Microsoft 365 Copilot có thể tiết kiệm thời gian cho bạn bằng cách tạo một bản thảo đầu tiên vững chắc—cho dù đó là email, bản tóm tắt cuộc họp, đề xuất, kế hoạch hoặc phân tích. Nhưng phản ứng đầu tiên hiếm khi là một trong những cuối cùng. Khi đầu ra đóng nhưng chưa hoàn toàn đúng, bạn thường không cần bắt đầu lại từ đầu. Thay vào đó, sau khi chẩn đoán đầu ra của bạn có vấn đề gì, sẽ diễn ra lần nữa.
Phép tái diễn có nghĩa là thực hiện thay đổi nhỏ và có chủ định đối với lời nhắc của bạn hoặc sang kết quả đầu ra của Copilot để phiên bản tiếp theo hữu ích hơn. Đó không phải là dấu hiệu cho thấy Copilot thất bại. Đó là cách bạn hướng dẫn một điểm khởi đầu tốt vào nội dung mà bạn có thể tự tin sử dụng.
Làm thế nào để tôi lần đầu ra Copilot một cách hiệu quả?
Lặp là thói quen tinh chỉnh đầu ra trong các bước có mục đích. Bạn giữ nguyên những gì hoạt động và chỉ điều chỉnh những gì không có —chẳng hạn như mục tiêu, người xem, mức độ chi tiết, định dạng hoặc tính cụ thể.
Một phiên bản mạnh mẽ là:
- Chứa đủ để bạn có thể biết được những gì đã thay đổi từ phiên bản này sang phiên bản khác.
- Cố ý đủ để di chuyển đầu ra đến gần mục tiêu của bạn hơn.
- Đủ rõ ràng để bạn có thể so sánh phiên bản mới với phiên bản mới nhất và quyết định xem nó có cải thiện kết quả hay không.
Hãy nghĩ về phản ứng đầu tiên của Copilot như một bản thảo. Vai trò của bạn là định hình chứ không phải thay thế theo mặc định.
Làm thế nào để tôi thử nghiệm lại trên đầu ra Copilot để cải thiện sản lượng này?
Khi đầu ra cần được cải thiện, hãy xem qua năm ống kính: Mục tiêu, Khán giả, Ràng buộc,Bằng chứng và Cấu trúc. Hầu hết các hiệu đính đến từ việc chỉ điều chỉnh một trong những điều chỉnh này.
Mục tiêu
Đầu ra có tập trung vào mục tiêu hoặc kết quả mà tôi cần không?
Nếu phản hồi cảm thấy quá rộng, vấn đề lớn nhất thường là nó không nhằm mục đích đủ chặt chẽ vào kết quả bạn cần.
| Nội dung cần tìm | Hỏi Copilot |
|---|---|
| Đầu ra phù hợp nhưng không hỗ trợ rõ ràng cho hành động, quyết định hoặc kết quả mà bạn quan tâm. | "Tập trung lại mục tiêu này vào [mục tiêu hoặc kết quả]. Loại bỏ bất cứ thứ gì không hỗ trợ trực tiếp cho mục tiêu đó." |
Đối tượng
Điều này có được viết cho đúng đối tượng khán giả không?
Một câu trả lời có thể chính xác và vẫn cảm thấy sai cho những người sẽ đọc nó. Âm thanh có thể quá kỹ thuật, quá thông thường hoặc quá nội bộ.
| Nội dung cần tìm | Hỏi Copilot |
|---|---|
| Chi tiết, ngôn ngữ hoặc nhấn mạnh không phù hợp với người đọc của bạn. | "Viết lại nội dung này cho [khán giả]. Điều chỉnh âm điệu và mức độ chi tiết, đồng thời nhấn mạnh điều người xem này quan tâm nhất." |
Các ràng buộc
Đầu ra có đáp ứng các giới hạn (độ dài, định dạng, phạm vi) của tôi không?
Đôi khi, sự cố không phải là chính nội dung—mà là có quá nhiều nội dung, quá ít nội dung hoặc loại chi tiết sai.
| Nội dung cần tìm | Hỏi Copilot |
|---|---|
| Đầu ra quá dài, quá mơ hồ hoặc bao gồm thông tin không cần thiết. | "Sửa đổi thành [độ dài hoặc định dạng]. Chỉ bao gồm [các phần tử phải có] và bỏ đi [những gì không cần thiết]." |
Bằng chứng
Đầu ra có bao gồm chi tiết cụ thể và bằng chứng hữu ích không?
Ngôn ngữ đánh bóng đôi khi có thể ẩn một sự thiếu chất. Cụm từ chung không phải lúc nào cũng giúp mọi người hành động hoặc quyết định.
| Nội dung cần tìm | Hỏi Copilot |
|---|---|
| Câu trả lời nghe có vẻ hợp lý nhưng thiếu những hành động cụ thể, ví dụ hoặc cụ thể. | "Hãy cụ thể hóa điều này. Thêm hành động cụ thể, ví dụ hoặc chi tiết hỗ trợ điểm chính." |
Cấu trúc
Đầu ra có được cấu trúc để dễ dàng quét và thao tác trên không?
Ngay cả nội dung mạnh cũng có thể khó sử dụng nếu nội dung đó được chôn trong các đoạn văn dài hoặc trộn lẫn với nhau mà không có mẫu hình rõ ràng.
| Nội dung cần tìm | Hỏi Copilot |
|---|---|
| Các điểm chính khó quét, so sánh hoặc thao tác trên đó. | "Định dạng lại tính năng này dưới dạng [dấu đầu dòng / danh sách kiểm tra / tóm tắt ngắn gọn]. Đặt [priority] trước tiên và giữ phần còn lại ngắn gọn." |
Làm thế nào để lặp lại mà không cần bắt đầu lại?
Quy trình đơn giản có thể giúp bạn tinh chỉnh đầu ra một cách hiệu quả:
- Giữ lại những gì đã hoạt động. Nếu ý tưởng cốt lõi hoặc nội dung hữu ích, hãy xây dựng trên ý tưởng hoặc nội dung đó thay vì bỏ.
- Tìm khoảng cách lớn nhất. Hãy tự hỏi điều gì gây bất thường nhất: mục tiêu, đối tượng, ràng buộc, bằng chứng hoặc cấu trúc.
- Thay đổi từng thứ một. Việc điều chỉnh nhiều biến cùng một lúc sẽ khiến bạn khó biết được điều gì thực sự được cải thiện hơn.
- So sánh các phiên bản. Đánh giá phiên bản mới rõ ràng hơn, chính xác hơn, phù hợp hơn về âm điệu hay hoàn chỉnh hơn—không chỉ khác nhau.
Phương pháp này giúp bạn kiểm soát và làm cho phép lặp nhanh hơn theo thời gian.
Phiên bản hiệu quả trông như thế nào trong thực tế?
Những thay đổi nhỏ, rõ ràng trong lời nhắc bạn sử dụng thường tạo ra những cải tiến lớn.
Ví dụ: Chuyển bản cập nhật trạng thái thành bản tóm tắt sẵn sàng điều hành
| Trước khi được nhắc | Sau khi được nhắc | Tại sao điều này hoạt động |
|---|---|---|
| Viết cập nhật trạng thái. | Viết bản cập nhật trạng thái năm dấu đầu dòng cho lãnh đạo điều hành. Tập trung vào các mốc thời gian, rủi ro và quyết định tiếp theo cần thiết. Sử dụng ngôn ngữ thuần và giữ dưới 120 từ. | Khán giả đã rõ ràng. Cấu trúc được xác định. Các ràng buộc là rõ ràng. Mục tiêu là sắc nét hơn. |
Ví dụ: Biến tóm tắt cuộc họp thành tóm tắt sẵn sàng hành động
| Trước khi được nhắc | Sau khi được nhắc | Tại sao điều này hoạt động |
|---|---|---|
| Tóm tắt cuộc họp này. | Tóm tắt cuộc họp này cho các bên liên quan dự án không tham dự. Sử dụng năm dấu đầu dòng. Nêu bật các quyết định chính, rủi ro mở, chủ sở hữu và các bước tiếp theo. Giữ dưới 150 từ và sử dụng ngôn ngữ thuần. | Người xem được xác định (các bên liên quan đã bỏ lỡ cuộc họp). Cấu trúc rõ ràng (năm dấu đầu dòng) Giới hạn độ dài và độ phức tạp của giới hạn. Tiêu điểm chuyển từ góc độ giải thích chung sang các kết quả theo quyết định và hướng hành động. |
Các loại thay đổi được nhắm mục tiêu này sẽ biến một bản tóm tắt chung thành một nội dung mà người đọc có thể nhanh chóng hiểu và hành động—mà không cần viết lại yêu cầu từ đầu.
Khi nào tôi nên lặp lại—và khi nào tôi nên bắt đầu lại?
| Iterate when | Bắt đầu lại khi |
|---|---|
| Đầu ra chủ yếu hữu ích. Ý tưởng cốt lõi là đúng, nhưng âm thanh, chi tiết hoặc cấu trúc cần tinh chỉnh. Bạn muốn cải thiện tính rõ ràng, cụ thể hoặc sự phù hợp với người xem. |
Câu trả lời hoàn toàn sai mục tiêu của bạn. Ngữ cảnh chính hoặc giả định bị thiếu. Hướng hoặc cấu trúc về cơ bản là sai. |
Nếu nền móng đã tắt, việc tinh chỉnh nó có thể không giúp ích được gì. Việc đặt lại yêu cầu có thể nhanh hơn.
Danh sách kiểm tra tính sẵn sàng nhanh
Trước khi bạn chia sẻ hoặc hành động với sản lượng của Copilot, hãy xác nhận:
✔️ Mục tiêu: Nội dung hỗ trợ rõ ràng mục tiêu hoặc kết quả đã định.
✔️ Khán giả: Âm điệu, mức độ chi tiết và phù hợp với người đọc dự kiến.
✔️ Ràng buộc: Độ dài, định dạng và phạm vi được kiểm soát—chỉ kiểm soát những nội dung quan trọng được bao gồm.
✔️ Bằng chứng: Dữ kiện, ví dụ, nguồn và đề xuất là chính xác, có liên quan và được hỗ trợ bởi thông tin đáng tin cậy.
✔️ Cấu trúc: Nội dung được sắp xếp khoa học, dễ quét và có thể thực hiện.
Nếu một khu vực yếu, nó sẽ diễn ra lần nữa.
Mẹo
Tải iterate trên sản lượng Copilot để có được kết quả tốt hơn hướng dẫn nhanh chóng, một nguồn tài nguyên thực tế bạn có thể xem lại khi bạn làm việc.