Bài viết này dành cho những người sử dụng chương trình đọc màn hình chẳng hạn như Trình tường thuật Windows, JAWS hoặc NVDA với các công cụ hoặc tính năng Windows và sản phẩm Microsoft 365. Bài viết này là một phần của bộ nội dung trợ giúp & tìm hiểu Trợ năng nơi bạn có thể tìm thêm thông tin trợ năng trên các ứng dụng của chúng tôi. Để được trợ giúp chung, hãy truy cập Bộ phận Hỗ trợ của Microsoft.
Quan trọng: Hỗ trợ cho Microsoft Exchange Server sẽ kết thúc vào tháng 10 năm 2025, sau ngày này, các bản cập nhật bảo mật và hỗ trợ kỹ thuật sẽ không còn nữa.
Sử dụngTrung tâm quản trị Exchange (EAC) với bàn phím và bộ đọc màn hình để bật hoặc tắt tính năng lưu trữ các mục trong hộpExchange Online thư. Bạn cũng có thể áp dụng chính sách duy trì cho hộp thư.
Chúng tôi đã thử nghiệm tính năng này với Trình tường thuật trong Microsoft Edge và với JAWS trong Chrome, nhưng trình tường thuật có thể hoạt động với các bộ đọc màn hình và trình duyệt web khác miễn là chúng tuân theo các tiêu chuẩn và kỹ thuật trợ năng phổ biến.
Lưu ý:
-
Các tính năngMicrosoft 365 mới được phát hành dần dần cho Microsoft 365người đăng ký, vì vậy ứng dụng của bạn có thể chưa có các tính năng này. Để tìm hiểu cách nhận các tính năng mới nhanh hơn, hãytham gia chương trình Người dùng nội bộ Office.
-
Để tìm hiểu thêm về trình đọc màn hình, hãy đi tới Cách trình đọc màn hình hoạt động với Microsoft 365.
-
Để kiểm tra xem vai trò quản trị của bạn có cho phép bạn thực hiện các tác vụ này hay không, hãy tham khảo mục Sử dụng bộ đọc màn hình để xác định vai trò quản trị của bạn trong Trung tâm quản trị Exchange.
-
Exchange Online bao gồm trong các gói đăng Microsoft 365 doanh nghiệp và doanh nghiệp; tuy nhiên, các chức năng có thể khác nhau theo kế hoạch. Nếu EAC của bạn không bao gồm hàm được mô tả trong bài viết này, kế hoạch của bạn có thể không bao gồm hàm đó. Để biết thêm thông tin về các chức năng Exchange Online trong gói đăng ký của bạn, hãy đi tới mục Tôi đang có sản phẩm hoặc giấy phép Microsoft 365 dành cho doanh nghiệp nào? và Exchange Online tả dịch vụ.
Trong chủ đề này
Bật lưu trữ hộp thư cho người dùng
Với tính năng lưu trữ hộp thư trong EAC, còn được gọi là "lưu trữ tại chỗ", người dùng sẽ nhận được dung lượng lưu trữ hộp thư bổ sung. Khi được bật, bạn có thể truy nhập hộp thư lưu trữ thông qua Outlook và Outlook trên web, đồng thời cung cấp kho lưu trữ thay thế thuận tiện cho thư email cũ.
-
Trên bảng điều khiển EAC, nhấn phím Tab cho đến khi bạn nghe thấy: "Left navigation hamburger, expanded" (Đã bung rộng hamburger điều hướng bên trái). Nếu bạn nghe thấy "collapsed" (đã thu gọn) thay vì "expanded" (đã bung rộng), hãy nhấn Phím cách để bung rộng menu trước khi tiếp tục.
-
Với Trình tường thuật, nhấn phím SR+phím Mũi tên phải cho đến khi bạn nghe thấy: "Recipients, expanded" (Người nhận, đã bung rộng). Với JAWS, thay vào đó hãy nhấn phím Mũi tên xuống. Nếu bạn nghe thấy "collapsed" (đã thu gọn) thay vì "expanded" (đã bung rộng), hãy nhấn Phím cách để bung rộng menu trước khi tiếp tục.
-
Với Trình tường thuật, nhấn phím SR+phím Mũi tên phải cho đến khi bạn nghe thấy: "Mailboxes" (Hộp thư). Với JAWS, thay vào đó hãy nhấn phím Mũi tên xuống. Sau đó, nhấn Enter. Dạng xem danh sách Hộp thư mở ra, liệt kê tất cả các hộp thư trong EAC. Bạn sẽ nghe thấy: "Add a shared mailbox" (Thêm hộp thư chung).
-
Để tìm kiếm người dùng mà bạn muốn bật lưu trữ, nhấn phím SR+phím Mũi tên phải cho đến khi bạn nghe thấy "Search mailboxes, search box" (Hộp tìm kiếm Hộp thư tìm kiếm). Nhập toàn bộ hoặc một phần tên người dùng, rồi nhấn Enter.
-
Nhấn phím Tab cho đến khi bạn nghe thấy chi tiết của người dùng đầu tiên trong danh sách kết quả tìm kiếm. Bộ đọc màn hình của bạn thông báo tên hiển thị, địa chỉ email, loại người nhận và các thông tin khác. Nếu danh sách kết quả tìm kiếm có nhiều tên, nhấn phím Mũi tên xuống cho đến khi bạn nghe thấy tên mình muốn.
-
Để mở ngăn chi tiết người dùng, nhấn Enter. Bạn sẽ nghe thấy: "Close, button" (Nút Đóng), theo sau là tên người dùng.
-
Nhấn phím Tab nhiều lần cho đến khi bạn nghe thấy "Manage mailbox archive, button" (Nút Quản lý lưu trữ hộp thư). Nhấn Enter.
-
Nhấn phím Tab cho đến khi bạn nghe thấy "Mailbox archive off, switch, off" (Tắt, tắt tính năng lưu trữ hộp thư), rồi nhấn Phím cách để bật/tắt công tắc. Nếu bạn nghe thấy "Mailbox archive on, switch, on" (Bật lưu trữ hộp thư, bật), nghĩa là tính năng lưu trữ đã được bật cho người dùng đã chọn.
-
Nhấn phím Tab cho đến khi bạn nghe thấy "Save, button" (Nút Lưu), rồi nhấn Enter. Bạn sẽ nghe thấy "Close, button" (Nút Đóng), theo sau là "Mailbox archiving successfully updated" (Đã cập nhật thành công tính năng lưu trữ hộp thư). Nhấn Enter để trở về ngăn chi tiết người dùng.
-
Để đóng ngăn chi tiết người dùng, nhấn Esc. Tiêu điểm sẽ quay lại danh sách kết quả tìm kiếm.
Tắt tính năng lưu trữ hộp thư cho người dùng
Nếu bạn tắt tính năng lưu trữ của người dùng, nội dung hiện có sẽ được giữ lại trong 30 ngày. Điều này có nghĩa là nếu bạn kích hoạt lại nội dung lưu trữ trong vòng 30 ngày đó, tất cả nội dung hiện có sẽ vẫn còn nguyên vẹn. Tuy nhiên, sau 30 ngày, tất cả thông tin sẽ bị xóa vĩnh viễn và nếu bạn bật tính năng lưu trữ sau thời gian này, một hộp thư lưu trữ mới sẽ được tạo.
-
Trên bảng điều khiển EAC, nhấn phím Tab cho đến khi bạn nghe thấy: "Left navigation hamburger, expanded" (Đã bung rộng hamburger điều hướng bên trái). Nếu bạn nghe thấy "collapsed" (đã thu gọn) thay vì "expanded" (đã bung rộng), hãy nhấn Phím cách để bung rộng menu trước khi tiếp tục.
-
Với Trình tường thuật, nhấn phím SR+phím Mũi tên phải cho đến khi bạn nghe thấy: "Recipients, expanded" (Người nhận, đã bung rộng). Với JAWS, thay vào đó hãy nhấn phím Mũi tên xuống. Nếu bạn nghe thấy "collapsed" (đã thu gọn) thay vì "expanded" (đã bung rộng), hãy nhấn Phím cách để bung rộng menu trước khi tiếp tục.
-
Với Trình tường thuật, nhấn phím SR+phím Mũi tên phải cho đến khi bạn nghe thấy: "Mailboxes" (Hộp thư). Với JAWS, thay vào đó hãy nhấn phím Mũi tên xuống. Sau đó, nhấn Enter. Dạng xem danh sách Hộp thư mở ra, liệt kê tất cả các hộp thư trong EAC. Bạn sẽ nghe thấy: "Add a shared mailbox" (Thêm hộp thư chung).
-
Để tìm kiếm người dùng mà bạn muốn tắt tính năng lưu trữ, nhấn phím SR+phím Mũi tên phải cho đến khi bạn nghe thấy "Search mailboxes, search box" (Hộp tìm kiếm Hộp thư tìm kiếm). Nhập toàn bộ hoặc một phần tên người dùng, rồi nhấn Enter.
-
Nhấn phím Tab cho đến khi bạn nghe thấy chi tiết của người dùng đầu tiên trong danh sách kết quả tìm kiếm. Bộ đọc màn hình của bạn thông báo tên hiển thị, địa chỉ email, loại người nhận và các thông tin khác. Nếu danh sách kết quả tìm kiếm có nhiều tên, nhấn phím Mũi tên xuống cho đến khi bạn nghe thấy tên mình muốn.
-
Để mở ngăn chi tiết người dùng, nhấn Enter. Bạn sẽ nghe thấy: "Close, button" (Nút Đóng), theo sau là tên người dùng.
-
Nhấn phím Tab nhiều lần cho đến khi bạn nghe thấy "Manage mailbox archive, button" (Nút Quản lý lưu trữ hộp thư). Nhấn Enter.
-
Nhấn phím Tab cho đến khi bạn nghe thấy "Mailbox archive on, switch, on" (Bật, bật Lưu trữ hộp thư), rồi nhấn Phím cách để bật công tắc. Nếu bạn nghe thấy "Mailbox archive off, switch, off" (Tắt, tắt tính năng lưu trữ hộp thư), nghĩa là tính năng lưu trữ đã bị vô hiệu hóa cho người dùng đã chọn.
-
Nhấn phím Tab cho đến khi bạn nghe thấy "Save, button" (Nút Lưu), rồi nhấn Enter. Bạn sẽ nghe thấy "Close, button" (Nút Đóng), theo sau là "Mailbox archiving successfully updated" (Đã cập nhật thành công tính năng lưu trữ hộp thư). Nhấn Enter để trở về ngăn chi tiết người dùng.
-
Để đóng ngăn chi tiết người dùng, nhấn Esc. Tiêu điểm sẽ quay lại danh sách kết quả tìm kiếm.
Áp dụng chính sách duy trì cho người dùng
Tính năng quản lý bản ghi nhắn tin (MRM) trong EAC giúp bạn quản lý vòng đời của email của tổ chức bằng cách cho phép bạn đặt chính sách duy trì. Các chính sách duy trì chỉ định thời điểm nên di chuyển, lưu trữ hoặc xóa một số loại mục hộp thư nhất định (bao gồm thư email thông thường, các mục đã xóa và thư rác). EAC tự động áp dụng Chính sách MRM Mặc định khi bạn tạo một hộp thư mới với nội dung lưu trữ hoặc khi bạn bật tính năng lưu trữ cho người dùng hộp thư hiện có.
Bạn có thể áp dụng chính sách duy trì tương tự cho tất cả người dùng hoặc bạn có thể áp dụng các chính sách khác nhau cho một số người dùng nhất định.
-
Trên bảng điều khiển EAC, nhấn phím Tab cho đến khi bạn nghe thấy: "Left navigation hamburger, expanded" (Đã bung rộng hamburger điều hướng bên trái). Nếu bạn nghe thấy "collapsed" (đã thu gọn) thay vì "expanded" (đã bung rộng), hãy nhấn Phím cách để bung rộng menu trước khi tiếp tục.
-
Với Trình tường thuật, nhấn phím SR+phím Mũi tên phải cho đến khi bạn nghe thấy: "Recipients, expanded" (Người nhận, đã bung rộng). Với JAWS, thay vào đó hãy nhấn phím Mũi tên xuống. Nếu bạn nghe thấy "collapsed" (đã thu gọn) thay vì "expanded" (đã bung rộng), hãy nhấn Phím cách để bung rộng menu trước khi tiếp tục.
-
Với Trình tường thuật, nhấn phím SR+phím Mũi tên phải cho đến khi bạn nghe thấy: "Mailboxes" (Hộp thư). Với JAWS, thay vào đó hãy nhấn phím Mũi tên xuống. Sau đó, nhấn Enter. Dạng xem danh sách Hộp thư mở ra, liệt kê tất cả các hộp thư trong EAC. Bạn sẽ nghe thấy: "Add a shared mailbox" (Thêm hộp thư chung).
-
Để tìm kiếm người dùng mà bạn muốn thay đổi chính sách duy trì, nhấn phím SR+phím Mũi tên phải cho đến khi bạn nghe thấy "Search mailboxes, search box" (Hộp tìm kiếm Hộp thư tìm kiếm). Nhập toàn bộ hoặc một phần tên người dùng, rồi nhấn Enter.
-
Nhấn phím Tab cho đến khi bạn nghe thấy chi tiết của người dùng đầu tiên trong danh sách kết quả tìm kiếm. Bộ đọc màn hình của bạn thông báo tên hiển thị, địa chỉ email, loại người nhận và các thông tin khác. Nếu danh sách kết quả tìm kiếm có nhiều tên, nhấn phím Mũi tên xuống cho đến khi bạn nghe thấy tên mình muốn.
-
Để mở ngăn chi tiết người dùng, nhấn Enter. Bạn sẽ nghe thấy: "Close, button" (Nút Đóng), theo sau là tên người dùng.
-
Nhấn phím Tab nhiều lần cho đến khi bạn nghe thấy "Manage mailbox policies, button" (Nút Quản lý chính sách hộp thư). Nhấn Enter. Ngăn Quản lý chính sách hộp thư sẽ mở ra.
-
Nhấn phím Tab cho đến khi bạn nghe thấy "Edit, button" (Nút Chỉnh sửa), rồi nhấn Enter. Sau đó, nhấn phím Tab cho đến khi bạn nghe thấy "Default MRM Policy" (Chính sách MRM Mặc định), rồi sử dụng phím Mũi tên lên và xuống để tìm chính sách duy trì mà bạn muốn.
-
Nhấn phím Tab cho đến khi bạn nghe thấy "Save, button" (Nút Lưu), rồi nhấn Enter. Bạn sẽ nghe thấy "Close, button" (Nút Đóng) và EAC bắt đầu xử lý thay đổi. Khi đã sẵn sàng, bạn sẽ nghe thấy: "Cài đặt được cập nhật. Có thể mất tới 5 phút để những thay đổi này xuất hiện." Nhấn Enter để trở về ngăn chi tiết người dùng.
-
Để đóng ngăn chi tiết người dùng, nhấn Esc. Tiêu điểm sẽ quay lại danh sách kết quả tìm kiếm.
Xem thêm
Sử dụng bộ đọc màn hình để mở Trung tâm quản trị Exchange
Sử dụng bộ đọc màn hình để đặt cấu hình quy tắc dòng thư trong Trung tâm quản trị Exchange
Giới thiệu về vai trò của người quản trị
Hỗ trợ kỹ thuật dành cho khách hàng là người khuyết tật
Microsoft muốn mang tới trải nghiệm tốt nhất có thể cho toàn bộ khách hàng của mình. Nếu bạn là người khuyết tật hoặc có câu hỏi liên quan tới trợ năng, vui lòng liên hệ với Answer Desk dành cho Người khuyết tật của Microsoft để được hỗ trợ kỹ thuật. Nhóm hỗ trợ Answer Desk dành cho Người khuyết tật được đào tạo để sử dụng rất nhiều công nghệ hỗ trợ phổ biến và có thể hỗ trợ bằng tiếng Anh, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Pháp và Ngôn ngữ Ký hiệu Hoa Kỳ. Vui lòng truy nhập site Answer Desk dành cho Người khuyết tật của Microsoft để biết các chi tiết liên hệ cho khu vực của bạn.
Nếu bạn là người dùng chính phủ, thương mại hoặc người dùng doanh nghiệp, hãy liên hệ với Answer Desk dành cho Người khuyết tật trong doanh nghiệp.
