Các tác vụ cơ bản trong So sánh Bảng tính

Mở So sánh Bảng tính

Trên màn hình Bắt đầu , hãy bấm So sánh Bảng tính. Nếu bạn không thấy tùy chọn So sánh Bảng tính, hãy bắt đầu nhập từ So sánh Bảng tính, rồi chọn tùy chọn của từ đó.

Ngoài So sánh Bảng tính, bạn cũng sẽ tìm thấy chương trình đồng hành dành cho Access – So sánh Cơ sở dữ liệu Microsoft. Việc này cũng yêu cầu Office Professional Plus phiên bản hoặc phiên bản Ứng dụng Microsoft 365 dành cho doanh nghiệp lớn.

So sánh hai sổ làm việc Excel

1. Bấm Trang đầu để > so sánh tệp.

   

   Hộp thoại So sánh Tệp xuất hiện.

2. Bấm vào biểu tượng thư mục màu lam bên cạnh hộp So sánh để duyệt đến vị trí của phiên bản trước đó của sổ làm việc. Bên cạnh các tệp được lưu trên máy tính hoặc trên mạng của mình, bạn cũng có thể nhập một địa chỉ web vào site là nơi bạn lưu sổ làm việc.
   
   

3. Bấm vào biểu tượng thư mục màu lục bên cạnh hộp Đến để duyệt đến vị trí của sổ làm việc mà bạn muốn so sánh với phiên bản cũ hơn, rồi bấm OK.

   Mẹo:  Bạn có thể so sánh hai tệp có cùng tên nếu chúng được lưu trong các thư mục khác nhau.

4. Trong ngăn bên trái, chọn tùy chọn bạn muốn xem trong kết quả so sánh sổ làm việc bằng cách chọn hoặc bỏ chọn các tùy chọn, chẳng hạn như Công thức,Macro hoặc Định dạng Ô. Hoặc chỉ cần Chọn Tất cả.
   
   

5. Bấm OK để chạy so sánh.

Nếu bạn nhận được thông báo "Không thể mở sổ làm việc", điều này có thể có nghĩa là một trong các sổ làm việc được bảo vệ bằng mật khẩu. Bấm OK , rồi nhập mật khẩu của sổ làm việc. Tìm hiểu thêm về cách mật khẩu và So sánh Bảng tính hoạt động cùng nhau.

Kết quả so sánh sẽ xuất hiện trong lưới hai ngăn. Sổ làm việc ở bên trái tương ứng với tệp "So sánh" (thường là cũ hơn) mà bạn đã chọn và sổ làm việc ở bên phải tương ứng với tệp "Đến" (thường mới hơn). Thông tin chi tiết sẽ xuất hiện trong ngăn bên dưới hai lưới. Các thay đổi được tô sáng bằng màu, tùy vào loại thay đổi.

Hiểu rõ kết quả

• Trong lưới song song, một trang tính cho mỗi tệp được so sánh với trang tính trong tệp khác. Nếu có nhiều trang tính, chúng sẽ sẵn dùng bằng cách bấm vào nút tiến và lùi trên thanh cuộn ngang.

  Lưu ý: Ngay cả khi trang tính bị ẩn, trang tính vẫn được so sánh và hiển thị trong kết quả.

• Những khác biệt được tô sáng bằng màu ô hoặc màu phông chữ, tùy vào kiểu của điểm khác biệt. Ví dụ, các ô có "giá trị nhập vào" (các ô không phải là công thức) sẽ được định dạng bằng màu tô xanh lục trong lưới song song, với phông chữ xanh lục trong ngăn liệt kê kết quả. Ngăn phía dưới bên trái là một chú giải hiển thị ý nghĩa các màu.

Trong ví dụ được trình bày ở đây, kết quả cho Q4 trong phiên bản trước đó không phải là bản cuối cùng. Phiên bản mới nhất của sổ làm việc chứa các số cuối cùng trong cột E cho Q4.

Trong kết quả so sánh, các ô E2:E5 trong cả hai phiên bản có màu tô màu lục nghĩa là giá trị đã nhập đã thay đổi. Vì các giá trị đó thay đổi nên kết quả được tính toán trong cột YTD cũng thay đổi – các ô F2:F4 và E6:F6 có màu tô màu xanh lam, nghĩa là giá trị được tính đã thay đổi.

Kết quả tính toán trong ô F5 cũng thay đổi, nhưng lý do quan trọng hơn là trong phiên bản trước công thức của nó không chính xác (nó chỉ tính tổng B5:D5, bỏ qua giá trị cho Q4). Khi sổ làm việc được cập nhật, công thức trong F5 đã được sửa thành =SUM(B5:E5).

• Nếu các ô quá hẹp để hiển thị nội dung ô, hãy bấm Đổi kích cỡ Ô cho Phù hợp.

Bổ trợ Inquire của Excel

Ngoài các tính năng so sánh của So sánh Bảng tính, Excel 2013 có phần bổ trợ Inquire mà bạn có thể bật để làm cho tab "Inquire" sẵn dùng. Từ tab Inquire, bạn có thể phân tích một sổ làm việc, xem mối quan hệ giữa các ô, trang tính và các sổ làm việc khác và làm sạch định dạng quá mức từ một trang tính. Nếu bạn có hai sổ làm việc đang mở trong Excel mà bạn muốn so sánh, bạn có thể chạy So sánh Bảng tính bằng cách dùng lệnh So sánh Tệp.

Nếu bạn không thấy tab Inquire trong Excel, hãy xem bật bổ trợ Inquire. Để tìm hiểu thêm về các công cụ trong bổ trợ Inquire, hãy xem Những điều bạn có thể làm với Inquire Bảng tính.

Bước tiếp theo

Nếu bạn có sổ làm việc Excel hoặc cơ sở dữ liệu Access "nhiệm vụ quan trọng" trong tổ chức của mình, hãy cân nhắc việc cài đặt các công cụ quản lý cơ sở dữ liệu và bảng tính của Microsoft. Microsoft Máy chủ Quản lý Kiểm soát và Kiểm nghiệm cung cấp các tính năng quản lý thay đổi mạnh mẽ cho tệp Excel và Access, được bổ sung bởi Microsoft Phát hiện và Đánh giá Rủi ro Máy chủ, cung cấp các tính năng kiểm kê và phân tích, tất cả đều nhằm giúp bạn giảm rủi ro liên quan đến việc sử dụng các công cụ được phát triển bởi người dùng cuối trong Excel và Access.

Ngoài ra, hãy xem Mục Tổng quan về So sánh Bảng tính.