Microsoft 365 Copilot thể tạo bản nháp đầu tiên được đánh bóng nhưng được đánh bóng không có nghĩa là hoàn thành. Chẩn đoán giúp bạn xác định thông tin thiếu, không rõ ràng, không được hỗ trợ hoặc lỗi thời trước khi sửa đổi.
Trong trường hợp này, bạn sẽ xem xét đề xuất do Copilot tạo và xác định các lỗ hổng chính trước khi tiếp tục cải thiện đề xuất đó bằng cách ghi lại.
Trường hợp: Xem lại bản nháp đề xuất do Copilot tạo trước khi thay đổi
Bạn đang chuẩn bị đề xuất cho các bên liên quan điều hành về việc tự động hóa báo cáo tình trạng hàng tuần giữa một vài nhóm. Ngày nay, người quản lý thu thập các bản cập nhật theo cách thủ công, định dạng báo cáo khác nhau và người lãnh đạo thiếu dạng xem nhất quán về rủi ro, chậm trễ và quyền sở hữu.
Đề xuất này đề xuất một thí điểm nhỏ trước khi triển khai rộng hơn. Bạn sử dụng Microsoft 365 Copilot thảo đề xuất từ ghi chú lập kế hoạch, báo cáo mẫu, phản hồi nhóm, kế hoạch triển khai và ước tính tiết kiệm thời gian.
Nhìn lướt qua, đề xuất có vẻ như đã hoàn tất. Nhưng ngôn ngữ bóng bẩy có thể ẩn đi những khoảng trống quan trọng. Một số yêu cầu bồi thường bị quá mức, rủi ro và quyền sở hữu không rõ ràng và các phần của đường thời gian có thể đã lỗi thời. Trước khi sửa đổi, hãy chẩn đoán nơi dự thảo ngắn và tập trung vào những điều quan trọng nhất.
Làm thế nào để áp dụng tiêu chuẩn chẩn đoán vào dự thảo đề xuất?
Khi xem xét đề xuất báo cáo tình trạng hàng tuần, bạn có thể sử dụng các tiêu chí sau đây để xác định những nội dung bị thiếu, không rõ ràng hoặc khó thực hiện hành động của nhân viên điều hành.
- Quyết định: Các quyết định có rõ ràng tách biệt với các cuộc thảo luận không?
- Rủi ro: Có thể nhìn thấy sự chặn, thương mại hoặc sự không chắc chắn?
- Bối cảnh: Liệu ai đó bên ngoài cuộc thảo luận có hiểu được những gì quan trọng và lý do tại sao?
- Đặc trưng: Các tuyên bố có đủ cụ thể để hành động không?
- Tươi: Dự thảo có phản ánh kế hoạch mới nhất không?
Sau đó áp dụng từng tiêu chí để xác định nơi dự thảo ngắn.
Các quyết định không rõ ràng
Đề xuất nói rằng các nhà lãnh đạo "đã xem xét một số tùy chọn triển khai", nhưng nó không nêu rõ những quyết định mà các bên liên quan điều hành cần phải thực hiện ngay bây giờ -phê duyệt một thí điểm nhỏ, phân công nhân viên, yêu cầu sửa đổi, hoặc trì hoãn công việc. Dự thảo thảo thảo thảo luận với việc ra quyết định.
Hỏi Copilot:
"Đề xuất này yêu cầu các bên liên quan điều hành đưa ra quyết định nào và điều gì vẫn nghe có vẻ chưa được giải quyết, giả định hoặc mở cửa trái?"
Rủi ro bị giải thích rõ
Đề xuất này trình bày tự động hóa như một cải tiến dễ dàng, nhưng ghi chú của bạn cho thấy sự phụ thuộc về nhân viên, chất lượng dữ liệu và sự sẵn sàng tiếp nhận. Những rủi ro đó ảnh hưởng đến độ tin cậy, thời gian và phạm vi triển khai.
Hỏi Copilot:
"Những rủi ro, phụ thuộc hoặc sự không chắc chắn liên quan đến thí điểm báo cáo tình trạng hàng tuần được ngụ ý nhưng không được nêu rõ trong dự thảo này?"
Thiếu ngữ cảnh
Đề xuất xây dựng dựa trên "các cải tiến báo cáo hiện có", nhưng không bao giờ giải thích rõ ràng các điểm cần quan tâm hiện tại: các nhóm vẫn thu thập các bản cập nhật theo cách thủ công, định dạng khác nhau và lãnh đạo thiếu một cái nhìn nhất quán về các rủi ro và sự chậm trễ. Nếu không có ngữ cảnh, đề xuất này cảm thấy ít khẩn cấp và ít có căn cứ hơn.
Hỏi Copilot:
"Người đọc điều hành hiện bị thiếu thông tin nền, quyền sở hữu hoặc chi tiết về dòng thời gian nào để hiểu tại sao đề xuất này lại quan trọng?"
Ngôn ngữ thiếu cụ thể
Các cụm từ như "cải thiện khả năng hiển thị" hoặc "tiết kiệm thời gian" nghe có ích, nhưng chúng không giải thích lợi ích của ai, thay đổi gì hoặc giai đoạn một bao gồm những gì.
Hỏi Copilot:
"Phần nào của đề xuất này quá rộng hoặc tổng quát để hỗ trợ hành động của các bên liên quan điều hành?"
Thông tin có thể không mới mẻ
Bản nháp sử dụng một đường thời gian và mô tả triển khai không hoàn toàn khớp với các ghi chú lập kế hoạch mới nhất. Từ ngữ nghe có vẻ hợp lý, nhưng có thể đưa ra giả định cũ hơn về phạm vi, chủ sở hữu hoặc thời gian khởi chạy.
Hỏi Copilot:
"Đề xuất này có thể đã lỗi thời, dựa trên các phiên bản trước của kế hoạch triển khai hoặc ghi chú nguồn?"
Chẩn đoán trông như thế nào trong thực tế?
Ví dụ: Chẩn đoán đoạn đề xuất yếu
Bản thảo copilot:
"Sáng kiến này sẽ cải thiện khả năng hiển thị giữa các nhóm và tạo ra hiệu quả có ý nghĩa thông qua tự động hóa."
Lúc đầu, điều này nghe rất đẹp—nhưng chẩn đoán cho thấy lý do tại sao nó chưa đủ mạnh để xem xét điều hành.
Chẩn đoán những gì cho thấy:
| Vùng | Nội dung cần tìm | Thiếu gì trong bản nháp này | Tại sao lại quan trọng |
|---|---|---|---|
| Quyết định | Xóa kết quả hoặc hướng dẫn đã được phê duyệt. | Đoạn văn không nêu rõ những nhà lãnh đạo nào đang được yêu cầu phê duyệt, chẳng hạn như các bước tiếp theo, tài trợ hoặc đường thời gian. | Nếu không có quyết định rõ ràng, các bên liên quan không thể di chuyển tiến lên hoặc căn chỉnh các bước tiếp theo. |
| Rủi ro | Người chặn, phụ thuộc hoặc thương mại. | Các phụ thuộc như năng lực nhân viên, sự sẵn sàng tiếp nhận và tính nhất quán về dữ liệu không được đề cập. | Rủi ro thiếu có thể tạo ra sự tự tin sai và dẫn đến sự chậm trễ hoặc vấn đề trong quá trình thực thi. |
| Ngữ cảnh | Ai, cái gì, khi nào và tại sao công việc lại quan trọng. | Dự thảo không giải thích vấn đề hiện tại, chẳng hạn như những thách thức với báo cáo thủ công. | Nếu không có ngữ cảnh, các nhà lãnh đạo có thể không hiểu được sự khẩn cấp hoặc giá trị của khuyến nghị. |
| Đặc trưng | Cụ thể, chi tiết thực tế. | Các cụm từ như "lợi ích hiệu quả có ý nghĩa" là mơ hồ và không gắn liền với kết quả có thể đo được. | Ngôn ngữ mơ hồ làm cho nó khó khăn để đánh giá tác động hoặc hành động trên các khuyến nghị. |
| Tươi | Liệu thông tin có phản ánh trạng thái mới nhất hay không. | Không rõ tuyên bố có phù hợp với ước tính tiết kiệm thời gian hoặc phạm vi gần đây nhất hay không. | Thông tin lỗi thời hoặc chưa được xác minh có thể làm giảm độ tin cậy và dẫn đến các quyết định kém. |
Chẩn đoán làm cho khoảng cách có thể nhìn thấy được: dự thảo nghe có vẻ mạnh mẽ, nhưng nó vẫn không cho lãnh đạo biết đủ để đưa ra quyết định tự tin.
Kiểm tra tính sẵn sàng nhanh
Trước khi tiếp tục, hãy xác nhận rằng bạn có thể trả lời các câu hỏi sau:
✔️ Quyết định: Quyết định nào chưa rõ ràng hoặc chưa được xác định?
✔️ Rủi ro: Thiếu những rủi ro, trình chặn hoặc phụ thuộc nào?
✔️ Ngữ cảnh: Vấn đề báo cáo hiện tại được giả định là gì chứ không phải là giải thích?
✔️ Đặc thù: Từ ngữ nào quá mơ hồ để hỗ trợ hành động?
✔️ Độ mới: Chi tiết nào có thể cần kiểm tra độ mới đối với gói triển khai mới nhất?
Nếu bạn có thể đặt tên rõ ràng cho các khoảng trống, chẩn đoán đã hoàn tất. Nếu không, hãy ở lại bước này trước khi chuyển sang phép hiển thị. Tải xuống hướng dẫn Chẩn đoán những gì bị thiếu trong đầu ra Copilot , một tài nguyên thiết thực mà bạn có thể xem lại khi làm việc.
Tại sao việc chẩn đoán lại quan trọng
Bản nháp được đánh bóng có thể tạo ra sự tin tưởng sai. Copilot có thể tạo ra ngôn ngữ nghe có vẻ hoàn chỉnh trong khi bỏ qua các quyết định, rủi ro, ngữ cảnh hoặc chi tiết hiện tại mà các bên liên quan cần. Chẩn đoán giúp bạn chậm lại, xác định những điều quan trọng nhất và sửa đổi với mục đích rõ ràng hơn.
Mẹo
Tải xuống hướng dẫn Chẩn đoán những gì bị thiếu trong đầu ra Copilot, một tài nguyên thiết thực mà bạn có thể xem lại khi làm việc.