Chia sẻ và truy nhập vào hộp thư hoặc thư mục của người khác trong Outlook

Chia sẻ và truy nhập thư mục hoặc hộp thư trong Outlook mới

Có hai cách để tương tác với thư mục dùng chung: chủ sở hữu hộp thư muốn chia sẻ một hoặc nhiều thư mục hoặc chia sẻ toàn bộ hộp thư của họ. Người được mời, người mà chủ sở hữu đã mời chia sẻ thư mục hoặc hộp thư của họ.

• Chủ sở hữu thư mục hoặc hộp thư: Là chủ sở hữu hộp thư, bạn quyết định chia sẻ toàn bộ hộp thư của mình hoặc một hoặc nhiều thư mục với người khác. Để thực hiện điều này, trước tiên bạn thiết lập mức cấp phép thích hợp cho những người bạn muốn chia sẻ thư mục, rồi gửi lời mời.

• Người được mời: Khi ai đó chia sẻ một thư mục hoặc hộp thư với bạn, bạn sẽ nhận được lời mời chia sẻ thư mục hoặc hộp thư của họ. Khi bạn chấp nhận lời mời, thư mục sẽ xuất hiện trong ngăn thư mục của bạn. Những gì bạn làm với thư mục dùng chung này sẽ tùy thuộc vào mức quyền mà chủ sở hữu cấp cho bạn.

Các bước của chủ sở hữu:

Các bước được mời:

Tìm hiểu về quyền chia sẻ

Bảng dưới đây mô tả chi tiết loại hành động mà người được mời có thể thực hiện tùy thuộc vào bộ mức Cấp phép.

Chủ sở hữu thư mục hoặc hộp thư: Cấp quyền cho một thư mục

1. Trong Outlook cổ điển, trong Ngăn Thư mục, bấm chuột phải vào thư mục bạn muốn chia sẻ, rồi chọn Thuộc tính.

2. Để tìm người dùng hoặc nhóm liên hệ mà bạn muốn chia sẻ thư mục, trên tab Quyền , bên dưới Quyền, chọn Thêm.

3. Trong Danh sách Địa chỉ Chung, hãy chọn người dùng và nhóm liên hệ bạn muốn, bấm Thêm sau mỗi lần chọn. Khi bạn thêm người dùng hoặc nhóm, họ sẽ xuất hiện trong hộp bên phải nút Thêm. Khi bạn đã hoàn tất việc thêm người dùng, hãy bấm OK.

   

4. Chọn người dùng bạn muốn chia sẻ và chọn mức cấp phép từ danh sách thả xuống.

5. Các quyền giảm dần từ Người sở hữu, có tất cả các quyền, đến Người đóng góp, có ít quyền nhất.

6. Sau khi chọn mức cấp phép, bạn có thể tinh chỉnh quyền bằng cách chọn các nút hoặc chọn và bỏ chọn các hộp. Nếu bạn làm như vậy, Mức Cấp phép cho người dùng hoặc nhóm sẽ thay đổi thành Tùy chỉnh.

   Trong ví dụ đưa ra ở đây, Diane và Kim có mức cấp phép cài sẵn là Tác giả và Người chỉnh sửa Phát hành. Vernon đã được cấp mức cấp phép Người chỉnh sửa rồi được tùy chỉnh để cho phép xóa bỏ các mục của bản thân.

   

7. Đặt các quyền khác nhau cho những người dùng hoặc nhóm khác bằng cách lặp lại các bước từ 2 đến 6.

8. Bấm vào OK.

9. Bấm chuột phải vào địa chỉ email của bạn ở đầu cấu trúc thư mục, rồi chọn Quyền Thư mục. Tiêu đề cửa sổ sẽ là "Outlook Today - [user@contoso.com] Properties" (Thuộc tính Outlook Hôm nay - [user@contoso.com]).

10. Thêm cùng những người dùng mà bạn đã cấp quyền truy nhập trước đó và chỉ cấp cho họ quyền Thư mục hiển thị.

11. Bấm vào OK.

Người mời: Truy nhập thư mục hoặc hộp thư của người khác trong Outlook cổ điển

Nếu bạn đang sử dụng Outlook cổ điển, hộp thư mà bạn được cấp quyền truy nhập để tự động hiển thị trong danh sách thư mục của mình. Trong ví dụ dưới đây, Adam Barr được cấp quyền truy cập vào hộp thư của Kim Akers. Hộp thư của Kim hiển thị tự động trong danh sách thư mục của Adam.

Những gì bạn có thể làm trong hộp thư này phụ thuộc vào mức cấp phép mà bạn được cấp bởi người chia sẻ hộp thư của họ với bạn.

Chia sẻ và truy nhập thư mục hoặc hộp thư trong Outlook trên web

Có hai cách để tương tác với thư mục dùng chung: bạn có thể là chủ sở hữu của hộp thư muốn chia sẻ một hoặc nhiều thư mục hoặc toàn bộ hộp thư của họ.

• Chủ sở hữu thư mục hoặc hộp thư: Bạn sở hữu thư mục và quyết định chia sẻ thư mục đó với người khác. Bạn đặt mức cấp phép thích hợp cho những người bạn muốn chia sẻ thư mục.

• Người được mời: Khi ai đó chia sẻ thư mục hoặc hộp thư với bạn, bạn sẽ nhận được lời mời chia sẻ thư mục. Khi bạn chấp nhận lời mời, thư mục sẽ xuất hiện trong ngăn thư mục của bạn. Những gì bạn có thể làm trong thư mục dùng chung tùy thuộc vào bộ mức cấp phép.

Chủ sở hữu thư mục hoặc hộp thư: Chia sẻ thư mục hoặc hộp thư với người khác

Để chia sẻ một hoặc nhiều thư mục hoặc chia sẻ toàn bộ hộp thư của bạn với người khác trong tổ chức của bạn, hãy làm theo các bước sau:

1. Trong Outlook trên web, dẫn hướng đến thư mục bạn muốn chia sẻ.

2. Bấm chuột phải vào thư mục, rồi chọn Chia sẻ và quyền.

3. Trong cửa sổ Quyền cho thư mục, nếu người đó chưa được đưa vào danh sách những người mà bạn chia sẻ cùng, hãy chọn Xem để thêm họ.

4. Nhập tên hoặc địa chỉ email của người mà bạn đang cấp quyền, rồi chọn Thêm.

5. Từ danh sách tên trên cửa sổ Quyền cho thư mục, hãy chọn tên của người bạn vừa thêm vào.

6. Trong phần Quyền , chọn danh sách thả xuống Mức cấp phép và chọn quyền mà bạn muốn cấp cho người dùng này. Nếu bạn không chắc chắn cần chọn mức cấp phép nào, hãy xem mục bên dưới Tùy chọn để chia sẻ thư mục.

   

7. Xác nhận thiết đặt chia sẻ và bấm OK. Người mà bạn đang chia sẻ sẽ nhận được email để cho họ biết bạn đã chia sẻ thư mục với họ.

   Mẹo: Nếu bạn muốn chia sẻ một thư mục con, bạn cần làm theo cùng một quy trình, nhưng cũng chia sẻ (các) thư mục mẹ.

Chủ sở hữu thư mục hoặc hộp thư: Loại bỏ đặc quyền chia sẻ

1. Dẫn hướng đến thư mục bạn đang chia sẻ.

2. Bấm chuột phải vào thư mục, rồi chọn Chia sẻ và quyền.

3. Chọn người bạn đang chia sẻ, rồi chọn Xóa biểu tượng.

Người được mời: Chấp nhận và xem thư mục hoặc hộp thư được chia sẻ với bạn

Khi ai đó chia sẻ một thư mục với bạn, một email sẽ được gửi đến cho bạn biết. Giờ đây, bạn có thể thêm mục này vào ngăn thư mục trong Outlook trên web, vì vậy bạn có thể truy nhập.

1. Trong ngăn thư mục, bấm chuột phải vào Đã chia sẻ với tôi.

2. Chọn Thêm thư mục hoặc hộp thư dùng chung.

3. Nhập địa chỉ email hoặc tên của người đã chia sẻ thư mục với bạn và bấm Thêm.

4. Tên của người đó sẽ xuất hiện bên dưới nút Đã chia sẻ với tôi. Bung rộng nút để xem tất cả thư mục mà người đó đã chia sẻ với bạn.

Người được mời: Loại bỏ thư mục hoặc hộp thư dùng chung khỏi ngăn thư mục của bạn

Nếu bạn quyết định rằng bạn không còn muốn xem hộp thư hoặc thư mục của người khác mỗi lần bạn mở Outlook trên web, hãy bấm chuột phải vào thư mục, rồi bấm Loại bỏ thư mục dùng chung.

Các tùy chọn chia sẻ thư mục

Bảng dưới đây mô tả chi tiết loại quyền được cấp tùy thuộc vào mức Cấp phép bạn đặt.