Truy xuất dữ liệu PivotTable mỗi lần một mục bộ lọc báo cáo

1. Hãy đảm bảo lệnh Trình hướng dẫn PivotTable và PivotChart nằm trên Thanh công cụ Truy nhập Nhanh. Nếu bạn không thấy, hãy làm theo các bước sau:

   Thanh công cụ Truy nhập Nhanh nằm ở đâu?

   1. Bấm vào mũi tên kế bên thanh công cụ, rồi bấm vào Lệnh Khác.

   2. Bên dưới Chọn lệnh từ, hãy chọn Tất cả Lệnh.

   3. Trong danh sách, chọn Trình hướng dẫn PivotTable và PivotChart, bấm vào Thêm, rồi bấm vào OK.

2. Bây giờ, bấm vào biểu tượng Trình hướng dẫn PivotTable và PivotChart thanh công cụ Truy nhập Nhanh.

3. Trên trang Bước 1 của trình hướng dẫn, chọn Nguồn dữ liệu ngoài, rồi bấm tiếp.

4. Trên trang Bước 2 của trình hướng dẫn, hãy bấm Lấy Dữ liệu.

5. Kết nối với nguồn dữ liệu.

   Để biết thêm thông tin về cách kết nối với nguồn dữ liệu ODBC, hãy xem Sử dụng Truy vấn Microsoft để truy xuất dữ liệu ngoài.

6. Trên trang Bước 3 của trình hướng dẫn, hãy bấm Bố trí.

7. Trong hộp thoại Bố trí, kéo một hoặc nhiều trường vào khu vực Bộ lọc Báo cáo.

8. Đối với mỗi trường bộ lọc báo cáo, hãy làm như sau:

   1. Bấm đúp vào trường.

      Hộp thoại Tùy chọn Nâng cao của Trường PivotTable xuất hiện.

   2. Để chỉ truy xuất dữ liệu cập nhật từ nguồn dữ liệu mỗi lần bạn chọn một mục mới trong bộ lọc báo cáo, hãy bấm vào Truy vấn nguồn dữ liệu bên ngoài khi bạn chọn từng mục trường bộ lọc báo cáo (yêu cầu ít bộ nhớ hơn).

      Để ngăn không di chuyển trường bộ lọc báo cáo đến các khu vực Nhãn Hàng, Nhãn Cột hoặc Giá trị, hãy chọn hộp kiểm Tắt xoay của trường này (được khuyến nghị).

      Để quay lại thao tác mặc định, hãy truy xuất tất cả dữ liệu từ nguồn dữ liệu mỗi lần bạn chọn một mục mới trong bộ lọc báo cáo, bấm vào Truy xuất dữ liệu ngoài cho tất cả các mục trường bộ lọc báo cáo (hiệu suất nhanh hơn ).

Bạn có thể cấu hình bộ lọc báo cáo để truy xuất dữ liệu đã chọn từ nguồn dữ liệu của PivotTable bằng cách sử dụng hộp thoại Tùy chọn Nâng cao Trường PivotTable trong Trình hướng dẫn PivotTable và PivotChart. Theo mặc định, Microsoft Office Excel truy xuất tất cả dữ liệu nguồn cho PivotTable, bao gồm dữ liệu được lọc ra (và do đó không được hiển thị trong báo cáo), khi bạn tạo hoặc làm mới báo cáo. Khi bạn cấu hình một bộ lọc báo cáo để chỉ truy xuất dữ liệu cho mục mà bạn chỉ định trong bộ lọc, bạn có thể truy xuất lượng dữ liệu nhỏ hơn trên cơ sở cần thiết. Mỗi lần bạn hiển thị một mục khác trong bộ lọc, chỉ có tập hợp con dữ liệu cho mục mới được truy xuất. Bạn có thể đặt cấu hình bao nhiêu bộ lọc báo cáo tùy thích, rồi áp dụng chúng khi cần.

Hiệu suất bị ảnh hưởng như thế nào

Khi bộ lọc báo cáo được cấu hình để truy xuất dữ liệu cho một hoặc nhiều (nhưng không phải tất cả) mục, mục (Tất cả) tóm tắt toàn bộ tập hợp dữ liệu không sẵn dùng (mờ đi) và lệnh Hiển thị Trang Bộ lọc Báo cáo (trên tab Tùy chọn, trong nhóm PivotTable, khi bạn bấm vào mũi tên bên cạnh Tùy chọn) cũng không sẵn dùng. Mỗi lần bạn chọn một mục khác, bạn truy xuất ít dữ liệu hơn nhưng bạn vẫn phải chờ dữ liệu được truy xuất. Nếu máy tính của bạn bị ngắt kết nối với nguồn dữ liệu bên ngoài, bạn sẽ không thể chọn một mục khác cho đến khi bạn có thể kết nối lại với nguồn dữ liệu. Tuy nhiên, tùy chọn này cho phép bạn làm việc với lượng dữ liệu lớn hơn nhiều so với cách khác.

Nếu bạn truy xuất tất cả dữ liệu cho tất cả các mục, thao tác truy xuất dữ liệu ban đầu có thể mất nhiều thời gian hơn nhưng sau đó bạn có thể chọn các mục mới trong bộ lọc báo cáo mà không bị trì hoãn vì tất cả dữ liệu bạn cần sẽ được tải vào bộ nhớ trên máy tính của bạn. Bạn cũng có thể mở tóm tắt về toàn bộ tập hợp dữ liệu bằng cách chọn mục ( Tất cả), rồi sắp xếp lại báo cáo để sử dụng bộ lọc báo cáo trong các khu vực khác. Tùy chọn (Tất cả) mang lại cho bạn khả năng linh hoạt nhất khi tổng lượng dữ liệu cần truy xuất nằm trong giới hạn bộ nhớ khả dụng của máy tính.

Di chuyển bộ lọc báo cáo

Nếu bạn kéo bộ lọc báo cáo đã được cấu hình để truy xuất tất cả dữ liệu cho tất cả các mục sang vị trí khác, ví dụ nếu bạn cố gắng biến nó thành nhãn hàng, Excel sẽ cố gắng truy xuất dữ liệu cho tất cả các mục và bạn có thể đã hết tài nguyên máy tính. Tuy nhiên, bạn có thể ngăn người dùng thực hiện điều này. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Truy xuất dữ liệu bộ lọc báo cáo cho từng mục hoặc cho tất cả các mục.

Truy xuất dữ liệu cho các mục khi không có bộ lọc báo cáo

Khả năng sử dụng tính năng này không sẵn dùng trong các trường hợp sau đây:

• Báo cáo dựa trên dữ liệu nguồn OLAP cơ sở dữ liệu tự động truy vấn dữ liệu trên cơ sở cần thiết và vì vậy đừng sử dụng tính năng này.

• PivotTable đang chia sẻ bộ đệm ẩn dữ liệu với một hoặc nhiều PivotTable khác.

• Trình điều khiển ODBC cho cơ sở dữ liệu bên ngoài mà bạn đang truy vấn không hỗ trợ truy vấn tham số. Tất cả các trình điều khiển ODBC được cung cấp cùng với Microsoft Office đều hỗ trợ truy vấn tham số. Bạn có thể liên hệ với nhà cung cấp trình điều khiển bên thứ ba để xác định xem liệu trình điều khiển của họ có hỗ trợ này hay không.