Lưu ý:
-
Tính năng này yêu cầu có đăng ký Microsoft 365 và sẵn dùng cho những người dùng và tổ chức có người quản trị đã thiết lập nhãn nhạy cảm và chưa vô hiệu hóa tính năng theo dõi và thu hồi người dùng cuối.
-
Tính năng này chỉ được hỗ trợ cho các loại tệp Office.
-
Tính năng này chỉ được hỗ trợ cho các tệp cục bộ chứ không hỗ trợ cho tệp trong SharePoint online.
-
Tính năng này không được hỗ trợ cho các tệp được bảo vệ bằng mật khẩu.
-
Người dùng gần đây nhất để bảo vệ tệp bằng cách sử dụng nhãn nhạy cảm với mã hóa được coi là chủ sở hữu của tệp. Là chủ sở hữu tệp, bạn có thể theo dõi cách mọi người truy nhập tệp và bạn cũng có thể thu hồi quyền truy nhập vào tệp nếu trước đó người dùng đã cấp quyền truy nhập không còn quyền truy nhập. Trải nghiệm theo dõi và thu hồi nằm cổng thông tin tuân thủ Microsoft Purview truy nhập từ menu Độ nhạy cảm trong Word, Excel và PowerPoint.
Truy nhập theo dõi và thu hồi từ các ứng dụng Microsoft Office
Trên tab Trang đầu , bấm vào nút Độ nhạy cảm, rồi chọn Theo dõi & thu hồi Access. Ứng cổng thông tin tuân thủ Microsoft Purview sẽ mở trong trình duyệt.
Lưu ý: Bạn chỉ có thể truy nhập cổng thông tin tuân thủ đối với các tệp cục bộ mà bạn đã áp dụng nhãn bằng mã hóa bằng cách sử dụng tài khoản người dùng hiện tại của mình. Cổng thông tin tuân thủ không sẵn dùng cho các tệp trên đám mây, tệp không được mã hóa bằng nhãn nhạy cảm hoặc tệp bạn không sở hữu.
Sử dụng biểu cổng thông tin tuân thủ Microsoft Purview để theo dõi quyền truy nhập
Trong cổng thông tin tuân thủ, bạn có thể thấy các lần thử thành công và không thành công của những người dùng khác nhau. Chỉ lần thử ban đầu của họ sẽ được theo dõi cho đến khi giấy phép Sử dụng quản lý quyền cho tệp hết hạn. Thời gian hết hạn mặc định được đặt trong 30 ngày.
Người quản trị có thể loại trừ người dùng khỏi bị theo dõi. Khi những người dùng này tìm cách mở tệp, nỗ lực truy nhập của họ sẽ không xuất hiện trong cổng thông tin theo dõi.
Bấm vào nút Tải xuống Báo cáo để tạo một csv cho tất cả các lần thử truy nhập.
Lưu ý: Các tệp được theo dõi bằng ContentID của chúng. Các tệp được tải lên SharePoint hoặc OneDrive sẽ mất ContentID của chúng và có contentID khác khi tải xuống. Việc truy nhập vào tệp đã tải xuống sẽ không xuất hiện trong cổng thông tin tuân thủ vì tệp sẽ có contentID khác.
Sử dụng ứng cổng thông tin tuân thủ Microsoft Purview để thu hồi quyền truy nhập
Microsoft Purview cho phép bạn loại bỏ quyền truy cập vào các tệp được mã hóa, điều này được gọi là thu hồi. Sau khi bạn thu hồi quyền truy nhập, người dùng sẽ không thể xem tệp này.
Bấm nút Thu hồi quyền truy nhập để thu hồi quyền truy nhập vào một tệp.
Sau khi xác nhận, trạng thái của tệp sẽ thay đổi thành 'Quyền truy cập bị thu hồi'.
Lưu ý: Khi thu hồi quyền truy cập tệp, quyền truy cập sẽ bị thu hồi đối với tất cả các tệp có ContentID đó. Nếu ai đó đã xem tệp, họ sẽ có thể truy nhập tệp đó cho đến khi giấy phép Sử dụng quản lý quyền cho tệp hết hạn. Access sẽ không bị thu hồi đối với bất kỳ bản sao nào của tệp bằng ContentID khác.
Khôi phục quyền truy cập vào các tệp bị thu hồi
Nếu bạn muốn khôi phục quyền truy nhập cho người dùng vào tệp mà bạn đã thu hồi trước đó, bạn có thể liên hệ với người quản trị của mình. Cung cấp cho người quản trị của bạn ID Nội dung của tệp và địa chỉ email của bạn, đồng thời họ có thể khôi phục quyền truy nhập vào tệp.
Tính năng không khả dụng
Người quản trị của bạn có thể tắt tính năng này hoặc hiện không khả dụng ở khu vực của bạn. Nếu đúng như vậy, bạn sẽ thấy một trang trong cổng thông tin tuân thủ thông báo cho bạn về kịch bản đó.
Xem thêm
Đối với người quản trị: Theo dõi và thu hồi quyền truy nhập tài liệu
