TechKnowledge Content
TÓM
TẮT Mục đích của bài viết này nhằm cung cấp các mẹo về việc điều hòa các Khoản phải
thu được vào Sổ cái Chung.
XEM THÊM THÔNG TIN Điều hòa Các tài khoản có thể thu hồi được vào Sổ cái Chung Điều hòa số dư trong
mô-đun Khoản phải thu tài khoản bằng tài khoản AR trong General Ledger là một bước quan trọng và cần được thực hiện như một phần của quy trình đóng cửa cuối
tháng. Nếu điều hòa hàng tháng xong, tài liệu thích hợp sẽ sẵn dùng nếu một kiểm tra được thực hiện và bất kỳ sự khác biệt nào tồn tại giữa hai mô-đun có thể được đánh bắt và sửa trước khi giai đoạn đóng.
Cần điều hòa những tài khoản nào?
Tất cả thông tin đã nhập trong phần Cập nhật Chuyển đổi Tài khoản có thể chuyển đổi thành tài khoản General Ledger. Tài khoản quan trọng nhất cần hợp nhất là tài khoản Có thể thu hồi Tài khoản. Các tài khoản khác mà bạn có thể muốn hợp nhất giữa hai mô-đun sẽ là tài khoản AR Holding (nếu bạn đang sử dụng Trình quản lý Tiền mặt), tài khoản thu nhập, tài khoản tiền mặt, chiết khấu, phí tài chính, v.v..
Điều hòa tài khoản AR trong GL có nghĩa là tổng số tài khoản phải thu được từ mô-đun AR bằng số dư của tài khoản AR trong General Ledger.
Cần kiểm tra Báo cáo nào để Điều hòa?
Số dư Bản dùng thử của Khách hàng (08.620) – Chỉ Mở Tài liệu hoặc định dạng Ar (08.610) – Số dư Tóm tắt Số dư Khách hàng.
Số dư Dùng thử Ledger Chung (01.610) hoặc định dạng – Chỉ chạy chương trình này cho tài khoản được cân bằng. Điều này được thực hiện bằng cách nhập một câu lệnh Select cho tài khoản Có thể thu hồi Tài khoản của bạn như sau: Trường: account.acct, Toán tử: Bằng, Giá trị: (tài khoản AR).
Tổng tài khoản trên báo cáo Số dư Bản dùng thử GL phải cân bằng với tổng trên báo cáo Khoản phải thu Tài khoản. Nếu tổng từ hai báo cáo này là số dư, bạn sẽ không cần điều hòa thêm.
LƯU Ý: Nếu bạn có nhiều tài khoản Có thể thu hồi Tài khoản và hoặc nhiều tài khoản con với một tài khoản Có thể thu hồi Tài khoản, bạn sẽ cần thực hiện một trong hai cách sau:
1. In báo cáo AR kèm theo câu lệnh select để chỉ bao gồm một trong các tài khoản AR, rồi sử dụng cùng một câu lệnh select trong Số dư Bản dùng thử GL và so sánh lần từng tài khoản AR.
HOẶC
2. Thêm tất cả tài khoản AR trong Số dư Bản dùng thử GL và so sánh với tổng từ báo cáo AR.
Số dư Thử nghiệm Trong thời gian Khách hàng (08.621) và Độ nhạy cảm giai đoạn AR (08.611) - Để hợp nhất các kỳ trước, Dynamics SL cung cấp các báo cáo hiển thị số dư tài liệu tính từ kỳ đó và có thể được dùng để hợp nhất với General Ledger trong kỳ trước đó.
Điều hòa Các khác biệt Giữa báo cáo AR và Số dư Thử nghiệm GL Nếu tìm thấy sự khác biệt bằng cách so sánh tổng của AR Đã xác định hoặc Số dư Bản dùng thử của Khách hàng với Số dư Bản dùng thử GL, có sẵn nhiều báo cáo chi tiết trong Dynamics SL để giúp tìm ra sự khác
biệt.
Sổ cái Chung Chi tiết (01.620) – In báo cáo này cho tài khoản có thể thu hồi Tài khoản. Việc này sẽ hiển thị tất cả các mục nhập được đăng lên tài khoản trong khoảng thời gian.
Để xác nhận mô-đun có nguồn gốc từ một mục nhập đến AR, hãy sử dụng trường Jrnl Type. Mô-đun này sẽ được chỉ định là AR (Accounts Receivable), GJ (General Ledger) hoặc AP (Accounts Payable). Có thể khi nhập một lô GL, Loại Nhật ký có thể được thay đổi thành AR, trong trường hợp này sử dụng riêng Loại Jrnl để tìm sự khác biệt có thể là không đủ. Nếu điều đó xảy ra, hãy dùng Loại Trần bên cạnh Loại Jrnl để xác định các giao dịch cần thiết. Các loại Trần có thể có là GL (Sổ cái Chung), CE (Hợp nhất), LS (Nguồn Phân bổ) và LD (Đích Phân bổ). Loại Tran tương đương với loại tài liệu của tài liệu gốc.
Nếu có Kiểu Jrnl khác AR, điều này sẽ chỉ ra rằng một mục nhập đã được thực hiện cho tài khoản Phải thu Tài khoản thông qua một mô-đun ngoài Khoản phải thu tài khoản vốn sẽ tạo ra sự khác biệt giữa General Ledger và Khoản phải thu. Cách đơn giản để tìm mục nhập ban đầu cho giao dịch là thực hiện như sau:
1. Lưu ý số lô của giao dịch trong trường Bat Nbr và mục nhập trong trường Jrnl Type trên báo cáo Detail General Ledger.
2. Mở Báo cáo Sửa cho mô-đun được ghi chú trong trường Loại Jrnl (tức là nếu trường Jrnl Type là GJ, hãy mở báo cáo Sửa GL (01.810). Nhập một câu lệnh select để báo cáo chỉ bao gồm số lô được ghi chú ở trên. Nghiên cứu giao dịch liên quan đến Chỉnh sửa Báo cáo và quyết định xem cần có những điều chỉnh nào để cân bằng tài khoản giữa tài khoản General Ledger và khoản phải thu tài khoản.
Các mục được đăng cho kỳ trước sẽ không được in trên báo cáo Sổ cái Chung Chi tiết hiện tại. Để xác định xem liệu các mục nhập đã được đăng lên các kỳ trước chưa, hãy so sánh số dư ban đầu của báo cáo Sổ cái Chung Chi tiết của tháng hiện tại với số dư cuối cùng của báo cáo tháng trước cho tài khoản có thể thu hồi tài khoản và tài khoản con. Nếu số dư ban đầu của tháng hiện tại và số dư kết thúc của tháng trước không giống nhau, thì đây là chỉ báo cho biết giao dịch đã được đăng vào kỳ trước. In Sổ cái Chung Chi tiết cho kỳ trước và nghiên cứu các giao dịch đã đăng vào kỳ đó. Giao dịch đã đăng trong một khoảng thời gian khác sẽ được đánh dấu sao (*) và giải thích 'Cho biết rằng giai đoạn đã nhập khác với bài đăng giai đoạn' sẽ được in ở cuối trang giúp bạn dễ dàng lướt qua một trang để xem giao dịch nào đã được đăng trong một giai đoạn khác.
GIAO DỊCH GL (01.680) – Báo cáo này cũng được sử dụng khi tìm cách hợp nhất những khác biệt giữa Sổ cái Chung và Khoản phải thu. Tạo báo cáo này với định dạng Chưa được b gian. Tất cả các giao dịch được nhập thông qua mô-đun công ty con chẳng hạn như Các khoản phải thu cũng như các giao dịch được nhập thông qua Sổ cái Chung đều được liệt kê trong báo cáo này. Bảng này sẽ đảm bảo không có giao dịch chưa được đặt sau, có thể ảnh hưởng đến số dư của khách hàng hoặc General Ledger.
Phân phối Tài khoản (08.630) - Để đảm bảo rằng tài khoản Phải thu Tài khoản đã được ghi nợ đúng cách cho hóa đơn và bản ghi nhớ ghi nợ cũng như ghi có cho các khoản thanh toán và bản ghi nhớ tín dụng, bạn cần xem lại báo cáo này. Số dư trên báo cáo này phải bằng số dư của tài khoản Có thể thu hồi Tài khoản trong báo cáo Chi tiết chung Sổ cái. Việc xem lại trường Loại Giao dịch (TnTp) sẽ giúp xác định các giao dịch. Loại giao dịch trong mô-đun Khoản phải thu là IN (hóa đơn), PA (thanh toán), CM (bản ghi nhớ tín dụng), DM (bản ghi nhớ ghi nợ) và FI (phí tài chính). Số lô của mỗi giao dịch cũng được liệt kê trong báo cáo này. Nếu tìm thấy giao dịch đáng nghi ngờ, hãy lưu ý số lô trong trường Lô và xem xét lô bằng cách chạy báo cáo Sửa AR (08.810) theo số lô.
Giao dịch AR (08.640) – Báo cáo này rất hữu ích nếu các giao dịch đáng nghi ngờ xuất hiện trên bất kỳ báo cáo nào ở trên. Báo cáo này liệt kê từng giao dịch được nhập cho kỳ hiện tại trong Hóa đơn và Bản ghi nhớ (08.010), Ứng dụng Thanh toán (08.030) và Mục nhập Thanh toán (08.050). Tài khoản này hiển thị từng tài khoản Có thể thu hồi Tài khoản và tài khoản bù trừ chi phí mà giao dịch được đăng. Để sắp xếp báo cáo theo loại giao dịch, chọn ARTRAN. TranType trong trường Sắp xếp/Chọn và trong trường giá trị, chọn loại TnTp của giao dịch được đề cập.
Kiểm tra Tính toàn vẹn Phải thu của Tài khoản (08,990) - Nếu sau khi xem xét các báo cáo phía trên, sự cố vẫn chưa được giải quyết, thì đây là tùy chọn tiếp theo cần cân nhắc. Kiểm tra Tính toàn vẹn xác minh rằng dữ liệu trong mô-đun Khoản phải thu tài khoản hoàn chỉnh và chính xác.
Các tùy chọn chỉ được sử dụng để xác minh dữ liệu và không thay đổi dữ liệu trong mô-đun Khoản phải thu là: Xác minh Lô AR đã Đăng - Chọn để xem lại tất cả các lô có thể thu hồi Tài khoản đã phát hành nhằm đảm bảo rằng chúng đã được truyền đúng đến General Ledger (tức là chúng hoàn chỉnh và chính xác trong
General Ledger). Quy trình tìm kiếm từng lô và đảm bảo rằng có các tài liệu cho lô và số tài liệu được tích lũy vào Tổng điều khiển lô. Nếu có sự khác biệt, một mục nhật ký sự kiện sẽ được tạo.
Xác minh Số dư Khách hàng - Chọn để xem lại tất cả các bản ghi khách hàng để xác minh số dư tài liệu mở của từng khách hàng bằng (các) số dư hiện tại và tương lai được liên kết của khách hàng. Nếu có sự khác biệt, một mục nhật ký sự kiện sẽ được tạo.
Xác minh Ứng dụng Thanh toán - Chọn để xem lại quy trình ứng dụng cho mọi khoản thanh toán và bản ghi nhớ tín dụng nhằm đảm bảo rằng cả bản ghi tài liệu điều chỉnh và tài liệu đã điều chỉnh đều được cập nhật (áp dụng đúng đối với cơ sở dữ liệu). Nếu có sự khác biệt, một mục nhật ký sự kiện sẽ được tạo.
Xác minh Thời gian Đóng
Bạn nên luôn chạy tùy chọn xác minh trước khi chạy các tùy chọn để sửa hoặc dựng lại dữ liệu. Phải thận trọng khi chạy các tùy chọn chính xác và dựng lại trong Kiểm tra Tính toàn vẹn Phải thu hồi Tài khoản vì các tùy chọn này sẽ thay đổi dữ liệu trong các bản ghi liên quan. Không nên chạy quy trình dựng lại nếu không có sự phê duyệt từ người giám sát kế toán. Bạn phải luôn hoàn thành việc sao lưu cơ sở dữ liệu trước khi chạy bất kỳ quy trình nào trong số này. Các tùy chọn là: Sửa Số dư Khách hàng cho Tổng Số dư Tài liệu – Chọn để xem lại tất cả các bản ghi khách hàng và cập nhật (tính toán lại) các bản ghi khi cần thiết để đồng ý với số dư tài liệu đang mở hỗ trợ của
họ. Trước khi chạy hàm này, bạn cần đảm bảo rằng tất cả các tài liệu trong cơ sở dữ liệu đều hoàn chỉnh và chính xác. Chạy Xác minh Lô AR đã Đăng, Xác minh Số dư Khách hàng và Xác minh Ứng dụng Thanh toán trước khi bạn chạy hàm này. Tùy chọn này chỉ sẵn dùng nếu xác minh Số dư Khách hàng đã được chọn.
Dựng lại Lịch sử AR từ Tài liệu – Chọn để cập nhật bản ghi lịch sử khách hàng bằng cách tóm tắt các tài liệu có thể thu hồi tài khoản cho từng khách hàng theo kỳ hạn. Chạy Xác minh Lô AR đã Đăng, Xác minh Số dư Khách hàng và Xác minh Ứng dụng Thanh toán trước khi bạn chạy hàm này.
Sửa thời gian Đóng Nếu bạn tìm thấy và sửa lỗi, thì Số dư Bản dùng thử GL và Số dư Bản dùng thử Khách hàng AR hoặc báo cáo AR Đã lưu trước đó sẽ được in lại và xem lại để xác nhận rằng số dư đồng
ý.
Sau khi điều hòa hàng tháng xong và đã xác minh rằng Có thể thu hồi Tài khoản và Sổ cái Chung đồng ý, việc kết thúc tháng có thể được thực hiện.
Bài viết này đã được TechKnowledge Document ID:136078
