Bật và cấu hình lập phiên bản cho một danh sách hoặc thư viện

Bật và cấu hình lập phiên bản cho một danh sách hoặc thư viện

Bạn có thể tack và quản lý thông tin qua thời gian với lập phiên bản trong danh sách và thư viện, cũng như xem và khôi phục các phiên bản trước đó từ lịch sử của mục.

Bạn có thể tạo danh sách trong Microsoft SharePoint, ứng dụng danh sách trong Microsoft 365 hoặc nhóm. Tìm hiểu cách bắt đầu với các danh sách trong Microsoft nhóm

Khi đã bật, các phiên bản mới sẽ được thêm vào lịch sử của một mục sau khi đã lưu các thay đổi. Số lượng phiên bản được lưu trữ và khả năng hiển thị của bản thảo hoặc phiên bản phụ có thể được sửa đổi cho từng danh sách và thư viện.

Bật và cấu hình lập phiên bản trong danh sách hoặc thư viện

  1. Mở danh sách hoặc thư viện mà bạn muốn bật lập phiên bản.

  2. Chọn thiết đặt Nút thiết đặt hình bánh răng , sau đó chọn thiết đặt danh sách hoặc thiết đặt thư viện.

    Menu thiết đặt với cài đặt danh sách được tô sáng

  3. Trên trang thiết đặt , chọn thiết đặt lậpPhiên bản.

    Hộp thoại thiết đặt thư viện với lập phiên bản được chọn.
  4. Từ trang thiết đặt phiên bản , bạn có các cài đặt sau đây:

    • Đối với thư viện tài liệu:

      • Yêu cầu phê duyệt nội dung cho các mục đã gửi.

      • Tạo một phiên bản mỗi lần bạn chỉnh sửa một tệp trong thư viện tài liệu này bằng cách sử dụng phiên bản chính hoặc các phiên bản chính và phụ.

      • Giới hạn số lượng phiên bản và Thư nháp để giữ nguyên.

      • Đặt ai có thể nhìn thấy các mục bản thảo.

      • Yêu cầu phải kiểm tra các tài liệu trước khi có thể sửa.

        Các tùy chọn thiết đặt thư viện trong SharePoint Online, Hiển thị phiên bản được bật
    • Đối với danh sách:

      • Yêu cầu phê duyệt nội dung cho các mục đã gửi.

      • Tạo một phiên bản mỗi lần bạn chỉnh sửa một mục trong danh sách.

      • Giới hạn số lượng phiên bản và Thư nháp để giữ nguyên.

      • Đặt ai có thể nhìn thấy các mục bản thảo trong danh sách.

        Các tùy chọn thiết đặt danh sách trong SharePoint Online, Hiển thị phiên bản được bật
  5. Chọn OK.

Để xem, khôi phục hoặc xóa phiên bản trước đó trong danh sách hoặc thư viện

  1. Mở danh sách hoặc thư viện với mục hoặc tài liệu mà bạn muốn xem lịch sử.

  2. Bên cạnh mục mà bạn muốn xem lịch sử, hãy chọn ... (dấu chấm lửng).

  3. Chọn lịch sử Phiên bản.

    Menu bấm chuột phải thư viện Tài liệu với lịch sử phiên bản được tô sáng

    Nếu bạn không thấy lịch sử Phiên bản, hãy chọn xem thêm, rồi chọn lịch sử Phiên bản.

  4. Trong hộp thoại lịch sử Phiên bản , hãy di chuột lên nối kết ngày trong phiên bản cũ hơn và để hiển thị menu, chọn mũi tên xuống.

    Nút hộp thoại thả xuống phiên bản
  5. Trong menu, bạn có thể thực hiện các thao tác sau.

    Menu mục phiên bản
    • Xem tài liệu hiện tại. Một hộp thoại sẽ xuất hiện nơi bạn có thể khôi phục hoặc xóa phiên bản trước đó, cũng như xem trạng thái phê duyệt hiện tại. Bạn cũng có thể sửa Phiên bản hiện tại từ hộp thoại này.

    • Khôi phục tài liệu. Một hộp thoại sẽ xuất hiện nhắc nếu bạn muốn làm cho tài liệu được phê duyệt hiện tại. Nó sẽ thêm nó dưới dạng một phiên bản mới.

    • Xóa tài liệu. Một hộp thoại sẽ xuất hiện nhắc nếu bạn chắc chắn muốn gửi mục đó đến thùng rác.

    • Từ chối Phiên bản này. Chỉ xuất hiện trên các tài liệu được phê duyệt, thay vì xóa bỏ.

  6. Khi bạn đã thực hiện xong, ở góc trên bên phải, hãy chọn X.

Bật và cấu hình lập phiên bản trong danh sách hoặc thư viện SharePoint 2016 hoặc SharePoint 2013

  1. Đi đến thư viện hoặc danh sách mà bạn muốn bật lập phiên bản.

  2. Trên ruy-băng, hãy chọn Thư viện hoặc danh sách.

    Tab Thư viện và duyệt trên Ribbon hoặc Tab danh sách được chọn trên ruy-băng

  3. Trong nhóm thiết đặt, chọn thiết đặt Thư viện hoặc thiết đặt danh sách.

    Nút thiết đặt thư viện SharePoint trên Ribbon hoặc Thiết đặt danh sách trên Ribbon

  4. Trên trang thiết đặt , chọn thiết đặt lậpPhiên bản.

    Hộp thoại thiết đặt thư viện với lập phiên bản được chọn.
  5. Trong trang thiết đặt phiên bản , các thiết đặt sau đây sẵn dùng:

    • Đối với thư viện tài liệu

      Hộp thoại các lựa chọn lập phiên bản
      • Yêu cầu phê duyệt nội dung cho các mục đã gửi.

      • Tạo một phiên bản mỗi lần bạn chỉnh sửa một tệp trong thư viện tài liệu này, chỉ các phiên bản chính, hoặc các phiên bản chính và phụ.

      • Giới hạn số lượng phiên bản và Thư nháp để giữ nguyên.

      • Đặt ai có thể nhìn thấy các mục bản thảo.

      • Yêu cầu phải kiểm tra các tài liệu trước khi có thể sửa.

    • Cho một danh sách

      • Yêu cầu phê duyệt nội dung cho các mục đã gửi.

      • Tạo một phiên bản mỗi lần bạn chỉnh sửa một mục trong danh sách.

      • Giới hạn số lượng phiên bản và Thư nháp để giữ nguyên.

      • Đặt ai có thể nhìn thấy các mục bản thảo trong danh sách.

  6. Chọn OK.

Để tắt lập phiên bản trong danh sách hoặc thư viện SharePoint 2016 hoặc 2013

Thực hiện các bước tương tự để bật, nhưng trên trang thiết đặt phiên bản , hãy chọn khônglập phiên bản. Để yêu cầu phê duyệt nội dung, bạn cũng có thể chọn không.

Để xem, khôi phục hoặc xóa phiên bản cũ hơn

Để khôi phục Phiên bản cũ hơn của tài liệu, hãy làm theo các bước sau.

  1. Đi đến danh sách hoặc thư viện với mục hoặc tài liệu mà bạn muốn xem lịch sử.

  2. Trên ruy-băng, hãy chọn tệphoặc chọn các mục. Nếu không có Ribbon, bên cạnh mục mà bạn muốn xem lịch sử, hãy chọn ... (dấu chấm lửng).

  3. Chọn lịch sử Phiên bản.

    Tab tệp với Lịch sử Phiên bản được tô sáng

    Nếu bạn không thấy lịch sử Phiên bản, trong hộp thoại, hãy chọn ... (dấu chấm lửng), rồi chọn lịch sử Phiên bản.

  4. Trong hộp thoại lịch sử Phiên bản , hãy di chuột lên nối kết ngày trong phiên bản cũ hơn và để hiển thị menu, chọn mũi tên xuống.

    Nút hộp thoại thả xuống phiên bản
  5. Trong menu, bạn có thể thực hiện các thao tác sau.

    Menu mục phiên bản
    • Xem tài liệu hiện tại. Một hộp thoại sẽ xuất hiện nơi bạn có thể sửa, khôi phục hoặc xóa, cũng như xem trạng thái phê duyệt hiện tại.

    • Khôi phục tài liệu. Hộp thoại xuất hiện sẽ nhắc nếu bạn muốn làm cho tài liệu được phê duyệt hiện tại. Nó sẽ thêm nó dưới dạng một phiên bản mới.

    • Xóa tài liệu. Hộp thoại xuất hiện nhắc nếu bạn chắc chắn muốn gửi mục đó đến thùng rác.

    • Từ chối Phiên bản này. Chỉ xuất hiện trên các tài liệu được phê duyệt, thay vì xóa bỏ.

  6. Khi bạn đã thực hiện xong, hãy bấm X ở góc trên bên phải.

Bật và cấu hình lập phiên bản trong danh sách hoặc thư viện SharePoint 2010

Để bật và cấu hình lập phiên bản trong danh sách hoặc thư viện, hãy làm theo các bước sau.

  1. Dẫn hướng đến danh sách hoặc thư viện mà bạn định làm việc. Nếu tên không xuất hiện trong ngăn khởi động nhanh , hãy chọn tất cả nội dung trang, rồi chọn tên danh sách hoặc thư viện của bạn.

  2. Trên ruy-băng, trong nhóm công cụ danh sách hoặc công cụ thư viện , hãy chọn tab danh sách hoặc Thư viện .

  3. Chọn cài đặt danh sách hoặc thiết đặt thư viện.

    Nút Thiết đặt Danh sách trên ribbon SharePoint hoặc Nút Thiết đặt Thư viện trên ribbon Thư viện SharePoint Foundation

    Trang thiết đặt danh sách hoặc thiết đặt thư viện sẽ mở ra.

  4. Bên dưới thiết đặt chung, chọn thiết đặt lậpPhiên bản.

    Các thiết đặt dưới, chọn lập phiên bản

    Hộp thoại Thiết đặt Phiên bản mở ra.

    Đặt các phiên bản chính và phụ, yêu cầu phê duyệt, xác định ai có thể xem mục và yêu cầu kiểm xuất.
  5. Thực hiện một trong những thao tác sau:

    Đối với thư viện tài liệu, trong mục lịch sử Phiên bản mục , bên dưới tạo một phiên bản mỗi lần bạn chỉnh sửa tệp trong thư viện tài liệu này?, hãy chọn phiên bản chính hoặc các phiên bản chính và phụ.

    Đối với danh sách, trong mục lịch sử Phiên bản mục , dưới tạo một phiên bản mỗi lần bạn sửa một mục trong danh sách này?, hãy chọn .

  6. Tùy chọn Chọn số lượng phiên bản bạn muốn giữ lại trong danh sách.

  7. Tùy chọn Đối với danh sách, hãy chọn số phiên bản được phê duyệt mà bạn muốn giữ lại Thư nháp. Tùy chọn này sẵn dùng trong phần phê duyệt nội dung khi bạn chọn .

    Đối với thư viện, hãy đặt một số bên dưới giữ bản thảo cho số lượng phiên bản chính sau.

  8. Tùy chọn Xác định người dùng nào có thể xem bản thảo mục. Trong danh sách, tùy chọn này chỉ sẵn dùng trong phần phê duyệt nội dung khi bạn đặt yêu cầu phê duyệt nội dung cho các mục đã gửi thành .

    Chọn một trong các thao tác sau.

    • Bất kỳ người dùng nào có thể đọc mục. Cho phép truy nhập vào bất kỳ ai đã đọc quyền đối với site.

    • Chỉ những người dùng có thể sửa mục. Giới hạn dạng xem của bản thảo cho những người có quyền chỉnh sửa.

    • Chỉ những người dùng có thể phê duyệt các mục (và tác giả của mục). Hạn chế dạng xem chỉ tới tác giả gốc của mục và những người có quyền để phê duyệt các mục trong danh sách.

  9. Để đóng hộp thoại và trở về trang thiết đặt , hãy chọn OK.

Đầu trang

Tắt lập phiên bản trong danh sách hoặc thư viện SharePoint 2010

Làm theo các bước tương tự để bật tính năng lập phiên bản, nhưng thực hiện một trong các thao tác sau:

  1. Đối với thư viện tài liệu, trong mục lịch sử Phiên bản mục , bên dưới tạo một phiên bản mỗi lần bạn chỉnh sửa tệp trong thư viện tài liệu này?, hãy chọn khônglập phiên bản.

  2. Đối với danh sách, trong mục lịch sử Phiên bản mục , dưới tạo một phiên bản mỗi lần bạn sửa một mục trong danh sách này?, hãy chọn không.

  3. Chọn OK.

Đầu trang

Xem, khôi phục hoặc xóa bỏ các phiên bản trong danh sách hoặc thư viện SharePoint 2010

  1. Đi đến danh sách hoặc thư viện với mục hoặc tài liệu mà bạn muốn xem lịch sử.

  2. Bên cạnh tài liệu hoặc mục mà bạn muốn xem lịch sử Phiên bản, hãy chọn mũi tên xuống, rồi chọn lịch sử Phiên bản.

    Menu thả xuống từ tài liệu với lịch sử Phiên bản được tô sáng
  3. Trong hộp thoại lịch sử Phiên bản , hãy di chuột lên nối kết ngày trong phiên bản cũ hơn và để hiển thị menu, chọn mũi tên xuống.

    Giao diện với danh sách thả xuống với dạng xem được tô sáng
  4. Trong menu, bạn có thể thực hiện các thao tác sau.

    • Xem tài liệu hiện tại. Một hộp thoại sẽ xuất hiện nơi bạn có thể sửa, khôi phục hoặc xóa, cũng như xem trạng thái phê duyệt hiện tại.

      Hộp thoại lịch sử Phiên bản SharePoint 2010

      Từ hộp thoại dạng xem , bạn có thể chỉnh sửa, mặc dù nó thường bị vô hiệu hóa. Để sửa, từ danh sách thả xuống trên tệp hoặc mục, hãy chọn sửa thuộc tính.

    • Khôi phục tài liệu. Hộp thoại xuất hiện sẽ nhắc nếu bạn muốn làm cho tài liệu được phê duyệt hiện tại. Nó thêm nó dưới dạng một phiên bản mới.

      Thả xuống phiên bản với khôi phục được tô sáng.
    • Xóa tài liệu. Hộp thoại xuất hiện nhắc nếu bạn chắc chắn muốn gửi mục đó đến thùng rác.

      Lịch sử Phiên bản với xóa được tô sáng trên một phiên bản
    • Không phát hành phiên bản này Hiển thị khi bạn đang dùng phê duyệt và phát hành trên tài liệu hoặc mục của bạn.

      Lập phiên bản thả xuống với không phát hành được tô sáng
  5. Khi bạn đã thực hiện xong, ở góc trên bên phải, hãy chọn X, nếu hộp thoại Phiên bản vẫn chưa đóng.

Các thiết đặt khác ảnh hưởng đến phiên bản

Bạn có thể cấu hình các thiết đặt khác ảnh hưởng đến phiên bản lập phiên bản. Trong danh sách và thư viện, bạn có thể yêu cầu nội dung được phê duyệt. Trong thư viện, bạn có thể yêu cầu kiểm xuất tệp.

Để biết thông tin về các thiết đặt này và nhiều hơn nữa, hãy xem lập phiên bản hoạt động như thế nào trong danh sách hoặc thư viện?

Bạn cần thêm trợ giúp?

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

Cảm ơn bạn đã phản hồi! Để trợ giúp tốt hơn, có lẽ chúng tôi sẽ kết nối bạn với một trong những nhân viên hỗ trợ Office của chúng tôi.

×