo, nhưng bạn vẫn chịu trách nhiệm về các đề xuất.
Làm thế nào để tôi đánh giá công việc ngắn gọn về quyết định trước khi ủy quyền?
Sử dụng bốn câu hỏi sau cho mỗi tác vụ:
- Tính lặp lại: Bước này có tuân theo một mẫu hình có thể dự đoán không?
- Ảnh hưởng: Điều gì xảy ra nếu phần này là sai?
- Khả năng phát hiện lỗi: Bạn có thể dễ dàng phát hiện lỗi không?
- Độ nhạy cảm về thời gian: Sử dụng Copilot sẽ giúp bạn di chuyển nhanh hơn trong tác vụ này mà không gây thêm rủi ro không cần thiết?
Làm thế nào để tôi phân chia công việc ngắn gọn về quyết định giữa Copilot và mọi người?
Bảng sau đây cho thấy một cách thực tế để phân chia công việc để Copilot giúp bạn lắp ráp và soạn thảo, trong khi mọi người vẫn chịu trách nhiệm về xác thực, chiến lược và phê duyệt.
| Bước ngắn gọn về quyết định | Phương pháp tiếp cận được đề xuất | Tại sao |
|---|---|---|
| Thu thập ghi chú, quyết định và tài liệu nguồn hiện có. | Copilot xử lý với đánh giá của con người. | Điều này thường có thể lặp lại và nhanh hơn để tổng hợp hơn là thực hiện theo cách thủ công. |
| Soạn thảo dàn bài truyền đầu tiên hoặc các phần tiêu chuẩn. | Copilot xử lý với đánh giá của con người. | Cấu trúc và bản nháp đầu tiên thường có rủi ro thấp nếu bạn xem xét và tinh chỉnh chúng. |
| Tóm tắt các mục tiêu, mốc, phát hiện hoặc bối cảnh đã biết. | Copilot xử lý với đánh giá của con người. | Điều này có thể tiết kiệm thời gian nhưng bạn vẫn cần xác nhận nội dung hiện tại, đầy đủ và có liên quan. |
| Định hình đề xuất, thương mại và trường hợp kinh doanh. | Copilot hỗ trợ, nhưng vẫn do con người lãnh đạo. | Đây là công việc nặng nề trong phán đoán. Bạn sở hữu lô-gic, định vị và thư cuối cùng. |
| Xác nhận ngày, ngân sách, chủ sở hữu, phạm vi, phụ thuộc và giả định. | Hãy giữ sự chỉ đạo của con người. | Các chi tiết này có thể có tác động lớn và phải được xác minh dựa trên các nguồn đáng tin cậy. |
| Phê duyệt bản tóm tắt quyết định cuối cùng và quyết định chia sẻ quyết định đó. | Hãy giữ sự chỉ đạo của con người. | Không nên giao trách nhiệm giải trình, phê chuẩn và phán quyết của bên liên quan. |
Làm thế nào để sử dụng Copilot trong khi vẫn có trách nhiệm?
Một khi bạn biết những phần Mà Copilot nên xử lý, bạn có thể sử dụng nó cố ý hơn.
Ví dụ: bạn có thể yêu cầu Copilot:
- Tóm tắt phản hồi thí điểm và ghi chú tiếp nhận thành phần nền ngắn.
- Biến các điểm thô thành phác thảo đầu tiên cho bản tóm tắt quyết định.
- Gợi ý một cấu trúc rõ ràng hơn cho phát hiện, rủi ro, phụ thuộc và tùy chọn.
Bạn nên thường giữ các bộ phận này do con người dẫn dắt:
- Lời giới thiệu cuối cùng.
- Làm thế nào bằng chứng hỗn hợp nên được diễn giải.
- Mức độ tin cậy trong bản tóm tắt quyết định.
- Thương mại như thế nào được đóng khung.
- Những gì bạn đang yêu cầu các bên liên quan chấp thuận.
- Liệu bản tóm tắt quyết định đã sẵn sàng để chia sẻ hay chưa.
Copilot có thể giúp bạn di chuyển nhanh hơn, nhưng nó không nắm quyền sở hữu của các quyết định ngắn gọn. Nếu khuyến nghị là yếu, không đầy đủ, hoặc gây hiểu lầm, đó vẫn là trách nhiệm của bạn.
Các ví dụ nhắc nhở giúp bạn thực hiện cuộc gọi
Bạn có thể dùng Copilot để giúp quyết định lượng dòng công việc ngắn gọn quyết định cần ủy nhiệm.
Chia công việc thành các nhiệm vụ
Liệt kê các nhiệm vụ chính liên quan đến việc chuẩn bị bản tóm tắt quyết định này. Tách riêng công việc soạn thảo, phân tích, xác thực và phê duyệt. |
|---|
Đánh giá từng tác vụ
|
Đối với mỗi tác vụ, hãy đánh giá tính lặp lại, tác động, khả năng phát hiện lỗi và độ nhạy thời gian. Xác định những nhiệm vụ nào phù hợp cho việc soạn thảo Copilot và nhiệm vụ nào nên do con người lãnh đạo. |
|---|
Nhận đề xuất
|
Đề xuất những quyết định ngắn gọn nhiệm vụ nên được tự động hóa với con người xem xét, hỗ trợ bởi Copilot trong khi vẫn do con người dẫn dắt, hoặc xử lý hoàn toàn bởi một người. Giải thích lý do. |
|---|
Danh sách kiểm tra quyết định nhanh
Trước khi bạn sử dụng Copilot để soạn thảo các phần của một bản tóm tắt quyết định, hãy xác nhận:
✔️ Tính lặp lại: Tác vụ có thể dự đoán đủ để Copilot xử lý tốt.
✔️ Tác động: Rủi ro và tác động của lỗi được hiểu rõ.
✔️ Khả năng phát hiện lỗi: Bạn có thể dễ dàng xem lại và xác minh kết quả.
✔️ Độ nhạy thời gian: Tốc độ thêm giá trị thực.
Nếu bất kỳ trong số đó không rõ ràng, hãy giảm phạm vi đại diện của những gì bạn đại diện. Tải xuống Quyết định khi nào Copilot hoặc đại diện là công cụ phù hợp để hướng dẫn tham khảo nhanh về công việc của bạn, một tài nguyên thực tế mà bạn có thể xem lại khi làm việc.
Tại sao quyết định này lại quan trọng
Một quyết định ngắn gọn như thế này không chỉ là một tài liệu. Đó là một khuyến nghị về những gì nên xảy ra tiếp theo khi bằng chứng là hỗn hợp và các cổ phần là có thật. Copilot có thể tiết kiệm thời gian soạn thảo và tổng hợp, nhưng phán quyết của bạn là điều làm cho thời gian ngắn quyết định chịu trách nhiệm chia sẻ.
Sử dụng Copilot nơi nó giúp bạn di chuyển nhanh hơn. Giữ con người ở vị trí dẫn đầu nơi công việc phụ thuộc vào phán đoán, diễn giải, rủi ro và trách nhiệm giải trình.
Mẹo
Tải xuống Quyết định khi nào Copilot hoặc đại diện là công cụ phù hợp để hướng dẫn tham khảo nhanh chóng của bạn, một tài nguyên thực tế mà bạn có thể xem lại khi bạn làm việc.