Chia sẻ dữ liệu ngoài bằng cách sử dụng tệp ODC (Power Query)

Một cách tuyệt vời để chia sẻ dữ liệu giữa người dùng Excel là sử dụng tệp Kết nối Dữ liệu Office (ODC). Chúng được thiết kế để mang tính di động và dễ cập nhật. Chúng tôi đề xuất phương pháp tiếp cận sau đây để chia sẻ nguồn dữ liệu ngoài với dữ liệu được định Power Query.

Trong ví dụ này, chúng tôi chia sẻ sổ làm việc với dữ liệu được nhập từ sổ làm việc dữ liệu. Nhưng quy trình này áp dụng cho hầu hết các nguồn dữ liệu bên ngoài mà Excel có thể nhập và kết nối. Ngoại lệ duy nhất là bạn không thể lưu thông tin kết nối vào tệp ODC cho bảng Excel hoặc phạm vi đã đặt tên trong cùng sổ làm việc mà từ đó bạn đã nhập thông tin (bằng cách sử dụng Dữ liệu> Từ Bảng /Dải ô).

Quan trọng Nếu bạn gặp sự cố về xác thực hoặc quyền riêng tư, hãy xem Quản lý cài đặt và quyền nguồn dữ liệu và Đặt mức độ riêng tư.

Để dễ dàng chia sẻ dữ liệu, một người thực hiện như sau:

Chọn Dữ> lấy dữ liệu >từ tệp >từ sổ làm việc.
Trong hộp thoại Nhập Dữ liệu, định vị và chọn sổ làm việc có chứa dữ liệu, rồi chọn Mở.
Trong hộp thoại Bộ dẫn hướng , chọn một bảng, rồi chọn Chuyển đổi Dữ liệu.
Trong hộp Trình soạn thảo Power Query, định hình dữ liệu theo cách bạn muốn, rồi chọn Trang đầu> Đóng & tải.
Trong trang tính Excel có chứa dữ liệu truy vấn, hãy chọn một ô trong bảng, chọn Dữ liệu, chọn mũi tên bên cạnh Làm mới Tất cả, chọn Thuộc tính Kết nối, chọntab Định nghĩa, rồi ở cuối hộp thoại, chọn Xuất Tệp Kết nối.
Trong hộp thoại Lưu Tệp, nhập tên tệp, chọn Lưu, rồi chọn OK.
Đảm bảo rằng bạn lưu tệp vào nguồn dữ liệu tin cậy ở một vị trí mà người khác có thể truy nhập, chẳng hạn như thư mục mạng. Để biết thêm thông tin về các nguồn dữ liệu tin cậy, hãy xem Tài liệu tin cậy, Xem các tùy chọn quyền riêng tư của tôi trong Trung tâm Tin cậy và Thêm, loại bỏ hoặc thay đổi vị trí tin cậy.
Lưu sổ làm việc.

Kết quả

Tệp ODC chứa tất cả thông tin kết nối về nguồn dữ liệu ngoài và các bước và công thức của các thao Power Query này. Nếu bạn muốn, hãy mở tệp ODC trong Notepad để kiểm tra định dạng XML được sử dụng.

Để truy nhập dữ liệu được chia sẻ, một người khác thực hiện như sau:

Sử File Explorer, định vị tệp ODC được tạo trong mục trước, rồi bấm đúp vào tệp đó.Excel mở tệp ODC vào sổ làm việc Excel mới.
Nếu bạn nhận được thông báo về việc tin cậy nguồn dữ liệu, hãy chọn Bật.
Trong hộp thoại Nhập Dữ liệu, hãy quyết định cách bạn muốn nhập dữ liệu, rồi chọn OK. Để biết thêm thông tin về cách sử dụng hộp thoại này, hãy chọn dấu chấm hỏi (?).
Để xác nhận mọi thứ đang hoạt động đúng cách, hãy cập nhật nguồn dữ liệu sổ làm việc, rồi làm mới tất cả dữ liệu trong sổ làm việc này bằng cách nhấn Ctrl + Alt + F5.
Lưu sổ làm việc.