Nếu bạn đã mở tệp có tập dữ liệu lớn trong Excel, chẳng hạn như tệp văn bản được phân tách (.txt) hoặc tệp phân tách bằng dấu phẩy (.csv), bạn có thể đã thấy thông báo cảnh báo: "Tập hợp dữ liệu này quá lớn đối với lưới Excel. Nếu bạn lưu sổ làm việc này, bạn sẽ mất dữ liệu chưa tải." Điều này có nghĩa là tập dữ liệu vượt quá số hàng hoặc cột sẵn dùng trong Excel, vì vậy một số dữ liệu không được tải.
Điều quan trọng là phải thực hiện thêm các biện pháp phòng ngừa để tránh mất dữ liệu:
-
Mở tệp trong Excel for PC bằng cách dùng Lấy Dữ liệu- Nếu bạn có ứng dụng Excel dành cho PC, bạn có thể dùng Power Query để tải toàn bộ tập dữ liệu và phân tích nó bằng PivotTable.
-
Không lưu tệp trong Excel - Nếu bạn lưu trên tệp gốc, bạn sẽ mất mọi dữ liệu chưa được tải. Hãy nhớ rằng đây cũng là một tập dữ liệu chưa hoàn chỉnh.
-
Lưu bản sao bị cắt bớt - Nếu bạn cần lưu tệp, hãy đi đến Mục > Lưu Bản sao. Sau đó, nhập một tên khác, rõ ràng rằng đây là bản sao bị cắt cụt của tệp gốc.
Cách mở một tập dữ liệu vượt quá giới hạn lưới của Excel
Sử dụng Excel for PC nghĩa là bạn có thể nhập tệp bằng cách sử dụng Lấy Dữ liệu để tải tất cả dữ liệu. Mặc dù dữ liệu vẫn không hiển thị nhiều hơn số hàng và cột trong Excel nhưng tập hợp dữ liệu hoàn chỉnh vẫn ở đó và bạn có thể phân tích nó mà không làm mất dữ liệu.
-
Mở sổ làm việc trống trong Excel.
-
Trên tab Dữ liệu , chọn Từ Văn bản/CSV trong nhóm Lấy dữ & biến đổi
-
Tìm tệp và chọn Nhập.
-
Trong hộp thoại xem trước, chọn Tải đến, rồi chọn Báo cáo PivotTable.Nếu bạn không thấy nút Tải Vào , trước tiên hãy chọn mũi tên xuống bên cạnh nút Tải.
-
Sau khi tải, Sử dụng Danh sách Trường để sắp xếp các trường trong PivotTable. PivotTable sẽ hoạt động với toàn bộ tập dữ liệu của bạn để tóm tắt dữ liệu của bạn.
-
Bạn cũng có thể Sắp xếp dữ liệu trong PivotTablehoặc Lọc dữ liệu trong PivotTable.
Tìm hiểu thêm về giới hạn của định dạng tệp Excel
Khi sử dụng Excel, điều quan trọng là bạn cần lưu ý định dạng tệp nào đang sử dụng. Định dạng tệp .xls giới hạn 65.536 hàng trong mỗi trang tính, trong khi định dạng tệp .xlsx giới hạn 1.048.576 hàng trên mỗi trang tính. Để biết thêm thông tin, hãy xem Định dạng tệp được hỗ trợ trong Đặc tả và giới hạn của Excel và Excel.
Để giúp ngăn không đạt đến giới hạn Excel, hãy đảm bảo bạn đang sử dụng định dạng .xlsx thay vì định dạng .xls để tận dụng giới hạn lớn hơn nhiều. Nếu bạn biết tập dữ liệu của mình vượt quá .xlsx giới hạn này, hãy sử dụng các giải pháp thay thế để mở và xem tất cả dữ liệu.
Mẹo: Hãy đảm bảo kiểm tra chéo rằng tất cả dữ liệu đã được nhập khi bạn mở một tập dữ liệu trong Excel. Bạn có thể kiểm tra số hàng hoặc cột trong tệp nguồn, rồi xác nhận rằng tệp đó khớp trong Excel. Thực hiện điều này bằng cách chọn toàn bộ hàng hoặc cột và xem số đếm trong thanh trạng thái ở cuối Excel.
Bài viết liên quan
Lưu sổ làm việc vào văn bản hoặc CSV
