Người hỗ trợ trong cuộc họp Microsoft Teams

Thêm Người hướng dẫn vào lời mời họp

Có ba cách tiềm năng để bạn có thể thêm Người hướng dẫn vào cuộc họp thông qua lời mời họp:

• Sử dụng nút bật tắt Người hướng dẫn trong lời mời họp.

• Sử dụng tùy chọn Bật cho Người hướng dẫn trong lời mời họp.

• Sử dụng ngăn Tùy chọn cuộc họp.

Sau khi người hướng dẫn được bật, cuộc họp của bạn sẽ được tự động chuyển ngữ.

Tạo lịch công tác cho cuộc họp

Người hướng dẫn sẽ tự động tìm kiếm chương trình làm việc trong phần mô tả cuộc họp và Loop ghi chú cuộc họp. Để Người hướng dẫn trích xuất chương trình họp từ ghi chú cuộc họp hoặc lời mời họp, hãy hoàn thành các bước sau đây:

1. Viết chương trình họp trong mô tả cuộc họp hoặc ghi chú cuộc họp Loop phần trước khi cuộc họp bắt đầu.

2. Bật Người hướng dẫn trong quá trình lên lịch hoặc khi bắt đầu cuộc họp.

3. Người hỗ trợ sẽ đọc chương trình nghị sự và gửi tin nhắn trong chat.

Chương trình cũng có thể được cung cấp bởi @mentioning điều phối viên trong cuộc trò chuyện trong cuộc họp.

Ví dụ, "@Facilitator, here's the agenda: introductions (5 minutes), product discussion (25 minutes)."

Thêm Người điều phối trong cuộc họp

1. Chọn Xem thêm hành từ điều khiển cuộc họp.

2. Chọn Bật Người hỗ trợ từ menu.

Khi bạn bật Bộ hướng dẫn, bạn sẽ được yêu cầu chọn ngôn ngữ nếu ngôn ngữ cho cuộc họp chưa được chọn.

Sau khi Người hướng dẫn được bật, cuộc họp của bạn sẽ tự động được dịch và nội dung ghi lại sẽ tiếp tục miễn là bản chép lại được bật. Nếu bản chép lại bị tắt, nội dung ghi lại sẽ dừng cho đến khi bản chép lại được bật lại.

Biểu tượng Ghi chú trong điều khiển cuộc họp sẽ thay đổi , cho biết các ghi chú do AI tạo đang bật. Ghi chú do AI tạo sẽ không xuất hiện ngay lập tức nhưng sẽ bắt đầu một vài phút sau đó dựa trên cuộc thảo luận được ghi lại trong bản chép lại.
 

Sử dụng chương trình làm việc để giữ cho cuộc họp luôn đúng tiến độ

Người hướng dẫn sẽ tự động theo dõi chương trình làm việc khi tìm thấy lịch công tác trong lời mời họp hoặc ghi chú cuộc họp hoặc khi chương trình họp được cung cấp trong trò chuyện.

• Để bắt đầu theo dõi, @mention hỗ trợ và cung cấp chương trình làm việc. Ví dụ, "@Facilitator, here's the agenda: introductions (5 minutes), product discussion (25 minutes)."

• Để chỉnh sửa chương trình làm việc, @mention điều phối viên và yêu cầu họ thực hiện thay đổi. Ví dụ: "Xem @Facilitator, thêm 'Đánh giá chiến lược' vào chương trình nghị sự trong 15 phút."

Người hướng dẫn giúp người dự theo dõi thời gian đối với các mục lịch công tác đó bằng cách chia sẻ chương trình làm việc theo bộ hẹn giờ trên giai đoạn cuộc họp. Nếu chương trình nghị sự có phân bổ thời gian, bộ hẹn giờ sẽ giúp theo dõi thời gian cho từng chủ đề.

Người cố vấn lắng nghe cuộc thảo luận cuộc họp và đánh dấu các chủ đề bằng dấu kiểm sau khi thảo luận cho chủ đề đó đã bắt đầu.

• Người hỗ trợ đánh dấu các chủ đề có dấu kiểm tại các khoảng thời gian trong cuộc họp, không phải ngay sau khi cuộc thảo luận đã bắt đầu.

Ghi chú với Người hỗ trợ trên thiết bị di động

Chụp, chuyển ngữ ngay lập tức và tổ chức các ghi chú cuộc họp trực tiếp—hoàn chỉnh với sự khác biệt của diễn giả và các bản chụp lại có thể thực hiện—ngay từ thiết bị di động của bạn.  

Để ghi chú với Người hướng dẫn: 

Có thể mất vài phút để ghi chú trực tiếp tạo ra khi nội dung nói được thu thập. Sau khi cuộc họp kết thúc, bạn sẽ có thể xem các ghi chú hoặc nhận được một nối kết có thể chia sẻ. Để truy nhập các ghi chú sau, cũng như Copilot, hãy mở cuộc họp trong lịch hoặc danh sách trò chuyện của bạn và xem phần viết lại. 

Để tìm hiểu thêm về ghi chú cuộc họp trong Teams, hãy xem Ghi chú cuộc họp trong Microsoft Teams. 

Xem lại nội dung do AI tạo ra sau cuộc họp

Bất kỳ nội dung nào được tạo ra bởi Người hướng dẫn trong cuộc họp có thể được truy cập thông qua trò chuyện cuộc họp và ghi chú cuộc họp trong Recap sau khi cuộc họp kết thúc.

1. Đi tới Trò chuyện ở bên trái của Teams.

2. Chọn cuộc trò chuyện trong cuộc họp mà bạn đã bật Người hỗ trợ.

3. Chọn mục Nội dung tóm tắt ở phía trên cùng của phần trò chuyện trong cuộc họp. Bạn cũng có thể mở phần trò chuyện trong cuộc họp, rồi chọn Xem nội dung tóm tắt từ hình thu nhỏ cuộc họp.

4. Chọn chú.

Ghi chú cuộc họp do AI tạo ra được lưu trữ trong trang Microsoft Loop và bất kỳ người dự cuộc họp nào cũng có thể chỉnh sửa trang Loop trước, trong hoặc sau cuộc họp, cũng như sửa các ghi chú do AI tạo ra trong và sau cuộc họp. Ngoài các ghi chú do AI tạo theo thời gian thực trong tab Ghi chú, tab tóm tắt AI còn bao gồm bản tóm tắt bản chép lại đầy đủ được tạo sau cuộc họp.

Đặt câu hỏi cho Người hướng dẫn trong cuộc trò chuyện cuộc họp

Người hướng dẫn hoạt động như một thành viên nhóm cộng tác trong cuộc trò chuyện cuộc họp và có thể giúp tìm kiếm trên web cũng như trả lời các câu hỏi về cuộc hội thoại trong cuộc họp. Chỉ cần đề @Facilitator tới:

• Nhanh chóng tóm tắt để bắt kịp.

• Đặt câu hỏi về cuộc họp/trò chuyện hoặc tài liệu được chia sẻ.

• Tìm câu trả lời về hội thoại hoặc chủ đề chung.

• Duy trì cập nhật cho nhóm với thông tin chuyên sâu chính.

• Tìm kiếm thông tin liên quan trên web để chia sẻ.

• Đặt câu hỏi về chương trình nghị sự và thời gian.

Quản lý tác vụ của bạn 

Người trợ giúp có thể giúp bạn quản lý các nhiệm vụ từ cuộc họp. Ngoài các nhiệm vụ mà Bộ hướng dẫn sẽ tự động ghi lại trong suốt cuộc họp, bạn có thể yêu cầu Người hướng dẫn trực tiếp thông qua trò chuyện cuộc họp để tạo, chỉnh sửa và giao các tác vụ khác đồng bộ với Planner. Bạn cũng có thể truy vấn về các tác vụ cụ thể hoặc tất cả các tác vụ liên quan đến cuộc họp đó.

Tạo tài liệu

Người hướng dẫn có thể tạo tài Word hoặc Loop liệu dựa trên một chủ đề cụ thể từ cuộc họp bằng cách nhập @Facilitator, cùng với yêu cầu. Người hướng dẫn cũng sẽ đề nghị hỗ trợ khi đang thảo luận về việc tạo tài liệu. Trong những trường hợp này, bạn sẽ phải chấp nhận và xác nhận Người hướng dẫn để tạo bản nháp đó. 
​​​​​​​