Loại bỏ dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân bằng cách kiểm tra tài liệu, bản trình bày hoặc sổ làm việc

Nội dung mà Giám định viên Tài liệu tìm thấy và loại bỏ Word liệu

Tùy chọn Người kiểm tra Tài liệu hiển thị một số Trình kiểm tra khác nhau giúp bạn tìm và loại bỏ dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân trong Word liệu trước khi chia sẻ.

Để nhanh chóng tìm và loại bỏ dữ liệu và thông tin::

1. Trong Giám định viên Tài liệu, chọn hoặc xóa các tùy chọn (như được mô tả bên dưới) để loại bỏ hoặc lưu.

2. Chọn Kiểm tra.

3. Xem lại kết quả kiểm tra, rồi chọn Loại bỏ Tất cả trên bất kỳ mục nào cần xóa.
   Để biết thông tin và thông tin về việc loại bỏ thông tin, hãy xem Sử dụng Giám định viên Tài liệu.

4. Chọn Kiểm tra lại hoặc Đóng.

Các loại dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân

Word liệu có thể chứa các loại dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân sau đây:

• Chú thích, dấu hiệu đính từ các thay đổi, phiên bản và chú giải viết tay được theo dõi    Nếu bạn đã cộng tác với người khác để tạo tài liệu, tài liệu của bạn có thể chứa các mục như dấu hiệu đính từ thay đổi được theo dõi, chú thích, chú giải viết tay hoặc phiên bản. Thông tin này có thể cho phép người khác xem tên của những người đã làm việc trên tài liệu của bạn, chú thích từ người xem lại và những thay đổi đã được thực hiện đối với tài liệu của bạn, những điều mà bạn có thể không muốn chia sẻ bên ngoài nhóm của mình.

• Thuộc tính tài liệu và thông tin cá nhân    Thuộc tính tài liệu hoặc siêu dữ liệu, bao gồm chi tiết về tài liệu của bạn, chẳng hạn như tác giả, chủ đề và tiêu đề. Thuộc tính tài liệu cũng bao gồm thông tin được chương trình Microsoft 365 động duy trì, chẳng hạn như tên của người đã lưu tài liệu gần đây nhất và ngày tạo tài liệu. Nếu bạn đã dùng các tính năng cụ thể, tài liệu của bạn cũng có thể chứa thêm một số dạng thông tin nhận diện được (PII), như đề mục email, thông tin gửi-để-xem lại, phiếu định lộ trình và tên mẫu.

• Đầu trang, chân trang và hình nền mờWord    có thể chứa thông tin trong đầu trang và chân trang. Ngoài ra, bạn có thể đã thêm hình nền mờ vào tài Word của mình.

• Văn bảnWord    có thể chứa văn bản được định dạng dưới dạng văn bản ẩn. Nếu bạn không biết tài liệu của mình có chứa văn bản ẩn hay không, bạn có thể sử dụng Người kiểm tra Tài liệu để tìm kiếm văn bản đó.

• Thuộc tính máy chủ tài liệu    Nếu tài liệu của bạn đã được lưu vào một vị trí trên máy chủ quản lý tài liệu, chẳng hạn như site Không gian Tài liệu hoặc thư viện dựa trên Windows SharePoint Services, thì tài liệu có thể chứa các thuộc tính tài liệu bổ sung hoặc thông tin liên quan đến vị trí máy chủ này.

• Dữ liệu XML tùy chỉnh    Tài liệu có thể chứa dữ liệu XML tùy chỉnh không nhìn thấy được trong chính bản thân tài liệu. Công cụ Người kiểm tra Tài liệu thể tìm và loại bỏ dữ liệu XML này.

Tìm và loại bỏ dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân với Giám định viên Tài liệu

1. Mở tài Word bạn muốn kiểm tra dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân.

2. Trên tab Tệp, chọn Lưu Như, rồi nhập tên vào hộp Tên tệp để lưu bản sao của tài liệu gốc của bạn.

3. Trong bản sao của tài liệu gốc của bạn, trên tab Tệp , chọn Thông tin.

4. Chọn Kiểm tra Sự cố, rồi chọn Kiểm tra Tài liệu.

5. Trong hộp thoại Giám định viên Tài liệu, chọn hộp kiểm để chọn kiểu nội dung ẩn bạn muốn được kiểm tra.

6. Chọn Kiểm tra.

7. Xem lại kết quả của lần kiểm tra trong hộp thoại Giám định viên Tài liệu.

8. Chọn Loại bỏ Tất cả bên cạnh kết quả kiểm tra cho các loại nội dung ẩn mà bạn muốn loại bỏ khỏi tài liệu của mình.

   Quan trọng: 

   • Nếu bạn loại bỏ nội dung ẩn khỏi tài liệu của mình, có thể bạn sẽ không khôi phục được nó bằng cách chọn Hoàn tác.

   • Nếu bạn muốn loại bỏ dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân khỏi tài liệu mà bạn lưu theo định dạng Văn bản OpenDocument (.odt), bạn phải chạy Người kiểm tra Tài liệu mỗi lần lưu tài liệu theo định dạng đó.

Nội dung mà Giám định viên Tài liệu tìm thấy và loại bỏ trong tài liệu Excel

Bảng này liệt kê các loại dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân mà Người kiểm tra Tài liệu có thể tìm và loại bỏ khỏi sổ làm việc của bạn.

Để nhanh chóng tìm và loại bỏ dữ liệu và thông tin:

1. Trong Giám định viên Tài liệu, chọn hoặc xóa các tùy chọn (như được mô tả bên dưới) để loại bỏ hoặc lưu.

2. Chọn Kiểm tra.

3. Xem lại kết quả kiểm tra, rồi chọn Loại bỏ Tất cả trên bất kỳ mục nào cần xóa.
   Để biết thông tin và thông tin về việc loại bỏ thông tin, hãy xem Sử dụng Giám định viên Tài liệu.

4. Chọn Kiểm tra lại hoặc Đóng.

Không phải tất cả thông tin đều có thể được loại bỏ, để biết thêm thông tin, hãy xem Thông tin mà Giám định viên Tài liệu tìm thấy nhưng không thể loại bỏ.

Tìm và loại bỏ dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân

Người kiểm tra Tài liệu giúp bạn tìm và loại bỏ dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân trong sổ làm Excel việc.

1. Hãy mở sổ làm việc mà bạn muốn kiểm tra dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân.

2. Trên tab Tệp, chọn Lưu Dưới dạng, rồi nhập một tên khác vào hộp Tên tệp để lưu bản sao của sổ làm việc gốc của bạn.

3. Trong bản sao của sổ làm việc gốc, trên tab Tệp , chọn Thông tin.

4. Chọn Kiểm tra Sự cố, rồi chọn Kiểm tra Tài liệu.

5. Trong hộp Giám định viên Tài liệu, hãy chọn hộp kiểm của các kiểu nội dung ẩn mà bạn muốn được kiểm tra. Để biết thêm thông tin về từng giám định viên, hãy xem mục Giám định viên Tài liệu tìm thấy và loại bỏ nội dung gì trong tài liệu Excel.

6. Chọn Kiểm tra.

7. Xem lại kết quả kiểm tra trong hộp Giám định viên Tài liệu.

8. Chọn Loại bỏ Tất cả bên cạnh kết quả kiểm tra cho các loại nội dung ẩn bạn muốn loại bỏ khỏi tài liệu của mình.

   Quan trọng: 

   • Nếu bạn loại bỏ nội dung ẩn khỏi sổ làm việc của mình, có thể bạn sẽ không khôi phục được nó bằng cách chọn Hoàn tác.

   • Nếu bạn loại bỏ các hàng, cột hoặc trang tính ẩn có chứa dữ liệu, bạn có thể làm thay đổi kết quả của những tính toán hay công thức trong sổ làm việc. Nếu bạn không biết các hàng, cột hoặc trang tính ẩn có chứa thông tin gì, hãy đóng Người kiểm tra Tài liệu, hủy ẩn các hàng, cột hoặc trang tính ẩn, rồi xem lại nội dung của chúng.

   • Không dùng được giám định viên cho Chú thích và Chú giải, Thuộc tính Tài liệu và Thông tin Cá nhân, và Đầu trang và Chân trang trong sổ làm việc đã được lưu dưới dạng sổ làm việc chung (Xem lại > Sổ làm việc Chung). Điều này là do sổ làm việc chung sử dụng thông tin cá nhân để cho phép những người khác nhau cộng tác trên cùng một sổ làm việc. Để loại bỏ thông tin này ra khỏi sổ làm việc chung, bạn có thể sao chép sổ làm việc đó rồi hủy chia sẻ nó. Để hủy chia sẻ sổ làm việc, trên tab Xem lại, chọn Chia sẻ Sổ làm việc và bỏ chọn Cho phép nhiều người dùng cùng thay đổi.

   • Nếu bạn muốn loại bỏ dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân khỏi bảng tính mà bạn lưu theo định dạng Bảng tính Tài liệu Mở (.ods), bạn cần chạy Người kiểm tra Tài liệu mỗi lần bạn lưu bảng tính theo định dạng này.

Các loại dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân trong Excel

Đây là một số mục có thể là nguồn của dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân trong sổ làm việc Excel bạn:

• Chú thích và chú giải viết tay    Sổ làm việc của bạn có thể chứa các mục như chú thích hoặc chú giải viết tay nếu bạn đã cộng tác với người khác để tạo sổ làm việc của mình. Thông tin này có thể cho phép người khác nhìn thấy tên của những người đã làm việc trên sổ làm việc của bạn, chú thích của người xem lại và các thay đổi đã được thực hiện đối với sổ làm việc của bạn.

• Thuộc tính tài liệu và thông tin cá nhân    Siêu dữ liệu hoặc thuộc tính tài liệu Excel, giống như trong các ứng dụng Microsoft 365 khác, bao gồm các chi tiết như tác giả, chủ đề và tiêu đề. Microsoft 365 tự động duy trì tên của người đã lưu sổ làm việc gần đây nhất, ngày tạo tài liệu và vị trí tài liệu. Có thể có các loại thông tin nhận dạng cá nhân khác (PII), chẳng hạn như tiêu đề email, thông tin gửi-để-xem lại, phiếu định tuyến, thuộc tính máy in (ví dụ, đường dẫn máy in và mật mã in bảo mật) và thông tin đường dẫn tệp cho các trang Web phát hành.

• Đầu trang và chân trang    Sổ làm việc có thể có thông tin trong đầu trang và chân trang.

• Hàng, cột và trang tính bị ẩn    Sổ làm việc có thể có những hàng, cột và toàn bộ trang tính bị ẩn đi. Nếu bạn phân phát một bản sao của sổ làm việc có chứa những hàng, cột hay trang tính ẩn, thì người khác có thể hủy ẩn chúng và xem dữ liệu chứa trong đó.

• Thuộc tính máy chủ tài liệu    Sổ làm việc được lưu vào một vị trí trên máy chủ quản lý tài liệu, chẳng hạn như site Không gian Tài liệu hoặc thư viện dựa trên Windows SharePoint Services, có thể chứa các thuộc tính tài liệu bổ sung hoặc thông tin liên quan đến vị trí máy chủ.

• Dữ liệu XML tùy chỉnh    Sổ làm việc có thể chứa dữ liệu XML tùy chỉnh vốn không hiển thị trong chính tài liệu đó. Công cụ Người kiểm tra Tài liệu thể tìm và loại bỏ dữ liệu XML này.

• Nội dung không hiển thị    Sổ làm việc có thể có các đối tượng không hiển thị ra vì chúng được định dạng ẩn.

• Nối kết Ngoài    Sổ làm việc có thể có các nối kết đến dữ liệu trong những sổ làm việc khác (nối kết ngoài). Lúc này tên của những trang tính có chứa dữ liệu đó sẽ được lưu cùng với sổ làm việc nhưng có thể không hiển thị ra.

• Tệp hay đối tượng nhúng    Sổ làm việc có thể có các tệp nhúng (chẳng hạn như tài liệu Microsoft 365 hoặc tài liệu Văn bản) hoặc các đối tượng nhúng (chẳng hạn như biểu đồ hoặc phương trình) có thể có dữ liệu không hiển thị.

• Mã macro của VBA    Sổ làm việc có thể có macro, mô-đun VBA, COM hay điều khiển ActiveX, Biểu mẫu Người dùng, hoặc Hàm do Người dùng Xác định (UDF) vốn có thể chứa dữ liệu ẩn.

• Các mục có thể có dữ liệu lưu trong bộ đệm ẩn    Sổ làm việc có thể có dữ liệu lưu trong bộ đệm ẩn cho PivotTable, PivotChart, slicer, đường thời gian và các hàm Cube vốn có thể không hiển thị ra.

• Khảo sát Excel    Sổ làm việc có thể có Excel các câu hỏi Khảo sát đã được nhập Excel dành cho web và lưu cùng với sổ làm việc, nhưng không hiển thị ở đó.

• Các kịch bản trong Trình quản lý Kịch bản    Sổ làm việc có thể có các kịch bản được xác định bằng cách dùng Trình quản lý Kịch bản. Những kịch bản này có thể chứa dữ liệu lưu trong bộ đệm ẩn hoặc được ẩn đi.

• Bộ lọc    Sổ làm việc có thể có Tự Lọc hay bộ lọc bảng vốn có thể làm cho dữ liệu trong bộ đệm ẩn hoặc dữ liệu ẩn được lưu cùng với sổ làm việc.

• Tên ẩn    Sổ làm việc có thể có tên ẩn vốn có thể là nguồn của dữ liệu ẩn.

Thông tin mà Giám định viên Tài liệu tìm thấy nhưng không thể loại bỏ

Báo Người kiểm tra Tài liệu phát hiện các mục sau có thể có dữ liệu không hiển thị trong sổ làm việc của bạn. Công cụ này không thể loại bỏ những mục này cho bạn vì nó có thể làm cho sổ làm việc không hoạt động đúng cách. Bạn có thể kiểm tra từng mục được tìm thấy và quyết định có muốn loại bỏ mục đó theo cách thủ công hay muốn thay thế nó bằng một mục không có dữ liệu ẩn, chẳng hạn như ảnh tĩnh.

Thông tin mà Giám định viên Tài liệu tìm và loại bỏ

Bảng này liệt kê các loại dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân mà Người kiểm tra Tài liệu thể tìm và loại bỏ khỏi bản trình bày PowerPoint của bạn.

Để nhanh chóng tìm và loại bỏ dữ liệu và thông tin:

1. Trong Giám định viên Tài liệu, chọn hoặc xóa các tùy chọn (như được mô tả bên dưới) để loại bỏ hoặc lưu.

2. Chọn Kiểm tra.

3. Xem lại kết quả kiểm tra, rồi chọn Loại bỏ Tất cả trên bất kỳ mục nào cần xóa.
   Để biết thông tin và thông tin về việc loại bỏ thông tin, hãy xem Sử dụng Giám định viên Tài liệu.

4. Chọn Kiểm tra lại hoặc Đóng.

Không phải tất cả các dữ liệu và thông tin ẩn đều có thể bị loại bỏ Người kiểm tra Tài liệu. Để biết thêm thông tin, hãy xem Thông tin mà Giám định viên Tài liệu tìm thấy nhưng không thể loại bỏ.

Nếu tổ chức của bạn đã tùy chỉnh Người kiểm tra Tài liệu bằng cách thêm mô-đun Giám định viên, bạn có thể kiểm tra bản trình bày của mình xem có loại thông tin bổ sung không.

Tìm và loại bỏ dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân

1. Mở bản trình PowerPoint bạn muốn kiểm tra dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân.

2. Trên tab Tệp, chọn Lưu Dưới dạng, rồi nhập tên vào hộp Tên tệp để lưu bản sao của bản trình bày gốc.

3. Trong bản sao của bản trình bày gốc, trên tab Tệp , chọn Thông tin.

4. Chọn Kiểm tra Sự cố, rồi chọn Kiểm tra Tài liệu.

5. Trong hộp thoại Giám định viên Tài liệu, chọn hộp kiểm để chọn kiểu nội dung ẩn bạn muốn được kiểm tra. Để biết thêm thông tin về từng Giám định viên, hãy xem Loại bỏ dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân bằng cách kiểm tra tài liệu , bản trình bày hoặc sổ làm việc.

6. Chọn Kiểm tra.

7. Xem lại kết quả của lần kiểm tra trong hộp thoại Giám định viên Tài liệu.

8. Chọn Loại bỏ Tất cả bên cạnh kết quả kiểm tra cho các loại nội dung ẩn mà bạn muốn loại bỏ khỏi tài liệu của mình.

   • Nếu bạn loại bỏ nội dung ẩn khỏi bản trình bày, có thể bạn sẽ không khôi phục được nó bằng cách chọn Hoàn tác.

   • Nếu bạn muốn loại bỏ dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân khỏi bản trình bày mà bạn lưu theo định dạng Bản trình bày OpenDocument (.odp), bạn phải chạy Người kiểm tra Tài liệu mỗi lần bạn lưu bản trình bày theo định dạng này.

Sau khi sử dụng Giám định viên Tài liệu để loại bỏ thông tin cá nhân, nếu bạn tiếp tục sửa đổi bản trình bày, PowerPoint sẽ tiếp tục tự động loại bỏ thông tin cá nhân khi lưu tệp này. Tuy nhiên, nếu vẫn cần có thêm tính năng chỉnh sửa cộng tác cho bản trình bày này (ví dụ: bạn cần giữ tên của đồng tác giả được liên kết với chú thích mà họ để lại), bạn có thể ngăn PowerPoint tự động loại bỏ thông tin cá nhân, bằng cách bấm vào nút "Thay đổi thiết đặt" trong thông báo "Đã bật Tính năng Loại bỏ Thông tin Cá nhân".

Các loại dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân

PowerPoint trình bày có thể lưu một số loại dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân. Mặc dù thông tin này có thể không hiển thị ngay lập tức, nhưng bạn vẫn có thể truy xuất thông tin này từ bản trình bày của mình.

Thông tin ẩn có thể bao gồm dữ liệu PowerPoint thêm để cho phép bạn cộng tác tạo bản trình bày với người khác. Nó cũng có thể bao gồm thông tin bạn chủ tâm chỉ định là ẩn.

PowerPoint trình bày có thể chứa các loại dữ liệu ẩn và thông tin cá nhân sau đây:

• Chú thích và chú giải viết tay    Nếu bạn cộng tác với người khác để tạo bản trình bày, bản trình bày của bạn có thể chứa các mục như chú thích hoặc chú giải viết tay. Thông tin này có thể cho phép người khác xem các thay đổi đã được thực hiện và tên của những người đã làm việc trên bản trình bày của bạn, cùng với chú thích từ người xem lại.

• Dữ liệu theo dõi sửa đổi   Khi bạn cộng tác trên một tài liệu dùng chung được lưu trữ trong đám mây, PowerPoint 2016 cho Microsoft 365 sẽ lưu trữ dữ liệu về người đã thực hiện thay đổi đối với tài liệu và thời điểm thực hiện thay đổi.

• Thuộc tính tài liệu và thông tin cá nhân    Thuộc tính tài liệu, còn được gọi là siêu dữ liệu, bao gồm chi tiết về bản trình bày của bạn như tác giả, chủ đề và tiêu đề. Thuộc tính tài liệu cũng bao gồm thông tin được chương trình Microsoft 365 động duy trì, chẳng hạn như tên của người đã lưu tài liệu gần đây nhất và ngày tạo tài liệu. Nếu bạn đã sử dụng các tính năng cụ thể, tài liệu của bạn cũng có thể chứa thêm các loại thông tin nhận dạng cá nhân (PII), chẳng hạn như tiêu đề email, thông tin gửi-để-xem lại, phiếu định tuyến và thông tin đường dẫn tệp để phát hành các trang Web.

• Ẩn nội dung trên trang chiếu    Bản trình bày của bạn có thể chứa các đối tượng không hiển thị ra vì chúng được định dạng ẩn.

• Nội dung trang chiếuPowerPoint    bản trình bày có thể chứa các đối tượng không hiển thị ngay lập tức vì chúng được kéo ra khỏi trang chiếu vào vùng ngoài trang chiếu. Nội dung ngoài trang chiếu này có thể bao gồm hộp văn bản, clip art, đồ họa và bảng.

• Ghi chú bản trình bày    Phần Ghi chú của bản trình bày PowerPoint có thể chứa văn bản mà bạn có thể không muốn chia sẻ công khai, đặc biệt là khi các ghi chú chỉ được viết cho người đang trình bày.

• Thuộc tính máy chủ tài liệu    Nếu bản trình bày của bạn đã được lưu vào một vị trí trên máy chủ quản lý tài liệu, chẳng hạn như site Không gian Tài liệu hoặc thư viện dựa trên Windows SharePoint Services, bản trình bày có thể chứa các thuộc tính tài liệu bổ sung hoặc thông tin liên quan đến vị trí máy chủ này.

• Dữ liệu XML tùy chỉnh    Bản trình bày có thể chứa dữ liệu XML tùy chỉnh không hiển thị trong chính tài liệu đó. Công cụ Người kiểm tra Tài liệu thể tìm và loại bỏ dữ liệu XML này.

Thông tin mà Giám định viên Tài liệu tìm thấy nhưng không thể loại bỏ

Hộp Người kiểm tra Tài liệu hiện các mục sau có thể có dữ liệu không hiển thị trong bản trình bày của bạn. Người kiểm tra Tài liệu thể loại bỏ các mục này cho bạn vì điều này có thể khiến bản trình bày không hoạt động đúng cách. Bạn có thể kiểm tra từng mục được tìm thấy và quyết định có muốn loại bỏ mục đó theo cách thủ công hay muốn thay thế nó bằng một mục không có dữ liệu ẩn, chẳng hạn như ảnh tĩnh.

Giám định viên Tài liệu và dữ liệu cá nhân

Dữ liệu theo dõi sửa đổi, được giới thiệu trong PowerPoint 2016 bản dựng 8403 dành cho Người dùng nội bộ Microsoft 365, minh họa một giới hạn về bản Người kiểm tra Tài liệu. Ví dụ: Kelly và Linda cộng tác trên Bản trình bày A Microsoft 365. Dữ liệu theo dõi sửa đổi (nghĩa là tên người dùng và thời gian khi họ thực hiện chỉnh sửa) được thêm vào bản trình bày. Nếu Mohammed sau đó mở Bản trình bày A trong phiên bản PowerPoint cũ hơn và chạy Người kiểm tra Tài liệu trên tệp để loại bỏ dữ liệu cá nhân, Người kiểm tra Tài liệu trong phiên bản PowerPoint đó sẽ không thể phát hiện và loại bỏ dữ liệu theo dõi sửa đổi được thêm vào bản trình bày bằng phiên bản PowerPointMicrosoft 365 mới hơn mà Kelly và Linda sử dụng. Mohammed không thể xóa dữ liệu theo dõi sửa đổi mà không nâng cấp lên phiên bản hiện tại của PowerPoint và sau đó chạy Người kiểm tra Tài liệu