Bạn có thể thu thập hoặc cập nhật thông tin mặc dù email bằng cách sử dụng Microsoft Access 2007 hoặc Access 2010 với Microsoft Outlook 2007 hoặc Microsoft Outlook 2010. Access hướng dẫn bạn qua việc tạo biểu mẫu thu thập dữ liệu và gửi biểu mẫu trong thư email. Khi người nhận email của bạn trả về các biểu mẫu đã hoàn thành, bạn có thể chọn để có dữ liệu được thu thập tự động xử lý và được lưu trữ trong một cơ sở dữ liệu Access đã xác định. Phương pháp thu thập dữ liệu này có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức thường liên quan đến việc sao chép và dán hoặc quy trình nhập dữ liệu theo cách thủ công. Sau đây là một số tình huống mà bạn có thể sử dụng quy trình này để thu thập dữ liệu:
Khảo sát Bạn có thể thực hiện một cuộc khảo sát và biên dịch kết quả bằng cách tạo một cơ sở dữ liệu Access bằng các bảng cần thiết để lưu trữ kết quả và sử dụng trình hướng dẫn để tạo biểu mẫu khảo sát, sau đó thư đến những người dự khảo sát. Khi người dự trả lời, dữ liệu khảo sát sẽ tự động được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu.
Báo cáo trạng thái Cho dù đó là trạng thái mức hàng tồn kho mới nhất hoặc thông tin Cập Nhật về các vấn đề đang chờ xử lý, nhóm của bạn có thể giúp bạn thông báo bằng cách gửi email cho bạn những thông tin hiện tại trong khoảng thời gian thường xuyên.
Quản lý sự kiện Khi tổ chức một hội thảo hoặc đào tạo hoặc các sự kiện khác, bạn có thể gửi một hoặc nhiều biểu mẫu dưới dạng thư email để thu thập thông tin liên hệ, các tùy chọn du lịch và khách sạn, v.v. Nếu bạn chọn để tự động xử lý thư trả lời, những người dự có thể thay đổi tùy chọn của họ bất kỳ lúc nào mà không cần phải thông báo cho bạn và bạn luôn có quyền truy nhập vào dữ liệu mới nhất để quyết định mục đích.
Bài viết này giải thích về những điều bạn cần sử dụng quy trình này, làm thế nào để bắt đầu sử dụng trình hướng dẫn, sau đó cung cấp cho bạn thông tin bổ sung về các bước khác nhau để bạn có thể thực hiện các lựa chọn thông báo nhất khi bạn làm theo trình hướng dẫn.
Lưu ý: Bạn sẽ không thể thêm dữ liệu đã thu thập nếu người nhận của bạn dùng Hotmail hoặc Yahoo để gửi cho bạn biểu mẫu thu thập dữ liệu.
Trước khi bạn bắt đầu
Nếu đây là lần đầu tiên bạn thu thập dữ liệu bằng thư email, hãy thực hiện các bước sau đây:
-
Đảm bảo rằng bạn đã cài đặt các ứng dụng sau trên máy tính của mình:
-
Truy nhập 2007 hoặc Access 2010.
-
Outlook 2007 hoặc Outlook 2010. Bạn phải cài đặt Outlook và cấu hình trên máy tính mà bạn sử dụng để gửi thư email. Nếu bạn đã cài đặt Outlook nhưng chưa cấu hình, hãy khởi động Outlook và làm theo các hướng dẫn trong trình hướng dẫn khởi động Outlook. Để được trợ giúp với trình hướng dẫn, hãy xem trợ giúp Outlook.
-
Nếu bạn lên kế hoạch sử dụng một biểu mẫu InfoPath, hãy đảm bảo rằng bạn đã cài đặt phiên bản 2007 hoặc phiên bản mới hơn và người nhận cũng sẽ cần phải có InfoPath được cài đặt trên máy tính của họ.
-
Người nhận email của bạn phải có InfoPath hoặc ứng dụng khách email hỗ trợ định dạng HTML được cài đặt trên máy tính của họ để có thể xem và chỉnh sửa biểu mẫu.
Biểu mẫu được sử dụng để thu thập dữ liệu thông qua thư email không phải là một biểu mẫu Access. Trình hướng dẫn tạo một biểu mẫu đặc biệt theo định dạng HTML hoặc InfoPath.
Xác định cơ sở dữ liệu đích. Cơ sở dữ liệu có thể ở định dạng. mdb hoặc. accdb. Ngoài ra, các tệp. MDE và. accde được hỗ trợ. Nếu bạn không muốn sử dụng một cơ sở dữ liệu hiện có, bạn phải tạo hình mới.
-
-
Xác định hoặc tạo các bảng mà bạn muốn nhập vào dữ liệu từ trả lời email. Nếu bạn đang thu thập dữ liệu cho các bảng hiện có, hãy đảm bảo rằng các bảng không phải là chỉ đọc và bạn có quyền cần thiết để thêm vào hoặc cập nhật nội dung của họ.
Lưu ý: Không thể thu thập được các kiểu tệp đính kèm, số tự động, OLE và đa giá trị bằng email
Nếu hoạt động thu thập dữ liệu của bạn thực hiện hai hoặc nhiều bảng, bạn phải tạo một truy vấn chọn và sử dụng để làm nguồn bản ghi của biểu mẫu. Đảm bảo rằng truy vấn bao gồm tất cả các trường bắt buộc từ các bảng bên dưới. Nếu bạn đang sử dụng một truy vấn hiện có, hãy đảm bảo rằng truy vấn không phải là chỉ đọc và bạn có quyền cần thiết để thêm vào hoặc cập nhật nội dung của nó. Để biết thêm thông tin về việc tạo một truy vấn dựa trên hai hoặc nhiều bảng, hãy xem bài viết giới thiệu về truy vấn.
Lưu trữ dữ liệu dưới dạng bản ghi mới trong các trường hợp sau đây:
-
Nếu dữ liệu sẽ được đưa vào nhiều bảng.
-
Nếu bảng đích không có trường khóa chính. Các giá trị khóa chính là cần thiết để ánh xạ từng trả lời cho một bản ghi hiện có. Nếu bảng đích của bạn không có trường khóa chính, hãy thêm nó ngay hoặc gán một trường hiện có có giá trị duy nhất là khóa chính.
-
Nếu bảng đích không có bất kỳ bản ghi nào. Nếu bảng trống, trình hướng dẫn sẽ giả định rằng bạn muốn thêm bản ghi.
-
Nếu địa chỉ email của người nhận không được lưu trữ dưới dạng trường trong cơ sở dữ liệu. Khi thu thập dữ liệu để Cập Nhật bản ghi, bạn sẽ không thể loại theo cách thủ công các địa chỉ trong thư trình hướng dẫn được tạo. Trường địa chỉ phải nằm trong bảng đích hoặc trong bảng có mối quan hệ với bảng đích.
Bắt đầu
-
Mở cơ sở dữ liệu mà dữ liệu được thu thập sẽ được lưu trữ.
-
Để thêm dữ liệu vào một bảng duy nhất, hãy chọn bảng trong ngăn dẫn hướng. Để đưa vào nhiều bảng liên quan, hãy chọn truy vấn được ràng buộc với các bảng này.
-
Thực hiện bất kỳ thao tác nào sau đây để bắt đầu trình hướng dẫn:
-
Trên tab dữ liệu bên ngoài , trong nhóm dữ liệu thu thập , bấm vào tạo email.
-
Bấm chuột phải vào bảng hoặc truy vấn, rồi bấm vào thu thập và cập nhật dữ liệu qua email.
Lưu ý: Nếu bảng không chứa bất kỳ trường nào, hoặc chỉ có các loại trường số tự động, đối tượng OLE, phần đính kèm hoặc tính năng tra cứu đa giá trị, Access sẽ hiển thị thông báo sau đây: bảng hoặc truy vấn đã chọn không có bất kỳ trường nào hỗ trợ việc thu thập dữ liệu bằng email.
-
Nếu bảng chứa các trường có hỗ trợ thu thập dữ liệu, trình hướng dẫn sẽ khởi động. Nếu bảng đích hỗ trợ cả việc thêm và cập nhật dữ liệu, trình hướng dẫn sẽ hướng dẫn bạn qua các bước bắt buộc để thu thập dữ liệu qua email.
Sử dụng các phần sau đây làm tham chiếu cho bất kỳ câu hỏi nào mà bạn có thể có trong bảy bước chính sau của quy trình.
Chọn kiểu biểu mẫu nhập dữ liệu mà bạn muốn gửi
Chọn kiểu biểu mẫu dựa trên phần dễ sử dụng cho chính bạn và người nhận.
Chọn biểu mẫu HTML Có thể xem biểu mẫu HTML và chỉnh sửa bởi bất kỳ người dùng nào mà người dùng email hỗ trợ HTML
Chọn biểu mẫu Microsoft InfoPath Bạn sẽ chỉ thấy tùy chọn này nếu InfoPath được cài đặt trên máy tính của bạn. Chọn tùy chọn này chỉ khi người nhận tất cả đều có InfoPath và Outlook được cài đặt trên máy tính của họ. Một biểu mẫu InfoPath cung cấp một mục nhập dữ liệu tốt hơn và môi trường chỉnh sửa,
Trang trình hướng dẫn được hiển thị tiếp theo tùy thuộc vào việc các đối tượng đích hỗ trợ việc cập nhật dữ liệu. Nếu đối tượng là một truy vấn dựa trên hai hoặc nhiều bảng, hoặc nếu đó là một bảng không có trường khóa chính hoặc không chứa bất kỳ bản ghi nào, trình hướng dẫn sẽ giả định rằng bạn muốn thêm các bản ghi mới và nhắc bạn chọn các trường biểu mẫu. Trong tất cả các trường hợp khác, trình hướng dẫn sẽ nhắc bạn xác định liệu bạn có muốn thêm hoặc cập nhật dữ liệu trước khi yêu cầu bạn chọn các trường biểu mẫu hay không.
Chọn liệu có thu thập dữ liệu mới hay cập nhật dữ liệu hiện có không
Xác định những điều bạn muốn thực hiện với dữ liệu. Loại biểu mẫu mà bạn đang sử dụng ảnh hưởng đến số lượng bản ghi mới mà người nhận có thể gửi cho bạn trong một trả lời duy nhất. Khi cập nhật dữ liệu, số lượng bản ghi phải được người nhận xác định số lượng các biểu mẫu đã hoàn thành trước đó sẽ được đưa vào thư.
Lưu ý: Để thêm bản ghi mới, hãy nhập địa chỉ email vào hộp địa chỉ của thông điệp email khi thư được tạo. Để cập nhật dữ liệu hiện có, địa chỉ email của người nhận phải được lưu trữ dưới dạng trường trong bảng hoặc truy vấn bên dưới hoặc trong một bảng có liên quan.
Xác định dữ liệu bạn muốn thu thập
Khi chọn các trường để đưa vào biểu mẫu của bạn, nó không cần thiết để bao gồm mọi trường tồn tại trong bảng hoặc truy vấn bên dưới trong biểu mẫu. Tuy nhiên, các điều kiện sau đây phải được đáp ứng:
-
Trường bắt buộc: Các trường được đánh dấu bằng ký hiệu dấu hoa thị (*), là các trường bắt buộc. Nếu bạn đang thu thập bản ghi mới, trình hướng dẫn sẽ tự động bao gồm tất cả các trường có thuộc tính bắt buộc được đặt là có. Nếu các trường bắt buộc của bất kỳ bản ghi nào là trống, thì Access không thể thêm bản ghi vào bảng.
-
Các kiểu trường không được hỗ trợ: Bạn sẽ không thể bao gồm các kiểu trường nhất định trong biểu mẫu như, số tự động, phần đính kèm, đối tượng OLE hoặc trường tra cứu đa giá trị.
-
Trường khóa chính: Người dùng sẽ có thể nhập một giá trị trong trường khi thêm bản ghi Tuy nhiên; trả lời sẽ không được xử lý nếu giá trị đã xác định đã đang được sử dụng.
Lưu ý: Đối với mỗi trường được bao gồm, bên dưới thuộc tính trường, hãy chỉ định nhãn và bấm vào chỉ đọc nếu bạn không muốn người dùng thay đổi dữ liệu trong trường đó.
Xác định xử lý dữ liệu tự động hoặc thủ công
Bạn có thể chọn xử lý thư trả lời tự động hoặc thủ công. Xử lý tự động có nghĩa là khi bạn nhận được thư trả lời, Outlook và Access sẽ làm việc cùng nhau để xuất dữ liệu đến các bảng đích trong cơ sở dữ liệu của bạn. Xử lý tự động có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức. Xử lý thủ công chỉ có nghĩa là bạn bắt đầu thao tác xuất để chuyển dữ liệu từ một thư mục đã chỉ định trong Outlook, đến bảng đích trong Access.
Trả lời thành công được xuất sang bảng đích miễn là các điều kiện sau đây được đáp ứng tại thời điểm trả lời đến hộp thư của bạn:
-
Outlook đã phải đang chạy trên máy tính của bạn. Nếu Outlook không chạy, việc xử lý sẽ bắt đầu lần sau khi bạn khởi động Outlook.
-
Quyền truy nhập không được bảo vệ bằng mật khẩu và không nên mở trong chế độ dành riêng. Tên hoặc vị trí của cơ sở dữ liệu không được thay đổi kể từ khi bạn gửi thư email.
-
Tên của các bảng và truy vấn và các thuộc tính của các trường bao gồm trong biểu mẫu, không được thay đổi kể từ khi bạn gửi thư email.
-
Bạn phải có các quyền cần thiết để thêm hoặc cập nhật nội dung của các bảng và truy vấn bên dưới.
Lưu ý: Nếu việc xử lý tự động không thành công, hãy thử khắc phục sự cố bất kỳ và sau đó xuất các trả lời không thành công. Bất kỳ trả lời nào liên quan đến hộp thư đến của bạn sau khi bạn giải quyết các vấn đề tiếp tục được xử lý tự động.
Đặt thuộc tính để điều khiển việc xử lý tự động trả lời
Để xác định một thư mục Outlook khác, nơi lưu trữ trả lời, trên phần xác định cách bạn muốn xử lý trang trả lời của trình hướng dẫn, hãy bấm vào tên thư mục. Trong hộp thoại chọn thư mục , chọn một thư mục khác, hoặc bấm vào mới để tạo thư mục mới.
Nếu bạn bấm vào đặt thuộc tính để điều khiển việc xử lý tự động trả lời để thay đổi hoặc tinh chỉnh thiết đặt nhập, hãy xem bảng sau để biết thông tin về các tùy chọn sẵn dùng:
|
Tùy chọn |
Kết quả |
|---|---|
|
Bỏ trả lời từ những người mà bạn không gửi được thư |
Chọn hộp kiểm này nếu bạn chỉ muốn những câu trả lời được gửi bởi những người nhận ban đầu thư tự động được xử lý. Trả lời từ những người khác được lưu trữ trong thư mục đích nhưng không tự động được xử lý. |
|
Chấp nhận nhiều trả lời từ từng người nhận |
Chọn hộp kiểm này nếu bạn chỉ muốn trả lời đầu tiên từ mỗi người nhận sẽ tự động xử lý. Các trả lời thứ hai và tiếp theo được lưu trữ trong thư mục đích nhưng không tự động được xử lý. Lưu ý: Thiết đặt này chỉ điều khiển số lượng trả lời, chứ không phải số lượng bản ghi trong một trả lời duy nhất, được xử lý. Nói cách khác, nếu bạn gửi một biểu mẫu InfoPath, người dùng có thể gửi cho bạn nhiều bản ghi trong một trả lời đơn và Access sẽ tự động xử lý tất cả các bản ghi trong trả lời, ngay cả khi hộp kiểm này không được chọn. |
|
Chỉ cho phép Cập Nhật cho dữ liệu hiện có |
Khi người nhận sử dụng biểu mẫu InfoPath để cập nhật dữ liệu, họ có thể gửi các bản ghi mới ngoài việc cập nhật các bản ghi hiện có. Chọn hộp kiểm này để chỉ xử lý các bản Cập Nhật cho bản ghi hiện có. |
|
Số lượng trả lời sẽ được xử lý |
Nhập tổng số thư trả lời (từ tất cả người nhận) mà bạn muốn tự động xử lý. Nếu bạn muốn tất cả trả lời tự động xử lý, hãy nhập một giá trị lớn, chẳng hạn như 5000, trong hộp văn bản. Trả lời được nhận sau khi đạt đến giá trị đã xác định được lưu trữ trong thư mục đích nhưng không tự động được xử lý. |
|
Ngày tháng và thời gian để dừng |
Xác định khi xử lý tự động trả lời sẽ dừng đối với thông điệp email này. Trả lời nhận được sau ngày và thời gian này được lưu trữ trong thư mục đích nhưng không tự động được xử lý. |
Để thay đổi các tùy chọn này vào ngày sau này, trên tab dữ liệu ngoài , trong nhóm dữ liệu thu thập , hãy bấm quản lý trả lời. Trong hộp thoại quản lý thông điệp bộ sưu tập dữ liệu , hãy chọn thư mà bạn muốn thay đổi thiết đặt, rồi bấm vào tùy chọn thư. Những thay đổi bạn thực hiện trong hộp thoại sẽ ảnh hưởng đến tất cả các trả lời tiếp theo mà bạn nhận được cho thư đó.
Trả lời xử lý theo cách thủ công
Để điều khiển khi nào và các trả lời được xử lý, đừng chọn tùy chọn quy trình tự động. Trả lời sẽ được lưu trữ trong một thư mục đã chỉ định trong Outlook cho đến khi bạn chọn và bấm chuột phải vào từng thư mục trả lời trong thư mục, rồi bấm xuất dữ liệu vào Microsoft Access trong menu lối tắt.
Trong một số trường hợp, bạn cũng có thể phải xử lý thủ công các trả lời mà không tự động xử lý.
Hãy nhớ những điều sau đây trước khi xuất dữ liệu
-
Cơ sở dữ liệu Access không nên mở trong chế độ độc quyền và tên hoặc vị trí của cơ sở dữ liệu không được thay đổi kể từ khi bạn gửi thư email.
-
Tên của các bảng và truy vấn và các thuộc tính của các trường bao gồm trong biểu mẫu, không được thay đổi kể từ khi bạn gửi thư email.
-
Bạn phải có các quyền cần thiết để thêm hoặc cập nhật nội dung của các bảng và truy vấn bên dưới.
Chọn cách bạn muốn chỉ định địa chỉ email của người nhận
Nếu bạn chỉ thu thập thông tin mới, bạn có thể xác định địa chỉ email theo hai cách:
-
Nhập các địa chỉ email riêng lẻ trong thư email Outlook, hoặc chọn địa chỉ từ một sổ địa chỉ.
-
Sử dụng trường địa chỉ email trong bảng hoặc truy vấn của cơ sở dữ liệu Access hiện tại.
Lưu ý: Khi thu thập dữ liệu để Cập Nhật bản ghi hiện có, bạn không thấy hộp thoại này, vì địa chỉ email của người nhận phải sẵn dùng dưới dạng trường trong cơ sở dữ liệu.
Nhập các địa chỉ email trực tiếp trong Outlook
Nếu bạn đang xác định người nhận trong Outlook, bạn có thể xem trước và tùy chỉnh thư trước khi gửi. Trong nội dung thư email bao gồm giới thiệu ngắn gọn và một biểu mẫu. Khuyên bạn không thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với biểu mẫu. Các thay đổi đối với cấu trúc biểu mẫu có thể gây ra trả lời không được xử lý.
Sử dụng các địa chỉ email được lưu trữ trong một trường trong cơ sở dữ liệu
Tùy chọn để chọn một bảng liên kết tham chiếu đến các bảng có liên quan. Để xem hoặc sửa các mối quan hệ bảng trong cơ sở dữ liệu của bạn, trên công cụ cơ sở dữ liệu. tab, trong nhóm mối quan hệ , bấm mối quan hệ
Để biết thêm thông tin về các mối quan hệ, hãy xem bài viết hướng dẫn về mối quan hệ bảng.
Xem lại và xác định danh sách người nhận
Bước chính cuối cùng bao gồm xem trước và tùy chỉnh thông điệp email, tinh chỉnh danh sách người nhận của bạn, sau đó gửi thông điệp thu thập dữ liệu của bạn.
Tạo và gửi thông điệp email
Khi trình hướng dẫn thông báo cho bạn biết rằng bây giờ bạn có thể tạo thư email và cho bạn biết cách xem trạng thái email bằng cách sử dụng lệnh trả lời quản lý , một số thông báo cảnh báo có thể xuất hiện. Bảng sau đây mô tả từng cảnh báo và hành động bạn có thể thực hiện để giải quyết:
|
Thông báo cảnh báo |
Mô tả |
S olution |
|---|---|---|
|
Một số bản ghi không chứa địa chỉ hợp lệ trong trường địa chỉ email đã chỉ định. Không có dữ liệu nào được trả về cho các hàng này. |
Trường địa chỉ email mà bạn đã chọn chứa các giá trị null. |
Nếu bạn muốn thu thập dữ liệu cho mọi bản ghi, hãy thoát trình hướng dẫn và thay thế các giá trị null với địa chỉ email. Sau đó khởi động lại trình hướng dẫn. |
|
Bạn hiện đang có một khóa riêng trên cơ sở dữ liệu; xử lý tự động sẽ không thành công cho đến khi khóa được phát hành. |
Bạn có cơ sở dữ liệu hiện đang mở trong chế độ dành riêng. |
Nếu bạn chọn để tự động xử lý thư trả lời, hãy xử lý không thành công vì Access không thể thêm vào hoặc Cập Nhật cơ sở dữ liệu có khóa có chứa riêng trên đó. Đóng và mở lại cơ sở dữ liệu ở chế độ không phải là độc quyền ngay sau khi gửi thư |
|
Những thư email này có thể chứa dữ liệu có một tính chất bí mật hoặc nhạy cảm. |
Bạn đang thu thập dữ liệu để Cập Nhật bản ghi hiện có và biểu mẫu mà bạn sắp gửi sẽ được hoàn tất trước với dữ liệu hiện có. |
Nếu một số trường biểu mẫu bao gồm dữ liệu nhạy cảm, hãy quay lại bước trình hướng dẫn mà bạn đã chọn các trường và loại bỏ các trường có chứa dữ liệu nhạy cảm từ biểu mẫu |
Sau khi bạn xem trước và tùy chỉnh thư, bạn có thể lọc trường địa chỉ email và chọn người nhận của bạn. Chọn các địa chỉ email mà bạn muốn sử dụng bằng cách chọn các hộp kiểm tương ứng. Nếu bạn thấy hộp thoại liệt kê các địa chỉ email không hợp lệ, hãy ghi chú các địa chỉ trong danh sách và bấm thoát. Xác minh địa chỉ không hợp lệ, thực hiện bất kỳ điều chỉnh cần thiết nào, rồi thử gửi lại thư.
