Phụ lục về quyền riêng tư đối với Microsoft Lync 2010

Nội dung

• Phụ lục về quyền riêng tư đối với Microsoft Lync 2010

• Lưu trữ

• Nguồn cấp về Hoạt động Cập nhật

• Dịch vụ Thử Âm thanh

• Nhật ký Cuộc gọi

• Ủy quyền Cuộc gọi

• Đặt tùy chọn Chuyển tiếp Cuộc gọi

• Nhận dạng đối tượng gọi trong Bảng phân công Cuộc họp

• Ghi nhật ký Phía Máy khách

• Thu thập Nhật ký

• Thẻ Liên hệ

• Lịch sử Hội thoại

• Chương trình Cải thiện Trải nghiệm Khách hàng

• Chia sẻ Màn hình nền/Chương trình

• Điều khiển Chia sẻ Màn hình nền/Chương trình

• Dịch vụ Khẩn cấp (911)

• Vị trí

• Phần đính kèm cho Cuộc họp

• Quay số ra trong cuộc họp

• API được Quản lý trong Lync 2010

• Bổ trợ Họp Trực tuyến cho Outlook

• Truyền Tệp Ngang hàng

• Ảnh Cá nhân

• Thông tin Hiện diện và Liên hệ

• Bỏ phiếu

• Cộng tác trên PowerPoint

• Chế độ Bảo mật

• Ghi

• Tìm kiếm Kỹ năng

• Lưu trữ Liên hệ Hợp nhất

• Cải thiện Chất lượng Thoại

• Cộng tác qua Bảng trắng

Phụ lục về quyền riêng tư đối với Microsoft Lync 2010

Trang này là phụ lục của Điều khoản về Quyền riêng tư đối với các Sản phẩm Microsoft Lync. Để hiểu việc thu thập dữ liệu và áp dụng thực tiễn liên quan tới một sản phẩm hay dịch vụ Microsoft Lync cụ thể, bạn nên đọc cả Điều khoản Quyền riêng tư cho các sản phẩm Microsoft Lync và bản bổ sung này.

Bổ sung về quyền riêng tư này đề cập đến việc triển khai và sử dụng phần mềm truyền thông Microsoft Lync 2010 được triển khai trong mạng của bạn hoặc doanh nghiệp của bạn. Nếu bạn đang sử dụng Microsoft Lync Server 2010 làm dịch vụ (nói cách khác, nếu một bên thứ ba [ví dụ, Microsoft] đang lưu trữ các máy chủ mà phần mềm chạy trên đó), thông tin sẽ được truyền tới bên thứ ba đó. Để biết thêm về việc sử dụng dữ liệu được truyền tới bên thứ ba đó, vui lòng tham vấn ý kiến của người quản trị doanh nghiệp hoặc nhà cung cấp dịch vụ của bạn.

Lưu trữ

Tác dụng của Tính năng này: Tính năng lưu trữ cho phép người quản trị của bạn lưu trữ các cuộc hội thoại nhắn tin tức thời, hoạt động và nội dung cuộc họp, cũng như các đặc điểm sử dụng, chẳng hạn như đăng nhập người dùng và cuộc hội thoại bắt đầu và tham gia.

Thông tin được Thu thập, Xử lý hoặc Truyền đi: Tính năng lưu trữ lưu trữ nội dung của các cuộc hội thoại nhắn tin tức thời, thông tin về việc sử dụng nhắn tin tức thời, nội dung cuộc họp và thông tin cuộc họp trên máy chủ mà người quản trị của bạn cấu hình. Không thông tin nào được gửi đến Microsoft.

Sử dụng Thông tin: Người quản trị của bạn có thể dùng thông tin này để quản trị việc doanh nghiệp của bạn sử dụng Lync 2010.

Lựa chọn/Điều khiển: Tính năng lưu trữ được tắt theo mặc định và phải được người quản trị doanh nghiệp bật. Bạn nên xem lại chính sách sử dụng và giám sát dữ liệu của công ty mình để xác định xem tính năng lưu trữ có thể được bật hay không.

Nguồn cấp về Hoạt động Cập nhật

Tác dụng của Tính năng này: Nguồn cấp về Hoạt động cho phép bạn xem "cập nhật xã hội" từ các liên hệ trên danh sách Liên hệ của bạn. Tính năng này cho phép bạn hiển thị cho người khác các ghi chú cá nhân gần đây nhất của bạn, các thay đổi đối với ảnh của bạn và các thay đổi đối với chức danh hoặc địa điểm văn phòng của bạn.

Thông tin được Thu thập, Xử lý hoặc Truyền đi: Bạn sẽ phát hành thông tin này thông qua hiện diện trong Lync:

• Thời gian cập nhật ảnh công ty của bạn (từ danh bạ công ty của công ty bạn, chẳng hạn Dịch vụ miền danh mục hiện hoạt)

• Ảnh web (mà bạn tải lên và muốn người khác nhìn thấy) với thời gian cập nhật

• Thời gian chức danh công ty của bạn thay đổi

• Thời gian thay đổi vị trí văn phòng công ty của bạn

• Lịch sử một số ghi chú cá nhân gần nhất mà bạn đã đăng

• Ghi chú Hết thời gian Office của bạn khỏi danh Microsoft Exchange Server

Không thông tin nào được gửi đến Microsoft.

Sử dụng Thông tin: Thông tin này sẽ được chia sẻ với các liên hệ đang xem nguồn cấp dữ liệu hoạt động của bạn và thuộc quan hệ bảo mật Gia đình và Bạn bè, Nhóm làm việc, Đồng nghiệp hoặc Liên hệ Bên ngoài.

Lựa chọn/Điều khiển:

Bạn có thể kiểm soát việc thông tin trên có được chia sẻ hay không bằng cách làm như sau:

1. Từ menu Công cụ , bấm vào Tùy chọn.

2. Trên tab Cá nhân , bên dưới Nguồn cấp dữ liệu Hoạt động, bật hoặc tắt chia sẻ các bản cập nhật này. Ghi chú cá nhân hiện tại và ghi chú ngoài văn phòng hiện tại của bạn sẽ xuất hiện trong Nguồn cấp dữ liệu Hoạt động, nếu chúng được đặt. Nếu bạn không muốn hiển thị thông tin trong ghi chú cá nhân của mình, bạn chỉ cần để trống trường ghi chú.

3. Bấm OK.

Dịch vụ Thử Âm thanh

Tác dụng của Tính năng này: Nút Kiểm tra Chất lượng Cuộc gọi cho phép bạn thực hiện một cuộc gọi thử trên Lync để bạn có thể kiểm tra chất lượng thoại của cuộc gọi. Nó cho phép bạn nghe âm thanh của bạn như thế nào trong một cuộc gọi thực sự. Khi bạn thực hiện một cuộc gọi thử, Dịch vụ Thử Âm thanh sẽ nhắc bạn ghi lại đoạn thoại mẫu sau một tiếng bíp. Mẫu giọng nói của bạn sẽ được ghi lại trong một khoảng thời gian xác định trước (ví dụ 5 giây) và sau đó được phát lại cho bạn. Nếu mạng không tối ưu, hoặc nếu bạn không có thiết lập thiết bị tốt, bạn sẽ phát hiện thấy điều này từ tính năng phát lại bản ghi.

Thông tin được Thu thập, Xử lý hoặc Truyền đi: Nếu bạn thực hiện một cuộc gọi thử, Dịch vụ Thử Âm thanh sẽ ghi lại đoạn thoại mẫu của bạn sau khi được nhắc. Các mẫu thoại sẽ bị xóa sau khi bạn kết thúc cuộc gọi. Không thông tin nào được gửi đến Microsoft.

Sử dụng Thông tin: Đoạn thoại mẫu dành cho riêng bạn để kiểm tra âm thanh của bạn trong cuộc gọi thực và cho bạn biết rằng thiết bị của bạn được thiết lập đúng cách và sẵn sàng thực hiện cuộc gọi. Người dùng có thể nghe đoạn thoại được ghi lại này để xác định xem họ đã sẵn sàng thực hiện cuộc gọi thực tế hay chưa bằng cách xác minh rằng thiết bị của họ đang hoạt động đúng cách và âm thanh đang được kết xuất đúng cách.

Lựa chọn/Điều khiển: Nếu bạn không muốn ghi lại đoạn thoại mẫu, bạn có thể chọn không thực hiện cuộc gọi thử này. Bạn có thể thực hiện một cuộc gọi thử như sau:

1. Từ menu Công cụ , bấm vào Tùy chọn.

2. Trên tab Thiết bị Âm thanh, bấm nút Kiểm tra Chất lượng Cuộc gọi và làm theo hướng dẫn.

3. Bấm OK.

Nhật ký Cuộc gọi

Tác dụng của Tính năng này: Nhật ký Cuộc gọi cho phép bạn lưu trữ bản ghi cuộc gọi thoại Lync trong thư mục Microsoft Outlook của bạn.

Thông tin được Thu thập, Xử lý hoặc Truyền đi: Thông tin về cuộc gọi thoại của bạn, chẳng hạn như thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc, thời lượng và người dự cuộc gọi, sẽ được lưu trữ trong thư mục Lịch sử Hội thoại Outlook bạn. Bạn hoặc người quản trị doanh nghiệp của bạn cũng có thể ghi nhật ký chủ đề và địa điểm cuộc họp bằng cách chọn sử dụng Outlook làm người quản lý thông tin cá nhân trên tab Cá nhân của hộp thoại Tùy chọn. Nhật ký Cuộc gọi không lưu trữ nội dung cuộc gọi thoại của bạn. Không thông tin nào được gửi đến Microsoft.

Sử dụng Thông tin: Bạn có thể sử dụng thông tin này để xem lại lịch sử cuộc gọi thoại của mình.

Lựa chọn/Điều khiển: Tính năng Nhật ký Cuộc gọi được bật theo mặc định. Nếu người quản trị của bạn không vô hiệu hóa khả năng kiểm soát Nhật ký Cuộc gọi, bạn có thể thay đổi thiết đặt của mình như sau:

1. Từ menu Công cụ , bấm vào Tùy chọn.

2. Trên tab Cá nhân, bỏ chọn hộp kiểm Lưu nhật ký cuộc gọi của tôi Outlook lịch sử Hội thoại.

3. Bấm OK.

Ủy quyền Cuộc gọi

Tác dụng của Tính năng này: Tính năng Ủy quyền Cuộc gọi cho phép bạn gán một hoặc nhiều đại diện, sau đó thay mặt bạn thay mặt bạn thiết lập và tham dự các cuộc họp trực tuyến.

Thông tin được Thu thập, Xử lý hoặc Truyền đi: Khi (các) đại diện của bạn trả lời cuộc gọi thay mặt bạn, bạn sẽ nhận được thông báo qua email thông báo cho bạn về sự kiện này. Không thông tin nào được gửi đến Microsoft.

Sử dụng Thông tin: Bạn có thể dùng tính năng này để làm việc với (các) đại diện của bạn để quản lý lịch biểu và cuộc họp và/hoặc theo dõi với đại diện của bạn về các cuộc gọi họ thực hiện và trả lời cho bạn (hoặc thay mặt bạn).

Lựa chọn/Điều khiển: Tính năng Ủy quyền Cuộc gọi được tắt theo mặc định nhưng người quản trị doanh nghiệp của bạn có thể bật hoặc tắt tính năng này. Nếu được bật, bạn có thể thiết lập đại diện như sau:

1. Từ menu Công cụ , bấm vào Tùy chọn.

2. Trên tab Chuyển tiếp Cuộc gọi , hãy bấm Đổ chuông Đồng thời hoặc Chuyển tiếp cuộc gọi của tôi đến, rồi bấm Đại diện của Tôi trong danh sách thả xuống.

3. Nếu bạn chưa cấu hình đại diện, hãy bấm Thêm, rồi chọn mọi người để thiết lập làm đại diện của bạn.

4. Bấm OK trong hộp thoại Đại diện.

5. Bấm OK trong hộp thoại Chuyển tiếp Cuộc gọi.

   Lưu ý: 

   • Người dùng được thiết lập làm đại diện của bạn sẽ thấy thông báo thông báo rằng họ được thiết lập làm đại diện của bạn trong Lync.

   • Người quản trị doanh nghiệp có thể thiết Exchange Đại diện Lịch của bạn đồng bộ với Lync Server 2010. Khi được bật, Exchange diện Lịch của bạn với các quyền thích hợp (bằng hoặc lớn hơn quyền Tác giả Không chỉnh sửa) sẽ được tự động thêm làm đại diện của bạn trong Lync. Tuy nhiên, điều này không làm thay đổi thiết đặt Chuyển tiếp Cuộc gọi của bạn.

Đặt tùy chọn Chuyển tiếp Cuộc gọi

Tác dụng của Tính năng này: Tính năng Chuyển tiếp Cuộc gọi cho phép bạn chỉ định một người hoặc số khác để chuyển tiếp cuộc gọi của bạn đến khi bạn không sẵn sàng hoặc không ở gần bàn làm việc của mình.

Thông tin được Thu thập, Xử lý hoặc Truyền đi: Không có thông tin nào được gửi đến Microsoft.

Sử dụng Thông tin: Bạn có thể dùng tính năng này để chuyển tiếp cuộc gọi của bạn đến một người hoặc một số khác khi bạn không sẵn sàng hoặc không ở vị trí chính của bạn.

Lựa chọn/Điều khiển: Các tùy chọn Chuyển tiếp Cuộc gọi chỉ sẵn dùng nếu người quản trị doanh nghiệp của bạn đã kích hoạt chúng cho tổ chức của bạn. Nếu người quản trị doanh nghiệp của bạn đã bật tính năng này cho tổ chức của bạn, tính năng này sẽ bị tắt theo mặc định trên máy khách Lync của bạn. Cấu hình Chuyển tiếp Cuộc gọi theo các bước sau:

1. Từ menu Công cụ, bấm Chuyển tiếp Cuộc gọi Cài đặt HOẶC bấm Tùy chọn rồi bấm Chuyển tiếp Cuộc gọi.

2. Dưới Chuyển tiếp cuộc gọi, bấm Chuyển tiếp cuộc gọi của tôi đến, rồi thực hiện một trong các thao tác sau:

   • Chọn Thư Thoại, rồi bấm OK.

   • Chọn Số hoặc Liên hệ Mới. Trong hộp thoại Chọn Liên hệ hoặc Số, hãy bấm vào một liên hệ, tìm kiếm liên hệ hoặc nhập số điện thoại mới để chuyển tiếp cuộc gọi đến, rồi bấm OK. Bấm OK một lần nữa.

   • Chọn Đại diện của Tôi. Trong hộp thoại Chuyển tiếp Cuộc gọi – Đại diện, hãy cấu hình đại diện theo hướng dẫn trong phần Ủy quyền Cuộc gọi của tài liệu này, rồi bấm OK. Bấm OK một lần nữa.

Nhận dạng đối tượng gọi trong Bảng phân công Cuộc họp

Tác dụng của Tính năng Này: Danh sách người dự (danh sách người dự) hiển thị danh sách tất cả người dự trong cuộc họp.

Thông tin được Thu thập, Xử lý hoặc Truyền đi: Khi bạn quay số vào cuộc gọi hội thảo, số điện thoại mà bạn đang gọi từ đó (ID người gọi) sẽ được hiển thị cho tất cả người dự. Không thông tin nào được gửi đến Microsoft.

Sử dụng Thông tin: Những người trong cuộc họp có thể sử dụng thông tin này để phân biệt giữa những người dự khác nhau đã gia nhập cuộc họp qua điện thoại.

Lựa chọn/Điều khiển:

Nhận dạng đối tượng gọi được hiển thị theo mặc định và được truy xuất từ công ty điện thoại. Bạn có thể chọn không chia sẻ số điện thoại của mình bằng cách chặn nhận dạng đối tượng gọi khi bạn thực hiện cuộc gọi điện thoại.

• Để chặn nhận dạng đối tượng gọi vĩnh viễn, hãy liên hệ với công ty điện thoại địa phương của bạn.

• Nếu chức năng này sẵn dùng trong khu vực của bạn, bạn có thể nhập mã đặc biệt trước khi quay số điện thoại để chặn nhận dạng đối tượng gọi cho một cuộc gọi duy nhất. Vui lòng liên hệ với công ty điện thoại địa phương của bạn để được hướng dẫn.

Ghi nhật ký Phía Máy khách

Tác dụng của Tính năng này: Tính Client-Side Ghi nhật ký cho phép bạn ghi nhật ký thông tin sử dụng Lync trên máy tính trong hồ sơ người dùng của bạn. Thông tin này có thể được dùng để khắc phục các sự cố mà bạn có thể gặp phải.

Thông tin được Thu thập, Xử lý hoặc Truyền đi: Nếu bạn hoặc người quản trị của bạn bật ghi nhật ký Client-Side, các thông tin như sau sẽ được lưu trữ trên máy tính của bạn: chủ đề cuộc họp, địa điểm, thư giao thức khởi tạo phiên (SIP), phản hồi các lời mời lync của bạn, thông tin về người gửi và người nhận của mỗi thư Lync, tuyến đường mà thư đã thực hiện, danh sách Liên hệ của bạn, thông tin hiện diện của bạn, tên của bất kỳ chương trình nào mà bạn chia sẻ, tên của mọi tệp đính kèm mà bạn chia sẻ, tên của mọi tệp Microsoft PowerPoint mà bạn chia sẻ, tên của mọi Bảng trắng bạn chia sẻ, tên của bất kỳ cuộc bỏ phiếu nào bạn chia sẻ, các câu hỏi thăm dò ý kiến đã được chia sẻ và chỉ mục của tùy chọn bạn đã bình chọn. Nội dung các cuộc hội thoại Lync của bạn không được lưu trữ. Không có thông tin nào được tự động gửi cho Microsoft, nhưng bạn có thể chọn gửi thông tin theo cách thủ công.

Sử dụng Thông tin: Nhật ký phía máy khách có thể được dùng để khắc phục sự cố các vấn đề của Lync.

Lựa chọn/Điều khiển: Tính Client-Side ghi nhật ký được tắt theo mặc định và phải được người quản trị doanh nghiệp bật. Nếu người quản trị của bạn không tắt khả năng kiểm soát ghi nhật ký của bạn, bạn có thể thay đổi cài đặt của mình như sau:

1. Từ menu Công cụ , bấm vào Tùy chọn.

2. Trên tab Chung, hãy bấm Bật ghi nhật ký trong Lyncvà Bật ghi Windows sự kiện cho Lync.

3. Bấm OK.

Thu thập Nhật ký

Tác dụng của Tính năng này: Thu thập Nhật ký cho phép bạn thu thập nhật ký Lync để Microsoft có thể điều tra các vấn đề về âm thanh, video hoặc kết nối mà bạn có thể gặp phải.

Thông tin được Thu thập, Xử lý hoặc Truyền đi: Nếu bạn bấm Thu thập Nhật ký, thông tin sau đây sẽ được thu thập:

• Nhật ký Lync, chứa danh sách Liên hệ và thông tin về các phiên hội thoại trước đây của bạn. Nhật ký Lync không bao gồm nội dung của hội thoại nhắn tin tức thời của bạn.

• Các thông số âm thanh, chẳng hạn như mức tín hiệu giọng nói và mức độ ồn

• Điều kiện mạng

• Thiết lập thiết bị

• Thông tin và phiên bản hệ điều hành

• Các chương trình chạy trên máy tính của bạn chẳng hạn Outlook và Windows Internet Explorer

Nếu bạn chọn, thông tin sau cũng sẽ được thu thập:

• Bản ghi 30 giây về cuộc gọi mới nhất của bạn

• Ảnh chụp màn hình màn hình máy tính của bạn

Bạn sẽ cần tải lên nhật ký theo cách thủ công theo hướng dẫn của người quản trị doanh nghiệp. Người quản trị doanh nghiệp sẽ gửi họ đến Microsoft cho mục đích khắc phục sự cố.

Sử dụng Thông tin: Thông tin thu thập từ máy tính của bạn sẽ được dùng để giúp khắc phục sự cố mà bạn gặp phải và giúp cải thiện Lync.

Lựa chọn/Điều khiển: Lync không thu thập nhật ký từ máy tính của bạn theo mặc định. Thay vào đó, tính năng này chỉ thu thập nhật ký khi bạn bấm vào nút Thu thập Nhật ký. Nhật ký được thu thập cục bộ trên máy tính của bạn (trong %USERPROFILE%\tracing\). Bạn sẽ cần tải lên nhật ký theo cách thủ công bằng cách làm theo hướng dẫn của người quản trị doanh nghiệp. Bấm vào Thu thập Nhật ký không tự động truyền nhật ký của bạn đến máy chủ từ xa.

Thẻ Liên hệ

Tác dụng của Tính năng này: Thẻ liên hệ thu thập thông tin tĩnh và linh động về những người khác trong doanh nghiệp của bạn và hiển thị thông tin đó trong Lync và cho các liên hệ trong các phiên bản gần đây của Outlook. Thẻ liên hệ cung cấp các hành động một lần bấm để gửi email, thực hiện cuộc gọi, gửi tin nhắn tức thời và lên lịch cuộc họp, cùng nhiều hành động khác.

Thông tin được Thu thập, Xử lý hoặc Truyền đi: Thông tin tĩnh trong thẻ liên hệ được thu thập từ danh bạ công ty của doanh nghiệp (chẳng hạn như Active Directory) và được chia sẻ với người khác thông qua Lync Server. Bạn có thể nhập thông tin động được thu thập, chẳng hạn như số điện thoại và hiện diện, rồi chia sẻ với người khác thông qua Lync Server. Thông tin rảnh/bận trên lịch được hiển thị trên thẻ được truy xuất từ Microsoft Exchange Server. Thông tin vị trí được hiển thị trên thẻ liên hệ được truy xuất như mô tả trong phần Địa điểm. Không thông tin nào được gửi đến Microsoft.

Sử dụng Thông tin: Thông tin thẻ liên hệ được hiển thị để bạn có thể chia sẻ thông tin liên hệ của mình với người khác.

Lựa chọn/Điều khiển: Bạn có các tùy chọn điều khiển sau đây:

Quan hệ Bảo mật: Bạn có thể chọn đặt các liên hệ cụ thể trong các quan hệ bảo mật khác nhau (Gia đình và Bạn bè, Nhóm làm việc, Đồng nghiệp, Liên hệ Bên ngoài và Liên hệ Bị chặn). Điều này kiểm soát những phần thông tin nào được chia sẻ với những liên hệ nào. Đặt quan hệ bảo mật như sau:

1. Bấm chuột phải vào liên hệ.

2. Bấm Thay đổi Quan hệ Bảo mật.

3. Bấm vào lựa chọn áp dụng cho cách bạn muốn chia sẻ thông tin của mình.

Thông tin lịch: Bạn có thể kiểm soát "quyền xem thông tin rảnh/bận" từ các Outlook chọn này.

Vị trí: Xem phần Lựa chọn/Điều khiển để biết tính năng Vị trí.

Lịch sử Hội thoại

Tác dụng của Tính năng Này: Lịch sử Hội thoại Lync lấy lịch sử hội thoại của người dùng từ Exchange Server và hiển thị nó trong tab Hội thoại Lync.

Thông tin được Thu thập, Xử lý hoặc Truyền đi: Nếu bạn đã bật tính năng ghi nhật ký Lịch sử Hội thoại, nội dung các cuộc hội thoại nhắn tin tức thời và thống kê về hội thoại của bạn (chẳng hạn như thông tin về ngày tháng, thời gian, thời lượng và người gọi) sẽ được lưu trữ trong tài khoản Exchange của bạn. Nếu tính năng ghi nhật ký lịch sử hội thoại bị tắt trong Lync hoặc do bạn hoặc theo chính sách được xác định bởi người quản trị doanh nghiệp của bạn, thì những mục này sẽ không được thu thập hoặc hiển thị. Không thông tin nào được gửi đến Microsoft.

Sử dụng Thông tin: Lync hiển thị thông tin này trên tab Hội thoại trong giao diện người dùng chính, cho phép người dùng xem và tiếp tục các hội thoại trước đây của họ.

Lựa chọn/Điều khiển: Bạn có thể tắt tính năng ghi nhật ký cuộc hội thoại nhắn tin tức thời, cuộc gọi hoặc cả hai. Bạn có thể thay đổi các cài đặt này như sau:

1. Từ menu Công cụ , chọn Tùy chọn.

2. Trên tab Cá nhân, chọn hoặc bỏ chọn hộp kiểm Lưu hội thoại tin nhắn tức thời của tôi Outlook thư mục Lịch sử Hội thoại.

3. Bấm OK.

Nếu bạn bật Lịch sử Hội thoại, bạn nên thông báo cho mọi người rằng bạn liên lạc với họ rằng các cuộc hội thoại nhắn tin tức thời của họ sẽ được lưu.

Chương trình Cải thiện Trải nghiệm Khách hàng

Tác dụng của Tính năng này: Nếu bạn chọn tham gia, Chương trình Cải thiện Trải nghiệm Khách hàng (CEIP) sẽ thu thập thông tin cơ bản về cấu hình phần cứng của bạn cũng như cách bạn sử dụng phần mềm và dịch vụ của Microsoft để xác định các xu hướng và mẫu hình sử dụng. CEIP cũng thu thập loại và số lượng lỗi bạn gặp phải, hiệu suất phần mềm và phần cứng cũng như tốc độ dịch vụ. Microsoft không thu thập thông tin về tên, địa chỉ của bạn hay thông tin liên hệ khác.

Thông tin được Thu thập, Xử lý hoặc Truyền đi: Thông tin CEIP được tự động gửi tới Microsoft khi bật tính năng này. Để biết thêm thông tin về thông tin được thu thập, xử lý hoặc truyền đi bởi CEIP, hãy xem Điều khoản về Quyền riêng tư đối với Chương trình Cải thiện Trải nghiệm Khách hàng của Microsoft.

Sử dụng Thông tin: Microsoft sử dụng thông tin này để cải thiện chất lượng, độ tin cậy và hiệu suất của phần mềm và các dịch vụ của Microsoft.

Lựa chọn/Điều khiển: CEIP được tắt theo mặc định trừ khi người quản trị doanh nghiệp của bạn đã chọn bật tính năng này cho bạn. Bạn sẽ được nhắc đăng ký chương trình cài đặt Lync. Trừ khi người quản trị của bạn đã tắt quyền kiểm soát, bạn có thể thay đổi thiết đặt CEIP của mình bất cứ lúc nào như sau:

1. Từ menu Công cụ , chọn Tùy chọn.

2. Trên tab Chung, chọn hoặc bỏ chọn hộp kiểm Cho phép Microsoft thu thập thông tin về cách tôi sử dụng Lync

3. Bấm OK.

Chia sẻ Màn hình nền/Chương trình

Tác dụng của Tính năng này: Chia sẻ Màn hình nền/Chương trình cho phép bạn chia sẻ một dạng xem màn hình máy tính hoặc chương trình cụ thể mà bạn đang chạy với những người dự khác trong hội thoại Lync của mình.

Thông tin được Thu thập, Xử lý hoặc Truyền đi: Nếu bạn bắt đầu chia sẻ, tùy thuộc vào nội dung bạn đang chia sẻ, tất cả người dự cuộc hội thoại sẽ có thể nhìn thấy (các) màn hình, toàn bộ màn hình nền hoặc chương trình đã chọn trên màn hình máy tính của bạn. Không thông tin nào được gửi đến Microsoft.

Sử dụng Thông tin: Bạn có thể dùng chia sẻ Màn hình nền/Chương trình để cộng tác với những người tham gia và hội thoại.

Lựa chọn/Điều khiển:

Để bắt đầu Chia sẻ Màn hình nền trong hội thoại Lync mới:

1. Trong danh sách Liên hệ, hãy trỏ đến ảnh hoặc biểu tượng hiện diện của liên hệ để hiển thị thẻ liên hệ.

2. Bấm vào nút Xem thêm tùy chọn để tương tác với người này .

3. Bấm vào menu Chia sẻ, rồi bấm vào Màn hình nền.

Để bắt đầu Chia sẻ Màn hình nền/Chương trình trong hội thoại Lync đang diễn ra:

1. Trong cửa sổ hội thoại, bấm Chia sẻ.

2. Từ menu, bấm vào Màn hình nền, màn hình (nếu bạn có nhiều màn hình) hoặc Chương trình để chọn một hoặc nhiều chương trình.

Để ngừng chia sẻ Màn hình nền/Chương trình của bạn:

1. Bấm Dừng Chia sẻ từ thanh chia sẻ ở trên đầu màn hình.

Điều khiển Chia sẻ Màn hình nền/Chương trình

Tác dụng của Tính năng này: Điều khiển Chia sẻ cho phép bạn cấp quyền điều khiển màn hình nền hoặc chương trình của bạn cho người khác cũng đang dùng máy khách Lync trên một máy tính khác.

Thông tin được Thu thập, Xử lý hoặc Truyền đi: Sau khi bạn cấp quyền điều khiển cho người khác, người đó có thể điều khiển máy tính của bạn hoặc chương trình đã chọn và thực hiện thay đổi, như thể người đó đang sử dụng máy tính của bạn trực tiếp bằng bàn phím và chuột của họ. Bạn và những người dự khác trong hội thoại Lync của bạn sẽ có thể xem những thay đổi này khi họ thực hiện. Không thông tin nào được gửi đến Microsoft.

Sử dụng Thông tin: Bạn có thể dùng Điều khiển Chia sẻ để cho phép người khác điều khiển màn hình nền hoặc chương trình của bạn, tùy thuộc vào những gì bạn đang chia sẻ, trong khi bạn và những người dự cuộc hội thoại khác quan sát.

Lựa chọn/Điều khiển: Để chia sẻ quyền điều khiển màn hình nền của bạn với một người trong hội thoại, hãy làm như sau:

1. Trong cửa sổ hội thoại, bấm nút Chia sẻ, rồi chia sẻ những gì bạn muốn (ví dụ: màn hình nền).

2. Chọn người mà bạn muốn trao quyền điều khiển, từ menu Trao quyền Điều khiển, trên thanh chia sẻ, ở đầu màn hình.

Để lấy lại quyền điều khiển màn hình của bạn từ một bên từ xa, hãy làm như sau:

1. Bấm vào menu Trao quyền Điều khiển, trên thanh chia sẻ, ở đầu màn hình.

2. Bấm Lấy Lại Quyền điều khiển.

Dịch vụ Khẩn cấp (911)

Tác dụng của Tính năng này: Khi được người quản trị doanh nghiệp của bạn cung cấp, Dịch vụ Khẩn cấp cho phép Lync truyền một địa điểm đến những người phản hồi khẩn cấp khi gọi đến một số dịch vụ khẩn cấp (chẳng hạn như 911 tại Hoa Kỳ). Người quản trị doanh nghiệp của bạn có thể giới hạn khả năng gọi khẩn cấp tới địa điểm làm việc của bạn, vì vậy bạn nên kiểm tra với người quản trị của mình để biết thông tin về mức độ khả dụng của chức năng gọi khẩn cấp. Khi được bật, thông tin địa điểm được truyền tới nhân viên dịch vụ khẩn cấp là địa điểm mà người quản trị doanh nghiệp của bạn đã gán cho địa điểm của bạn (ví dụ, số văn phòng) và nhập vào cơ sở dữ liệu địa điểm hoặc nếu địa điểm đó không sẵn dùng, địa điểm bạn có thể đã nhập thủ công vào trường Địa điểm. Nếu bạn quay số dịch vụ khẩn cấp trong khi sử dụng Lync thông qua kết nối Internet không dây, trong khi bạn vẫn đang ở địa điểm làm việc của mình, thông tin địa điểm được truyền đến những người trả lời khẩn cấp sẽ chỉ là một vị trí gần đúng bởi vì nó sẽ là vị trí của điểm cuối không dây cụ thể mà máy tính của bạn đang liên lạc. Hơn nữa, thông tin vị trí của điểm cuối không dây đó được người quản trị doanh nghiệp của bạn nhập thủ công, và do đó, thông tin địa điểm được truyền đến nhân viên dịch vụ khẩn cấp có thể không phải là vị trí thực sự của bạn. Để hoạt động đầy đủ chức năng, tính năng này yêu cầu doanh nghiệp của bạn duy trì dịch vụ định tuyến được cung cấp bởi các nhà cung cấp giải pháp được chứng nhận và dịch vụ chỉ sẵn dùng trong phạm vi Hoa Kỳ.

Thông tin được Thu thập, Xử lý hoặc Truyền đi: Thông tin địa điểm do Lync thu thập được xác định bởi thông tin địa điểm tự động do Máy chủ Thông tin Địa điểm điền hoặc theo thông tin địa điểm mà bạn đã nhập thủ công vào trường Địa điểm. Thông tin này được lưu trữ trong bộ nhớ trên máy tính của bạn, vì vậy, khi một số dịch vụ khẩn cấp được nhập, thông tin địa điểm này sẽ được truyền cùng với cuộc gọi với mục đích định tuyến đến nhà cung cấp dịch vụ khẩn cấp thích hợp và cung cấp địa điểm gần đúng của bạn. Vị trí của bạn cũng có thể được gửi bằng tin nhắn tức thời tới bộ phận an ninh tại địa phương. Đối với cuộc gọi khẩn cấp, bản ghi chi tiết cuộc gọi sẽ chứa thông tin địa điểm của bạn. Không thông tin nào được gửi đến Microsoft.

Sử dụng Thông tin: Địa điểm được dùng để định tuyến cuộc gọi đến nhà cung cấp dịch vụ khẩn cấp thích hợp và để điều vận những người trả lời khẩn cấp. Thông tin này cũng có thể được gửi đến bộ phận an ninh của doanh nghiệp dưới dạng thông báo cùng với thông tin địa điểm và thông tin gọi lại của người gọi.

Lựa chọn/Điều khiển:

Tính năng này được tắt theo mặc định và phải được bật bởi người quản trị doanh nghiệp của bạn. Kiểm tra với người quản trị của doanh nghiệp của bạn để xác định xem liệu tính năng này đã được bật hay chưa. Bạn không thể kiểm soát xem địa điểm đã được thu nhận tự động hoặc truyền đi tới người điều phối khẩn cấp hay chưa khi cuộc gọi khẩn cấp được thực hiện.

Tuy nhiên, nếu một vị trí không được mua tự động, bạn có thể có cơ hội nhập địa điểm theo cách thủ công bằng cách nhận thông báo để làm như vậy. Thông báo có thể bị bỏ qua, nhưng dựa trên chính sách có thể yêu cầu bạn công nhận về việc chọn không nhập địa điểm.

Vị trí

Tác dụng của Tính năng này: Thông tin địa điểm và múi giờ được tính toán và chia sẻ với người khác qua chức năng hiện diện. Ngoài ra, thông tin vị trí có thể được sử dụng cho các dịch vụ khẩn cấp, như được mô tả trong mục Dịch vụ Khẩn cấp ở trên. Nếu bạn bật Chế độ Quyền riêng tư (như được đề cập trong phần Chế độ Quyền riêng tư), thông tin vị trí sẽ được chia sẻ như được mô tả trong phần Chế độ Quyền riêng tư.

Thông tin được Thu thập, Xử lý hoặc Truyền đi: Dữ liệu địa điểm địa lý của bạn được thu thập theo một trong hai cơ chế: bạn nhập dữ liệu theo cách thủ công hoặc Máy chủ Thông tin Địa điểm của doanh nghiệp cung cấp dữ liệu địa điểm cho Lync. Ngoài ra, múi giờ của bạn được truy xuất từ hệ Windows điều hành trên máy tính của bạn. Dữ liệu địa điểm được thu thập gồm có một chuỗi "mô tả" cũng như thông tin địa chỉ được định dạng. Mô tả là một chuỗi bất kỳ giúp thông báo cho người khác về địa điểm của bạn (như “Nhà riêng” hay “Cơ quan”), trong khi thông tin địa chỉ được định dạng là một địa chỉ dân sự (như “5678 Main St, Buffalo, NY, 98052”). Không thông tin nào được gửi đến Microsoft.

Sử dụng Thông tin: Mô tả địa điểm và dữ liệu múi giờ được chia sẻ qua hiện diện Lync, dựa trên cách cấu hình quyền riêng tư hiện diện của bạn. Thông tin được hiển thị trong thẻ liên hệ của người dùng. Lưu ý rằng địa chỉ được định dạng, hay còn gọi là địa chỉ dân sự, không được chia sẻ qua hiện diện.

Lựa chọn/Điều khiển:

Nếu người quản trị doanh nghiệp của bạn đã bật tính năng chia sẻ địa điểm và đã cấu hình để cho phép bạn xem toàn bộ giao diện người dùng địa điểm, bạn sẽ có các điều khiển sau đây bằng cách dùng trường Địa điểm và menu ở phía trên cùng của cửa sổ chính của Lync:

1. Đặt Vị trí: Bạn có thể chỉnh sửa thủ công chuỗi văn bản được chia sẻ với hiện diện (mô tả địa điểm).

2. Hiện Địa điểm của Tôi trong Liên hệ: Nút bật/tắt kiểm soát xem có chia sẻ bất kỳ dữ liệu địa điểm nào qua hiện diện hay không. Điều này không ảnh hưởng đến việc chia sẻ vị trí cho các dịch vụ khẩn cấp.

Phần đính kèm cho Cuộc họp

Tác dụng của Tính năng này: Bạn có thể chia sẻ tệp với người dự cuộc họp bằng cách tải chúng lên dưới dạng phần đính kèm.

Thông tin được Thu thập, Xử lý hoặc Truyền đi: Phần đính kèm được lưu trữ trên Lync Server theo các chính sách hết hạn nội dung cuộc họp như được người quản trị doanh nghiệp của bạn xác định. Bạn có thể chọn tải tệp đính kèm lên. Phần đính kèm được bạn hoặc người khác tải xuống trong cuộc họp. Không thông tin nào được gửi đến Microsoft.

Sử dụng Thông tin: Thông tin chứa trong Phần đính kèm Cuộc họp được tải lên được chia sẻ với những người dự khác trong cuộc họp Lync.

Lựa chọn/Điều khiển: Diễn giả có thể hạn chế tính sẵn dùng của phần đính kèm theo vai trò của người dự cuộc họp (người tổ chức, diễn giả, mọi người). Nếu tệp đính kèm không sẵn dùng, bạn không thể nhìn thấy phần đính kèm đó trong danh sách phần đính kèm của mình.

Quay số ra trong cuộc họp

Tác dụng của Tính năng này: Tính năng Quay số Ra cuộc họp cho phép người dùng Lync hiện đang có mặt trong một cuộc họp có thể thêm một số mạng chuyển mạch điện thoại công cộng (PSTN) vào một cuộc họp âm thanh video (AV).

Thông tin được Thu thập, Xử lý hoặc Truyền đi: Khi người dùng PSTN đang được mời tham dự cuộc họp AV nhận được cuộc gọi, họ sẽ nhận được nhận dạng đối tượng gọi của người tổ chức cuộc họp AV (và không nhất thiết phải nhận dạng đối tượng gọi của bên thêm họ vào cuộc họp). Ngay khi người dùng PSTN trả lời điện thoại, họ sẽ ngay lập tức được tham gia vào cuộc họp.

Sử dụng Thông tin: ID người gọi của người tổ chức được gửi đến người dùng PSTN đang được mời vào cuộc họp.

Lựa chọn/Điều khiển: Tính năng này không có quyền kiểm soát của người quản trị doanh nghiệp hoặc người dùng. Nếu có thể, trước khi thêm một người dùng PSTN, bạn có thể gửi một tin nhắn tức thời hoặc email đến người dùng PSTN để hỏi xem họ có đang gia nhập cuộc họp AV không, vì vậy họ biết rằng họ đang tham gia một cuộc họp. Người dùng PSTN cũng có thể chọn không chấp nhận cuộc gọi.

API được Quản lý trong Lync 2010

Tác dụng của Tính năng này: API được Quản lý của Lync 2010 cho phép các chương trình của bên thứ ba truy nhập và tương tác với ứng dụng khách Lync theo cách thức giúp mở rộng trải nghiệm người dùng Lync. Chương trình của bên thứ ba bao gồm các chương trình do nhà cung cấp hoặc Microsoft xây dựng (ví dụ: Outlook và các ứng dụng khác trong bộ sản phẩm Microsoft Office).

Thông tin được Thu thập, Xử lý hoặc Truyền đi: Thông tin được cung cấp thông qua API được Quản lý của Lync cho các ứng dụng bên thứ ba bao gồm mọi thông tin cá nhân có thể xem được trong giao diện người dùng Lync. Thông tin này có thể bao gồm vị trí của người dùng, số điện thoại, chức danh công việc, danh sách Liên hệ (gồm số điện thoại và các chi tiết khác), ghi chú cá nhân, trạng thái hoạt động, các cuộc hội thoại hiện tại và nội dung của chúng.

Sử dụng Thông tin: Các chương trình dùng API được Quản lý của Lync sử dụng thông tin trong phiên Lync để cung cấp chức năng bổ sung hoặc cải tiến cho người dùng cuối. Tuy nhiên, việc dùng thông tin hoàn toàn thuộc quyền quyết định của chương trình của bên thứ ba, các chương trình này phải có điều khoản quyền riêng tư riêng về cách thức dự định sử dụng thông tin này.

Lựa chọn/Điều khiển:

Các chương trình của bên thứ ba sử dụng API được Quản lý của Lync được chia thành ba loại: chương trình trên máy tính (tức là được cài đặt cục bộ); chương trình được lưu trữ trên web; và chương trình mở rộng Lync (các chương trình được nhúng trong giao diện người dùng của cửa sổ hội thoại Lync). Việc kiểm soát quyền truy nhập của bên thứ ba vào thông tin của bạn sẽ thay đổi theo từng trường hợp như sau:

Chương trình trên máy tính (được cài đặt cục bộ) : Các chương trình trên máy tính do bạn hoặc bất kỳ người quản trị máy tính cục bộ nào cài đặt và sẽ luôn có quyền truy nhập vào thông tin của người dùng thông qua API được Quản lý của Lync. Như thường lệ, đừng cài đặt bất kỳ chương trình nào mà bạn không tin tưởng.

Chương trình được lưu trữ trên web: Các chương trình được lưu trữ trên Internet hoặc mạng nội bộ cũng có thể truy nhập thông tin của người dùng thông qua API được Quản lý của Lync. Để ngăn chặn các chương trình không mong muốn giành được quyền truy nhập vào thông tin của bạn mà bạn không biết, những chương trình này phải được lưu trữ trên miền/URL được người quản trị máy tính cục bộ của bạn thêm vào danh sách các Site được Tin cậy trong Internet Explorer của bạn.

Chương trình mở rộng Lync: Trong Lync, nhà phát triển sẽ có thể mở rộng trải nghiệm Lync bằng cách nhúng một chương trình trong cửa sổ hội thoại Lync. Chương trình này cũng có thể có quyền truy nhập vào thông tin Lync thông qua API được Quản lý của Lync. Trong trường hợp này, chương trình mở rộng phải được người quản trị máy tính cục bộ đăng ký với máy khách Lync. Hành động đăng ký này cũng cấp cho chương trình quyền truy nhập vào API được Quản lý của Lync.

Điều khiển đặc biệt cho Tên Địa điểm: Để phòng ngừa thêm, người quản trị hệ thống của bạn có tùy chọn cho phép, chặn hoặc cho phép người dùng cuối (bạn) quyết định xem các chương trình của bên thứ ba này có được quyền truy nhập vào trường Tên Địa điểm trong Lync hay không. Theo mặc định, các chương trình của bên thứ ba có quyền truy nhập vào vị trí. Bạn có thể điều khiển thiết đặt này như sau:

1. Từ menu Công cụ , bấm vào Tùy chọn.

2. Trên tab Cá nhân , đi đến Trình quản lý thông tin cá nhân.

3. Sửa đổi hộp kiểm cho phù hợp.

4. Bấm OK.

Bổ trợ Họp Trực tuyến cho Outlook

Tác dụng của Tính năng này: Đây là một bổ trợ Outlook được cài đặt với Lync và cho phép người dùng lên lịch và tùy chỉnh các cuộc họp trực tuyến.

Thông tin được Thu thập, Xử lý hoặc Truyền đi: Thông tin sau đây sẽ được lưu trữ trong máy tính của bạn. Không có thông tin nào được gửi đến Microsoft.

• Tên người tổ chức

• Tên người dự

• Tên diễn giả

• Danh sách địa chỉ email

• Chủ đề của cuộc họp và các thông tin khác về cuộc họp (như thời gian bắt đầu/kết thúc, ID hội thảo, mã truyền và thông tin về tổng đài tự động tham dự hội thảo/nhà cung cấp dịch vụ hội thảo âm thanh cho người dùng)

• Tất cả địa chỉ proxy cho người dùng trong Microsoft Exchange (địa chỉ X400-X500, địa chỉ Exchange Unified Messaging (UM) và SIP và URI điện thoại/thư thoại Exchange UM)

• Thông tin về địa điểm cuộc họp

Sử dụng Thông tin:

Thông tin trên chỉ được sử dụng để lên lịch cuộc họp và ghi nhật ký liên quan như được mô tả Client-Side ghi nhật ký. Để lên lịch, thông tin được xử lý trong bộ nhớ và được lưu trữ trong sổ đăng ký của máy tính cục bộ của bạn để truy cập nhanh.

Lựa chọn/Điều khiển:

Ghi nhật ký được tắt theo mặc định. Nếu doanh nghiệp của bạn cho phép ghi nhật ký, bạn có thể kiểm soát bật/tắt ghi nhật ký từ Tùy chọn -> ghi nhật ký.

Truyền Tệp Ngang hàng

Tác dụng của Tính năng này: Người dùng Lync có thể chuyển các tệp sang nhau trong hội thoại nhắn tin tức thời hai bên (không phải cuộc họp).

Thông tin được Thu thập, Xử lý hoặc Truyền đi: Tệp được truyền trực tiếp giữa các máy khách Lync. Người dùng chọn khởi tạo truyền tệp và chọn tệp cần truyền. Người nhận tệp phải đồng ý nhận tệp một cách rõ ràng. Không thông tin nào được gửi đến Microsoft.

Sử dụng Thông tin: Tính năng Truyền Tệp Ngang hàng cho phép người dùng gửi tệp cho nhau theo thời gian thực trong cuộc hội thoại nhắn tin tức thời.

Lựa chọn/Điều khiển:

Người quản trị doanh nghiệp của bạn có thể bật hoặc tắt tính năng này cho bất kỳ hoặc tất cả người dùng. Bạn có thể chọn chấp nhận hoặc từ chối yêu cầu truyền tệp từ người dùng khác.

Ảnh Cá nhân

Tác dụng của Tính năng này: Ảnh Cá nhân hiển thị ảnh của bạn cũng như ảnh của người khác trong doanh nghiệp của bạn.

Thông tin được Thu thập, Xử lý hoặc Truyền đi: Tùy chọn chia sẻ Ảnh Cá nhân của bạn được thu thập cho cả hiển thị và chia sẻ ảnh của bạn bao gồm cả địa chỉ web. Không thông tin nào được gửi đến Microsoft.

Sử dụng Thông tin: Thông tin được dùng để tùy chỉnh trải nghiệm của bạn và chia sẻ ảnh của bạn với người khác.

Lựa chọn/Điều khiển:

Người quản trị doanh nghiệp có các điều khiển sau:

• Kiểm soát việc người dùng có chia sẻ ảnh ban đầu theo mặc định hay không. Bạn có thể ghi đè lên điều này.

• Kiểm soát kích cỡ tối đa của ảnh mà bất kỳ người dùng nào sẽ tải xuống.

• Kiểm soát loại ảnh được cho phép.

Bạn có các tùy chọn điều khiển tùy chọn Ảnh Cá nhân sau:

• Hiện ảnh của liên hệ của tôi: Kiểm soát xem ảnh có hiển thị trong Lync hay không.

• Không hiện ảnh của tôi: Phát hành một giá trị trong hiện diện khiến những người khác xem sự hiện diện của bạn có hiển thị ảnh của bạn hay không. Nếu các liên hệ của bạn không nhận được giá trị này trong trạng thái hiện diện, họ sẽ hoàn nguyên về mặc định của người quản trị (xem ở trên).

• Ảnh công ty mặc định: Nếu doanh nghiệp cung cấp một cơ chế để sửa ảnh Active Directory thì bạn có thể thay đổi ảnh của mình trong Active Directory và có các thay đổi xuất hiện trong Lync trong vòng 48 giờ. Lync cũng có một nối kết đến hồ sơ Microsoft SharePoint MySite của bạn và các thay đổi đối với ảnh đó có thể ảnh hưởng đến Active Directory, tùy thuộc vào cấu hình người quản trị.

Thông tin Hiện diện và Liên hệ

Tác dụng của Tính năng này: Hiện diện và Thông tin Liên hệ cho phép bạn truy nhập thông tin được phát hành về người dùng khác (cả bên trong và bên ngoài tổ chức của bạn) và cung cấp cho người dùng khác quyền truy nhập vào thông tin được phát hành về bạn, chẳng hạn như trạng thái, chức danh, số điện thoại, địa điểm và ghi chú. Người quản trị của bạn cũng có thể cấu hình tích hợp với Outlook và Exchange để bạn sẽ hiển thị thông báo ngoài văn phòng và các thông tin trạng thái khác (ví dụ, khi bạn có một cuộc họp đã lên lịch trong lịch Outlook của bạn).

Thông tin được Thu thập, Xử lý hoặc Truyền đi:: Bạn hãy dùng địa chỉ và mật khẩu đăng nhập để kết nối Lync Server. Bạn và người quản trị của bạn có thể phát hành thông tin về trạng thái hiện diện và thông tin liên hệ của bạn sẽ được liên kết với đăng nhập của bạn. Không thông tin nào được gửi đến Microsoft.

Sử dụng Thông tin: Các chương trình và người dùng Lync khác sẽ có thể truy nhập thông tin hiện diện và liên hệ của bạn để xác định trạng thái và thông tin đã phát hành của bạn để có thể liên lạc tốt hơn với bạn.

Lựa chọn/Điều khiển: Bạn có thể chọn thông tin nào được phát hành về mình. Người quản trị của bạn cũng có thể thay mặt bạn cấu hình thông tin được phát hành. Nếu người quản trị của bạn không tắt khả năng kiểm soát thông tin được phát hành của bạn, bạn có thể thay đổi cài đặt của mình bất cứ lúc nào như sau:

1. Từ menu Công cụ , bấm vào Tùy chọn.

2. Trên tab Cá nhân , nhập địa chỉ đăng nhập của bạn bên dưới Tài khoản của tôi. Bạn có thể sử dụng nút Nâng cao để nhập tên máy chủ cần kết nối.

3. Trên tab Điện thoại , xem thông tin về số điện thoại mà người quản trị của bạn đã phát hành. Bạn cũng có thể nhập thêm số và quyết định nội dung cần phát hành cho người dùng khác.

4. Nếu Chế độ Quyền riêng tư được bật bởi người quản trị doanh nghiệp của bạn, bạn có thể thay đổi thiết đặt của bạn để chia sẻ sự hiện diện của bạn với các liên hệ trên danh sách Liên hệ của bạn bằng cách thực hiện lựa chọn thích hợp trên tab Trạng thái.

5. Bấm OK.

Bạn cũng có thể thiết lập quan hệ bảo mật để chỉ định những gì mỗi người dùng có thể nhìn thấy liên quan đến mức độ hiện diện và thông tin của bạn. Để thực hiện điều này:

1. Bấm chuột phải vào liên hệ.

2. Bấm Thay đổi Quan hệ Bảo mật.

3. Bấm vào mức truy nhập thích hợp cho người dùng.

Bỏ phiếu

Tác dụng của Tính năng này: Người dùng Lync có thể tiến hành bỏ phiếu và thu thập phản hồi ẩn danh từ người dự trong các cuộc họp và hội thoại trực tuyến.

Thông tin được Thu thập, Xử lý hoặc Truyền đi: Các phiếu bầu cá nhân đều ẩn danh. Tất cả các diễn giả đều nhìn thấy kết quả bỏ phiếu tổng hợp và kết quả này có thể hiển thị cho tất cả người dự. Bỏ phiếu được lưu trữ trên Lync Server theo các chính sách hết hạn nội dung cuộc họp, theo định nghĩa của người quản trị doanh nghiệp của bạn. Không có thông tin nào được gửi đến Microsoft.

Sử dụng Thông tin: Tính năng bỏ phiếu tăng cường khả năng cộng tác bằng cách giúp các diễn giả nhanh chóng xác định được tùy chọn ưu tiên của người dự.

Lựa chọn/Điều khiển:

• Diễn giả có thể hạn chế tình trạng sẵn sàng của Cuộc bỏ phiếu theo vai trò của người dự (người tổ chức, diễn giả, mọi người) khi Cuộc bỏ phiếu không được hiển thị cho tất cả người dự. Nếu một cuộc thăm dò ý kiến không sẵn dùng cho bạn, nó không thể được nhìn thấy trong danh sách nội dung của bạn khi nó hiện không được chia sẻ, và cuộc thăm dò ý kiến không thể được lưu vào máy tính cục bộ của bạn.

• Diễn giả có thể mở hoặc đóng cuộc bỏ phiếu để bỏ phiếu và xóa kết quả bỏ phiếu bất cứ lúc nào.

Cộng tác trên PowerPoint

Tác dụng của Tính năng Này: Người dùng Lync có thể hiển thị, xem và chú thích cho PowerPoint trình bày trong cuộc họp hoặc hội thoại trực tuyến.

Thông tin được Thu thập, Xử lý hoặc Truyền đi:

Hành động của bạn thúc đẩy tất cả các cách dùng tính năng này – cho dù bạn đang tải lên, dẫn hướng qua hay chú thích một bản PowerPoint trình bày. Mọi tệp được trình bày trong hội thoại hoặc cuộc họp sẽ được truyền tới tất cả người dự cuộc họp và họ có thể truy xuất tệp trực tiếp từ một thư mục trên máy tính của họ. Chủ sở hữu tệp hoặc diễn giả có thể hạn chế người khác lưu tệp, nhưng việc đó không hạn chế họ truy xuất hoặc xem tệp.

PowerPoint được lưu trữ trên Lync Server theo các chính sách hết hạn nội dung cuộc họp do người quản trị doanh nghiệp của bạn xác định. Không có thông tin nào được gửi đến Microsoft.

Sử dụng Thông tin: Cộng tác với PowerPoint giúp những người dự cuộc hội thoại trình bày một cách hiệu quả và nhận phản hồi.

Lựa chọn/Điều khiển:

• Diễn giả có thể hạn chế đặc quyền ghi chú thích theo vai trò của người dự (chỉ diễn giả, mọi người, không ai) bằng cách làm như sau:

  1. Từ hộp thoại Thông tin Gia nhập và Tùy chọn Cuộc họp trong cửa sổ hội thoại, hãy bấm Tùy chọn Cuộc họp.

  2. Bên dưới Đặc quyền, trong danh sách thả xuống Đặc quyền Chú thích, bấm vào tùy chọn bạn muốn.

  3. Bấm OK.

• Diễn giả có thể hạn chế người dự xem trang chiếu không được trình bày bằng cách làm như sau:

  1. Từ hộp thoại Thông tin Gia nhập và Tùy chọn Cuộc họp, hãy bấm Tùy chọn Cuộc họp.

  2. Bên dưới Đặc quyền, trong danh sách thả xuống Dạng xem Riêng tư, bấm vào tùy chọn bạn muốn.

  3. Bấm OK.

Lưu ý: Có thể đặt đặc quyền này theo vai trò của người dự (chỉ diễn giả, mọi người hoặc không có)

• Diễn giả có thể hạn chế PowerPoint bản trình bày có sẵn theo vai trò của người dự (người tổ chức, diễn giả, mọi người) khi bản trình bày PowerPoint không được chia sẻ. Nếu một bản PowerPoint không sẵn dùng, bạn không thể nhìn thấy nó trong danh sách nội dung của bạn khi nó không được chia sẻ và không thể lưu nó vào máy tính của bạn.

Chế độ Bảo mật

Tác dụng của Tính năng này: Chế độ Quyền riêng tư là một thiết đặt cho phép bạn chia sẻ thông tin hiện diện của mình (chẳng hạn như Sẵn sàng, Bận, Không Làm Phiền, v.v.) chỉ với các liên hệ được liệt kê trong danh sách Liên hệ của bạn.

Thông tin được Thu thập, Xử lý hoặc Truyền đi: Bật Chế độ Quyền riêng tư sẽ đưa Lync vào chế độ mà trong đó bạn có thể chuyển đổi thiết đặt người dùng sao cho thông tin hiện diện của bạn chỉ được chia sẻ với các liên hệ trong danh sách Liên hệ của bạn. Không thông tin nào được gửi đến Microsoft.

Sử dụng Thông tin: Thiết đặt của chế độ này xác định cách chia sẻ dữ liệu hiện diện.

Lựa chọn/Điều khiển:

• Khi Chế độ Quyền riêng tư được bật trên máy chủ, thông qua thiết đặt người quản trị, bạn có thể chọn xem bạn muốn mọi người nhìn thấy trạng thái hiện diện của bạn (Chế độ Chuẩn) hay chỉ các liên hệ của bạn để xem sự hiện diện của bạn (Chế độ Quyền riêng tư), từ tab Trạng thái, trong hộp thoại Tùy chọn.

• Nếu Chế độ Chuẩn được bật trên máy chủ thông qua thiết đặt quản trị, bạn không thể thực sự chuyển sang Chế độ Quyền riêng tư. Tuy nhiên, bạn có thể "bỏ chọn trước" Chế độ Quyền riêng tư để nếu sau này người quản trị chuyển sang Chế độ Quyền riêng tư, bạn sẽ không bị chuyển khi đăng nhập vào Lync.

Ghi

Tác dụng của tính năng này:

Tính năng này cho phép diễn giả ghi lại tất cả các khía cạnh của phiên Lync bao gồm những người đã gia nhập cuộc họp, âm thanh, video và nội dung, chẳng hạn như hội thoại nhắn tin tức thời, chia sẻ chương trình, bản trình bày PowerPoint, bỏ phiếu, bản phân phát và bảng trắng. Khi người tổ chức hoặc diễn giả khác tạm dừng hoặc dừng ghi âm của họ, các bản ghi khác đang diễn ra không bị ảnh hưởng.

Thông tin được Thu thập, Xử lý hoặc Truyền đi:

Nếu diễn giả chọn ghi, bản ghi sẽ được lưu vào máy tính của họ. Các tệp video bổ sung được tạo từ bản ghi được lưu vào máy tính cục bộ của diễn giả theo mặc định nhưng cũng có thể được lưu vào một máy tính khác, nếu được chỉ định bởi diễn giả đang ghi. Khi người dùng tải nội dung lên một cuộc họp, quyền sẽ được cấp để thêm nội dung đó vào bản ghi mà những người dùng đó hoặc những người dùng khác tạo.

Nếu xảy ra lỗi trong giai đoạn xuất bản của bản ghi, dữ liệu được chụp ở trạng thái tạm dừng ghi có thể vô tình được đưa vào bản ghi. Nếu bất kỳ phần nào của giai đoạn xuất bản gặp lỗi (Xem phần Trình quản lý Ghi để biết về trạng thái "Cảnh báo.."), thì bạn không nên phân phối các bản ghi cho những người khác ngay cả khi chúng có thể được phát lại ở một số dạng thức.

Sử dụng Thông tin:

Bất kỳ ai có quyền truy nhập vào vị trí lưu bản ghi cũng có thể phát bản ghi.

Lựa chọn/Điều khiển:

Theo mặc định, khả năng ghi bị tắt và phải được người quản trị doanh nghiệp bật. Nếu tính năng này được bật cho các cuộc họp, bất kỳ diễn giả nào trong số các diễn giả cuộc họp đều có thể bắt đầu ghi. Khi diễn giả bật ghi, một thông báo cho biết một bản ghi đã bắt đầu sẽ phát cho người dự với các máy khách và thiết bị tương thích. Những người dự trong một phiên đã ghi đang sử dụng bất kỳ máy khách hoặc thiết bị nào sau đây sẽ được ghi lại nhưng sẽ không nhận được thông báo ghi.

Máy khách không tương thích bao gồm:

• Microsoft Office Communicator 2007 R2

• Microsoft Office Communicator 2007

• Microsoft Office Communicator Web Access (Bản phát hành 2007 R2)

• Microsoft Office Communicator Web Access (Bản phát hành 2007)

• Microsoft Office Communications Server 2007 R2 Attendant

Thiết bị không tương thích bao gồm:

• Phiên bản Điện thoại của Microsoft Office Communicator 2007 R2

• Phiên bản Điện thoại của Microsoft Office Communicator 2007

Ngoài ra, bất kể thiết bị hoặc máy khách đang được sử dụng, người dự sử dụng video ở chế độ toàn màn hình trong cuộc họp hoặc cuộc hội thoại sẽ không được báo hiệu rằng một bản ghi đã bắt đầu cho đến khi người dự quay trở lại cửa sổ hội thoại.

Tìm kiếm Kỹ năng

Tác dụng của Tính năng này: Tính năng này cho phép bạn tìm kiếm mọi người trong doanh nghiệp của mình bằng cách sử dụng bất kỳ thuộc tính nào được liệt kê trong các dịch vụ Microsoft SharePoint (ví dụ: tên, email, kỹ năng, lĩnh vực chuyên môn, v.v.) Tính năng này chỉ sẵn dùng nếu người quản trị doanh nghiệp của bạn đã triển SharePoint và bật Tích hợp Lync SharePoint của bạn.

Thông tin được Thu thập, Xử lý hoặc Truyền đi: Truy vấn tìm kiếm được nhập trong Lync sẽ được gửi đến máy chủ SharePoint doanh nghiệp. Phản hồi từ các SharePoint được Lync xử lý, kết quả tìm kiếm và thông tin liên quan sẽ được hiển thị. Không thông tin nào được gửi đến Microsoft.

Sử dụng Thông tin: Thông tin do người dùng nhập được gửi đến SharePoint để nhận kết quả tìm kiếm, kết quả này được hiển thị trong Lync.

Lựa chọn/Điều khiển:

Tính năng này được bật hoặc tắt bởi người quản trị Lync Server.

Lưu trữ Liên hệ Hợp nhất

Tác dụng của Tính năng Này: Lưu trữ Liên hệ Hợp nhất gồm có ba tính năng chính:

• Phối tìm kiếm – Tính năng này phối danh sách Địa chỉ Toàn cầu của bạn (GAL) với các liên hệ Outlook cá nhân của bạn để khi bạn tìm kiếm một liên hệ, sẽ chỉ có một mục nhập duy nhất trong kết quả tìm kiếm.

• Phối liên hệ – Tính năng này tổng hợp thông tin liên hệ giữa các mục nhập của Outlook và GAL dựa trên các email và/hoặc mã định danh đăng nhập khớp nhau. Khi một kết quả khớp được xác định, Lync sẽ tổng hợp dữ liệu từ ba nguồn dữ liệu (Outlook, GAL và hiện diện). Dữ liệu tổng hợp này được hiển thị trên nhiều cấu phần giao diện người dùng, bao gồm kết quả tìm kiếm, danh sách Liên hệ của bạn và thẻ liên hệ.

• Tạo liên hệ Outlook cho các liên hệ Lync (đồng bộ hóa liên hệ) – Lync sẽ tạo liên hệ Outlook cho tất cả các liên hệ của người dùng trong thư mục liên hệ mặc định, nếu người dùng có Microsoft Exchange Server 2010 hoặc hộp thư phiên bản mới hơn. Nhờ có liên hệ Outlook cho mọi liên hệ Lync, người dùng có thể truy nhập thông tin liên hệ Lync từ Outlook, Outlook Web Access và các thiết bị di động có đồng bộ hóa liên hệ với Exchange.

Thông tin được Thu thập, Xử lý hoặc Truyền đi: Lync tổng hợp thông tin liên hệ từ hiện diện, Thư mục Hoạt động và Outlook. Thông tin này được Lync sử dụng nội bộ. Khi tạo các liên hệ Outlook, Lync sẽ ghi thông tin liên hệ trong hiện diện, Thư mục Hoạt động và Outlook vào Exchange. Không có thông tin nào được gửi đến Microsoft.

Sử dụng Thông tin: Thông tin liên hệ từ hiện diện, Thư mục Hoạt động và Outlook được hiển thị trong giao diện người dùng Lync (Danh sách liên hệ, thẻ liên hệ, kết quả tìm kiếm, v.v.). Thông tin này cũng có thể được ghi vào Exchange bằng chức năng đồng bộ hóa liên hệ (mục thứ ba trong danh sách trước).

Lựa chọn/Điều khiển:

Bạn có thể bật hoặc tắt đồng bộ hóa liên hệ như sau:

1. Từ menu Công cụ , bấm vào Tùy chọn.

2. Trên tab Cá nhân , bên dưới Trình quản lý thông tin cá nhân, hãy sửa đổi các hộp kiểm cho phù hợp.

3. Bấm OK.

Tùy chọn người dùng – Tùy chọn người dùng cho Microsoft Exchange hoặc Microsoft Outlook sẵn dùng trong Trình quản lý thông tin cá nhân,trong hộp thoại Lync - Tùy chọn.

Cải thiện Chất lượng Thoại

Tác dụng của Tính năng này: Lync cung cấp thông báo để giúp bạn cải thiện chất lượng cuộc gọi của bạn nếu nó phát hiện thấy các vấn đề về thiết bị, mạng hoặc máy tính trong cuộc gọi.

Thông tin được Thu thập, Xử lý hoặc Truyền đi: Nếu thiết lập thiết bị của bạn làm cho âm thanh trong cuộc gọi kém hơn (ví dụ, âm thanh dội lại hoặc tiếng ồn), Lync sẽ thông báo cho bạn và cũng sẽ thông báo cho những người khác trong cuộc gọi rằng chất lượng của cuộc gọi đang bị xuống cấp do thiết lập thiết bị ở phần cuối của bạn. Những người khác chỉ được hiện thông báo rằng bạn đang dùng thiết bị gây ra chất lượng âm thanh kém. Họ không biết bạn đang dùng loại thiết bị nào. Không thông tin nào được gửi đến Microsoft.

Sử dụng Thông tin: Thông tin được gửi đến những người khác trong cuộc gọi sẽ giúp họ cải thiện chất lượng của cuộc gọi. Ví dụ, diễn giả có thể tắt tiếng đường dây của bạn nếu bạn chỉ cần nghe trong cuộc gọi đó.

Lựa chọn/Điều khiển: Lync không cho phép bạn tắt thông báo chất lượng cuộc gọi.

Cộng tác qua Bảng trắng

Tác dụng của Tính năng này: Tính năng này cho phép bạn chia sẻ bảng trắng ảo trong Lync và chú thích chúng trong cuộc họp và hội thoại trực tuyến.

Thông tin được Thu thập, Xử lý hoặc Truyền đi: Tất cả người dự sẽ nhìn thấy chú thích được tạo trên bảng trắng. Bảng trắng được lưu trữ trên Lync Server theo chính sách hết hạn nội dung cuộc họp. Không có thông tin nào được gửi đến Microsoft.

Sử dụng Thông tin: Tính năng Bảng trắng tăng cường khả năng cộng tác bằng cách cho phép người dự cuộc họp thảo luận các ý tưởng, động não, ghi chú, v.v....

Lựa chọn/Điều khiển:

Diễn giả có thể hạn chế tính sẵn dùng của bảng trắng theo vai trò của người dự (người tổ chức, diễn giả, mọi người) khi bảng trắng không được hiển thị cho tất cả người dự. Nếu một bảng trắng không sẵn dùng cho người dùng, người đó không thể nhìn thấy nó trong danh sách nội dung của họ và không thể lưu nó vào máy tính của mình.

Đầu trang