Microsoft 365 Copilot thể nhanh chóng tạo ra một bản thảo đầu tiên vững chắc, nhưng bản thảo được đánh bóng vẫn có thể bỏ lỡ dấu. Khi đầu ra đóng nhưng chưa hoàn toàn đúng, phép lặp sẽ giúp bạn cải thiện đầu ra mà không cần bắt đầu lại từ đầu.
Trong kịch bản này, bạn sẽ tăng cường đề xuất do Copilot tạo bằng cách giải quyết các lỗ hổng lớn nhất và thực hiện thay đổi có mục tiêu nhằm giúp các bên liên quan điều hành đánh giá đề xuất đó.
Kịch bản: Cải thiện bản nháp đề xuất mà không cần bắt đầu lại từ đầu
Bạn đang làm việc với cùng một đề xuất dành cho lãnh đạo: tự động hóa báo cáo tình trạng hàng tuần cho nhiều nhóm. Đề xuất này nhằm giảm bớt nỗ lực thủ công, cải thiện tính nhất quán trong báo cáo và cung cấp cho nhà lãnh đạo khả năng hiển thị tốt hơn các rủi ro và chậm trễ thông qua thí điểm và triển khai rộng hơn nếu thành công.
Sau khi chẩn đoán bản thảo đầu tiên, bạn đã xác định các vấn đề lớn nhất:
- Đề xuất này không giải thích rõ ràng về việc những người lãnh đạo nào sẽ được yêu cầu phê duyệt.
- Rủi ro và phụ thuộc, bao gồm cả nhân viên, tiếp nhận và nhất quán dữ liệu, được đánh giá dưới.
- Ngữ cảnh về vấn đề báo cáo, phạm vi thí điểm, chủ sở hữu và đường thời gian bị thiếu hoặc không nhất quán.
- Một số yêu cầu bồi thường, đặc biệt là xung quanh lợi nhuận hiệu quả, quá rộng để cảm thấy đáng tin cậy.
- Một số chi tiết có thể không phản ánh kế hoạch triển khai mới nhất.
Dự thảo là đủ mạnh để xây dựng trên. Thay vì bắt đầu lại, trước hết hãy tập trung vào khoảng trống lớn nhất, cải thiện phần đó và bảo toàn những gì đã hoạt động. Sau mỗi lần sửa đổi, hãy kiểm tra xem đề xuất có rõ ràng hơn, đáng tin cậy hơn và hữu ích hơn cho lãnh đạo quyết định có cấp quỹ cho dự án hay không.
Làm thế nào để cải thiện bản nháp đề xuất bằng cách ghi lại?
Sử dụng các kiểm tra lần thử này để thực hiện các thay đổi tập trung củng cố bản thảo: Mụctiêu, Khángiả, Ràng buộc, Bằng chứng và Cấu trúc.
Mục tiêu: Tập trung lại bản thảo về quyết định bạn cần
| Trước: Bản thảo Copilot | Sau: Phiên bản đã sửa đổi |
|---|---|
| "Đề xuất này vạch ra phạm vi và mục tiêu của sáng kiến cải thiện báo cáo." | "Đề xuất này đề xuất triển khai theo giai đoạn để tự động hóa báo cáo tình trạng hàng tuần cho bốn nhóm để lãnh đạo có thể thấy được các rủi ro và trì hoãn sớm hơn trong khi giảm công việc thủ công cần thiết để chuẩn bị các bản cập nhật." |
| Bản dự thảo này còn không rõ ràng: Nó luôn chung chung và không nói rõ những gì các bên liên quan điều hành quyết định cần phải thực hiện. | Cải tiến: Bản sửa đổi đặt tên hành động, xác định bước đầu tiên và giải thích ngay giá trị doanh nghiệp. |
Hỏi Copilot
"Sửa đổi phần mở đầu để đề xuất, phạm vi giai đoạn một và quyết định điều hành rõ ràng trong hai câu đầu tiên."
Người xem: Điều chỉnh bản thảo cho các bên liên quan điều hành
| Trước: Bản thảo Copilot | Sau: Phiên bản đã sửa đổi |
|---|---|
| "Qua thời gian, một số nhóm đã sử dụng các phương pháp tiếp cận báo cáo khác nhau và đã có các cuộc thảo luận liên tục về tính nhất quán của quy trình và chất lượng cập nhật." | "Hôm nay, các nhóm thu thập các cập nhật hàng tuần theo cách thủ công và sử dụng định dạng không nhất quán, khiến các nhà lãnh đạo khó phát hiện rủi ro và chậm trễ hơn trong các chương trình." |
| Bản dự thảo này còn không rõ ràng: Nó dành thời gian trên nền chung thay vì nhanh chóng khung vấn đề kinh doanh. | Cải tiến: Bản sửa đổi cung cấp cho người điều hành bối cảnh họ cần mà không trì hoãn điểm. |
Hỏi Copilot
"Viết lại nội dung này cho các bên liên quan điều hành. Chỉ giữ lại ngữ cảnh giải thích sự cố báo cáo hiện tại và lý do tại sao hiện tại báo cáo lại quan trọng như vậy."
Ràng buộc: Cắt độ dài, phạm vi và định dạng phù hợp
| Trước: Bản thảo Copilot | Sau: Phiên bản đã sửa đổi |
|---|---|
| "Đề xuất này bao gồm thông tin cơ bản về các cuộc thảo luận báo cáo trước đây, những cân nhắc quy trình, nhiều tùy chọn trạng thái tương lai và một số quan sát từ các cuộc hội thoại nhóm." | "Đề xuất này tập trung vào bốn điểm: vấn đề báo cáo hiện tại, thí điểm giai đoạn một, giá trị dự kiến và quyết định cần thiết ngay bây giờ." |
| Bản dự thảo này còn không rõ ràng: Phần này quá rộng và không phù hợp với định dạng quản trị viên điều hành chặt chẽ hơn. | Cải tiến: Sửa đổi sẽ thu hẹp phạm vi và giúp dễ dàng xem lại nội dung một cách nhanh chóng hơn. |
Hỏi Copilot
"Thắt chặt phần này để xem xét điều hành. Loại bỏ nền có giá trị thấp và chỉ giữ lại những gì hỗ trợ đề xuất giai đoạn một."
Bằng chứng: Thêm chi tiết cụ thể hỗ trợ đề xuất
| Trước: Bản thảo Copilot | Sau: Phiên bản đã sửa đổi |
|---|---|
| "Sáng kiến này sẽ tạo ra hiệu quả đáng kể và cải thiện khả năng hiển thị giữa các nhóm." | "Sáng kiến này sẽ tự động hóa việc thu thập tình trạng hàng tuần cho các nhóm thí điểm, giảm thời gian dành cho việc biên soạn các bản cập nhật và cung cấp cho lãnh đạo một cái nhìn nhất quán hơn về rủi ro, chậm trễ và chủ sở hữu trong chu kỳ báo cáo hàng tuần." |
| Bản dự thảo này còn không rõ ràng: Nó hứa hẹn sẽ cải thiện, nhưng nó không giải thích những gì thay đổi hoặc tại sao yêu cầu bồi thường nên cảm thấy đáng tin cậy. | Cải tiến: Bản sửa đổi liên quan đến lợi ích của vấn đề báo cáo thực tế và giải thích giá trị cụ thể của tự động hóa. |
Hỏi Copilot
"Hãy làm cho yêu cầu này cụ thể hơn bằng cách sử dụng các điểm đau báo cáo hiện tại, phạm vi thí điểm, và ghi chú nguồn."
Cấu trúc: Định dạng lại bản thảo để dễ dàng hơn khi quét và thao tác trên
| Trước: Bản thảo Copilot | Sau: Phiên bản đã sửa đổi |
|---|---|
| "Đề xuất này đề xuất bắt đầu nỗ lực tự động hóa trong giai đoạn một với các nhóm được lựa chọn, tùy thuộc vào nhân viên và sự sẵn sàng thực hiện, và yêu cầu lãnh đạo xem xét các khuyến nghị và tiếp theo." |
Khuyến nghị: Bắt đầu thí điểm giai đoạn một cho bốn nhóm. Các phụ thuộc quan trọng: Xác nhận nhân viên, báo cáo đầu vào và sẵn sàng triển khai. Quyết định cần thiết bây giờ: Phê duyệt phạm vi thí điểm và lập kế hoạch bước tiếp theo. |
| Bản dự thảo này còn không rõ ràng: Các điểm chính là tất cả có mặt, nhưng chúng được đóng gói với nhau theo cách mà làm cho họ khó khăn hơn để quét và hành động nhanh chóng. | Cải tiến: Bản sửa đổi phân tách các điểm chính thành định dạng quản trị viên có thể xem xét nhanh hơn. |
Hỏi Copilot
"Định dạng lại bản tóm tắt này như một bản tóm tắt ngắn gọn về điều hành với ba dấu đầu dòng: đề xuất, phụ thuộc chính và quyết định cần thiết ngay bây giờ."
Danh sách kiểm tra tính sẵn sàng nhanh
Trước khi tiếp tục, hãy xác nhận mỗi phiên bản được cải thiện một trong năm ống kính:
✔️ Mục tiêu: Dự thảo hiện hỗ trợ ban điều hành quyết định cần thực hiện.
✔️ Người xem: Mức độ và mức độ chi tiết phù hợp với các bên liên quan điều hành.
✔️ Ràng buộc: Độ dài, phạm vi và định dạng được kiểm soát.
✔️ Bằng chứng: Yêu cầu bồi thường là bê tông và căn cứ trong kịch bản báo cáo.
✔️ Cấu trúc: Dự thảo đề xuất rất dễ dàng để quét và hành động trên.
Nếu một khu vực yếu, nó sẽ diễn ra lần nữa. Sửa đổi thứ hai hoặc thứ ba là bình thường. Tải iterate trên sản lượng Copilot để có được kết quả tốt hơn hướng dẫn nhanh chóng, một nguồn tài nguyên thực tế bạn có thể xem lại khi bạn làm việc.
Tại sao nó lại quan trọng
Bản nháp đầu tiên không cần phải hoàn hảo. Khi đúng hướng, lặp lại sẽ giúp bạn tăng cường các điểm yếu, bảo tồn những gì hoạt động, và cải thiện đề xuất mà không bắt đầu lại từ đầu.
Mẹo
Tải iterate trên sản lượng Copilot để có được kết quả tốt hơn hướng dẫn nhanh chóng, một nguồn tài nguyên thực tế bạn có thể xem lại khi bạn làm việc.