Giới thiệu thư viện

Nếu bạn chỉ đang tìm cách tạo hoặc làm việc với thư viện và cần thông tin theo cách thức, đây là các tác vụ phổ biến và hữu ích mà bạn có thể thực hiện.

• Tạo, thêm, xem và đổi tên thư viện tài liệu

• Video: thiết lập lưu trữ và chia sẻ tài liệu trong Microsoft 365

• Mở tệp SharePoint trong file Explorer

• Tạo thư mục trong thư viện tài liệu

• Xóa tệp, thư mục hoặc liên kết khỏi thư viện tài liệu SharePoint

• Tải lên, tạo hoặc xóa tệp trong thư viện

• Tạo cột trong danh sách hoặc thư viện

• Tạo, thay đổi hoặc xóa bỏ dạng xem của danh sách hoặc thư viện

• Bật và đặt cấu hình lập phiên bản cho một danh sách hoặc thư viện

• Đặt mẫu tệp cho tài liệu hoặc thư viện biểu mẫu

• Đồng bộ tệp với OneDrive trong Windows

• Sử dụng dòng công việc với một thư viện

• Đặt quyền và thiết đặt nâng cao trên thư viện hiểu rõ các mức cấp phép trong SharePoint

• Làm việc với ảnh trong thư viện ảnh

• Thiết lập Thư viện Tài nguyên để lưu trữ các tệp hình ảnh, âm thanh hoặc video

• Quản lý danh sách và thư viện có nhiều mục

• Quản lý tài liệu lớn và ghi lại các thư viện bằng siêu dữ liệu (xem giới thiệu về siêu dữ liệu được quản lý)

Nhóm tiếp thị tại contoso tạo site nhóm, nơi họ dự định quản lý dự án và tài liệu. Họ chọn một chủ sở hữu trang để quản lý trang web. Chủ sở hữu site được cấp độ quyền kiểm soát toàn bộ khi cô ấy được thêm vào nhóm người sở hữu đối với trang. Cô ấy chia sẻ site và cung cấp cho mọi người quyền đóng góp cho nó. Nhóm quyết định sử dụng thư viện tài liệu để quản lý thông cáo báo chí, tệp ngân sách, hợp đồng, đề xuất và các tài liệu nhóm khác.

Chủ sở hữu trang tải lên các tài liệu quan trọng để có được nhóm bắt đầu sử dụng thư viện với tư cách là vị trí trung tâm. Sau đó, cô ấy bật lập phiên bản, vì vậy nhóm có lịch sử cách phát triển các tệp và có thể khôi phục Phiên bản trước đó, nếu cần. Chủ sở hữu site cũng thêm các mẫu tiêu chuẩn vào thư viện để biết các báo cáo tiếp thị, hợp đồng bán hàng, gói chiến dịch và trang tính ngân sách. Mỗi mẫu chứa logo công ty và định dạng mà mọi người đã đồng ý sử dụng. Khi thành viên tạo tệp mới từ thư viện tài liệu, họ có thể dễ dàng chọn mẫu mà họ muốn sử dụng.

Khi thành viên nhóm thêm tệp và cộng tác trên các tài liệu, họ sắp xếp thư viện bằng cách thêm các cột và tạo dạng xem để giúp họ tìm tài liệu nhanh chóng. Ví dụ, chủ sở hữu trang Thêm cột "tên dự án" để các thành viên có thể lọc hoặc sắp xếp theo cột đó. Các thành viên khác trong nhóm thêm các dạng xem công cộng mà nhóm theo quý, và bộ lọc cho các hợp đồng hết hạn trong vòng sáu tháng. Mỗi thành viên cũng tạo ra các dạng xem cá nhân để giúp họ tìm kiếm thông tin nhanh chóng và hoàn thành công việc của họ.

Sau nhiều thảo luận tại cuộc họp nhân viên, nhóm quyết định đặt cảnh báo ở mức thư viện để báo cáo Cập Nhật một lần một tuần. Mỗi thành viên có thể quyết định cách thiết lập các cảnh báo bổ sung hoặc nguồn cấp RSS trên các tệp cụ thể, nếu cần.

Nhóm cũng cam kết điều quan trọng "thực hành tốt nhất" trong thế giới cộng tác mới này. Khi thành viên muốn chia sẻ tài liệu, họ sẽ chống lại sự cám dỗ để đính kèm thư đó vào email và thay vào đó email liên kết đến tài liệu. Gửi email một nối kết dễ dàng để thực hiện từ thư viện và trỏ mọi người vào phiên bản mới nhất trên site nhóm.

Một trách nhiệm quan trọng đối với nhóm này là đề xuất các chiến dịch tiếp thị để lái xe bán hàng và doanh thu. Khi thành viên nhóm phát triển một gói chiến dịch mới, họ đồng tác giả tài liệu và theo dõi các phiên bản phụ của các tệp. Tính năng đồng tác giả cho phép nhiều người chỉnh sửa tài liệu cùng một lúc, mà không cần phải lo lắng về các thay đổi được hòa hợp. Nếu họ đưa ra lỗi trong một phiên bản của tài liệu, họ có thể khôi phục Phiên bản trước đó. Khi họ hoàn thành kế hoạch chiến dịch, họ có thể tạo một phiên bản chính và sau đó gửi nó để được phê duyệt bởi bộ phận pháp lý và người quản lý của họ. Khi tệp được phê duyệt, các nhân viên khác trong công ty có thể xem tệp.

Chủ sở hữu trang nghiên cứu các tài liệu hướng dẫn trực tuyến và đào tạo và biết cách thiết lập dòng công việc, liên kết nó với thư viện và tự động hóa quy trình thu thập phản hồi, thu thập chữ ký và phát hành tài liệu cuối cùng.

Sau ba tháng sử dụng, thư viện tài liệu và site trở nên quan trọng đối với nhóm tiếp thị và đã giúp cải thiện hiệu suất và khả năng hiển thị của họ trong toàn doanh nghiệp của họ. Họ không thể tưởng tượng làm việc mà không có nó và đang khám phá các cách khác để sử dụng công nghệ SharePoint để cộng tác tốt hơn.

Dưới đây là một số cách làm việc với thư viện và làm cho chúng trở nên hữu ích hơn đối với nhóm của bạn (được sắp xếp từ cơ bản sang nâng cao hơn):

Sử dụng và tạo dạng xem     Bạn có thể sử dụng dạng xem để xem các tệp trong một thư viện quan trọng nhất đối với bạn hoặc phù hợp nhất với mục đích. Nội dung của thư viện không thay đổi, nhưng mỗi dạng xem đã tổ chức hoặc lọc các tệp để giúp dễ dàng tìm và duyệt theo một cách có ý nghĩa. Để biết thêm thông tin về các dạng xem, hãy xem tạo, thay đổi hoặc xóa bỏ dạng xem của danh sách hoặc thư viện.

Theo dõi phiên bản     Nếu bạn cần giữ lại các phiên bản trước của tệp, các thư viện có thể giúp bạn theo dõi, lưu trữ và khôi phục tệp. Bạn có thể chọn để theo dõi tất cả các phiên bản theo cách tương tự. Hoặc bạn có thể chọn chỉ định một số phiên bản là chính, chẳng hạn như thêm một chương mới vào một thủ công và một số phiên bản như nhỏ, chẳng hạn như sửa lỗi chính tả. Để giúp quản lý dung lượng lưu trữ, bạn có thể chọn số của từng loại phiên bản mà bạn muốn lưu trữ.

Để biết thêm thông tin về lập phiên bản, hãy xem bật và cấu hình lập phiên bản cho một danh sách hoặc thư viện.

Đồng tác giả hoặc kiểm xuất tệp     Khi bạn chỉnh sửa tài liệu Microsoft Word hoặc PowerPoint từ một thư viện mà không cần kiểm tra, những người khác có thể chỉnh sửa nó cùng một lúc (đó là đồng tác giả). Khi bạn kiểm xuất một tệp, bạn đảm bảo rằng chỉ có một người có thể chỉnh sửa tệp cho đến khi nó được kiểm nhập. Bạn có thể yêu cầu các tài liệu được kiểm xuất trong các thư viện có chứa các tài liệu nhạy cảm hoặc khi bạn muốn theo dõi quá trình tiến triển của tài liệu. Tuy nhiên, hãy lưu ý rằng yêu cầu kiểm xuất sẽ giúp mọi người không thể đồng tác giả tài liệu. Sử dụng kiểm xuất, mọi người sẽ được nhắc để lại một chú thích về những gì họ đã thay đổi trong tài liệu, nhưng kiểm xuất cũng sẽ làm chậm quá trình chỉnh sửa và xem lại. Để biết thêm thông tin, hãy xem cộng tác và đồng tác giả tài liệu hoặc kiểm xuất, kiểm nhập hoặc bỏ thay đổi đối với tệp trong thư viện.

Chỉnh sửa tệp từ các chương trình trên máy tính    Khi bạn lưu trữ tài liệu trên một trang SharePoint, bạn có thể tạo, chỉnh sửa và đồng tác giả tài liệu trực tiếp từ các chương trình trên máy tính tương thích, chẳng hạn như Microsoft Word hoặc PowerPoint, mà không cần đi đến site. Ví dụ, bạn có thể chỉnh sửa bản trình bày PowerPoint cùng lúc với những người khác đang chỉnh sửa (còn được gọi là đồng tác giả). Bạn cũng có thể quản lý Check-in và Checkout trực tiếp từ PowerPoint. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng OneDrive cho cơ quan hoặc trường học hoặc Outlook để có nội dung thư viện ngoại tuyến, làm việc với họ từ một vị trí từ xa, sau đó đồng bộ hóa các thay đổi khi bạn trở lại trực tuyến.

Luôn thông báo về những thay đổi    Để cập nhật khi các tài liệu trong một thư viện thay đổi, hãy thiết lập cảnh báo, đăng ký nguồn cấp RSS hoặc theo dõi tài liệu. Sự khác biệt chính giữa các cảnh báo, RSS và sau đây là nơi bạn nhận được thông báo. Cả hai cảnh báo và nguồn cấp RSS thông báo cho bạn về các bản Cập Nhật và cả hai cho phép bạn tùy chỉnh thông tin bạn nhận được bao nhiêu. Bạn có thể thiết lập cảnh báo hoặc RSS để tìm hiểu xem bất cứ điều gì thay đổi trong thư viện. Nếu bạn quan tâm đến chỉ một tài liệu cụ thể, hãy thiết lập cảnh báo hoặc theo dõi tài liệu. Cảnh báo có thể đến như email hoặc tin nhắn văn bản. Thông báo RSS đến trong nguồn cấp hợp nhất mà bạn có thể đọc trong Outlook hoặc bộ đọc nguồn cấp dữ liệu khác. Nếu bạn theo dõi một tài liệu, bạn sẽ nhận được thông báo trong nguồn cấp tin tức của mình (nếu tổ chức của bạn đang dùng nguồn cấp tin tức). Để biết thêm thông tin về thông báo, hãy xem tạo một cảnh báo hoặc đăng ký với một nguồn cấp RSS.

Yêu cầu phê duyệt tài liệu     Bạn có thể yêu cầu tài liệu được phê duyệt trước khi mọi người có thể nhìn thấy chúng. Tài liệu vẫn nằm trong trạng thái đang chờ cho đến khi họ được phê duyệt hoặc từ chối bởi những người có quyền thực hiện như vậy. Bạn có thể kiểm soát những nhóm người dùng có thể xem tài liệu trước khi được phê duyệt. Tính năng này có thể hữu ích nếu thư viện của bạn có các hướng dẫn hoặc quy trình quan trọng cần phải là cuối cùng trước khi những người khác nhìn thấy chúng.

Đặt quyền    Nhóm SharePoint và mức cấp phép giúp bạn quản lý hiệu quả quyền truy nhập vào nội dung. Theo mặc định, quyền trên thư viện, thư mục trong thư viện và tài liệu được kế thừa từ trang web. Gán quyền duy nhất cho một thư viện hoặc tài liệu cụ thể có thể giúp bạn bảo vệ nội dung nhạy cảm, chẳng hạn như hợp đồng hoặc thông tin ngân sách, mà không hạn chế quyền truy nhập vào phần còn lại của trang. Để biết thêm thông tin về quyền, hãy xem Tìm hiểu các mức cấp phép trong SharePoint.

Tạo dòng công việc     Một thư viện tài liệu hoặc kiểu nội dung có thể sử dụng dòng công việc mà tổ chức của bạn đã xác định cho quy trình kinh doanh, chẳng hạn như quản lý phê duyệt tài liệu hoặc xem xét. Nhóm của bạn có thể áp dụng các quy trình kinh doanh cho tài liệu của mình, được gọi là dòng công việc, trong đó xác định những hành động cần được thực hiện trong một trình tự, chẳng hạn như các tài liệu được phê duyệt. Dòng công việc SharePoint là một cách tự động di chuyển tài liệu hoặc mục thông qua một chuỗi các hành động hoặc tác vụ. Ba dòng công việc sẵn dùng cho thư viện theo mặc định: phê duyệt, vốn sẽ định tuyến tài liệu đến một nhóm người để phê duyệt; Thu thập phản hồi, vốn sẽ định tuyến tài liệu đến một nhóm người để phản hồi và trả về tài liệu cho người khởi tạo dòng công việc dưới dạng trình biên dịch; và thu thập chữ ký, vốn sẽ định tuyến tài liệu đến một nhóm người để thu thập chữ ký điện tử của họ.

Để biết thêm thông tin về dòng công việc, hãy xem giới thiệu về dòng công việc được bao gồm trong SharePoint.

Xác định kiểu nội dung     Nếu nhóm của bạn hoạt động với một số loại tệp, chẳng hạn như trang tính, bản trình bày và tài liệu, bạn có thể mở rộng chức năng của thư viện của bạn bằng cách cho phép và xác định nhiều kiểu nội dung. Kiểu nội dung thêm tính linh hoạt và nhất quán trên nhiều thư viện. Mỗi kiểu nội dung có thể xác định một mẫu và thậm chí là các quy trình dòng công việc. Đạo luật mẫu làm điểm bắt đầu, để định dạng và bất kỳ văn bản mẫu nào và cho các thuộc tính áp dụng cho các tài liệu của kiểu đó, chẳng hạn như tên phòng ban hoặc số hợp đồng.

Theo dõi kiểm tra    Nếu bạn có một nhóm các tệp nhạy cảm và sẽ rất hữu ích khi biết các tài liệu đang được sử dụng, bạn có thể xác định chính sách cho phép bạn bật theo dõi các sự kiện, chẳng hạn như thay đổi tệp, sao chép hoặc xóa.

Đặt chính sách    Thiết đặt chính sách cho phép hết hạn tài liệu, xóa tự động hoặc xem lại định kỳ (thông qua một dòng công việc) các tài liệu đã đạt đến độ tuổi đã xác định. Khi thư viện phát triển, sử dụng các thiết đặt bố trí này có thể tiết kiệm thời gian và nỗ lực qua việc cố định dung lượng ổ đĩa cứng được đóng gói đầy đủ hoặc để tránh đạt đến giới hạn hạn ngạch.

Sử dụng trang Trung tâm Tài liệu    Bạn có thể sử dụng site Trung tâm Tài liệu khi muốn tạo, quản lý và lưu trữ số lượng lớn tài liệu. Trung tâm tài liệu được thiết kế để phục vụ với tư cách là kho tập trung để quản lý nhiều tài liệu. Tính năng, chẳng hạn như siêu dữ liệu và dẫn hướng dạng xem cây, kiểu nội dung và phần web, giúp bạn sắp xếp và truy xuất tài liệu. "Người điều hành nội dung" có thể nhanh chóng cấu hình dẫn hướng siêu dữ liệu để thực hiện tốt đối với hầu hết các thư viện mà không cần tạo chỉ mục rõ ràng. Hoặc người điều lệ nội dung có thể tạo chỉ mục để nâng cao hiệu suất trong phạm vi bộ lọc và dạng xem rộng hơn. Bạn có thể sử dụng site Trung tâm tài liệu dưới dạng môi trường tác giả (nơi người dùng kiểm tra tệp và tạo cấu trúc thư mục cho những tệp đó) hoặc là lưu trữ nội dung (trong đó người dùng chỉ xem hoặc tải lên tài liệu).

Cách thức mà bạn sắp xếp các tệp của mình trong một thư viện tùy thuộc vào nhu cầu của nhóm và cách bạn muốn lưu trữ và tìm kiếm thông tin của bạn. Một số kế hoạch có thể giúp bạn thiết lập cấu trúc hoạt động tốt nhất cho nhóm của mình. Các thư viện có một số tính năng giúp bạn làm việc với nhiều tệp trong một thư viện. Tuy nhiên, nhiều thư viện có thể phù hợp với nhóm của bạn tốt hơn.

Có một vài cách để tổ chức các tệp trong thư viện. Bạn có thể thêm cột, xác định dạng xem và tạo thư mục. Mỗi cách tiếp cận đều có những lợi thế riêng của mình, và bạn có thể kết hợp mỗi cách tiếp cận với nhau để phù hợp với các nhu cầu duy nhất của thư viện và nhóm của bạn.

Một số thư viện được tạo ra cho bạn khi bạn tạo một trang mới, chẳng hạn như thư viện tài liệu trong một site nhóm. Bạn có thể tùy chỉnh các thư viện này cho các mục đích của mình hoặc bạn có thể tạo các thư viện bổ sung của riêng bạn. Mỗi loại thư viện đều có một mục đích cụ thể và một số có một tập hợp các hành vi và tính năng khác nhau.

Thư viện tài nguyên     Để chia sẻ và quản lý tài nguyên phương tiện kỹ thuật số, chẳng hạn như ảnh, tệp âm thanh và video, sử dụng thư viện tài nguyên. Một thư viện tài sản giúp người dùng dễ dàng khám phá và tái sử dụng các tệp phương tiện kỹ thuật số mà người khác đã tạo, chẳng hạn như logo và hình ảnh công ty. Một thư viện tài sản cũng cung cấp các kiểu nội dung với các thuộc tính và dạng xem để quản lý và duyệt tài nguyên phương tiện, chẳng hạn như hình thu nhỏ và từ khóa siêu dữ liệu. Ví dụ, bạn có thể muốn quản lý và lưu trữ hình ảnh thương hiệu và các phân đoạn nội dung có thể dùng lại từ các ứng dụng để chúng sẵn dùng trong toàn bộ doanh nghiệp của bạn và nhất quán.

Thư viện bảng điều khiển    Có chứa các trang phần web, trang phần web với danh sách trạng thái và PerformancePoint đã triển khai bảng điều khiển.

Thư viện Kết nối Dữ liệu     Để đơn giản hóa việc duy trì và quản lý các kết nối dữ liệu, hãy sử dụng thư viện kết nối dữ liệu. Một thư viện kết nối dữ liệu là nơi tập trung để lưu trữ các tệp kết nối dữ liệu Office (ODC). Mỗi tệp trong số này (. ODC) chứa thông tin về cách xác định vị trí, đăng nhập, truy vấn và truy nhập nguồn dữ liệu ngoài. Tập trung các tệp ODC trong một thư viện kết nối dữ liệu cũng giúp chia sẻ, quản lý và tìm kiếm các tệp kết nối dữ liệu từ bên trong site SharePoint và giúp đảm bảo rằng dữ liệu và báo cáo doanh nghiệp, đặc biệt là các bảng tính, duy trì một tập hợp các giá trị và công thức là "một phiên bản của sự thật".

Thư viện tài liệu     Đối với nhiều kiểu tệp, bao gồm tài liệu và bảng tính, sử dụng thư viện tài liệu. Bạn có thể lưu trữ các loại tệp khác trong thư viện tài liệu, mặc dù một số loại tệp bị chặn vì lý do bảo mật. Khi bạn làm việc với các chương trình không bị chặn, bạn có thể tạo các tệp đó từ thư viện. Ví dụ, nhóm tiếp thị của bạn có thể có thư viện tài liệu riêng cho các tài liệu lập kế hoạch, bản phát hành tin tức và Ấn phẩm.

Thư viện biểu mẫu    Nếu bạn cần quản lý một nhóm các biểu mẫu kinh doanh dựa trên XML, hãy dùng một thư viện biểu mẫu. Ví dụ, tổ chức của bạn có thể muốn sử dụng thư viện biểu mẫu dành cho báo cáo chi phí. Thiết lập thư viện biểu mẫu yêu cầu trình soạn thảo XML hoặc chương trình thiết kế biểu mẫu XML, chẳng hạn như Microsoft InfoPath. Biểu mẫu mà mọi người điền chỉ là một tệp. XML có chứa dữ liệu (và chỉ dữ liệu) đã được nhập vào biểu mẫu, chẳng hạn như ngày chi phí và số tiền. Mọi thứ khác khiến báo cáo chi phí được cung cấp bởi mẫu biểu mẫu. Sau khi mọi người điền vào biểu mẫu, bạn có thể phối dữ liệu biểu mẫu hoặc xuất nó để phân tích.

Thư viện ảnh    Để chia sẻ một tập hợp các ảnh hoặc đồ họa kỹ thuật số, hãy sử dụng một thư viện ảnh. Mặc dù ảnh có thể được lưu trữ trong các loại thư viện SharePoint khác, các thư viện ảnh có một số lợi thế. Ví dụ: từ một thư viện ảnh, bạn có thể xem ảnh trong trình chiếu, tải ảnh xuống máy tính của bạn và chỉnh sửa ảnh bằng các chương trình đồ họa tương thích, chẳng hạn như Microsoft Paint. Cân nhắc việc tạo thư viện ảnh nếu bạn muốn lưu trữ ảnh của các sự kiện nhóm hoặc sản phẩm ra mắt. Bạn cũng có thể liên kết đến ảnh trong thư viện của bạn từ những nơi khác trên trang web của bạn, chẳng hạn như từ wiki, và blog.

Thư viện bản ghi     Để duy trì kho lưu trữ Trung tâm và quản lý các bản ghi của tổ chức hoặc tài liệu kinh doanh quan trọng, hãy dùng thư viện bản ghi. Ví dụ, tổ chức của bạn có thể cần phải tuân thủ các quy định tuân thủ yêu cầu có quy trình tổ chức để quản lý các tài liệu cần thiết. Một site Trung tâm bản ghi có thể chứa một số thư viện bản ghi để lưu trữ các loại bản ghi khác nhau. Đối với mỗi thư viện, bạn có thể đặt chính sách xác định những bản ghi nào để lưu trữ, cách định tuyến và quản lý các tài liệu và bao lâu những bản ghi này phải được giữ lại.

Thư viện báo cáo     Để đơn giản hóa việc tạo, quản lý và cung cấp các trang web, tài liệu và chỉ số hiệu suất then chốt (KPI) của số liệu và mục tiêu, hãy dùng thư viện báo cáo. Thư viện báo cáo là vị trí trung tâm, nơi bạn có thể tạo và lưu các báo cáo, chẳng hạn như sổ làm việc Excel và trang bảng điều khiển. Khi bạn phát hành một sổ làm việc Excel vào một thư viện báo cáo, đó là một đơn bấm được bật để mở trong dạng xem trình duyệt, đó là một cách thuận tiện để xem sổ làm việc mà không cần thêm nó vào trang phần web.

Thư viện sơ đồ quy trình (các đơn vị đo lường và Hoa Kỳ)    Để lưu trữ và chia sẻ tài liệu xử lý sơ đồ, chẳng hạn như những người được tạo bằng Microsoft Visio, hãy dùng một thư viện sơ đồ quy trình. Các thư viện đơn vị đo lường và Hoa Kỳ đều được thiết kế phù hợp với số đo tương ứng của chúng.

Thư viện trang wiki    Để tạo một tuyển tập các trang wiki được kết nối, hãy dùng thư viện trang wiki. Wiki cho phép nhiều người thu thập thông tin theo định dạng dễ dàng tạo và sửa đổi. Bạn cũng có thể thêm các trang wiki có chứa ảnh, bảng, siêu kết nối và liên kết nội bộ, vào thư viện của bạn. Ví dụ: Nếu nhóm của bạn tạo một site wiki cho một dự án, site có thể lưu trữ các mẹo và thủ thuật trong một chuỗi các trang kết nối với nhau.