Quan trọng: Sau tháng Mười năm 2026, Microsoft Publisher sẽ không còn được hỗ trợ. Người đăng ký Microsoft 365 sẽ không còn quyền truy cập. Tìm hiểu thêm về việc Publisher ngừng hoạt động.
Bài viết này sẽ giúp bạn nhận được câu trả lời cho các sự cố phối thư thường gặp nhất khi sử dụng Publisher: Thực hiện thay đổi đối với nguồn dữ liệu hoặc danh sách địa chỉ trong quá trình phối thư, thêm khoảng trắng vào trường phối sao cho trường đó có hình thức như bạn muốn, lưu ấn phẩm đã phối và in các trang được phối khác nhau trên một trang tính (ví dụ: nhãn khác nhau trên một trang tính nhãn).
Sửa danh sách địa chỉ hiện có
Nếu bạn đang làm việc trên ấn phẩm phối và muốn thực hiện thay đổi cho nguồn dữ liệu hoặc danh sách địa chỉ của mình, hãy làm như sau:
-
Bên dưới Tạo danh sách người nhận, bấm Sử dụng danh sách hiện có, rồi bấm Tiếp theo: Tạo hoặc kết nối với danh sách người nhận.
Theo mặc định, Microsoft Publisher lưu trữ các nguồn dữ liệu trong thư mục Nguồn Dữ liệu của Tôi. Bạn có thể cần phải duyệt để xác định vị trí nguồn dữ liệu của mình.
-
Trong hộp thoại Chọn Nguồn Dữ liệu, bấm vào nguồn dữ liệu bạn muốn.
-
Bấm vào Mở.
Tùy thuộc vào loại nguồn dữ liệu bạn chọn, các hộp thoại khác có thể xuất hiện yêu cầu thông tin cụ thể.
Ví dụ, nếu nguồn dữ liệu của bạn là sổ làm việc Microsoft Office Excel có thông tin trên nhiều trang tính, bạn cần chọn trang tính có chứa thông tin bạn muốn, rồi bấm OK.
-
Trong hộp thoại Người nhận Phối Thư, bấm vào tên của nguồn dữ liệu rồi bấm Sửa.
-
Trong hộp Chỉnh sửa Nguồn Dữ liệu, bạn có thể chỉnh sửa hoặc xóa địa chỉ hiện có hoặc thêm mục nhập mới.
-
Khi bạn hoàn tất việc chỉnh sửa danh sách địa chỉ, hãy bấm OK , rồi bấm Có để cập nhật danh sách địa chỉ.
Lưu ý: Để biết thêm thông tin về cách tạo nguồn dữ liệu hoặc danh sách địa chỉ, hãy xem Tạo nguồn dữ liệu để phối thư.
Sự cố phổ biến nhất khi chèn trường phối vào tài liệu là có giãn cách chính xác giữa các trường phối, đặc biệt là với các trường phối không phải lúc nào cũng xuất hiện, chẳng hạn như tên viết tắt giữa. Bạn có thể thêm dấu cách trực tiếp trên trang giữa các trường phối, nhưng điều này sẽ dẫn đến dấu cách thừa nếu một số địa chỉ không sử dụng tất cả các trường phối. Để đảm bảo rằng tất cả các trường của bạn có được khoảng trống chúng cần, hãy chèn dấu cách vào chính danh sách địa chỉ đó.
Ví dụ: để đảm bảo tên của người được hỏi lại sẽ xuất hiện chính xác dù mục trong danh sách địa chỉ của bạn có chứa chữ viết tắt ở giữa hay không, hãy làm như sau:
-
Trong mục nhập Ban đầu ở Giữa cho mỗi người nhận có chứa Middile Initial, hãy thêm một khoảng trắng, bằng cách nhấn phím cách, trước và sau dấu đầu tiên.
-
Trong mục nhập Ban đầu ở Giữa cho mỗi người nhận không chứa dấu cách ban đầu, hãy thêm một khoảng trắng.
Phối thư chứa cả thông tin giống nhau trong mỗi bản sao và một số chỗ dành sẵn cho thông tin duy nhất cho từng bản sao. Một ví dụ về điều này là một bản tin cá nhân hóa trong đó nội dung của bản tin là giống nhau cho tất cả người nhận, nhưng địa chỉ gửi thư và giới thiệu là khác nhau.
Sự cố phổ biến nhất khi tạo ấn phẩm đã phối không lưu cả ấn phẩm với trường phối và ấn phẩm trang đã phối.
Tạo ấn phẩm đã phối là bước ba trong trình hướng dẫn Phối Thư. Trong bước này, bạn có ba lựa chọn:
-
In Tùy chọn này sẽ in ấn phẩm đã phối.
-
Phối vào ấn phẩm mới Tùy chọn này sẽ mở ra một ấn phẩm mới với một trang cho mỗi bộ dữ liệu phối.
-
Thêm vào ấn phẩm hiện có Tùy chọn này nhắc bạn chọn một ấn phẩm, rồi thêm, các trang đã phối vào cuối ấn phẩm đó.
Để lưu cả ấn phẩm đã phối và ấn phẩm có chứa các trường đã phối, hãy bấm vào tùy chọn Phối sang ấn phẩm mới. Cửa sổ ấn phẩm mới sẽ mở ra và hiển thị ấn phẩm trang đã phối. Ấn phẩm trường phối bị ẩn đằng sau ấn phẩm trang đã phối. Hãy đảm bảo lưu cả hai ấn phẩm.
Sau đó, bạn có thể in ấn phẩm trang đã phối.
Sự cố phổ biến nhất khi in ấn phẩm là in một trong số các trang được phối trên một trang tính của tờ giấy—ví dụ: một trong mỗi nhãn thư khác nhau trên một tờ giấy nhãn gửi thư.
Điều này xảy ra vì nếu bạn chọn tùy chọn In, hộp thoại In sẽ mặc định tùy chọn Nhiều bản cho mỗi tờ và in toàn bộ trang nhãn cho từng địa chỉ thay vì in một địa chỉ cho mỗi nhãn trên trang tính.
Để in các bộ dữ liệu phối khác nhau — ví dụ: tên và địa chỉ khác nhau — trên mỗi trang tính của giấy, hãy bấm Nhiều trang trên mỗi tờ trong mục Tùy chọn in.
